KSeF 2.0, czyli nowe podejście do powszechnego wdrożenia e-faktur

Z Romanem Łożyńskim, dyrektorem Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF), publicznej organizacji IT wyspecjalizowanej w dostarczaniu usług teleinformatycznych dla Ministerstwa Finansów rozmawiam o: nowym podejściu do funkcjonowania Krajowego Systemy eFaktur; nowych, dwóch trybach jego działania offline; konieczności udostępnienia API do KSeF przez producentów oprogramowania i terminach dostosowania się do nowych wymogów.

Jak ostatecznie będzie funkcjonował Krajowy System e-Faktur?

KSeF 2.0 to zoptymalizowana pod kątem wydajności wersja Krajowego Systemu e-Faktur. Do jej powstania wykorzystaliśmy nowoczesne technologie zapewniające wydajność jego działania. Dzięki temu system jest modułowy, skalowalny i oparty na sprawdzonych rozwiązaniach. Zapewnia to stabilność i niezawodność jego działania. To również oznacza zupełnie nową architekturę naszego rozwiązania.

W jaki sposób będą przesyłane do niego faktury i odbierane ich unikalne numery?

Numer faktury będzie widoczny bezpośrednio w systemie. Oprócz tego, każdy, kto dostarczy do KSeF właściwie ustrukturyzowaną fakturę, może otrzymać w odpowiedzi zwrotnej dokument UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Również w UPO zawarty będzie numer faktury w KSeF.

Sposób dostarczania dokumentów do systemu KSeF 2.0 jest jednak nieco inny, niż w systemie w wersji 1.0. Udostępnimy trzy metody wysyłania dokumentów.

1. Po pierwsze, w dalszym ciągu – czyli, tak jak w pierwotnej wersji KSeF – mamy możliwość transmisji natychmiastowej. Oznacza to, że data wystawienia faktury jest identyczna z datą zarejestrowania jej w KSeF.

Od strony technicznej proces wygląda następująco: w momencie sprzedaży wystawiamy fakturę w systemie fakturującym, zintegrowanym z KSeF poprzez API. Dokument zapisuje się w formacie XML, jako plik ustrukturyzowany w formacie FA(2), a od 1 lutego 2026 roku w formacie FA(3). Następnie plik wysyłany jest przez API do systemu KSeF. W odpowiedzi, system udostępni UPO z numerem KSeF.

Niezawodność i funkcjonalność systemu są dla nas priorytetem. Dlatego od samego początku prac nad KSeF 2.0 regularnie konsultujemy planowane rozwiązania z przedsiębiorcami, samorządami i dostawcami technologii do fakturowania. Wszyscy, którzy mają korzystać z systemu, chcą mieć pewność, że będziemy gotowi na każdą sytuację.

2. Dlatego w KSeF 2.0 wprowadziliśmy drugi tryb offline24, który gwarantuje niezawodność rozwiązania nawet w tzw. sytuacjach losowych. Chodzi o takie przypadki,  gdy technologia zawiedzie po stronie użytkownika, np. Internet będzie niedostępny.

Dzięki stworzeniu trybu offline24 możliwe będzie wystawianie faktury według potrzeb i wysyłanie dokumentów do KSeF najpóźniej w ciągu 24 godzin. KSeF 2.0 zarejestruje taki dokument z datą i godziną dostarczenia, ale data wystawienia faktury będzie taka, jak została wpisana do dokumentu przez lokalny system fakturujący.

3. Trzeci tryb transmisji to tzw. tryb offline. W trybie transmisji offline można przesyłać faktury zgromadzone w KSeF w czasie ewentualnych niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku niedostępności KSeF, fakturę należy przesłać w ciągu 7 dni roboczych od dnia przywrócenia funkcjonowania systemu.

We wszystkich trybach możliwe są oczywiście transmisje interaktywne (pojedyncze dokumenty) lub wsadowe (paczki dokumentów).

Jak będzie wyglądała architektura systemu KSeF i jak duże obciążenia będzie w stanie „wytrzymać”? Mówiło się nawet o wystawianych 100 mln faktur dziennie i 2,1 mld miesięcznie.

KSeF 2.0 będzie rewolucją dla polskich finansów. A o skali zadania i jego kluczowej roli niech świadczy to, że minister postawił przed nami aż 1500 wymagań biznesowych związanych z systemem.

Jednym z takich wymagań jest właśnie wysoka wydajność procesu „przyjmowania faktur” do systemu trwałego przechowywania dokumentów. Mówimy o milionach dokumentów dziennie i pokaźnych wolumenach danych, jakie rocznie zgromadzimy w KSeF.

Jednak z uwagi na to, że sprawa dotyczy infrastruktury krytycznej, kluczowej dla funkcjonowania finansów publicznych, obowiązują mnie rygorystyczne zasady poufności. Dlatego nie mogę podać konkretnych danych dotyczących środowiska odpowiadającego za przyjmowanie faktur.

Jaki model został wybrany – chmurowy, jak w przypadku zbierania plików JPK, czy on-premise?

Jest to model hybrydowy. I tym razem nie mogę mówić o szczegółach ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury krytycznej, jaką będzie system KSeF.

Jak rozmawialiśmy o KSeF jeszcze w roku 2022, to przedstawiciele resortu finansów mówili: „Firmy po przesłaniu do KSeF faktury – lub ich paczki – nie zawsze otrzymają odpowiedź w ciągu kilku sekund. I na to muszą być gotowe ich systemy finansowo-księgowe”. Czy tak będzie nadal, czy też system będzie odpowiadał w czasie rzeczywistym?

Tak. Eliminujemy obrót dokumentów papierowych i przechodzimy na dokumenty elektroniczne w skali całego kraju. Przypomnijmy, że mówimy o milionach faktur na godzinę. Dlatego nie możemy zakładać, że czas odpowiedzi będzie stały i wynosił zawsze np. 2 sekundy. UPO będzie dostarczane przez system niezwłocznie, ale nie ze stałym czasem odpowiedzi.

W jaki sposób KSeF będzie współpracował z systemami finansowo-księgowymi wystawców faktur? Kolejny cytat sprzed kilku lat: „Z perspektywy tych podmiotów są dwa procesy, które trzeba zautomatyzować – uwierzytelnienia w KSeF i korzystanie z jego pośrednictwa do wysyłania i otrzymywania faktur, a potem ewentualnie przesyłania odbiorcom informacji o wystawionych fakturach – ten proces leży w gestii wystawiającego, gdyż system KSeF nie informuje odbiorcy o wystawieniu faktury.”

Na początku korzystania z KSeF każdy przedsiębiorca musi się uwierzytelnić. Gdy to zrobi, otrzyma możliwość nadawania uprawnień swoim współpracownikom. Od tego momentu, uprawniony pracownik – np. działu księgowego – będzie mógł korzystać z możliwości wystawiania i rejestracji dokumentów w systemie oraz ich pobierania z KSeF do systemu finansowo-księgowego, którego używa. Warunkiem jest oczywiście integracja tego systemu z KSeF 2.0 poprzez API.

Chciałbym przy okazji zaapelować do producentów oprogramowania finansowo-księgowego. Wspomnianą funkcjonalność pobierania dokumentów z KSeF musi zapewnić dostawca „systemu F-K”. Z założenia sam KSeF udostępnia API, poprzez które te funkcjonalności będą pobierały dane. Integracja z KSeF to zatem bardzo ważne zadanie, spoczywające na producentach oprogramowania w Polsce. Od dłuższego czasu jesteśmy z nimi w stałym kontakcie.

Wiele podmiotów już zintegrowało się z KSeF 1.0. Prowadzimy teraz intensywne i twórcze dyskusje o konkretnych rozwiązaniach technologicznych dla KSeF 2.0. Wkrótce rozpoczniemy procesy integracyjne i wspólne testy.

Od 30 czerwca można już skorzystać z – opublikowanej na stronie Ministerstwa Finansów – dokumentacji API KSeF 2.0 oraz opisu struktury FA(3) – standardu faktury ustrukturyzowanej obowiązującej od 1 lutego 2026 roku.

Czy funkcjonuje obecnie środowisko testowe, w którym przedsiębiorcy mogą testować współpracę swoich systemów f-k z KSeF?

Obecnie dostępne jest środowisko testowe KSeF 1.0. Przygotowujemy otwarte środowisko KSeF 2.0. To środowisko zostanie udostępnione do tzw. otwartych testów API pod koniec września 2025 roku.

Co się będzie działo z zebranymi w KSeF danymi?

Założenie biznesowe mówi o przechowywaniu cyfrowych faktur przez minimum 10 lat. W praktyce oznacza to 11 lat. Jesteśmy na to przygotowani technologicznie. Co istotne, dzięki systemowi KSeF zawsze będzie dostępny oryginał faktury, czyli nie będzie już konieczności przygotowywania ich duplikatów.

Projekt rozwiązań prawnych zawiera szereg zapisów, które mają na celu wsparcie podatników we wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki KSeF i jednolitemu formatowi faktur ustrukturyzowanych możliwa będzie bardzo szeroka automatyzacja w przedsiębiorstwach, zmniejszy się liczba wydruków faktur. KSeF to szereg korzyści dla przedsiębiorstw, ale i kilka wyzwań, jak każde nowe narzędzie.

Kiedyś była idea, że skoro resort finansów będzie miał wiedzę o każdej wystawionej i otrzymanej przez przedsiębiorcę fakturze, to nie trzeba już będzie przesyłać JPK. Czy będzie to działać, jak e-PIT wypełniany w większości przypadków za podatników przez Krajową Administrację Skarbową?

Co do zmian, jakie będą wprowadzane po i w konsekwencji wdrożenia KSeF, to okaże się dopiero po uruchomieniu systemu. Dotyczy to także JPK. Na dziś wiemy, że KSeF 2.0 firmy muszą wdrożyć od 1 lutego 2026 lub od 1 kwietnia 2026 – zależnie od wielkości obrotu.