Lewiatan stworzył autorską platformę analityczną wspierającą franczyzobiorców

Z Sebastianem Dydkiem, niezależnym konsultantem wspierającym cyfrową transformację w Lewiatan Holding, rozmawiamy o nagrodzonym w konkursie IT Manager Of Tomorrow 2022 projekcie Centralnego Systemu Analitycznego (CSA) w wersji 2.0 – jego genezie, przebiegu, wyzwaniach z nim związanych, wykorzystanych w nim narzędziach, efektach które przyniósł oraz o automatyzacji procesów, które spowodował.

Jaka była geneza projektu za realizację którego został Pan wyróżniony konkursie IT Manager Of Tomorrow 2022, polegającego na opracowaniu wdrożenia Power BI z wykorzystaniem Microsoft Azure?

Zanim opowiem o genezie projektu, chciałbym zaznaczyć, że transformacja cyfrowa w Lewiatanie to nie tylko wspomniane wdrożenie CSA w wersji 2.0. Składa się na nią kilkadziesiąt projektów. Natomiast z tym, dotyczącym platformy analitycznej zgłosiłem się do konkursu IT Manager Of Tomorrow 2022. Był on najbardziej dojrzały i gotowy do zaprezentowania.

Jego realizację rozpoczęliśmy z dwóch powodów. Po pierwsze, właściciele sklepów działających w sieci Lewiatan, jeszcze w 2019 roku, zainteresowani byli realizacją tzw. promocji odsprzedażowych, warunkowych, a więc 2 produkty w cenie jednego, 3 + 1 gratis, trzecia sztuka za 50% itp. Widzieli w nich narzędzie do wspierania sprzedaży. Potrzebowali jednak obsłużyć nowy proces w sposób automatyczny z wykorzystaniem technologii.

Promocje odsprzedażowe niosą za sobą konieczność przekazywania danych sprzedażowych. Nie mogę zdradzić wszystkich parametrów wskaźnikowych, ale przed tym projektem część sklepów sieci nie przekazywały danych o transakcjach do jej organizatora, czyli franczyzodawcy. A nie mając takich danych nie można rozliczyć promocji, które działają na zasadzie cash backu. Przed wdrożeniem projektu tego typu promocje były więc realizowane tylko przez niektórych franczyzobiorców – punktowo i lokalnie.

Po drugie, mieliśmy świadomość, że dane stanowią ogromną wartość. Chcieliśmy jeszcze bardziej wzmocnić proces podejmowania decyzji w oparciu o informacje zbierane na każdym poziomie sieci. Celem było też wykorzystanie danych transakcyjnych do wspierania naszych przedsiębiorców, aby nie musieli tego robić na własnych systemach. Ponadto chcieliśmy, by mieli porównanie do innych sklepów w sieci Lewiatan, aby była to pewna wartość dodana, która zaowocuje podejmowaniem skuteczniejszych decyzji.

Dodam jeszcze, że w 2020 roku swoją obecność rozszerzały platformy technologiczne M/Platform oraz Innowacyjna Platforma Handlu, oferujące oczekiwane przez nas funkcjonalności. Po analizie podjęto jednak decyzję o nieprzystępowaniu do nich i zbudowaniu własnego rozwiązania. Jednocześnie zależało nam na zabezpieczeniu się przed działaniem tego typu platform, ponieważ zdawaliśmy sobie sprawę z roli i odpowiedzialności franczyzodawcy, którą chcieliśmy zachować, również w polityce promocyjnej.

Jakie narzędzia analityczne wykorzystywane były w sieci Lewiatan przed tym projektem?

Było to rozwiązanie Oracle BI. Wcześniej korzystała z niego głównie centrala firmy oraz oddziały regionalne. Na potrzeby konkretnych procesów ustrukturyzowano raporty, z których regularnie korzystano przy podejmowaniu decyzji. Natomiast dostęp do nich miała ograniczona liczba pracowników. Nie było więc mowy o tzw. demokratyzacji danych.

Natomiast franczyzobiorcy mieli ograniczone wsparcie analityczne. Polegało ono na subskrypcji określonych raportów – o ograniczonej puli treści – wysyłanych raz w miesiącu z centrali do franczyzobiorców, którzy przekazywali dane transakcyjne.

Obecnie w systemie analitycznym CSA 2.0, każdy z franczyzobiorców ma dostęp do danych, każdy je przesyła i większość pracowników z regionów czy centrali ma łatwy do nich dostęp.

Od czego zaczęliście realizację projektu?

Przede wszystkim od uzasadnień biznesowych. Pierwszym z wyzwań było zbudowanie zaufania do systemu i jednoczesne ustalenie jak będzie wyglądać bezpieczeństwo danych. W jaki sposób je zabezpieczymy. Należy bowiem pamiętać, że dla przedsiębiorców mających sporą niezależność – z racji uczestnictwa w sieci Lewiatan – przekazywanie danych jest swego rodzaju odkryciem kart na temat tego, jak wygląda ich biznes.

Na rynku handlu detalicznego mocno walczy się o ekspansję i o każdy dobry punkt sprzedaży. Ze strony franczyzobiorców istniała więc spora obawa, że dane o punktach mających świetną lokalizację oraz bardzo wysokie obroty, mogą trafić w „niewłaściwe ręce”. Stworzyłoby to szansę konkurencji na wykorzystanie informacji o potencjale lokalnego rynku. Już na etapie inwestycyjnym złożyliśmy więc deklaracje co do poziomu bezpieczeństwa danych.

Następnym krokiem było zbudowanie strategii projektu, zaplanowaniu jak będzie przebiegać. Był to też etap wyboru dostawcy, zarówno chmurowego, jak i narzędzia BI. Poza tym toczyły się rozmowy jakie dane będziemy pobierać, w jaki sposób, w jakim zakresie, a także jak będziemy je przetwarzać. Przedsiębiorcy mieli więc od początku duży wpływ na to jak ten system funkcjonuje. Został on dostosowany bezpośrednio do ich oczekiwań.

Jakie rodzaju dane przekazywane są w ramach systemu CSA 2.0?

Są to dane transakcyjne związane ze sprzedażą, a więc dane paragonowe z poszczególnych punktów sprzedaży, z dużym poziomem atomizacji czyli zejściem do najdrobniejszej informacji jaka może być przekazana, a jednocześnie jest potrzebna, aby odczytywać z paragonów warunki schematów promocyjnych. Poza tym mamy możliwość pobierania innych kategorii danych, których wykorzystanie planowane jest na dalszym etapie rozwoju platformy CSA 2.0.

Na pewno podczas realizacji projektu natrafiliście na jakieś wyzwania techniczne.

Podstawowym było zintegrowanie sklepów z naszą bazą danych. Proszę sobie wyobrazić, że nie mamy w sieci jednego systemu ERP tylko funkcjonujemy w oparciu o blisko 20, różnego rodzaju systemów tego typu! Siedem z nich było głównych. Zabezpieczały prawie 97% sklepów. Musieliśmy zbudować connectory do nich, aby umożliwić płynne przekazywanie danych.

Kolejne wyzwanie polegało na tym, aby zmaterializować połączenie, a więc doprowadzić do integracji. Jeśli chodzi o strukturę wsparcia IT to – na poziomie sklepów w sieci – franczyzobiorca ma wybór, czy chce korzystać ze wsparcia IT oferowanego przez sieć, czy też woli skorzystać z lokalnego operatora. Nie chcieliśmy zmieniać tej struktury więc postanowiliśmy, że będziemy współpracować z lokalnymi firmami IT.

Zbudowaliśmy gremium składające się z 56 firm IT. Przeszkoliliśmy ich pracowników w zakresie tego jak przygotować dany system w sklepie i podłączyć nasz transporter danych. Oczywiście nie było to proste, bo każdy z tych integratorów ma przekonania, praktyki i pomysły. Sprowadzenie tych doświadczeń do jednego mianownika było więc sporym wyzwaniem.

Trudny był też proces instalacji, Mówimy bowiem o 3200 sklepach, które musiały mieć zawartą umowę, będącą podstawą do podłączenia do systemu. W tym celu zbudowaliśmy specjalną aplikację opartą o technologię Power Apps. Zrobiliśmy ją w ekspresowym tempie – wspólnie z firmą Netwise – zaledwie w 9 dni.

Warto uzmysłowić sobie skalę projektu – 3200 sklepów x 7 systemów x 56 firm IT daje w efekcie ponad 1,25 mln kombinacji. Mówimy o naprawdę wielkim wyzwaniu. Wspomniana aplikacja była narzędziem operacyjnym, które miało być swego rodzaju marketplacem, czy też systemem CRM. I okazała się być strzałem w dziesiątkę. Przede wszystkim uwolniona została cała komunikacja.

Siły operacyjne sieci Lewiatan, centrala, 56, lokalnych firm IT – wszyscy mieliśmy codziennie informacje o tym co dzieje się w poszczególnych sklepach. Przyspieszyło to pracę. Na poziomie menedżerskim pozwoliło zaś na bieżąco reagować tam gdzie spotykaliśmy największe wyzwania. Oczywiście stworzyliśmy też ścieżkę help desk, aby obsługiwać zgłoszenia zarówno od instalatorów, jak i od sklepów będących już po instalacji.

Wyzwaniem było również przekonywanie ponad 2100 przedsiębiorców prowadzących tych 3200 sklepów do zdecydowania się na przystąpienie do systemu. W partnerskiej sieci, jaką jest Lewiatan, mimo występowania pewnych standardów, każdy przedsiębiorca – będący niezależnym CEO – podejmuje decyzje autonomicznie.

Za rozmowy z przedsiębiorcami odpowiadali opiekunowie sklepów zatrudnieni w 16 spółkach regionalnych Lewiatana. Sam też prowadziłem szereg prezentacji połączonych z sesjami Q&A, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i by przedsiębiorcy dokładnie wiedzieli co ich czeka. W efekcie do systemu dołączyło 98% sklepów. Pozostałe 2% jeszcze tego nie zrobiło, bo bardziej skomplikowany jest temat konfiguracji stosowanych przez nie rozwiązań. Obecnie jednak i je sukcesywnie podłączamy. Można powiedzieć, że podłączyliśmy praktycznie całą sieć – tym samym jesteśmy jedyną siecią franczyzową w tej części rynku detalicznego, która posiada pełne dane o sprzedaży detalicznej oraz nowe narzędzia do działań promocyjnych.

Jak duży zespół pracował nad projektem?

Zespół, który funkcjonował po stronie Lewiatan Holding i odpowiadał za zarządzanie warstwą biznesową oraz technologiczną tworzyły tylko 2 osoby – ja i Piotr Ferenc, szef Działu IT. Mówiąc o zespole nie należy jednak zapominać o obsłudze help desku, za którą odpowiadał nasz partner, firma Nord Plus, będąca jednocześnie dostawcą transportera danych umożliwiającego przesyłanie danych pomiędzy sklepem a centralą. Z kolei od strony promocji odsprzedażowych, za definiowanie wymagań, odpowiedzialna była jedna osoba z działu handlowego.

Oczywiście projektu nie udałoby się zrealizować bez sił operacyjnych. Podłączeniem do systemu zajęli się wspomniani integratorzy reprezentujący 56 firm IT. Do tego dochodzą pracownicy spółek regionalnych. Łączna liczba osób zaangażowana w ten projekt przekroczyła na pewno 100.

Dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie akurat tych rozwiązań – mam na myśli Microsoft Azure i Power BI? Wcześniej wspominał Pan, że pracowaliście na Oracle BI.

Zadecydowała przede wszystkim wolumetria danych. W poprzednim systemie analitycznym ich zakres był mniejszy. Kilka milionów paragonów dziennie, na których znajduje się kilka pozycji oznaczało ogromne ilości danych. Od raz byliśmy przekonani, że nasze serwery, z których korzystaliśmy w modelu on-premise, nie podołają takiemu wyzwaniu. Zdecydowaliśmy się więc na chmurę publiczną.

Inny argument przemawiający za tą decyzją wynikał z faktu, iż wiedzieliśmy, że będziemy inwestować w wykorzystanie danych. Prezentować je w sposób dynamiczny. Zbliżać się do opcji prezentowania ich w czasie rzeczywistym, a nie raz dziennie jak sobie wstępnie założyliśmy. Chmura daje taką elastyczność. W rozwiązaniach on-premise widzieliśmy sporo ograniczeń.

Z kolei Power BI był już wyborem czysto narzędziowym. Mieliśmy kilka wymagań, które postawiliśmy przed systemem analitycznym, m.in. obsługę w języku polskim czy elastyczność dla użytkowników w modelu self-service BI. Poza tym Agencja Gartner od kilku już lat wskazuje w raporcie Magic Quadrant na Power BI jako jedną z najlepszych platform Business Intelligence. Wymieniane przez analityków tej firmy argumenty także podzielamy.

Z tego co wyczytałem Wasze wdrożenie jest pierwszym tego typu projektem Power BI w Polsce oraz pierwszym zestawem usług analitycznych na rynku franczyzowym…

Jeżeli popatrzymy na tego typu sieci w Polsce, jak choćby bliskiej nam Grupy Eurocash (m.in. właściciela sieci sklepów abc i Groszek – przyp. red.), czy inne – jak Chorten, Odido, Top Market, które działają w podobnej nam strukturze – to żadna z nich nie udostępnia franczyzobiorcom takich narzędzi.

Porównując się do części rynku funkcjonującego w modelu stricte franczyzowym – ale nie ajencyjnego, w którym prawa i niezależność przedsiębiorców są zmarginalizowane – nie znam żadnej, innej sieci, która udostępniałaby możliwość analizy biznesu za pomocą narzędzia klasy Power BI. To jest unikalna wartość oferowana przez Lewiatana.

Druga sprawa to kwestia, o której już mówiłem czyli uspójnienie wykorzystywanego sprzętu i oprogramowania.

Jakie efekty przyniósł ten projekt?

Głównym efektem, średnioterminowym jest wzmocnienie pozycji Lewiatana. Jak przed chwilą wspominałem, żadna inna sieć w naszym segmencie rynku nie ma narzędzi do realizacji promocji odsprzedażowych. Już pojawiły się głosy, że Lewiatan „odjechał” konkurencji na kilka lat.

Jeżeli jakikolwiek producent chce inwestować w promocje wielopakowe, ma do wyboru jedynie trzy kanały w których może to robić. Lewiatana oraz sklepy współpracujące z mPlatform i EuroPlatform (dawniej IPH). Tysiące sklepów nie przynależy natomiast do żadnej z nich, czyli nie obsługuje takich funkcji.

Ponadto Lewiatan jest operatorem sieci franczyzowej, która stworzyła taka platformę w ramach własnych zasobów. Jest to unikatowa, autorska platforma. Dzięki niej już teraz obserwujemy wyższą dynamikę sprzedaży niż relewantny rynek. Ten projekt – i idący za nim proces promocyjny – poprawia naszą konkurencyjność. Jego rzeczywistą siłę będziemy jednak oceniać dopiero z perspektywy 2-3 lat.

Jeśli zaś chodzi o korzyści krótkoterminowe to najważniejszą z nich jest wspomniany na początku potencjał do monetyzacji danych. Dostęp do nich oznacza posiadanie nowego aktywa w spółce. To jest nowa wartość, która będzie mogła być wykorzystana w różnych sytuacjach. Nie tylko w procesach biznesowych, jak przy wspomnianym procesie promocyjnym, ale np. jako sposób dzielenia się tymi danymi z partnerami i rynkiem. Oczywiście w sposób nienaruszający lokalnych interesów i zgodny z zasadami Data Governance przyjętymi w sieci Lewiatan.

Jest szereg potencjalnych interesariuszy, którzy chcieliby z tych danych korzystać, ponieważ na rynku tradycyjnym i niezależnym dostęp do nich jest bardzo ograniczony. Mamy już zresztą pomysł jak z posiadanych danych uzyskać nowe strumienie przychodów, oczywiście dostarczając wartość do partnerów handlowych.

Krótkoterminowo już w 2023 roku szacujemy istotny, bo kilkuprocentowy wzrost wypłat wynagrodzeń do franczyzobiorców wynikający z monetyzacji danych rok do roku tylko z tego źródła. Jest to rodzaj premii, którą wypłacamy za przynależność do sieci, za realizację usług wynikających z umów handlowych. Będzie to spory zastrzyk pieniędzy. Nie mówiąc już o tym, że przynależąc do sieci przedsiębiorca ma dostęp do narzędzia bezpłatnie.

Czy w wyniku integracji danych ze wszystkich 3200 sklepów poszły za nią kolejne projekty cyfryzacyjne?

Poza tym, że pobieramy i przetwarzamy dane, mamy też możliwość technicznego wsparcia procesów związanych z kartoteką towarową, atrybucji poszczególnych produktów, również w zakresie wymaganym przez regulacje prawne. To znacząco zmniejsza czasochłonność prac po stronie pracowników sklepu.

Poza projektami związanymi bezpośrednio z CSA 2.0, sieć Lewiatan rozpoczęła kilkadziesiąt projektów technologicznych w innych procesach biznesowych, które dzięki skutecznej implementacji przedmiotowej platformy, zyskały dodatkowy “wiatr w żagle” i pożądanie ze strony interesariuszy.