Migracja do nowego centrum danych była dobrą okazją na modernizację infrastruktury IT 

Ze Sławomirem Pawlakiem, CIO i członkiem zarządu w Grupie Raben oraz Piotrem Grzegorskim, prezesem zarządu NTT DATA Business Solutions w Polsce, rozmawiamy o: trwającej niemal 20 lat współpracy, a także założeniach, przebiegu i efektach migracji kluczowych systemów Raben do centrum danych w nowej lokalizacji.

Jak najlepiej podsumować rolę IT w Grupie Raben?

Sławomir Pawlak (S.P.): Informatyka stanowi krwiobieg całej Grupy. Jesteśmy firmą logistyczną. Oczywiście kojarzeni jesteśmy z ciężarówkami, ale mamy również liczne magazyny, w których zajmujemy się towarami naszych klientów. Obsługujemy niemal 20 mln przesyłek rocznie. Nasza infrastruktura to ponad 2 mln m kw. powierzchni magazynowej w 17 krajach. Łącznie jest to ponad 160 lokalizacji.

Każda przerwa w dostępności systemów IT w tak złożonej organizacji generuje wyraźne straty finansowe. Praktycznie uniemożliwia też jakiekolwiek operacje. Wobec braku dostępu do systemów centralnych pracownicy magazynów mają wręcz obowiązek nic nie robić. Każde przesunięcie kartonu czy palety – bez instrukcji systemowej – zaburza spójność operacji magazynowych.

Ciągłość działania IT w Grupie Raben jest absolutnie kluczowa. Dlatego projektem migracji naszych systemów do nowego centrum danych zainteresował się Ewald Raben, prezes Grupy Raben.

Decyzja o zmianie data center to była możliwość podniesienia bezpieczeństwa naszych systemów. Zdawaliśmy sobie jednak sprawę, że będzie to złożony i pracochłonny projekt. Powołaliśmy wewnętrzny zespół i – w porozumieniu z NTT DATA – przez kilka miesięcy, wspólnie budowaliśmy koncepcję migracji – Sławomir Pawlak, CIO i członek zarządu w Grupie Raben.

Od ponad 15 lat za funkcjonowanie kluczowych elementów środowiska IT Grupy Raben odpowiada NTT DATA Business Solutions…

S.P.: To prawda, przekazaliśmy wówczas NTT DATA Business Solutions całościową opiekę nad infrastrukturą, od której zależą usługi i rozwiązania krytyczne dla działalności Grupy Raben we wszystkich krajach, w których jesteśmy obecni.

Nasze systemy przenieśliśmy wtedy do centrum danych NTT DATA w Tarnowie Podgórnym. Później, wspólnie zbudowaliśmy model dual DC. Mamy dwa ośrodki data center, oba obsługiwane przez zespół naszego partnera.

Teraz, kolejnym krokiem była migracja do nowego centrum danych NTT DATA.

Piotr Grzegorski (P.G.): NTT DATA Business Solutions świadczy usługi Managed Services od 25 lat, czyli od momentu, kiedy wybudowaliśmy w Tarnowie Podgórnym pod Poznaniem własny ośrodek przetwarzania danych. Wciąż jest z nami wielu klientów, którzy – na przestrzeni tych lat – zdecydowali się skorzystać z naszych usług.

Obecnie jednak NTT DATA Business Solutions zastąpił własne centrum danych dedykowaną przestrzenią, wynajętą w nowoczesnym data center pod Poznaniem. Dlaczego?

P.G.: Po 25 latach przyszedł czas refleksji i potrzeba zastanowienia się nad rozwojem naszej infrastruktury. Świat w IT pędzi do przodu, technologie się zmieniają. Rosną też potrzeby naszych klientów w zakresie ilości obsługiwanych danych, a także oczekiwania w kontekście bezpieczeństwa. Wszystkie te aspekty wzięliśmy pod uwagę na etapie definiowania naszych planów.

Rozważaliśmy modernizację istniejącego obiektu lub wynajęcie bardziej nowoczesnego data center w standardzie Tier 4. Doszliśmy do wniosku, że lepszym rozwiązaniem dla nas i naszych klientów – ale także dla przyszłości naszych usług – będzie migracja do wynajętego ośrodka. Skupiamy się przecież na dostarczaniu wartości na bazie usług, które oferujemy.

Jak przyjęli Państwo tę decyzję w Grupie Raben?

S.P.: Uznaliśmy, że to dobra okazja na modernizację infrastruktury IT. Decyzja o zmianie data center to była również możliwość podniesienia bezpieczeństwa naszych systemów. Zdawaliśmy sobie jednak sprawę, że będzie to złożony i pracochłonny projekt. Powołaliśmy wewnętrzny zespół i – w porozumieniu z NTT DATA – przez kilka miesięcy, wspólnie budowaliśmy koncepcję migracji oraz zmian na poziomie infrastruktury.

Chcieliśmy przede wszystkim zadbać o to, aby w bezpieczny sposób przenieść z jednej lokalizacji do drugiej usługi krytyczne dla funkcjonowania Grupy Raben. Odrębną kwestią było wprowadzenie zmian, które pozwoliłyby lepiej zabezpieczyć i zwiększyć wydajność naszej infrastruktury. Dyskutowaliśmy i testowaliśmy różne koncepcje.

Przeprowadzkę naszej infrastruktury rozpoczęliśmy od systemów testowych, archiwalnych oraz tych o mniejszym znaczeniu. Następnie przenieśliśmy serwery produkcyjne, już w docelowej konfiguracji. Największym etapem migracji, przeprowadzonym w kwietniu 2025 roku, była zmiana konfiguracji środowiska sieciowego i przeniesienie ruchu z jednego ośrodka do drugiego. Był to najważniejszy i właściwie jeden z ostatnich kroków.

Jakie zmiany na poziomie infrastruktury wprowadzono przy tej okazji?

S.P.: Najistotniejszy był aspekt sieciowy. Zrezygnowaliśmy z łączy operatorskich na rzecz własnych światłowodów, łączących centrum danych naszego dostawcy z głównymi lokalizacjami Grupy Raben. Równolegle wdrożyliśmy nową wersję platformy Oracle Exadata. Biorąc pod uwagę, że cykl życia wykorzystywanej wcześniej platformy dobiegał końca, zdecydowaliśmy się na zakup nowej wersji.

Wykorzystaliśmy okres zmian po stronie partnera, aby zmodernizować własne środowisko. Ułatwieniem był fakt, że podczas migracji mogliśmy równolegle korzystać z obu wersji Oracle Exadata. Dotychczasowa platforma została w starym centrum danych, a nowsza została uruchomiona już w docelowym. Podsumowując, wszystko się udało.

W jaki sposób można przeprowadzić projekt tej skali w sposób niezauważalny dla użytkowników biznesowych?

S.P.: Przygotowania trwały kilka miesięcy. Po pierwsze, zależało nam na tym, aby zabezpieczyć ciągłość działania. Po drugie, aby co najmniej nie pogorszyć wydajności. Wspólnie z zespołem NTT DATA pracowaliśmy z jednej strony nad koncepcją migracji, a z drugiej – docelową architekturą środowiska. Dopiero wówczas, po obustronnej analizie i akceptacji ustalonej koncepcji, zaczęła się sekwencja przenoszenia wirtualnych maszyn i środowisk, najpierw testowych. W każdej chwili byliśmy gotowi do powrotu.

Na bieżąco weryfikowaliśmy kluczowe wskaźniki wydajności działania kolejnych środowisk IT – początkowo testowych – aby później przenieść te bardziej rozbudowane systemy. Na koniec, w marcu 2025 roku przenieśliśmy już wszystkie serwery produkcyjne ze starego data center do nowego. Choć architektura sieciowa wciąż była „przypięta” do dotychczasowej infrastruktury.

Od zmian na poziomie sieci zależało działanie wszystkich pozostałych elementów Waszego środowiska…

S.P.: To prawda. Najtrudniejsze zostawiliśmy na koniec. Proces przepięcia architektury sieciowej zaplanowaliśmy bardzo precyzyjnie. Podział zadań i odpowiedzialności był rozpisany co do godziny. Na przeprowadzenie tej zmiany wykorzystaliśmy jedno z cyklicznych okien serwisowych, które mamy raz na dwa miesiące. Podczas takiego weekendu, przez 20 godzin możemy pozwolić sobie na niedostępność systemów IT.

Prace rozpoczęliśmy w sobotę, około południa. Naszym założeniem było zaangażowanie różnych zespołów i maksymalne zrównoleglenie prac technicznych. Zespoły techniczne, sieciowe i serwerowe pracowały całą noc. Później trwały testy.

Sprawdzanie było wieloetapowe. Najpierw na poziomie zespołu IT zweryfikowaliśmy czy wszystkie usługi są dostępne, synchronizują się i działają poprawnie. Później dział techniczny zaczął sprawdzać aplikacje. Było to jednak niewystarczające, bo dostępność i działanie krytycznych aplikacji trzeba było sprawdzić w każdym kraju i w większości lokalizacji. Do tego zaangażowaliśmy użytkowników poszczególnych systemów.

Czy mieliście przygotowany plan awaryjny?

S.P.: Byliśmy przygotowani na to, że jeśli w którymś momencie tego procesu coś nie zadziała i nie da się naprawić tego problemu w krótkim czasie, to wrócimy z operacjami do starego centrum danych. Mielibyśmy wówczas czas na zidentyfikowanie i rozwiązanie problemu.

Oczywiście była granica, po przekroczeniu której takiego powrotu już nie było. W naszym przypadku takim momentem było rozpoczęcie fizycznego przenoszenia sprzętu sieciowego ze starego centrum danych do nowego.

W sytuacji, kiedy technicy wymontowali fizyczne routery czy przełączniki sieciowe, pracowalibyśmy tylko na jednym data center, zapasowym, bez dodatkowego zabezpieczenia. Stanowiłoby to dodatkowe ryzyko, które chcieliśmy ominąć. Na szczęście udało nam się go uniknąć. Wszystkie zaangażowane zespoły dobrze się spisały i w niedzielę ok. 6 rano dostałem informację, że wszystko działa.

Dopiero wtedy do projektu włączyli się użytkownicy biznesowi…

S.P.: Wówczas rozpoczęły się uruchomienia i testy po stronie osób odpowiedzialnych za konkretne aplikacje biznesowe. Proszę pamiętać, że proces uruchomienia takich aplikacji także jest skomplikowany, ma swoją sekwencję i trwa dłuższą chwilę. Dopiero w kolejnym kroku, po uruchomieniu i zsynchronizowaniu wszystkich systemów, nastąpił etap sprawdzenia po stronie użytkowników biznesowych w kluczowych lokalizacjach.

Był to niewątpliwie ciekawy weekend. Tym bardziej że o przebiegu prac na bieżąco informowałem Prezesa. Był on żywotnie zainteresowany tym, aby jego firma funkcjonowała bez przeszkód. Szczęśliwie, wszystko biegło zgodnie z założeniami. Pewne rzeczy udało nam się nawet zrealizować szybciej, niż zakładaliśmy.

W jaki sposób udało Wam się zaangażować do testów w czasie weekendu ponad 300 osób po stronie biznesu?

S.P.: Z dużym wyprzedzeniem informowałem kluczowe osoby, że przygotowujemy się do wprowadzenia zmiany, która – z naszej perspektywy – jest poważna. Dwa tygodnie przed ustalonym terminem migracji poinformowałem wszystkich regionalnych dyrektorów zarządzających i szefów IT, że chciałbym, aby w zaplanowaną niedzielę,
o 13.00 przeprowadzili testy krytycznych aplikacji. Uczuliłem ich, że zależy nam na tym, aby w poniedziałek rano biznes zaczął działać bez przeszkód. Przygotowaliśmy im scenariusze testowe i punkty kontrolne. Wskazaliśmy, w których lokalizacjach takie testy są potrzebne.

Na tym etapie zaangażował się też Prezes, który zorganizował dedykowane spotkanie z dyrektorami jednostek biznesowych z wszystkich krajów oraz lokalnymi szefami IT. Chciał w ten sposób upewnić się, że wszystkie niezbędne testy zostały faktycznie przeprowadzone i nigdzie nie ma żadnych problemów. To pokazało rangę naszego projektu i przyczyniło się do zwiększenia zaangażowania po stronie biznesu.

Ogółem w testach wzięło udział ponad 300 osób ze wszystkich krajów i jednostek biznesowych Grupy Raben. Podczas spotkania z Prezesem każda jednostka biznesowa potwierdziła, że wszystko działa poprawnie. Otrzymaliśmy też – i przekazaliśmy do zespołu NTT DATA – gratulacje za świetnie przygotowany projekt, testy i komunikację.

Jakie przygotowanie do projektu było potrzebne po stronie zespołu NTT DATA Business Solutions?

P.G.: Z naszej strony w cały proces zaangażowanych było kilkadziesiąt osób, które na bieżąco współpracowały z zespołem Grupy Raben. Projekt przeprowadzony wspólnie z Grupą Raben był też ważnym elementem w naszym harmonogramie migracyjnym do nowego centrum danych. Ze wszystkimi klientami mamy bowiem uzgodnione terminy podobnych prac.

Oba zespoły były mocno skoncentrowane na zadaniach. Proszę pamiętać, że środowisko Grupy Raben to jedna z największych instalacji, jakie obsługujemy, a zarazem infrastruktura obsługująca ogromny, międzynarodowy biznes. Migracja takiej infrastruktury w naturalny sposób była dla nas ważnym wydarzeniem.

Z pewnością był to dla nas jeden z ważniejszych weekendów w tym roku. Szczęśliwie, w niedzielę przyszedł oczekiwany SMS, że wszystko działa poprawnie. Duże podziękowania należą się obu zespołom za profesjonalizm i pełne zaangażowanie w ten trudny i niestandardowy projekt. Jestem dumny, że mam możliwość pracować z takimi ludźmi.

Jakie kluczowe decyzje były niezbędne w obliczu tak rozległego projektu, dotykającego przecież najbardziej newralgicznych elementów infrastruktury IT w Grupie Raben?

S.P.: Najważniejsze było założenie, że taka migracja musi nastąpić. Postanowiłem skorzystać z tej okazji, bo partner zaoferował nam rozwiązanie lepsze niż to, z którego korzystaliśmy wcześniej. Drugim istotnym założeniem było to, że im lepiej się przygotujemy, tym większą wartość uzyskamy.

Jednocześnie, był to projekt transparentny dla biznesu. Dla użytkowników naszych systemów kluczowe było to, że skoro w piątek wszystko działało, to w poniedziałek również powinno. Z tego powodu zależało nam na zachowaniu terminów i utrzymaniu wskaźników wydajnościowych.

W praktyce okazało się, że po migracji kluczowe systemy działają nawet odrobinę lepiej niż wcześniej. Nasze analizy, w zależności od scenariusza, pokazują wzrost wydajności aplikacji na poziomie nawet 15%. Choć z perspektywy użytkowników nie są to wartości odczuwalne w codziennej pracy. Niewątpliwie był to bardzo złożony, wielofazowy projekt, wymagający zaangażowania wielu osób. Wszyscy fantastycznie się spisali.

Z ilu centrów danych mogą dziś korzystać klienci NTT DATA Business Solutions?

P.G.: W Polsce mają do dyspozycji dwa centra danych w Poznaniu. W skali Europy jest to kilka kolejnych ośrodków, m.in. w Niemczech. Jako część japońskiej Grupy NTT jesteśmy też obecni m.in. w Ameryce Północnej i Azji. Tam również oferujemy usługi zarządzalne.

Jako NTT DATA Business Solutions nie planujemy budowy własnych centrów danych. Zamiast tego, będziemy wynajmować je od wyspecjalizowanych dostawców. Naszą uwagę koncentrujemy zaś wokół usług, które oferujemy klientom. Taka strategia oznacza, że nasze data center w Tarnowie Podgórnym zostanie wygaszone i nie będzie miało innego zastosowania. De facto jest na sprzedaż.