Nowatorskie systemy ECM sposobem na wyeliminowanie silosów informacyjnych

Zarządzanie zasobami informacyjnymi w organizacjach jest wymagającym sprawdzianem związanym nie tylko z trwającą wciąż pandemią, która zwiększyła zapotrzebowanie na efektywne i bezpieczne wykorzystanie pracy zdalnej oraz hybrydowej. Jak wynika z raportu „2021 State of the IIM Industry”, firmy spodziewają się, że ilość napływających informacji wzrośnie w ciągu 2 lat 4,5-krotnie. Poza tym, ponad 57% z nich ma być w formie niestrukturalnej lub półstrukturalnej, m.in. jako e-maile, faktury czy zdjęcia. Pytanie brzmi: jak poradzić sobie z tym problemem? Jak wydobyć wartościowe wnioski z przechowywanych informacji, zwiększyć automatyzację oraz usprawnić obsługę klienta i operacje?

Kolejne, przegrane walki z chaosem informacyjnym stały się w większości przedsiębiorstw faktem. Potwierdzają to również analitycy Gartnera. W raporcie „2021 Audit Plan Hot Spots”, dodatkowo zaznaczają, że przez to, iż środowiska danych stają się coraz bardziej złożone, zwiększają się nie tylko wysiłki firm, aby nad nimi zapanować, ale rośnie również zagrożenie dla bezpieczeństwa danych, jak i ryzyka regulacyjne. Udostępnianie plików cyfrowych online w obecnym, rozproszonym środowisku pracy wiąże się tym samym z nieodłącznym ryzykiem.

„Firmy są bardzo uzależnione od różnych wiodących systemów typu best-of-breed – najlepszych w swojej dziedzinie, takich jak SAP, Salesforce, Microsoft itp. Jednak wykorzystywanie wszystkich tych narzędzi w pracy jednocześnie prowadzi do tworzenia silosów informacyjnych i decentralizacji treści, przez co nie każdy jest świadom wszystkich, wypracowanych razem rozwiązań. Wszystko to niesie poważne konsekwencje. Najważniejsze z nich to zmniejszenie przychodów, niezadowolenie klientów i wyższe ryzyko regulacyjne” – wyjaśnia dr John Bates, dyrektor generalny SER. „Obserwujemy jednak tendencję do przesuwania się firm w kierunku hybrydowego świata, w którym jedna, centralna technologia łączy wszystkie systemy, informacje i procesy, niezależnie od tego, czy są one dostępne stacjonarnie, czy w chmurze” – dodaje.

Zagrożenia wynikające z chaosu informacyjnego

Konieczność „ręcznego” przeszukiwania wewnętrznych baz we wspomnianych różnych systemach czy też potrzeba kontaktu z pracownikami innych działów w celu uzyskania dowolnej informacji może stwarzać wolniejsze przetwarzanie zapytań od klientów.

Ponadto fakt, iż poszczególne działy często posiadają niezależne zestawy dokumentów, umów i raportów – których nie potrafią złożyć w jedną, spójną całość – powoduje realne zagrożenie brakiem 360-stopniowego spojrzenia na dany projekt czy danego klienta. Wreszcie, taka nieefektywna archiwizacja stwarza często zagrożenie braku zgodności danych, o „jednym źródle prawdy” nie wspomniawszy. Efektem jest także rosnące ryzyko finansowe, wynikające z kosztów wsparcia i utrzymania tych niefunkcjonalnych systemów.

Wtedy kluczowy dla danego projektu dokument – pomimo że z technicznego punktu widzenia przechowywany jest na serwerze – jest jednocześnie tak skutecznie ukryty w trudno dostępnym repozytorium, iż gubi się w nim i realnie rzecz biorąc, nie istnieje. A utrata informacji oznacza zazwyczaj niewykorzystane możliwości biznesowe. Do tego dochodzą zagrożenia związane z naruszeniem kwestii prawnych czy utratą reputacji firmy.

Konkurencyjna przewaga dzięki inteligentnemu zarządzaniu informacją

Choćby tylko z tych przywołanych wyżej powodów organizacje powinny więc na nowo przemyśleć dalsze stosowanie przestarzałego, nieefektywnego podejścia do zarządzania informacjami. Zwłaszcza że nowoczesne i inteligentne zarządzanie danymi stało się ważnym elementem przewagi konkurencyjnej. Co więcej, może być nawet czynnikiem decydującym o zdolności firmy do przetrwania na rynku w obliczu kolejnych, pojawiających się na horyzoncie wyzwań.

System ECM (Enterprise Content Management) przechwytuje, organizuje, przechowuje i dostarcza dokumenty, obrazy, media i innych rodzajów treści zawierających wartość biznesową – pomaga organizacjom radzić sobie z narastającą ilością danych oraz treści, dając użytkownikom pełny w nich wgląd. Systemy ECM pozwalają też usprawnić cykl życia treści i zautomatyzować przepływ pracy (workflow), zapewniając zintegrowane źródło informacji dla wielu różnych obszarów biznesowych.

Odpowiednie repozytorium dla wszelkich dokumentów

Systemy ECM ustanawiają przede wszystkim odpowiednie repozytorium rekordów dla utrzymania w porządku wszelkich dokumentów, takich jak: umowy, faktury, certyfikaty, specyfikacje, instrukcje techniczne, plany i raporty korporacyjne czy dokumenty prawne. I to niezależnie od ich ilości, objętości czy specyfiki (np. dokumenty łączące tekst z obrazami). Takie repozytorium obejmuje zarówno środowisko przechowywania, jak i zdefiniowane ramy organizacyjne do kategoryzacji wspomnianych dokumentów. System dodaje różne rodzaje metadanych, aby oznaczyć pliki według określonych wcześniej kryteriów.

Ponadto system klasy ECM ustanawia autorytatywny zbiór dokumentów dla organizacji jako całości. Po uzyskaniu zatem dostępu do takiego pojedynczego źródła wiedzy Single Source of Truth (SSOT) wszyscy pracownicy korzystają z tych samych, zatwierdzonych wersji dokumentów. Pozwala to na proste wyszukiwanie i łączenie ze sobą treści, co z kolei przyczynia się do przyspieszenia i niezawodności dostępu do informacji związanych z danym projektem, klientem lub dostawcą. Przykładowo e-akta dostawcy pozwalają użytkownikom na pełny przegląd wszystkich dokumentów związanych z danym dostawcą – umów, faktur, certyfikatów itd.

Takie rozwiązanie pozwala również:

• wyeliminować ryzyko powstawania silosów informacyjnych,
• stworzyć 360-stopniowy obraz danego projektu, klienta czy dostawcy,
• umieszczać informacje w konkretnym kontekście biznesowym – co z kolei umożliwia lepsze zrozumienie zarówno samych treści, jak i procesów biznesowych występujących wewnątrz firmy,
• zoptymalizować działania dzięki natychmiastowemu dostępowi do wszelkich potrzebnych informacji,
• automatycznie archiwizować dokumenty zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO),
• na osiąganie korzyści finansowych wynikających z oszczędności na licencjach i utrzymywaniu starych archiwów, a także wewnętrznych zasobów IT wykorzystywanych do utrzymania starych systemów.

Zapewnienie bezpieczeństwa informacji

Jak już wspomniano, obecne, coraz większe i bardziej złożone środowiska danych zwiększają także ryzyko naruszenia bezpieczeństwa przy udostępnianiu plików cyfrowych. Organizacje potrzebują więc mechanizmów zabezpieczających firmowe treści. Po pierwsze, wyłącznie upoważnieni pracownicy winni mieć dostęp do tworzenia, aktualizowania czy usuwania poszczególnych dokumentów. Po drugie, administratorzy powinni mieć możliwość monitorowania pełnego przepływu informacji.

Jedno i drugie zapewniają systemy ECM, oferując bezpieczne i godne zaufania środowisko. Uwierzytelniają one pracowników (oraz procesy) ubiegających się o dostęp do repozytorium, zapewniając, że rzeczywiście są tymi, za których się podają. Rozwiązania tego typu zarządzają również kontrolą dostępu do poszczególnych plików i folderów. Określają, kto może je tworzyć, czytać, aktualizować czy usuwać, przy okazji rejestrując wszystkie interakcje i weryfikując przepływ treści.

Kolejna generacja zarządzania dokumentami

Pomimo że rozwiązania ECM istnieją już od ponad 20 lat, zarządzanie informacją za ich pomocą nie było nigdy bardziej krytyczne. W miarę jak świat staje się coraz mocniej zaangażowany cyfrowo oraz zależny od nowych technologii, równie ważna wydaje się potrzeba zapewnienia systemów, które umożliwią zarządzanie światem cyfrowym w sposób efektywny i bezpieczny.

Stosowane w organizacjach nowoczesne systemy zarządzania treścią spełniają ten wymóg. Przede wszystkim łagodzą one ryzyko związane z pracą w środowisku cyfrowym poprzez dostarczanie narzędzi i usług, którym towarzyszą odpowiednie strategie operacyjne, umożliwiające właściwą koordynację cyklu życia treści. Wdrażając ECM, przedsiębiorstwa mogą nie tylko zwiększyć produktywność pracowników i interesariuszy, lecz także zwiększyć przychody dzięki możliwości szybszego podejmowania lepszych decyzji, automatyzacji procesów i inteligentniejszego zbierania oraz przetwarzania wartościowych spostrzeżeń na podstawie informacji z całej firmy.