NTT DATA Business Solutions partnerem Grupy CIECH w budowie środowiska aplikacyjnego dla nowej fabryki

Zbudowanie w ciągu zaledwie 9 miesięcy od podstaw całego – opartego na platformie SAP S4/HANA – środowiska aplikacyjnego dla zakładu CIECH Salz Deutschland wymagało nie tylko zaangażowania, mocnych kompetencji i stalowych nerwów, lecz także racjonalnego podejścia do wdrażanych funkcjonalności. Obecnie modelowe rozwiązanie – wypracowane w partnerstwie z zespołem NTT DATA Business Solutions – jest bazą dla kolejnych projektów rozwojowych w Grupie CIECH.

CIECH to międzynarodowa, rozwijająca się grupa chemiczna, z silną pozycją na rynkach globalnych. Jest drugim producentem sody kalcynowanej i oczyszczonej w Unii Europejskiej, największym producentem soli warzonej w Polsce, największym dostawcą krzemianów sodu w Europie, największym polskim producentem środków ochrony roślin oraz wiodącym w Polsce producentem pianek poliuretanowych. Swoje produkty eksportuje na niemal wszystkie kontynenty. Powstają z nich artykuły niezbędne w codziennym życiu milionów ludzi, co sprawia, że Grupa CIECH jest jednym z największych polskich eksporterów, a jej działalność jest ważnym elementem wielu gałęzi globalnej gospodarki, w tym: budownictwa, motoryzacji, rolnictwa, przemysłu chemicznego, spożywczego i branży farmaceutycznej.

Początki zakładów produkcyjnych Grupy sięgają 140 lat wstecz. Dziś zatrudnia ona w Europie ponad 3000 pracowników i ma fabryki w Polsce, Niemczech i Rumunii. W 2021 roku w Grupie CIECH zakończona została budowa nowej warzelni soli. Zlokalizowany w niemieckim Stassfurcie zakład ma docelowo posiadać zdolności produkcyjne na poziomie 450 tys. ton soli warzonej rocznie. Dzięki nowej warzelni – która uzupełni możliwości polskiego zakładu zlokalizowanego w Janikowie – Grupa CIECH będzie produkować ponad 1 mln ton soli warzonej rocznie i zyska pozycję jednego z liderów tej branży w Europie.

Zakład i infrastruktura IT budowana od podstaw

Rozpoczęty w połowie 2021 roku rozruch inwestycji – nowoczesnego, wysoce zautomatyzowanego zakładu produkcji – to kolejny etap realizacji największego projektu tego typu w historii Grupy CIECH. Jego wartość przekroczyła 600 mln zł. Podczas budowy nowej fabryki korzystano z doświadczeń zdobytych na przestrzeni lat funkcjonowania zakładu produkującego sól warzoną w Janikowie w woj. kujawskim.

Prace budowlane w Stassfurcie rozpoczęły się jeszcze w 2019 roku. Następnie w połowie 2020 roku przystąpiono do pierwszych prac mających na celu zapewnienie infrastruktury IT oraz środowiska aplikacyjnego, niezbędnych do funkcjonowania nowego zakładu. Prace nad koncepcją rozwiązań IT powstawały niemal równolegle z procesami biznesowymi wdrażanymi w CIECH Salz Deutschland.

„Powierzono mi i mojemu zespołowi odpowiedzialność za uruchomienie całej infrastruktury systemowej i sieciowej, zapewnienie komunikacji ze światem wewnętrznym i zewnętrznym oraz wdrożenie niezbędnych rozwiązań aplikacyjnych. Odpowiadałem też za zebranie wszystkich niezbędnych inicjatyw IT i IT przemysłowego pod parasolem projektu, który będzie realny do przeprowadzenia w ustalonym terminie, a następnie za dopilnowanie, że to wszystko faktycznie nastąpi zgodnie z planem” – mówi Maciej Jakubowski, IT & Digital Director w CIECH SA. Decyzje dotyczące wyboru konkretnych rozwiązań w obszarze infrastruktury poprzedziły kompleksowe analizy.

Na potrzeby utrzymania aplikacji dla nowego zakładu rozważano wykorzystanie modelu publicznej chmury obliczeniowej lub wyspecjalizowanych usług hostingu (chmury prywatnej). Decydujące znaczenie miała możliwość zagwarantowania wysokiej dostępności oraz zminimalizowania opóźnień w transmisji danych. Były to aspekty kluczowe dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania nowoczesnego środowiska ERP, działającego w ścisłej integracji z systemami automatyki przemysłowej czy rozwiązaniami wspierającymi magazyn wysokiego składowania. Duże znaczenie miała jednocześnie możliwość zoptymalizowania kosztów infrastruktury IT.

W obszarze aplikacyjnym, który stanowił element większej, dopiero budowanej całości, zdecydowano się na wykorzystanie środowiska SAP S/4HANA w roli podstawowego systemu zapewniającego funkcje ewidencyjne. Uzupełniony został on dodatkowo dedykowanymi rozwiązaniami wspierającymi specyficzne procesy branżowe. „Naszym zadaniem w obszarze aplikacyjnym było zapewnienie kompletnego środowiska, na które składały się m.in. system SAP S/4HANA, system zarządzania transportem, rozwiązania wagowe i magazynowe, system wizualizacji i kontroli produkcji oraz niezbędne integracje między nimi, a także oprogramowanie wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi” – wspomina Maciej Jakubowski.

Partner miał zagwarantować terminową realizację prac

Prace wdrożeniowe rozpoczęły się w lipcu 2020 roku. Założono, że start produkcyjny nastąpi zaledwie 9 miesięcy później, 1 kwietnia 2021 roku. Na ten dzień zaplanowano uruchomienie rozruchu fabryki CIECH Salz Deutschland, w tym rozpoczęcie księgowania dokumentów w nowym systemie informatycznym. „Nie było możliwości, abyśmy nie dotrzymali tego terminu, system musiał wystartować produkcyjnie równolegle z uruchomieniem nowego zakładu” – wspomina Piotr Pudelski, Head of Intelligent Enterprise Architects Team, NTT DATA Business Solutions.

Jednym z najważniejszych czynników warunkujących możliwość przeprowadzenia tak złożonego projektu w stosunkowo krótkim czasie było znalezienie właściwego partnera wdrożeniowego. „W wyborze partnera do realizacji tego projektu kluczowe znaczenie miała gwarancja terminowej realizacji całości prac oraz zapewnienie wysoko wykwalifikowanego zespołu, który dostarczy odpowiednią jakość usług” – mówi Maciej Jakubowski.

Liczyły się nie tylko kompetencje oraz doświadczenie w realizacji tego rodzaju projektów, ale też zaplecze technologiczne i organizacyjne potrzebne do sprawnego poprowadzenia wdrożenia. Istotna okazała się również możliwość nawiązania z zespołem dostawcy relacji, które pozwolą na maksymalne zaangażowanie się w wielowątkowy projekt wszystkim jego uczestnikom.

Po przeprowadzonej analizie, zadecydowano o powierzeniu odpowiedzialności za realizację wdrożenia, a także zapewnienie i utrzymanie niezbędnej infrastruktury zespołowi firmy NTT DATA Business Solutions (d. itelligence). „Mieliśmy dużo szczęścia, jeśli chodzi o wybór konsultantów, którzy zaangażowali się w nasz projekt. Wiem, jak trudno jest dziś pozyskać dobrych, dostępnych w określonym terminie specjalistów dysponujących jednocześnie na tyle solidnym warsztatem, aby zrozumieć biznes firmy, której dotyczy projekt, wziąć odpowiedzialność za techniczne aspekty wdrożenia, a jednocześnie zbudować trwały zespół projektowy. Mieliśmy świadomość, że nie zawiodą. Udało nam się zbudować porozumienie, które przekonało mnie, że toczymy tę walkę wspólnie” – twierdzi Maciej Jakubowski.

Równie istotne okazało się zaangażowanie ze strony osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary funkcjonowania nowego zakładu po stronie CIECH. „Nasze zespoły biznesowe oraz szeroko rozumianego IT stanęły na wysokości zadania, choć wdrażaliśmy system równolegle z tworzeniem nowej organizacji. Dla wielu osób z naszego zespołu udział w tym wdrożeniu był dodatkowym obowiązkiem wobec normalnej, codziennej pracy. Mimo to, szybko udało nam się zapewnić ich zaangażowanie i wytworzyć efektywny rytm działania” – dodaje Maciej Jakubowski.

Dedykowane usługi managed cloud dla CIECH Salz Deutschland

Na potrzeby budowanego środowiska aplikacyjnego wykorzystano dedykowane usługi managed cloud services świadczone z data center NTT DATA Business Solutions, które tworzyły zaplecze dla prac rozwojowych i testowych. „Wiedzieliśmy, jak ważny jest harmonogram projektu. Od momentu decyzji o powierzeniu nam zapewnienia środowisk dla systemu SAP w kilka dni system był już dostępny dla konsultantów i zespołów CIECH SA pracujących przy wdrożeniu systemu” – mówi Kamil Wołkowiński, Head of Sales Department w NTT DATA Business Solutions.

W późniejszym etapie prac wdrożeniowych wykorzystanie usług wyspecjalizowanych pod kątem środowisk SAP pozwoliło na sprawną i bezproblemową konwersję środowiska rozwojowego w produkcyjne. „Krótko przed go-live systemu podjęta została decyzja o docelowym pozostawieniu nam w pełni zarządzania infrastrukturą dla systemu SAP. W ramach usługi zapewniamy m.in. pełną administrację, monitoring i przede wszystkim dostępność i ciągłość operacyjną działania systemu dla użytkowników biznesowych” – dodaje Kamil Wołkowiński.

„W bardzo krótkim czasie mieliśmy do dyspozycji potrzebne systemy SAP. Nie musieliśmy inwestować dodatkowych środków i tracić czasu na budowanie środowiska potrzebnego na potrzeby prac wdrożeniowych” – potwierdza Maciej Jakubowski. „Zapewniona przez NTT DATA Business Solutions infrastruktura jest dziś w pełni wykorzystywana produkcyjnie na potrzeby zakładu produkcyjnego w Stassfurcie, a także pod kątem realizacji innych projektów na rzecz pozostałych spółek z Grupy CIECH” – dodaje.

Optymalne rozwiązania w obszarze automatyzacji procesów, logistyki i produkcji

Zaplanowany zakres wdrożenia systemu SAP S/4HANA obejmował niemalże wszystkie dostępne moduły tego systemu, rozszerzone w toku prac m.in. o mechanizmy SAP MFS czy dodatkowe – opracowane przez zespół NTT DATA Business Solutions – rozwiązania związane z obiegiem dokumentów.  Dodatkowe wymagania w zakresie harmonogramu realizowanych prac wynikały m.in. z chęci wdrożenia optymalnych rozwiązań w obszarze automatyzacji produkcji i procesów powiązanych. „Duża złożoność zaprojektowanego środowiska sprawiła, że – wraz z postępami prac wdrożeniowych – kilkakrotnie musieliśmy zmieniać priorytety tak, aby zapewnić sprawną integrację z rozwiązaniami, które zaczęliśmy wdrażać później niż rozpoczął się projekt wdrożenia SAP” – wyjaśnia Piotr Pudelski.

Od początku prac projektowych znaczącym wyzwaniem okazała się presja czasu. Wiadomo było, że całe środowisko systemowe powinno być gotowe w określonym, nieprzesuwalnym i nieuchronnie zbliżającym się terminie. „W późniejszym okresie pojawiła się dodatkowa presja związana z koniecznością zaadresowania zmian projektowych, dopasowania rozwiązania do lokalnej specyfiki czy organizacją testów i szkoleń w dopiero budowanej organizacji. Jednym słowem, był to bardzo dynamiczny i żywy projekt, ale też świetne doświadczenie, które pokazało, że wspólnie z partnerami zbudowaliśmy dobry zespół, który nie bał się wyzwań” – uważa Maciej Jakubowski. Zespół projektowy na bieżąco współpracował m.in. z menedżerami zatrudnionymi w polskiej spółce odpowiedzialnymi za zdefiniowanie procesów biznesowych nowej firmy oraz przełożenie ich na rynek lokalny.

Wysoka dynamika, szeroki zakres projektu i duża liczba czynników wpływających na jego realizację oraz narzucone wysokie tempo wdrożenia wymusiły terminowe i bardzo usystematyzowane podejście do realizacji prac. W kontekście funkcjonalności zespół firmy CIECH skupił się przede wszystkim na kluczowych obszarach i specyficznych wymaganiach biznesowych. „Szczególną uwagę zwróciliśmy na charakterystyczne dla nas obszary, takie jak automatyka magazynowa, obsługa procesów rozliczeniowych czy elektroniczny obieg dokumentów. Zależało nam na bardzo mocnej integracji środowiska, które połączy przeróżne elementy związane z naszą specyficzną produkcją, obsługą systemów wagowych i transportem. Wszystko to udało się w pełni zrealizować” – mówi Maciej Jakubowski. Kluczowe znaczenie miała m.in. możliwość zapewnienia obsługi procesów logistycznych na najwyższym poziomie. Warto pamiętać, że – równolegle z wdrożeniem oprogramowania SAP – prowadzono prace mające na celu zapewnienie odpowiedniej infrastruktury IT – od nowoczesnego projektu sieci przez ułożenie okablowania zapewniającego bezpieczeństwo komunikacji, instalację szaf sieciowych oraz skonfigurowanych urządzeń aktywnych, po zapewnienie dodatkowych usług wspierających funkcjonowanie tych elementów środowiska aplikacyjnego, które muszą działać lokalnie, w tym m.in. automatyki przemysłowej. Stanowiło to dodatkowy czynnik, komplikujący m.in. kwestie związane z integracją.

SAP S/4HANA platformą dla nowego zakładu CIECH

W obszarze funkcjonalnym zdecydowano się na selektywne wykorzystanie rozwiązań zaszytych w środowisku SAP (SAP Best Practises), praktyk wypracowanych w Grupie CIECH oraz umiejętne ich połączenie z wiedzą branżową zespołu NTT DATA Business Solutions. Wszystko przy zachowaniu zgodności ze specyfiką wymagań obowiązujących na rynku niemieckim.

Niezbędna okazała się integracja z systemami zewnętrznymi. W praktyce oznaczało to konieczność zbudowania kilkunastu złożonych interfejsów, co wiązało się z dodatkowymi pracami deweloperskimi. Jednocześnie, w ramach odpowiedzialnego za prace programistyczne zespołu NTT DATA Business Solutions, wykorzystano wiele rozwiązań pozwalających w efektywny sposób gospodarować ograniczonymi zasobami projektowymi. „Dzięki wykorzystaniu oprogramowania Jira byliśmy w stanie na bieżąco monitorować postęp licznych prac deweloperskich. Musieliśmy zaprojektować, napisać i przetestować szereg nowych rozwiązań, w tym niemal 20 dedykowanych interfejsów integracyjnych. Wystarczy powiedzieć, że w ramach trwającego niecałe 9 miesięcy wdrożenia samo tworzenie oprogramowania pochłonęło ok. 400 roboczodni” – mówi Piotr Pudelski.

Komitet sterujący na bieżąco dbał o kształt docelowego rozwiązania

W realizacji projektu w założonych warunkach pomocne okazało się m.in. racjonalne podejście do kwestii konfiguracji oraz realizacji rozszerzeń funkcjonalnych. W efekcie, jednym z podstawowych założeń projektowych było odrzucenie z założenia wszystkich zmian względem standardowej, uzupełnionej rozwiązaniami niezbędnymi dla Grupy CIECH, wersji oprogramowania SAP. Wyjątkiem była sytuacja, gdy ich wartość biznesowa zostanie udowodniona przez przyszłych użytkowników systemu. Nad oceną zasadności tego typu zmian, a więc i nad ostatecznym kształtem rozwiązania biznesowego, czuwał powołany specjalnie do tego celu tzw. Rejection Board.

„Wyszliśmy z założenia, że aby uprościć architekturę naszego środowiska i zdążyć z pracami wdrożeniowymi w terminie, musimy ograniczyć ilość dostosowań i zmian do niezbędnego minimum. Zdecydowaliśmy więc, że dla każdej zmiany względem wypracowanego przez nas projektu będziemy oczekiwać konkretnego uzasadnienia. Co ważne, to sami użytkownicy musieli zadbać o takie uzasadnienie. Chodziło o to, aby każda zmiana niosła określoną i dobrze zaplanowaną wartość biznesową” – mówi Maciej Jakubowski.

Taka organizacja prac pomogła dobrze zarządzić oczekiwaniami użytkowników. W naturalny sposób przyczyniła się też do zwiększenia zaangażowania nieprzekonanych osób w projekt. Musieli oni m.in. poznać możliwości systemu SAP i zakresu projektowego, zaplanować ewentualne zmiany bądź dostosować realizowane prace, za które odpowiadali, do standardowej funkcjonalności. „Tego typu podejście do organizacji komitetów sterujących okazało się strzałem w dziesiątkę. Były to spotkania prowadzone zupełnie inaczej niż zazwyczaj – zawsze brali w nich udział kluczowi użytkownicy, którzy musieli osobiście przedstawić postępy prac, co z pewnością pomogło im utożsamić się z nowym rozwiązaniem, a nam zapewniło dodatkowych sprzymierzeńców na drodze do celu” – uważa Piotr Pudelski.

SAP Innovation Award dla CIECH S.A.

Podczas SAP NOW. New chapter

• najważniejszego wydarzenia społeczności SAP w Polsce
• przyznano aż siedem nagród SAP Innovation Awards dla organizacji, które w najbardziej innowacyjny sposób wykorzystują rozwiązania z ekosystemu SAP. Jedną z nich otrzymał Ciech S.A. Firma ta udowodniła, że w ciągu 11 miesięcy można z sukcesem wdrożyć system S/4HANA wspierający procesy produkcyjne, logistyczne, finansowe i HR. Spółka została nagrodzona za realizację Projektu GRAIN w Fabryce Soli w Niemczech
• największej w historii firmy Ciech S.A. inwestycji typu greenfield.

Sukces dzięki bardzo zaangażowanym partnerom

Mimo dużej złożoności projektu, skomplikowanego i dynamicznego harmonogramu, a także konieczności skorelowania prac wdrożeniowych z realizowanymi równolegle działaniami z innych obszarów informatyczno-biznesowych w całkiem nowej, dopiero tworzonej organizacji, środowisko aplikacyjne było gotowe do działania produkcyjnego w założonym terminie. „Wiedzieliśmy, że poprzeczka jest postawiona wysoko i musimy stanąć na wysokości zadania. Mieliśmy napięty harmonogram i świadomość, że nie możemy pozwolić sobie na jakiekolwiek potknięcia. Ten projekt był dla nas wyjątkowy – udało się stworzyć naprawdę partnerską atmosferę współpracy, co przełożyło się na olbrzymie zaangażowanie dwóch stron. Jesteśmy też pod wrażeniem jakości pracy zespołu CIECH SA. Dla nas bardzo ważne jest długoterminowe partnerstwo, dostarczanie wysokiej jakości usług projektowych, wzajemne zaufanie i to, że możemy patrzeć w przyszłość, wiedząc, że możemy na siebie liczyć” – podkreśla Kamil Wołkowiński.

Kluczowe znaczenie dla możliwości zakończenia tak złożonego projektu w tak krótkim czasie miało zdroworozsądkowe podejście, zakładające m.in. maksymalne skracanie poszczególnych etapów prac projektowych tam, gdzie nie powodowało to wzrostu ryzyka. „Dzięki doświadczeniom zdobytym podczas innych projektów udało nam się pewne etapy projektu wdrożeniowego zrealizować wcześniej, w innej kolejności niż wynikałoby to z normalnego trybu projektowego, i w ten sposób oszczędzić cenny czas. Poza tym, procesy podejmowania decyzji skróciliśmy do niezbędnego minimum, nie traciliśmy czasu na nadmierne uzgodnienia i weryfikacje. Opieraliśmy się na dobrej komunikacji i otwartości” – wspomina Maciej Jakubowski. „Proszę pamiętać, że decyzje dotyczące kwestii najważniejszych dla przebiegu wdrożenia podejmowaliśmy w gronie bardzo zaangażowanych partnerów. Z jednej strony miałem bowiem do dyspozycji bardzo doświadczony i wytrwały zespół ze strony CIECH, a z drugiej – dostawcę, co do którego miałem pewność, że nie zostawi nas w potrzebie, nawet pomimo różnych sporów, które oczywiście się pojawiały. Mamy do siebie pełne zaufanie” – dodaje.

Powodzenie projektu jest też dowodem jak duże znaczenie dla realizacji tego typu wyzwania informatyczno-biznesowego ma zaangażowanie ze strony najwyższego kierownictwa firmy. W tym przypadku w działaniach zespołu wdrożeniowego bezpośrednio uczestniczył Jarosław Romanowski, członek zarządu CIECH SA. „Bardzo angażujące dla zespołu było bezpośrednie zaangażowanie prezesa, który na bieżąco brał udział w tym projekcie, udzielał się na każdym spotkaniu komitetu sterującego, uczestniczył w odbiorze koncepcji, pomagał przygotować zespół i motywował nas wszystkich w najtrudniejszych momentach. To było budujące dla nas wszystkich” – podkreśla Maciej Jakubowski. Pomimo pełnego powodzenia projektu, w czasie jego trwania pojawiło się wiele pomysłów na dodatkowe rozwiązania, które pozwolą jeszcze bardziej usprawnić krytyczne procesy biznesowe w nowym zakładzie Grupy CIECH. „To naturalne, że mamy naszkicowane plany dalszego rozwoju systemu. Regularnie pojawiają się nowe wymagania oraz konieczność zmian w niektórych zamodelowanych procesach, które wynikają z nowych produktów, wymagań naszych klientów oraz rosnącego doświadczenia naszych użytkowników” – dodaje Maciej Jakubowski.