Od trzech lat wspólny pomysł liderów rynku usług zaufania, cyberbezpieczeństwa i mobilności, pozwala na cyfryzację procesu podpisywania dokumentów w największych polskich firmach, które nie drukują już milionów kartek i oszczędziły setki drzew.
W codziennym życiu używamy odręcznego podpisu tak często, że nie przywiązujemy do tego większej uwagi. Zazwyczaj wystarczy kartka, długopis i gotowe – paczka odebrana, obecność na liście potwierdzona.
Wszystko zaczyna się od podpisu
Oczywiście, gdy chodzi o istotne dokumenty, takie jak umowy czy regulaminy powinniśmy dokładnie sprawdzać ich treść. Przede wszystkim dlatego, że wszystko, co się w nich znajduje, to nasze oświadczenie woli. Potwierdzamy je postawionym własnoręcznie znakiem graficznym utrwalonym w dokumencie, czyli naszym podpisem. Można nas dzięki niemu zidentyfikować i wykluczyć fałszerstwo. Podpis zostaje na papierze i jest podstawą dalszych działań – sprzedaży, kupna czy nawiązania współpracy.
A co jeśli nie chcemy już używać kartek? Nad tak postawionym pytaniem trzy lata temu zaczęli się zastanawiać eksperci spółki Asseco Data Systems. Jej produkty z linii Certum od lat umożliwiają m.in. elektroniczne podpisywanie i pieczętowanie dokumentów. Dlatego są podstawą budowy nowych procesów paperless wewnątrz organizacji i we wzajemnych relacjach biznesu, klientów i administracji. Pomimo znaczącego wzrostu ich popularności, wciąż nie każdy z nas posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, by pozbyć się papieru na dobre.
Cyfrowy, ale zgodny z prawem
Wydawało się, że prawny wymóg złożenia odręcznego podpisu przekreśla wprowadzenie całkowicie cyfrowego procesu, w przypadku obsługi osób niedysponujących kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W takim scenariuszu wydruk dokumentu i odręczny podpis jest zawsze niezbędny. Specjaliści z Asseco Data Systems postanowili wyeliminować to analogowe wąskie gardło. Przeprowadzili analizę obowiązujących przepisów i uznali, że odręczny podpis wykonany i utrwalony w technologii elektronicznej ma status podpisu własnoręcznego. Była to podstawa do rozpoczęcia prac koncepcyjnych i programistycznych nad cyfrowym zamiennikiem odręcznego podpisu.
„Nie mając gotowego rozwiązania, zdecydowaliśmy, że wykorzystamy dostępne na rynku możliwości. Po wnikliwych analizach, wytypowaliśmy najlepsze. Wybór padł na system signaturiX autorstwa spółki Xtension” – wspomina Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems.
Trójstronne partnerstwo
Był to początek partnerstwa technologicznego, które owocuje coraz większą liczbą projektów paperless. „Dla nas nawiązanie współpracy z tak rozpoznawalnym na rynku graczem, było naprawdę dużym wyróżnieniem. Ale najważniejsze, że nasze systemy bardzo dobrze się uzupełniały technologicznie i biznesowo” – dodaje Tomasz Ostaszewski, prezes Xtension.
Możliwość odręcznego, ale jednocześnie cyfrowego podpisania dokumentu wymagała jeszcze jednego elementu – stabilnej, bezpiecznej i mobilnej platformy sprzętowej. Dlatego do wspólnych prac nad rozwiązaniem dołączył Samsung.
„Asseco Data Systems jest naszym sprawdzonym partnerem od wielu lat. Dlatego rozpoczęliśmy współpracę w kolejnym projekcie, który wykorzystuje możliwości naszych mobilnych urządzeń” – mówi Tomasz Chomicki, Dyrektor Rozwoju Biznesu w Samsung. O wykorzystaniu tabletów Samsung zadecydowała aktywna matryca, możliwość wykorzystania rysika i oprogramowanie KNOX, które zapewnia wielowarstwowe cyberbezpieczeństwo urządzenia, procesu i danych.
Na ekranie, czyli oszczędnie
Efektem współpracy jest cyfrowy podpis biometryczny, który najpierw został przetestowany i wdrożony w Asseco Data Systems, w procesie wydania kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego Certum.
Dzięki niemu wyeliminowano ostatni papierowy etap podpisania dokumentów przez wnioskującego o certyfikat kwalifikowany, a sam proces został zautomatyzowany i znacząco przyspieszony. Skrócił się czas załatwiania formalności, spadła liczba błędów we wnioskach i wzrosła efektywność pracowników. Koszty obsługi papieru zostały też wyraźnie zredukowane. Bezpieczny, nowy proces paperless z poprawionym customer i user experience (CX/UX) został wdrożony u 600 partnerów oferujących kwalifikowane certyfikaty Certum.
Rozwiązanie sprawdziło się do tego stopnia, że zostało wdrożone już w kilku polskich spółkach m.in. w Grupie Polsat Plus, Santander Leasing, Inpost. Firmy te zaoszczędziły już miliony kartek i setki drzew. W wybranych procesach nie muszą już używać papieru. Rozwiązanie jest bezpieczne zarówno od strony technologii jak i pełnej zgodności z przepisami prawa.
Jak to działa
Treść dokumentu do podpisania jest widoczna w przeglądarce internetowej tabletu. Prezentuje je signaturiX, zintegrowany z systemami biznesowymi. Podpis składa się na ekranie odręcznie rysikiem. Aktywna matryca tabletu Samsung pozwala rejestrować biometryczne cechy podpisu takie jak tempo czy nacisk.
Dane biometryczne zostają zaszyfrowane i są przechowywane w podpisanym dokumencie, a odpowiedni klucz do odszyfrowania wspomnianych danych jest przechowywany przez Asseco Data Systems, które pełni rolę Zaufanej Strony Trzeciej. Przewagą nad innymi rozwiązaniami jest to, że można te informacje biometryczne odszyfrować, ale tylko na polecenie sądu lub innej instytucji upoważnionej, celem analizy przez biegłego. Dzięki temu, tak podpisany dokument może być brany pod uwagę w ewentualnym procesie sądowym.
Podpisany dokument przez klienta sygnuje również przedstawiciel drugiej strony. Może też zrobić to odręcznie rysikiem lub użyć kwalifikowanego e-podpisu SimplySign, w zależności od rodzaju wdrożenia. Dokument jest dodatkowo opatrywany kwalifikowaną pieczęcią przedsiębiorstwa również dostarczaną przez Asseco Data Systems. Zatwierdzony, poświadczony i zabezpieczony dokument nadaje bieg sprawie, której dotyczy. W kolejnym kroku, w zależności od wdrożenia, trafia do elektronicznego archiwum firmy i może być przesłany klientowi na adres poczty elektronicznej lub udostępniony przez platformę Signer do podpisywania i obiegu dokumentów.
Technologiczny alians na rzecz cyfryzacji
Kreatywność, innowacyjność i ekspercka wiedza prawna, technologiczna i biznesowa zaowocowały powstaniem wyjątkowego na polskim rynku rozwiązania, które usuwa istotną przeszkodę w pełnej cyfryzacji wielu procesów w przedsiębiorstwach lub administracji.
„Nie byłoby to możliwe bez uporu, zapału i chęci zmiany status quo wszystkich osób zaangażowanych po każdej stronie. Połączyła nas idea paperless i udało się stworzyć rozwiązanie, które każda ze spółek rozwijałaby latami. Tymczasem, dzięki partnerstwu stworzyliśmy nowy produkt i nowy rynek w ciągu kilkunastu miesięcy” – podkreśla Artur Miękina.
Tomasz Chomicki dodaje: „Samsung wspiera inicjatywy, które przyczyniają się do zwiększenia cyberbezpieczeństwa i mobilności biznesu. Partnerska współpraca powoduje, że każdy z uczestników angażuje swoje najmocniejsze atuty technologiczne czy organizacyjne. Łącząc nasze silne strony możemy szybciej budować rozwiązania i wprowadzać je na rynek”.
Dla prezesa Xtension współpraca z partnerami rozpoznawalnymi nie tylko na rynku krajowym, ale też globalnym jest powodem do satysfakcji. „Nasze rozwiązanie zyskało bardzo mocne wsparcie i jest wdrażane na wielką skalę. Nasza wspólna praca inżyniersko-programistyczno-biznesowa potwierdziła swoją przydatność w projektach, których celem jest automatyzacja, cyfryzacja i bezpieczeństwo procesów biznesowych. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie wyjątkowa elastyczność, jaką wykazali się nasi nowi partnerzy” – podsumowuje Tomasz Ostaszewski.
W kierunku cyfrowej gospodarki
O najnowszych trendach w transformacji cyfrowej przedsiębiorstw z zastosowaniem usług zaufania oraz podpisu biometrycznego będzie mowa podczas Trusted Economy Forum 8 i 9 czerwca 2022 w Warszawie i online. ITwiz jest patronem medialnym wydarzenia. Zachęcamy do rejestracji!
