Zakończona sukcesem migracja systemu finansowego do chmury jest dowodem na to, że zmiany technologiczne wprost przekładają się na korzyści biznesowe i napędzają zmiany w kulturze organizacyjnej. W polskich realiach jest to pionierskie wykorzystanie platformy Oracle Cloud.
Wysiłek związany z wykorzystaniem możliwości platformy Oracle Cloud w obszarze finansów organizacji tak rozległej jak Orange ma – w skali globalnej – pozwolić na: uproszczenie i ustandaryzowanie procesów finansowych, zmniejszenie pracochłonności związanej z operacjami działu finansowego, ale też uproszczenie architektury stosowanych w tym obszarze systemów IT. Efektem ma być także ograniczenie kosztów utrzymania. Założono, że koszty utrzymania systemów wspierających procesy finansowe uda się zmniejszyć o 50%.
Rozwiązanie Oracle ERP Cloud ma obecnie już polską lokalizację, która – choć wymaga stałego uzupełniania – umożliwia sprawne działanie operacyjne w oparciu o polskie prawo i regulacje. To jest ogromny atut. Dla klientów to nowoczesna wersja systemu ERP. Poprzednia była – jak to się mówi w IT – wygrzana, klient wie o niej „wszystko”. W tym projekcie, dzięki świetnej współpracy z klientem, doprowadziliśmy produkt do dojrzałości, a klient uzyskał bezcenną wiedzę o tym, jaka jest specyfika korzystania z chmury, którą wykorzysta również w innych projektach. Oracle ERP Cloud, podobnie jak poprzednie rozwiązania Oracle ERP on–premise, nie kryją przed Orange już żadnych tajemnic i można mówić o ich „wygrzaniu”. Daje to doskonały punkt odniesienia dla kolejnych klientów.
Piotr Ferszka, dyrektor sprzedaży aplikacji w Oracle Polska
Zmiana biznesowa oparta na technologii
Migracja systemów finansowych Orange do środowiska chmury obliczeniowej Oracle była strategiczną decyzją kierownictwa grupy kapitałowej. Celem wprowadzanej globalnie zmiany jest zapewnienie ujednoliconej platformy systemowej, która umożliwi standaryzację procesów biznesowych przy zachowaniu racjonalnego poziomu kosztów. Długofalowo, projekt ma przynieść m.in. usprawnienia w zakresie operacji i procesów decyzyjnych dzięki zwiększeniu zakresu współdzielenia danych, raportów i narzędzi.
Według przedstawicieli Orange, tego rodzaju zmiany są niezbędne, aby dział finansów firmy o tej skali działania mógł realizować zadania w erze ukierunkowania całej organizacji na poprawę doświadczeń klienta. „Finanse stały się ogniwem w łańcuchu tworzenia wartości dla klienta. Nie jest to już tzw. obszar back office, stojący z boku i jedynie rejestrujący i rozliczający biznes. Obecnie dział finansowy w Orange jest partnerem dla pozostałych obszarów biznesowych. Umożliwiamy im właściwą reakcję, zapewniając natychmiastowy dostęp do informacji” – mówi Zuzanna Góral, dyrektor Departamentu Rachunkowości i Kontroli Wewnętrznej w Orange Polska.
Projekt w polskim oddziale koncernu trwał 1,5 roku i oficjalnie zakończył się w październiku 2018 roku, po pierwszym zamknięciu ksiąg Orange Polska w chmurze za luty 2018 i przeprowadzonej w trzecim kwartale, pierwszej regularnej aktualizacji systemu do najnowszej wersji. Prace wdrożeniowe prowadzone były przez zespół specjalistów Orange. W jego skład weszli zarówno pracownicy polskiego oddziału firmy, jak i zespół z francuskiej centrali. Za wsparcie zespołu specjalistów Orange byli odpowiedzialni konsultanci wybranych firm z Polski, w tym: Sygnity Business Solutions, PwC, Deloitte, Oracle, Atos oraz MarketPlanet. Za całość prac – jako szef projektu – odpowiadała Anna Maria Misiak, dyrektor procesów i aplikacji finansowych w Departamencie Rachunkowości Orange Polska.
1. Uproszczenie i standaryzacja procesów.
2. Zmniejszenie pracochłonności procesów o 20%.
3. Uproszczenie architektury IT, eliminacja niektórych systemów.
4. Zmniejszenie kosztu utrzymania systemów IT o ponad 50%.
Prawo pierwszeństwa
Wcześniejsze doświadczenia zespołu Orange są o tyle istotne, że realizowany projekt był pierwszym w Polsce wdrożeniem systemu Oracle ERP w chmurze. „W polskim Orange mamy sporo doświadczeń z ujednolicaniem i centralizowaniem procesów. Już w 2005 roku powstało Centrum Operacji Księgowych. Wtedy wdrożyliśmy system ERP Oracle w wersji on–premise. Gdy grupa zaczęła się zastanawiać nad aktualizacją systemu, Oracle był już gotowy do wejścia z rozwiązaniem w chmurze, choć to był początek tego rozwiązania” – twierdzi Michał Wierzbowski, dyrektor Centrum Operacji Księgowych Orange Polska.
Realizowana w Orange Polska migracja do platformy Oracle Cloud była drugim, po Belgii, tego rodzaju projektem przeprowadzonym w Grupie Orange. Co ciekawe, wdrożenie w Polsce odbywało się równolegle z pracami we francuskiej centrali koncernu Orange. W dalszej kolejności rozwiązanie Oracle będzie wdrożone także w innych oddziałach Orange. Na potrzeby kolejnych rolloutów wykorzystane zostaną doświadczenia zdobyte w toku wdrożenia w Orange Polska. Dotyczą one m.in. zachowania niektórych rozwiązań lokalnych, w tym tych związanych z obsługą podatków.
W ramach projektu uruchomiono wiele funkcjonalności platformy Oracle ERP w wersji chmurowej, w tym procesy księgi głównej, należności i zobowiązań. „Rozwiązanie Oracle ERP Cloud ma obecnie już polską lokalizację, która – choć wymaga stałego uzupełniania – umożliwia sprawne działanie operacyjne w oparciu o polskie prawo i regulacje. To jest ogromny atut. Dla klientów to nowoczesna wersja systemu ERP. Poprzednia była – jak to się mówi w IT – wygrzana, klient wie o niej „wszystko”. W tym projekcie, dzięki świetnej współpracy z klientem, doprowadziliśmy produkt do dojrzałości, a klient uzyskał bezcenną wiedzę o tym, jaka jest specyfika korzystania z chmury, którą wykorzysta również w innych projektach. Oracle ERP Cloud, podobnie jak poprzednie rozwiązania Oracle ERP on–premise, nie kryją przed Orange już żadnych tajemnic i można mówić o ich „wygrzaniu”” – wyjaśnia Piotr Ferszka, dyrektor sprzedaży aplikacji w Oracle Polska. Na potrzeby raportowania wykorzystano zarówno narzędzia wbudowane w platformę Oracle Cloud – w powiązaniu z Oracle Hyperion – jak i istniejącą hurtownię danych Orange. W toku wdrożenia zespół Finansów Orange skierował blisko 500 zgłoszeń serwisowych, które pozwoliły na dostosowanie narzędzia będącego we wczesnej fazie rozwoju do potrzeb biznesowych. Michał Wierzbowski podkreśla, że wskazuje to na dobrą współpracę podczas prac wdrożeniowych i elastyczność Oracle w zakresie realizacji potrzeb użytkowników.
Wyzwaniem podczas migracji środowiska finansów Orange Polska do chmury okazały się m.in. kwestie związane z zapewnieniem stałego, właściwego przepływu danych biznesowych, pomimo zmian zachodzących w całym środowisku IT. „Narzędzie w chmurze ciągle się zmienia, a prawidłowe dane muszą być nieprzerwanie dostępne dla użytkowników. Ponadto niektóre procesy trzeba po prostu do niej dostosować. W toku zmian może okazać się, że niektóre funkcjonalności nie działają, że nowe mogą popsuć stare. Konieczne są więc ciągłe testy pozwalające zweryfikować, czy wszystkie elementy systemu działają poprawnie” – mówi Zuzanna Góral. „Mieliśmy wiele powodów, aby obawiać się tej zmiany, jednak wiedzieliśmy, że jest ona nieuchronna, konieczna do rozwoju biznesu, że nie ma odwrotu. Ta determinacja i profesjonalizm doprowadziły nas do sukcesu” – dodaje.
• Koszty utrzymania systemu niższe o ponad 50% dzięki przejściu na model SaaS.
• Optymalizacja procesów i zmniejszenie pracochłonności.
• Dostarczanie informacji w czasie rzeczywistym, elastyczność rozwiązań raportowych, wsparcie dla samosprawozdawczości, wysoka wydajność i szybkość raportowania.
• Szybsze i tańsze wdrożenie systemu ERP w porównaniu z projektami realizowanymi w przeszłości.
• Wsparcie zachodzących w obszarze finansów zmian w kulturze organizacyjnej.
• Systematyczny dostęp do nowych, potencjalnie przydatnych funkcjonalności i cykliczne aktualizacje.
• Uproszczenie architektury IT poprzez wyłączenie dotychczasowych rozwiązań.
• Wysoka elastyczność systemu, procesów oraz wdrożenia.
• Zapewnienie platformy na potrzeby procesów ciągłego doskonalenia organizacji, zgromadzenie pomysłów na dalsze usprawnienia już na etapie wdrożenia.
• Standaryzacja procesów w ramach Grupy Orange.
• Rozwój nowych kompetencji w zakresie wdrażania, utrzymania i użytkowania rozwiązań chmurowych.
Źródło: Orange
Nowy system odpowiedzią na nową dynamikę biznesu
Zdaniem przedstawicieli Orange, wdrożone rozwiązanie zapewnia szybki dostęp do potrzebnych informacji, a także charakteryzuje się wysoką elastycznością kosztową, procesową i narzędziową. Nowe rozwiązanie charakteryzuje też wysoka otwartość i elastyczność, które w organizacji tej skali mogą stanowić fundament do zdynamizowania kluczowych procesów biznesowych. Cechy te sprawiają też, że uruchomiony w Orange Polska system Oracle ERP może skutecznie wspierać wdrażanie nowych usług, czy wręcz zmiany modelu biznesowego. W efekcie, migracja do chmury i standaryzacja procesów oraz danych na podstawie scentralizowanego środowiska bazującego na technologii Oracle pozwala na zmianę kultury działania całej organizacji. „Chcemy mieć odważne rozwiązania dla klientów, więc musimy i sami być odważni. Tym projektem udowodniliśmy, że potrafimy być i odważni, i rozważni” – podkreśla Zuzanna Góral.
Niebagatelne znaczenie mają również usprawnienia dotyczące utrzymania systemu. Model chmury obliczeniowej zmienia bowiem podejście do aktualizacji systemu i wdrażania nowych funkcjonalności. Możliwe staje się systematyczne wprowadzanie aktualizacji, które będą na bieżąco odpowiadały na zmieniające się potrzeby użytkowników. Ma to ogromne znaczenie z perspektywy organizacji nastawionej na klienta, która chce jak najlepiej dostosowywać swój model działania do zmieniających się wymagań rynku. „Klasycznie co kilka lat w firmach są przeprowadzane czasochłonne, kosztowne i obarczone sporym ryzykiem upgrade’y. System wdrażany on–premise jest nowoczesny w momencie wyboru, a z każdym kolejnym dniem starzeje się – i tak do kolejnego, dużego upgrade’u. Rynek, otoczenie, klienci, technologie nieustannie się zmieniają, a standardowy system on–premise, starzejąc się, coraz mniej wspiera firmę w nowoczesnym działaniu. Chmura umożliwia robienie małych, ale częstych kroków. Co kwartał wychodzi update systemu, który może być – choć nie musi – wdrażany. Firma może systematycznie unowocześniać rozwiązanie znacznie mniejszym kosztem i przy mniejszym ryzyku, mając system, który dotrzymuje kroku zmieniającemu się otoczeniu” – podkreśla Piotr Ferszka. W przypadku Orange Polska jest to istotne, ponieważ za obsługę uruchomionego rozwiązania odpowiada zespół Centrum Operacji Księgowych.
Artykuł ukazał się na łamach Raportu Cloud Computing, który stanowi część wydania ITwiz nr. 11/2018.
