PESA usprawnia produkcją i modernizację pojazdów szynowych, wdrażając IFS Applications

PESA Bydgoszcz SA, specjalizująca się w produkcji, modernizacji i serwisie taboru kolejowego, wdrożyła system IFS Applications 8 w celu usprawnienia kluczowych procesów biznesowych w obszarze finansów, produkcji, dystrybucji, remontów oraz usług serwisowych.

Historia firmy jest związana z pierwszą linią kolejową, która dotarła do Bydgoszczy w 1851 roku. Wraz ze stacją powstały wówczas Zakłady Naprawcze Kolei Wschodniej, które na przestrzeni dziesięcioleci ulegały licznym przekształceniom. Od roku 2001 firma działa pod nazwą PESA Bydgoszcz SA. Oferta polskiego producenta obejmuje m.in. serię lokomotyw Gama, spalinowe zespoły trakcyjne ATR 220 eksportowane do Włoch oraz pojazdy nowej generacji Link obsługujące pasażerów w Polsce i Czechach. Warto podkreślić, że Link to pierwszy polski pojazd kolejowy dopuszczony do kursowania na terenie Niemiec. PESA produkuje także elektryczne zespoły trakcyjne: regionalne Elfy i dalekobieżne PesaDART oraz niskopodłogowe tramwaje.

Wdrożenie IFS Applications

Pierwsze wdrożenie systemu IFS Applications w PESA Bydgoszcz SA odbyło się w roku 2007. Wcześniej w firmie używano niezintegrowanego oprogramowania do obsługi finansowo-księgowej i rejestracji danych magazynowych. W tamtym czasie PESA dynamicznie rozwijała się, poszerzając portfolio produktów i obsługując coraz większą liczbę kontraktów, w tym również zagranicznych. Obsługa rosnącej ilości danych wymagała wprowadzenia zintegrowanych narzędzi wspomagających zarządzanie. Wdrożenie systemu IFS Applications zapewniło centralizację i spójność danych, zaś kadra zarządzająca PESA Bydgoszcz SA zyskała bieżący dostęp do kluczowych informacji.

System IFS Applications objął wszystkie kluczowe obszary działalności firmy PESA, takie jak: finanse, dystrybucja, produkcja, zarządzanie projektami, remonty, CRM, zarządzanie jakością, zarządzanie dokumentacją, zasoby ludzkie i płace.

Nowe funkcjonalności

W 2013 roku w firmie PESA Bydgoszcz SA przeprowadzono aktualizację systemu IFS Applications do wersji 8. Upgrade trwał od marca do lipca i wiązał się z częściową wymianą platformy sprzętowej.

„System pozwala nam na korzystanie z nowoczesnych technologii internetowych. Przykładem jest opcja elektronicznego przesyłania formularzy PIT do urzędu skarbowego, która istotnie usprawniła pracę naszego działu finansowego i działu kadr. Wprowadzamy nowe funkcjonalności, m.in. elementy analityki biznesowej umożliwiające bardziej zaawansowane raportowanie. Zwiększamy również stopień integracji systemu z innymi aplikacjami, m.in. z oprogramowaniem CAD, z którego korzysta nasz dział badań i rozwoju” – wyjaśnia Andrzej Retman, szef zespołu ds. utrzymania i rozwoju zintegrowanego systemu informatycznego w PESA Bydgoszcz SA.

Z systemu IFS Applications korzysta obecnie 1000 użytkowników, z czego prawie połowa pracuje w systemie codziennie.

Zintegrowane planowanie, sprawna księgowość

Firma PESA obejmuje kilka zakładów produkcyjnych. Przed wdrożeniem IFS Applications™ planowanie produkcji nie było zintegrowane, każdy zakład prowadził to we własnym zakresie przy użyciu zewnętrznych aplikacji. Obecnie w firmie funkcjonuje centralny dział planowania, który przy użyciu systemu IFS Applications opracowuje plany produkcyjne dla wszystkich jednostek organizacyjnych. Zapewnia to spójność informacji, aktualne dane ze wszystkich zakładów znajdują się w jednym miejscu i każdy uprawniony pracownik dysponuje do nich dostępem w czasie rzeczywistym.

Specyfika produkcji w firmie PESA wymaga współpracy z bardzo dużą liczbą dostawców materiałów i podzespołów, a to przekłada się bezpośrednio na liczbę faktur wpływających do działu księgowości. Miesięcznie ich liczba sięga nawet 12 tysięcy. Z tego powodu każde usprawnienie pracy działu księgowości jest bardzo istotne. „Dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów pełny proces dekretacji i zatwierdzania faktur odbywa się w systemie IFS Applications” – podkreśla Andrzej Retman. „Pracujemy nad kolejnymi usprawnieniami – szczególnie istotna jest dla nas możliwość wczytywania faktur elektronicznych bezpośrednio do systemu” – dodaje.

Zarządzanie projektami, analiza danych

W ramach aktualizacji systemu do nowej wersji wdrożono funkcjonalność zarządzania projektami. Dzięki temu każdy kontrakt na budowę pojazdu dla klienta stanowi oddzielny projekt zarządzany z poziomu IFS Applications.

„Największe korzyści przyniosły nam usprawnienia w produkcji oraz możliwość zarządzania projektami. Kadra zarządzająca i pracownicy działu planowania produkcji dysponują szczegółowymi informacjami dotyczącymi liczby zleceń i stanu ich realizacji. Możemy zaplanować i usystematyzować wszystkie działania związane z realizacją danego projektu, począwszy od przygotowania dokumentacji, zakupu niezbędnych materiałów, przez produkcję pojazdu po analizę kosztów jego wytworzenia. W systemie IFS Applications™ możemy śledzić i analizować wszystkie koszty w ramach poszczególnych projektów” – podsumowuje Andrzej Retman.