Na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się niedawno długo wyczekiwany projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ministerstwo Finansów zawarło w nim nowe punkty oraz zapowiadanie wcześniej zmiany dotyczące obligatoryjnego rozwiązania – m.in. takie jak likwidacja obowiązku umieszczania w KSeF faktur dokumentujących obrót z konsumentami czy rezygnacja z dolnych progów kar za niekorzystanie.
Projekt ustawy o KSeF – czyli elektronicznym systemie wymiany faktur – zawiera kilkaset stron dokumentów dotyczących warstwy prawnej tego rozwiązania. Obecnie nie ma jednak jeszcze usystematyzowanej struktury technicznej. Przedstawiciele krajowych firm liczą, że do końca czerwca pojawią się także informacje o strukturach i specyfikacji technicznej nowego systemu. Dzięki temu przedsiębiorstwa miałyby 12 miesięcy na przygotowanie się do wdrożenia potrzebnych zmian – elektroniczny system wymiany faktur, będzie bowiem obowiązywał w Polsce od 1 lipca 2024 roku.
Wszystkie faktury (z wyłączeniem faktur konsumenckich) będą trafiały do nowego systemu po wystawieniu przez sprzedawcę, ale jeszcze przed dotarciem do odbiorcy. Zgodnie z informacjami zawartymi na stronach Ministerstwa, faktura po trafieniu do KSeF będzie sprawdzana pod kątem zgodności ze wzorcem. System będzie również walidował uprawnienia zalogowanego użytkownika. Jeśli dokument zostanie wypełniony błędnie, sprzedawca zostanie o tym poinformowany, a faktura nie trafi do obiegu.
Firmy czeka nie lada wyzwanie
Wdrożenie KSeF może stawiać różne wyzwania przed firmami, w zależności od branży oraz wielkości przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, żeby cały proces mógł przebiegać sprawnie, muszą one skutecznie przeprowadzić cyfryzację danych i dokumentów. Integracja faktur z nowym rozwiązaniem może wymagać dostosowania procesów biznesowych w firmie do nowych przepisów i np. wprowadzenia zmian w systemie zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP). Warto więc już teraz upewnić się, że stosowany system może generować faktury zgodne z wymaganiami KSeF oraz przesyłać je we właściwym formacie.
“Korzystanie z rozwiązań do obsługi procesów firmowych ułatwi zarządzanie poprawnością działania i integracji systemu z nowym systemem fakturowania, zwłaszcza, że spora część procesów zostanie przeniesiona do chmury. Do zmian zdecydowanie łatwiej będzie się dostosować dużym przedsiębiorstwom, które korzystają już ze zdigitalizowanych dokumentów” – uważa Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.
Wdrożenie KSeF doprowadzi nie tylko do zmian w sposobie fakturowania. Zmotywuje również firmy do bardziej zaawansowanej cyfryzacji zasobów, a nawet całkowitej przebudowy wewnętrznych procesów. Jak wskazują specjaliści, digitalizacja zmniejsza ryzyko popełnienia błędu przy zarządzaniu dokumentacją, pozwala na dokładniejszą komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa oraz automatyzację procesów.
Ważne jest również, aby pracownicy byli odpowiednio przeszkoleni w zakresie korzystania z nowego systemu. Dotyczący go projekt ustawy jest dość obszerny, a trzeba w pełni dostosować się do wszystkich jego dyrektyw. “Zgodnie z informacjami Ministerstwa przekazanymi na spotkaniu z przedstawicielami biznesu w 16 lutego 2023 roku, kary za nieprawidłowości mają być odroczone o pół roku od planowej daty wdrożenia KSeF, zaczną więc obowiązywać od 1 stycznia 2025. Daje to firmom czas na przeprowadzenie kompleksowych szkoleń dotyczących wymagań systemu oraz sposobu przesyłania do niego faktur. Warto także zapewnić wsparcie techniczne dla pracowników, aby mogli szybko uzyskać pomoc gdy napotkają na problemy podczas korzystania z nowego rozwiązania” – podsumowuje Tomasz Spłuszka.
