System do zarządzania informacjami biznesowymi zapewnia najwyższy poziom kontroli

Z każdym rokiem ilość informacji przetwarzanych przez przedsiębiorstwa wzrasta. Dlatego nawet najmniejsza niespójność w sposobie przetwarzania i przechowywania informacji przez firmę może, w szerszej perspektywie, stwarzać poważne ryzyko.

Dla firmy przetwarzającej tysiąc dokumentów rocznie może to nie być palącym problemem. Jednak już przedsiębiorstwo takie jak Deutsche Bahn (jeden z klientów SER Group), które proceduje ich dziesiątki milionów, nie może polegać na oprogramowaniu, któremu nie mogłoby w pełni zaufać. Dlatego też system do zarządzania informacjami biznesowymi musi się sprawdzać w przypadku każdej, nawet najbardziej dogłębnej kontroli.

Złożoność informacji

Istotnym problemem, z którym borykają się firmy, jest złożoność informacji nieustrukturyzowanych. Te bardziej złożone dane nie mogą być przetwarzane w żaden sposób typowy dla standardowej bazy danych. Co więcej, sposób odczytu faktury jest zupełnie inny niż w przypadku sprawy ubezpieczeniowej, a jeden dokument może być przydatny dla różnych działów, w różnych kontekstach. Rozwiązania ECM rozwiązują ten problem, ponieważ są w stanie automatycznie identyfikować różne typy dokumentów, pozwalając na wgląd w przechowywane informacje. Umożliwiają także przedsiębiorstwom efektywne zarządzanie i automatyzację procesów opartych na danych.

Posłużmy się przykładem zarządzania wypłatami z ubezpieczeń komunikacyjnych za pomocą systemu Doxis4. Gdy klient składa wniosek o odszkodowanie za wypadek, w formularzu zgłoszenia wypełnia potrzebne informacje, m.in. dane osobowe czy zdjęcia z wypadku, które stanowią podstawę roszczenia. Pracownik firmy ubezpieczeniowej ma natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów związanych z daną sprawą.

Doxis4 pomaga w tym procesie, ponieważ może znaleźć wskazówki dotyczące potencjalnych prób oszustwa i automatycznie powiadomić pracownika. Mogą to być np. niezgodności w dokumentach, geodanych i tym podobnych. Przykładowo Doxis4 może odczytać numer rejestracyjny samochodu ze zdjęcia i porównać go z numerem rejestracyjnym, który został podany przez użytkownika. Jeśli rozbieżności zostaną potwierdzone i konieczne będzie dalsze dochodzenie, pracownik musi jedynie nacisnąć przycisk, aby automatycznie przekazać polecenie dalszego zbadania sprawy.

Osoba przejmująca sprawę automatycznie otrzymuje powiadomienie wraz ze wszystkimi istotnymi informacjami, dzięki czemu może natychmiast rozpocząć proces dochodzenia. Każdy krok odbywa się w intuicyjny sposób, a kolejni specjaliści powiadamiani są automatycznie, otrzymują również pełny wgląd w sprawę. Jest to tylko jeden z wielu przykładów procesów, które można skonfigurować za pomocą ECM.

Kwestia spokoju

Oprócz wyżej wymienionych wyzwań pojawia się także kwestia spokoju ducha. Wszystkie te dokumenty muszą być przetwarzane i archiwizowane nie tylko szybko i sprawnie, lecz także bezpiecznie oraz zgodnie z przepisami prawa. System Doxis4 archiwizuje całą dokumentację zgodnie z obowiązującym okresem ich przechowywania, wedle wytycznych EU GDPR. Certyfikowany jest również SOC 1 i 2, potwierdzającymi, że oprogramowanie posiada skuteczne środki ochrony w celu zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa i dostępności w chmurze.

Obie zalety – automatyczna, zgodna z przepisami archiwizacja i wysoki standard bezpieczeństwa w chmurze – sprawiają, że użytkownicy mogą być pewni wartości oprogramowania w zakresie realizacji ich potrzeb. System daje im pewność, że bezpieczeństwo danych i pełna zgodność procesu archiwizacji z przepisami są utrzymywane na najwyższym poziomie.

Wizja łączy w całość

Sposób na rozwiązanie wszystkich powyższych problemów leży w samej idei ECM. Wizja ta zakłada nie tylko, że można archiwizować i porządkować dane przetwarzane przez firmę, lecz także rozumieć je i śledzić procesy, które za tym stoją. To właśnie przewaga systemów ECM. Wraz z nieuchronnym wzrostem ilości i złożoności informacji biznesowych, zrozumienie i wydobycie wartości z danych staje się coraz ważniejszym wyzwaniem.

Marcin Somla, Country Manager SER Group w Polsce