Obligatoryjne – prawdopodobnie od II kwartału 2023 roku – wystawianie e-Faktur i przekazywanie ich kontrahentom za pośrednictwem centralnej platformy KSeF przynieść ma przedsiębiorcom szereg korzyści. Wymóg ten wpłynie jednak na działalność firm w wielu wymiarach – zwłaszcza technicznym i procesowym. Warto więc z wyprzedzeniem przygotować się na nadchodzące zmiany.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) uruchomiono testowo w październiku 2021 roku, zaś od stycznia 2022 roku działa on już produkcyjnie. Obecnie trwa więc pierwsza faza wdrażania e-Faktur. Dokumenty te – ustrukturyzowane, wystawione i udostępnione za pomocą KSeF – funkcjonują, obok tradycyjnych faktur drukowanych i występujących już w obrocie faktur elektronicznych, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży.
W praktyce jednak polskie firmy nie spieszą się do realizacji projektów mających zintegrować posiadane systemy z platformą KSeF. Z analiz PwC wynika, że choć już w przyszłym roku nowy model fakturowania stać się ma obowiązkowy, to przygotowania do jego wprowadzenia rozpoczęło zaledwie 20% polskich przedsiębiorstw. Tymczasem, przegląd procesów związanych z fakturowaniem, dostosowaniem ich do obsługi faktur ustrukturyzowanych według wytycznych Ministerstwa Finansów oraz wprowadzenie niezbędnych zmian w środowisku informatycznym mogą być czasochłonne z co najmniej kilku powodów.
Elastyczność narzędzia Taxolite e-Invoicing Tool rozumiem jako możliwość dopasowania się do procesu i potrzeb przedsiębiorcy, z uwzględnieniem sposobu pobierania danych, ich odwzorowania do nowego formatu czy częstotliwości wysyłki do KSeF. Nie nastawiamy się więc na jeden wariant, tylko dostosowujemy do tego, co wynika z legislacji, potrzeb biznesowych klienta i jego możliwości techniczno-systemowych – mówi Magdalena Brzuszczyńska, wicedyrektor ds. JPK, sprawozdań i e-Faktur w PwC Polska.
Najważniejsze wyzwania związane z wdrożeniem KSeF i e-Faktury
W dużych i średnich organizacjach, faktury często generowane są z poziomu systemów billingowych dostosowanych do specyfiki działalności tych firm, a transferowane do systemów księgowych w formie zagregowanej. Wówczas systemy księgowe zwykle nie gromadzą wszystkich danych niezbędnych do wystawienia e-Faktury zgodnej z wymaganiami systemu KSeF. Ponadto, w wielu firmach równolegle wykorzystywane są różne systemy billingowe, nierzadko użytkowane w różnych modelach biznesowych. Potencjalnie oznacza to konieczność zintegrowania dodatkowych źródeł danych lub wręcz przebudowania architektury rozwiązań biznesowych.
„W firmach korzystających z wielu systemów do fakturowania pojawia się pytanie: czy dostosowywać każdy z nich i mieć odrębnego dostawcę do każdego osobnego źródła faktur, czy też przygotować jedno rozwiązanie oparte na jednym dostawcy, jednej technologii i w ten sposób scentralizować obsługę wszystkich faktur?” – mówi Magdalena Brzuszczyńska, wicedyrektor ds. JPK, sprawozdań i e-Faktur w PwC Polska. „Przedsiębiorstwa napotykają więc przede wszystkim wyzwania systemowe, ale sporo jest też bezpośrednio z nimi związanych wyzwań procesowych. Mam tu na myśli choćby funkcjonalności systemowe w obszarze sprzedaży oraz zakupów. Regulacje związane z wprowadzeniem e-Faktury dotyczą bowiem zarówno obiegu dokumentów przychodzących, jak i wychodzących” – dodaje.
Problematyczne może okazać się odpowiednie przygotowanie danych wymaganych do prawidłowego wystawienia e-Faktury, ale też zapewnienie obsługi informacji dotychczas umieszczanych na tradycyjnych fakturach, najczęściej wystawianych w formacie PDF. Do tej pory na fakturach powszechnie umieszczane są nie tylko podstawowe, wymagane prawem dane, lecz także rozmaite inne informacje, takie jak specyfikacje, załączniki czy billingi. Struktura logiczna e-Faktury ma zaś ściśle określone pola, na których znaleźć się mają konkretne, aktualne i weryfikowalne dane. Należy pamiętać, że dokument ten, w tej samej postaci, trafia zarówno do kontrahenta, jak i do archiwum, które jest dostępne dla administracji skarbowej. System KSeF nie przyjmuje także jakichkolwiek załączników do faktur, co powoduje, że wszystkie dane muszą być dokładnie odwzorowane – nie tylko zgodnie z przepisami, lecz także w taki sposób, aby na e-Fakturze znalazły się również informacje niezbędne z punktu widzenia biznesowego. „Dane biznesowe często zamieszczane są niejednolicie, dlatego zautomatyzowanie ich i przygotowanie odpowiedniego XML-a nie jest taką prostą sprawą. Elastyczność mapowań jest zatem kluczowa w tego typu rozwiązaniach” – podkreśla Magdalena Brzuszczyńska.
Przypomnijmy, że po wprowadzeniu e-Faktury do systemu KSeF następować będzie jej walidacja pod kątem zgodności ze specyfikacją oraz przydzielenie unikalnego numeru referencyjnego, co będzie równoznaczne z zapisaniem dokumentu w centralnym repozytorium. Faktura ma być uznawana za wystawioną w dacie wysłania do KSeF, a doręczoną w dniu przydzielenia jej wspomnianego numeru referencyjnego. Potencjalne problemy pojawiają się jednak w sytuacji, kiedy faktura otrzyma unikalny numer dopiero w kolejnym dniu po przygotowaniu pliku XML. Kwestia ta wymaga oceny m.in. pod kątem rodzaju prowadzonej działalności i przebiegu procesu fakturowania. „Problemy mogą być związane, przykładowo, z koniecznością ustalenia kursu walut na potrzeby rozliczenia faktury czy terminów płatności, które biegną od daty wystawienia dokumentu. Trzeba także pamiętać o potencjalnych rozbieżnościach w obszarze raportowania JPK” – uczula Magdalena Brzuszczyńska. „Duże znaczenie dla możliwości zbudowania efektywnego procesu fakturowania będzie mieć również wybór technologii, na bazie której zbudowane zostanie narzędzie do obsługi e-Faktur, a także to, czy dostawca, który wspiera organizację, będzie miał do niej łatwy dostęp” – dodaje.
Taxolite e-Invoicing Tool nie jest rozwiązaniem, które stworzyła od podstaw firma informatyczna. To narzędzie powstało w wyniku unikalnego połączenia technologii, gwarantującej stabilność, skalowalność i bezpieczeństwo, z szeroką wiedzą praktyczną ekspertów specjalizujących się w sprawach podatkowo-skarbowych – twierdzi Tomasz Piotrowski, Partner Development Manager w Microsoft Polska.
Usługa dopasowana do faktycznych potrzeb
W ramach strategicznego partnerstwa PwC i Microsoft, eksperci obu firm przygotowali wspólnie rozwiązanie Taxolite e-Invoicing Tool. Narzędzie to wspiera obsługę e-Faktur i zapewnia integrację z systemem KSeF, bez względu na strukturę i architekturę wykorzystywanych w konkretnej organizacji systemów oraz liczbę źródeł danych. Domyślnie, rozwiązanie oferowane jest w modelu opartym na platformie chmurowej Microsoft Azure. Istnieje także opcja wykorzystania tego rozwiązania w formie aplikacji instalowanej w ramach lokalnego środowiska IT. Rozwiązanie Taxolite e-Invoicing Tool wykorzystuje m.in. technologie, takie jak: Java, React, Typescript i silnik bazodanowy MongoDB.
Co ważne, w ramach każdego wdrożenia eksperci PwC analizują możliwości środowiska aplikacyjnego klienta i na tej podstawie przygotowują rekomendacje w zakresie integracji oprogramowania Taxolite e-Invoicing Tool z użytkowanymi w danej firmie aplikacjami biznesowymi. Przedstawiciele PwC przekonują, że dzięki temu klient otrzymuje rozwiązanie wymagające jak najmniejszej liczby zmian i ograniczające się jedynie do podstawowych czynności zabezpieczających proces obsługi faktur. „Elastyczność narzędzia Taxolite e-Invoicing Tool rozumiem jako możliwość dopasowania się do procesu i potrzeb przedsiębiorcy, z uwzględnieniem sposobu pobierania danych, ich mapowania do nowego formatu czy częstotliwości wysyłki do KSeF. Nie nastawiamy się więc na jeden wariant, tylko dostosowujemy do tego, co wynika z legislacji, potrzeb biznesowych klienta i jego możliwości techniczno-systemowych”– podkreśla Magdalena Brzuszczyńska.
e-Faktury oparte na modelu chmury
Duża elastyczność rozwiązania Taxolite e-Invoicing Tool wynika też z możliwości wykorzystania potencjału platformy Microsoft Azure. „Jesteśmy w stanie zagwarantować dostępność obsługi e-Faktur, co dla przedsiębiorstw staje się krytycznym procesem biznesowym. Mamy taką możliwość, ponieważ chmura Azure zbudowana jest już z sieci ponad 60 regionów, z których każdy posiada wiele centrów danych połączonych w strefy dostępności. Nawet jeśli jedno z naszych data center przestanie działać, to usługa nadal będzie funkcjonować” – tłumaczy Tomasz Piotrowski, Partner Development Manager w Microsoft Polska. „Walorem modelu publicznej chmury obliczeniowej jest ogromna skalowalność. Infrastrukturę można wyskalować w górę w okresie, kiedy niezbędne będzie przetworzenie większej niż zwykle liczby e-Faktur. Podobnie, jeśli okaże się, że mamy miesiąc posuchy i faktur jest mniej niż zazwyczaj – wtedy zapłacimy za faktycznie zużytą moc obliczeniową. Firmy nie muszą więc, inwestować up front w budowę dużej infrastruktury, która będzie przygotowana na momenty piku” – dodaje.
Zabezpieczenia właściwe dla charakteru danych
Równie istotne co stabilność i skalowalność jest zapewnienie jak najwyższego poziomu bezpieczeństwa rozwiązania wspierającego proces obsługi e-Faktur. Wynika to z charakteru przetwarzanych danych finansowych i osobowych. Przedstawiciele firmy Microsoft podkreślają też, że w ubiegłym roku KNF zezwolił na wykorzystanie usług dostępnych w modelu publicznej chmury obliczeniowej na potrzeby wysoce regulowanej i narażonej na szereg zagrożeń branży bankowej. „Ponadto, to klient wybiera, w którym centrum danych będą przetwarzane dane biznesowe jego firmy” – mówi Tomasz Piotrowski. W tym miejscu warto dodać, że platforma Microsoft Azure uzyskała wiele certyfikatów potwierdzających zgodność z najbardziej wymagającymi regulacjami w obszarze bezpieczeństwa IT.
W kontekście rozwiązania Taxolite e-Invoicing Tool oznacza to, że z jednej strony, Microsoft przejmuje od przedsiębiorcy wszelkie wyzwania technologiczne, tak aby narzędzie było skalowalne, stabilne, bezpieczne i zawsze dostępne. Z drugiej zaś, zespół PwC bierze na siebie ciężar dostosowywania rozwiązania do potrzeb danej firmy oraz zmian legislacyjnych. Oznacza to więc delegowanie istotnej części ryzyka biznesowego do zespołów PwC i Microsoft. „Taxolite e-Invoicing Tool nie jest rozwiązaniem, które stworzyła od podstaw firma informatyczna. To narzędzie powstało w wyniku unikalnego połączenia technologii, gwarantującej stabilność, skalowalność i bezpieczeństwo, z szeroką wiedzą praktyczną ekspertów specjalizujących się w sprawach podatkowo-skarbowych” – podsumowuje Tomasz Piotrowski.
