Usługi Google Workspace sposobem na dostosowanie firmy do sprawnego działania w czasach nowej normalności

Pandemia COVID-19 znacząco wpłynęła na prywatne i zawodowe życie każdego z nas. Przyspieszyła też cyfryzację różnych obszarów naszego życia. Dziś każda firma powinna zapewnić pracownikom możliwość swobodnego wykonywania pracy w modelu zdalnym lub hybrydowym. Fundamentem budowy takiego środowiska pracy może być platforma Google Workspace.

Jednym z najbardziej znaczących efektów pierwszej fali pandemii była konieczność ograniczenia kontaktów międzyludzkich czy to w obszarze pracy, nauczania, czy też z rodziną i znajomymi. Niezbędne stało się posiadanie rozwiązań wspierających komunikację i umożliwiających zespołową pracę zdalną na znacznie większą skalę. W początkowym okresie funkcjonowania reguł izolacji społecznej wiele organizacji zmuszonych zostało do zamknięcia biur i oddziałów terenowych w ciągu zaledwie dni. Czasu na zapewnienie pracownikom możliwości efektywnej pracy z domu nie było więc wiele. Powszechnie wykorzystywano wówczas konsumenckie rozwiązania, takie jak Google Meet, nierzadko preferowane przez pracowników w zastosowaniach prywatnych. Takie podejście nie zawsze gwarantowało jednak przejrzystość procesów i bezpieczeństwo danych biznesowych. Było jednak kompromisem pomiędzy zapewnieniem ciągłości operacji biznesowych a ochroną zdrowia.

Kluczowe narzędzia niezbędne do realizacji obowiązków zawodowych

O ile jednak tylko nieliczne organizacje były faktycznie przygotowane na szybkie i efektywne przejście do modelu pracy zdalnej w I połowie 2020 roku, dziś sytuacja ta jest diametralnie inna. Wobec poluzowania wprowadzonych w Polsce obostrzeń na początku lata okazało się, że większość pracowników biurowych do biur wróci jedynie w ograniczonym stopniu. Będzie łączyło model pracy zdalnej, z pracą w biurze w wybrane dni. Podejście hybrydowe pozwala bowiem na zapewnienie możliwości spotkania się ze współpracownikami czy klientami, eliminując przy tym konieczność codziennych dojazdów do biura. Oznacza to m.in. możliwość lepszego wykorzystania czasu pracy.

Aby jednak takie podejście stało się w pełni realne – a praca w modelu hybrydowym naprawdę efektywna – potrzebne jest posiadanie nowoczesnego środowiska pracy. Jego fundamentem w naturalny sposób stały się te rozwiązania, które w przemyślany, efektywny i ergonomiczny sposób łączą w sobie kluczowe narzędzia niezbędne do realizacji obowiązków zawodowych w realiach mocno rozproszonych zespołów. Dobrym fundamentem dla takiego środowiska jest platforma Google Workspace.

Nowoczesne środowisko pracy wygodne dla użytkowników i administratorów

Rozwiązania Google Workspace to kompleksowe usługi zapewniające pracownikom możliwość komunikacji, tworzenia treści i współpracy w oparciu o infrastrukturę chmury obliczeniowej Google. Możliwości Google Workspace jest przy tym dostosowana do realiów i standardów biznesowych m.in. pod kątem funkcjonalności, dostępności czy bezpieczeństwa.

W obliczu upowszechnienia pracy zdalnej w wielu organizacjach wyzwaniem stało się m.in. zapewnienie bezpieczeństwa oraz kontroli dostępu do firmowych zasobów. Platforma Google Workspace w sposób natywny wspiera procesy centralnego zarządzania środowiskiem pracy. Zapewnia też dostęp do zaawansowanych mechanizmów uwierzytelniania, kontroli dostępu i ochrony danych. Zaletą rozwiązań Google jest też łatwość integracji i wdrożenia w ramach istniejącego, firmowego środowiska aplikacyjnego. W praktyce, oznacza to, że rozwiązanie Google Workplace może zostać łatwo dopasowane do zestawu aplikacji wykorzystywanych przez pracowników. Jako takie jest sposobem na szybkie i skuteczne unowocześnienie środowiska pracy.

Oferta dostępna dla każdej firmy

Obecnie oferowane są dwie – zróżnicowane pod względem funkcjonalności – wersje platformy biznesowej Google. I tak, Google Workspace pozwala na zbudowanie od podstaw kompleksowego środowiska pracy, w tym pracy zdalnej. Obejmuje m.in. środowisko poczty elektronicznej i kalendarza, platformę konferencyjną Google Meet, możliwość bezpiecznego przechowywania danych w ramach Dysku Google, a także tworzenie treści i współpracę w ramach Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.

Z kolei usługa Google Workspace Essentials przeznaczona jest dla tych organizacji, które dysponują już firmowym środowiskiem poczty elektronicznej. Usługa Google zapewnia przy tym m.in. możliwość łatwego zintegrowania usług Google z usługami, takimi jak Office365. Oba rozwiązania gwarantują też m.in. możliwość tworzenia treści w trybie offline. Cechą charakterystyczną usług biznesowych Google jest też łatwość wdrożenia i użytkowania. Przykładowo, rozwiązanie Google Workspace Essentials może być udostępnione użytkownikom już po kilku godzinach od rozpoczęcia wdrożenia. Wszystko to sprawia, że usługi biznesowe Google są rozwiązaniami idealnie dopasowanymi do potrzeb biznesowych w czasach tzw. nowej normalności.

Rozwiązanie sprawdzone w praktyce

Z platformy Google Workspace korzystają m.in. pracownicy oraz studenci – funkcjonującego w ramach Polskiej Akademii Nauk – Instytutu Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego. Instytut ten jest jedną z wiodących biologicznych placówek naukowych w Europie i jedyną w Polsce instytucją naukową, która prowadzi najbardziej kompleksowe badania w obszarze neurobiologii. W ramach tej organizacji funkcjonuje blisko 40 pracowni naukowych.

Kierownictwo Instytutu oczekiwało kompleksowego i łatwego w użyciu rozwiązania, które zapewni m.in. rozbudowane funkcje współpracy zdalnej, a także uprości koordynację pracy zespołów angażujących wykładowców i studentów. Poszukiwano przy tym rozwiązania, które zapewni wysoki poziom bezpieczeństwa danych, łatwy dostęp do nich w realiach pracy zdalnej i będzie możliwe do uruchomienia w krótkim czasie. Z racji na stawiane wymagania – oraz ograniczenia dostępnej dla Instytutu infrastruktury IT – naturalnym wyborem było wykorzystanie oprogramowania dostępnego w modelu cloud computing z dostępem do danych zabezpieczonym dodatkowo poprzez technologię VPN.

Do pracy nad projektem zaangażowano ekspertów Devoteam, którzy – po przeprowadzonej – analizie zarekomendowali wdrożenie platformy Google Workspace. Całość prac wdrożeniowych przeprowadzono w ciągu 10 tygodni. Sama migracja kont pocztowych oraz danych 640 użytkowników – wraz ze wszystkimi ustawieniami – zajęła ok. 2 tygodni. Znane wcześniej pod nazwą G Suite rozwiązanie pozwoliło na stworzenie efektywnego i ergonomicznego, scentralizowanego środowiska pracy zdalnej dla studentów i pracowników naukowych. Co ważne, Google Workspace zapewnia funkcje wspierające zespołową pracę nad dokumentami i ich wersjonowanie. Wcześniej takiego rozwiązania brakowało, a zmiany i kolejne wersje dokumentów naukowych przesyłano między sobą za pośrednictwem poczty elektronicznej. Rozwiązanie Google pozwala też m.in. na rezerwowanie zasobów i narzędzi.

Wdrożenie rozwiązań pozwalających na trwałą zmianę modelu pracy

Wiele wskazuje na to, że wynikające pierwotnie z potrzeby izolacji społecznej zmiany dotykające środowisk pracy okażą się trwałe. Już dziś wiele osób nie wyobraża sobie bowiem powrotu do tradycyjnego, wymagającego codziennej wizyty w biurze, sposobu wykonywania obowiązków. Jednocześnie, wiele firm – w tym giganci branży IT tacy, jak Google czy Facebook – zezwoliło pracownikom na pełną dowolność w zakresie wyboru sposobu wykonywania obowiązków służbowych. Rośnie też grupa organizacji ograniczających wydatki na powierzchnię biurową, co skutkuje oszczędnościami istotnymi w kontekście wywołanego pandemią spowolnienia gospodarczego.

„Nigdy nie jest za późno, aby zdecydować się na transformację cyfrową. Biorąc jednak pod uwagę niepewność gospodarczą oraz tempo zmian biznesowych warto jak najszybciej zapewnić pracownikom możliwość efektywnego wykonywania pracy w warunkach zdalnych i hybrydowych. Niezależnie od wielkości firmy zarówno wybór rozwiązania, sposobu migracji, jak i przeprowadzenia całego projektu wdrożeniowego jesteśmy w stanie wykonać zdalnie, dzięki czemu możemy pomóc każdej firmie odnaleźć się w nowej rzeczywistości także teraz” – podsumowuje Kacper Ptasiński, Services Manager Poland w Devoteam.