W jaki sposób firmy w Polsce podchodzą do optymalizacji chmury?

W ankiecie przeprowadzonej przed wrześniowym spotkaniem CXO HUB na pytania dotyczące praktyk chmurowej optymalizacji i FinOps odpowiedziało blisko 50 CxO. Podczas dyskusji panelowej, przedstawiliśmy i przedyskutowaliśmy wyniki sondażu.

Wyniki CXO Insight interpretowali i komentowali: Piotr Hołownia, IT & Digital Director, Global Tech Platforms – Marketing & Sales, RECKITT oraz Bartłomiej Pławczyk, IT Manager, McDonalds Polska. Dyskusję poprowadziła Urszula Kruczek, Enterprise Sales Director w firmie T-Mobile Polska Business Solutions.

Dla kogo FinOps?

Urszula Kruczek: Przeprowadziliśmy ankietę na temat FinOps wśród przedstawicieli kilkudziesięciu dużych i średnich przedsiębiorstw zatrudniających ponad 1000 osób. Mam wrażenie, że w erze FinOps jesteśmy już zakorzenieni. W wielu korporacjach współpracują ze sobą zespoły i na pewno jest olbrzymia potrzeba rozwoju takich zespołów. Jak to wygląda z waszej strony?

Bartłomiej Pławczyk: Jest to zagadnienie indywidualne dla każdej organizacji. Każda organizacja ma inny profil, gdzie indziej widzi koszty i gdzie indziej chce je rozliczać. Skala wykorzystania chmury to także kwestia indywidualna.

Odniosę się do przykładu mojej organizacji, gdzie na poziomie korporacji chmura obliczeniowej jest obecna, a lokalne organizacje w różny sposób czerpią z tego środowiska. McDonald’s Polska, żeby nie zdradzić zbyt wielu szczegółów, korzysta z globalnej platformy chmurowej, ale ma także dodatkowo lokalne rozwiązania chmurowe.

Być może różne organizacje używają różnych terminologii, może nie wszędzie istnieje to pod nazwą FinOps, ale ktoś musi przeglądać i analizować koszty usług chmurowych. Ktoś musi spojrzeć na końcu miesiąca, kwartału, roku, czy budżet się spina, czy wydatek na chmurę wspiera realizację celu biznesowego. Każdy biznes musi na to patrzeć, niezależnie od stosowanej nomenklatury, ten staromodny Excel na pewno musi się zgadzać.

Piotr Hołownia: Dobrze, że o tym mówisz, bo często jest tak, że jest rozmowa o kosztach czy TCO rozwiązań chmurowych. Nie wszystkie organizacje muszą nazywać to FinOps i tworzyć zespoły oraz dedykowane procesy. Natomiast procesy liczenia pieniędzy istnieją zawsze.

Urszula Kruczek: Mam pytanie do Ciebie, Bartek. Należysz do organizacji globalnej i często z poziomu globalnego dostajecie wytyczne, czyli musicie na rynku lokalnym znaleźć dostawcę, który spełni standardy narzucone przez centralę. Czy w Waszych strukturach globalnych już takie zespoły funkcjonują i czy jest różnica w funkcjonowaniu tych zespołów w porównaniu np. do Stanów Zjednoczonych czy Japonii?

Bartłomiej Pławczyk: Dobre pytanie. Są rzeczywiście takie organizacje w naszej strukturze globalnej, które zajmują się prognozowaniem kosztów oraz ich rozliczaniem. Świat nie jest jednak idealny i czasami musimy sobie radzić samodzielnie. Mamy guidebook z organizacji globalnej, ale czasami przychodzi taka faktura, że aby ją rozgryźć, potrzebujemy sięgać po pomoc do struktur globalnych. Musimy też sprawdzać, jak to wygląda na poziomie lokalnego rynku.

Dużym wyzwaniem jest legislacja, bo koszty wymagają dodatkowego raportowania z uwagi na specyficzne przepisy w Polsce. Nie w każdej strukturze globalnej organizacji jest to zrozumiałe. Niekiedy trzeba zatem poświęcić trochę czasu, aby wytłumaczyć tego typu obiektywne uwarunkowania kolegom z zagranicy. FinOps musi pomóc zrozumieć, jak te koszty się tworzą, jak je skutecznie rozliczyć, a także wskazać CapEx i OpEx.

Czy znasz kontrybucję chmury do biznesu?

Urszula Kruczek: W dużych korporacjach mierzymy wpływ chmury na biznes. W mniejszych korporacjach jest to pomijalne. Jedna trzecia naszych respondentów uważa, że mierzalność wpływu chmury na biznes ma sens i używalność chmury może mieć wpływ na wzrost biznesu. Czy u Was jest podobnie?

Piotr Hołownia: W mojej organizacji nie jest inaczej. Odniosę się jednak do wyników badania. 58% respondentów ma świadomość wysokiej kontrybucji chmury do wartości biznesowej dzięki procesom mierzenia wpływu, a 35% nie widzi uzasadnienia, żeby to mierzyć lub 26% z nich nie posiada narzędzi, ani metodyki dla takich analiz.

Urszula Kruczek: Czyli pół na pół ze wskazaniem na stronę, która nie jest przekonana, że wykorzystanie modelu chmury obliczeniowej może mieć realny wpływ na biznes.

Piotr Hołownia: Wydaje mi się, że kontrybucja chmury istnieje nawet w przypadkach, kiedy pozornie nie ma wpływu na biznes. Myślę, że bezpieczniej jest założyć, że chmura zawsze wpływa na biznes. Dobrze jest jednak ten wpływ mierzyć od początku, bo usługi chmurowe można szybko i łatwo skalować, szczególnie jeśli się ich nie kontroluje. Zaciekawiło mnie natomiast, że jest spora grupa CxO, która nie posiada świadomości takich procesów. Warto o tym myśleć.

Urszula Kruczek: Świadomość tego faktu w organizacji niewątpliwie warto budować. Każda organizacja, od zespołu do góry hierarchii, powinna wiedzieć, jaki jest jej cel i czy to jest CapEx czy OpEx, a na końcu EBITDA. Bartek, jak to wygląda w największej sieci restauracji?

Bartłomiej Pławczyk: Świadomość rośnie, ale można zrobić więcej, żeby ją podnieść. Kiedyś IT było na ogół kosztem, najczęściej wysokim i niechcianym. Chmura jest zaś postrzegana przez biznes jako technologia nieprecyzyjnie zdefiniowana, nieokreślona. W firmie McDonald’s ta świadomość stopniowo rośnie na poziomie rynku, segmentów i organizacji globalnej. Biznes zdaje sobie sprawę, że technologia to przyszłość. Koszty pojawiają,  więc chcemy mieć nad nimi kontrolę i zapewnić zarazem pełną transparentność.

Urszula Kruczek: Piotrze, wspólnie z Krzysztofem przedstawiliście case study o migracji do chmury. Od kiedy zaczęliście mierzyć wpływ chmury na wzrost biznesu?

Piotr Hołownia: W nowym podejściu – od samego początku. Pierwsza migracja z on-premise do chmury miała obniżyć koszty infrastruktury. W nowym podejściu założyliśmy, że chcemy to mierzyć i zobaczyć, jak chmura obliczeniowa kontrybuuje do wartości biznesowej. Wiedzieliśmy, że chcemy liczyć TCO i koszty chmurowe.

Czy leci z nami FinOps?

Urszula Kruczek: Nasi ankietowani ponownie się podzielili: 53% nie posiada zespołów FinOps, a 47% posiada. W waszych organizacjach takie zespoły funkcjonują. Czy to spojrzenie na biznes jest komplementarne i holistyczne? Czy współpraca między działami technologii, biznesu i finansów jest dobra?

Piotr Hołownia: Kultura współpracy w organizacji jest ważna. Finanse to nie audyt, który przychodzi oceniać, ale partnerzy, którzy pomagają optymalizować koszty i zwiększać rentowność produktu. To zupełnie inna narracja, która może odwrócić sytuację i sprzyja współpracy.

Urszula Kruczek: Jakie narzędzia są wykorzystywane do tego celu?

Bartłomiej Pławczyk: Uważam, że jednym z głównych narzędzi jest język, jakiego używamy. Z pewnością nie zadziała to dobrze w sytuacji, gdy IT posługuje się językiem, którego biznes nie rozumie i próbuje te koszty technologii wytłumaczyć biznesowi, używając terminologii, której osoby z finansów mogą nie rozumieć. Nieodpowiedni język, zamiast wyjaśnić istotę kosztów, może budować niepewność i pytania czy ten koszt jest uzasadniony, czy nieuzasadniony?

Jeśli zaś chodzi o narzędzia stricte techniczne, to do niedawna używaliśmy rozwiązania Apptio Cloudability. To jedno ze świetnych narzędzi, choć przede wszystkim dla rozwiązań Azure. Co nie oznacza, że nie działa dla innych rozwiązań. Takie narzędzia pozwalają transparentnie pokazać, czy pieniądze rzeczywiście muszą być wydane i czy są właściwie wydawane.

Piotr Hołownia: W mojej organizacji zdecydowanie liderem jest także Apptio, ale są też nowe narzędzia. W każdej platformie chmurowej istnieją dedykowane do tego celu rozwiązania. Najwięksi dostawcy oferują swoje narzędzia i standardowe raporty dotyczące stopnia wykorzystania usług.

Jak wspomniałeś, przychodząc do product managerów, osoby z finansów mają jasny obraz: tylu i tylu klientów, tyle i tyle licencji kosztuje wartość „x”. Prognozujemy, że jeśli będziesz miał taki trend wzrostu klientów i użytkowników swojej usługi, będzie to wyglądało odpowiednio inaczej. I tak to zawsze działa, musimy jednak mieć dostęp do tych raportów i ktoś musi te raporty generować. Ważne dla FinOps jest pozycjonowanie sięnie w roli audytora, ale pomocy w optymalizacji kosztów.

Optymalizacja doroczna czy nieustanna?

Urszula Kruczek: Jak często w waszych firmach dokonuje się optymalizacji wydatków na chmurę? Z tego, jak wypowiedzieli się respondenci wynika, że mamy swoistą polaryzację: preferują raz do roku, kwartalnie albo w cyklu miesięcznym. Mój pracodawca, T-Mobile, zachęca do przeglądu jak najczęściej, raz w miesiącu to minimum. Jakie są wasze sugestie w tym zakresie?

Bartłomiej Pławczyk: Jestem zaskoczony odpowiedzią “nigdy”. Nie chcę krytykować, ale to jednak zaskoczenie. U nas koszty chmury globalnej są rozliczane trzykrotnie w ciągu roku i przynajmniej trzykrotnie w ciągu roku analizujemy, jak się zmieniają. Dotyczy to oczywiście poziomu raportowania kosztów ze struktury globalnej. Lokalnie potrzebujemy takich analiz częściej, bo chcemy wiedzieć, co się dzieje w naszym środowisku.

Zdrową równowagę w tym zakresie trudno mi określić. Im częściej tym lepiej, ale to musi być dopasowane do potrzeb organizacji oraz jej zasobów. Pytanie, jakie firma ma narzędzia do raportowania? Muszą być łatwo dostępne i łatwe do przetwarzania treści.

Urszula Kruczek: Myślę, że “nigdy” może odnosić się do braku świadomości, komunikacji i budowania odpowiedzialności w firmach. Koszty muszą się kiedyś zwrócić i powinniśmy w trybie rzeczywistym patrzeć, jak to środowisko wygląda, jaki ma wpływ na nasz biznes i jak optymalizuje koszty, które ponosimy.

Piotr Hołownia: Na tym polega współpraca zespołu FinOps z właścicielami produktów czy menedżerami poszczególnych obszarów biznesowych. Oni na bieżąco widzą, jak każdy projekt, który idzie na produkcję, potrafi wysycić chmurę albo zwiększyć wykorzystanie poszczególnych usług. Miesięczne rozliczanie na poziomie product managerów to rozsądne podejście, ale pozostałe odpowiedzi też mają sens. W większości organizacji planujemy budżety rocznie i wtedy podejmowane są duże decyzje o migracjach.

Budżety są budowane, organizacje mają kwartalne checkpointy i sprawdzane są na wyższym poziomie albo przy poszczególnych prognozach. Istnieje zatem kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania cyklu analiz FinOps. Na poziomie produktowym, gdzie mamy kompozycję usług chmurowych i kosztów na produkt, rozsądna wydaje się analiza kosztów w cyklach miesięcznych. Kontakt z finansami, na potrzebyplanowania budżetów czy podejmowania dużych decyzji, moim zdaniem nie powinien być częstszy niż raz na kwartał lub rok.

Bartłomiej Pławczyk: Zastanawiam się, czy na etapie architektury systemu nie powinniśmy się rozważyć, jakie narzędzie zbudujemy do transparentnego przedstawiania kosztów.

Urszula Kruczek: Czołowi dostawcy oferują proste rozwiązania w tym zakresie. Pytanie, w jaki sposób z nich korzystamy i czy widzimy wartość dodaną? O narzędziach mieliśmy właśnie mówić. Spośród ankietowanych 35% korzysta z automatyzacji do optymalizacji chmury. Jak to wygląda u Ciebie, Bartek? Korzystacie z takich narzędzi?

Bartłomiej Pławczyk: Zaczynamy korzystać z Power BI, nie tylko do analizy kosztów czy raportowania, ale też do budowania różnych innych raportów. Koszty pojawiają się w dużej mierze w restauracjach i chcemy, aby rozwiązania chmurowe były transparentne. Power BI zyskuje u nas coraz więcej zwolenników. Staramy się budować kompetencje na poziomie lokalnego rynku, niekoniecznie korzystając z kompetencji na poziomie globalnym. Nadal korzystamy też z Excela, choć Power BI jest u nas coraz bardziej popularny.

Urszula Kruczek: Czy Twoja firma ma dobrze zaplanowaną przyszłość i ekspansję. Czy na plany w obszarze technologii patrzycie w cyklu rocznym, kwartalnym, czy miesięcznym? Jak to wygląda w odniesieniu do chmury?

Bartłomiej Pławczyk: Planujemy w cyklu rocznym. Jeśli chodzi o projekty i koszty, rozliczamy je raz za rok. McDonald’s rozwija się szczególnie w Polsce. Im jesteśmy więksi, tym większa skala naszych rozwiązań i środowisk, musimy więc automatyzować i usprawniać pewne rzeczy, bo inaczej przytłoczy nas złożoność prac manualnych.

Patrzymy na to już dzisiaj i mamy świadomość, że tradycyjne podejście musi się zmienić i w naszym przypadku się zmienia. Automatyzujemy analizę kosztów nie tylko w bezpośrednim aspekcie chmurowym. Już wdrożyliśmy pewne zmiany, które mają na celu zapewnienie większej transparentności oraz kontroli nad kosztami.

Piotr Hołownia: W Reckitt również jesteśmy na drodze do automatyzacji. Zespoły finansowe częściowo jeszcze robią ręczne raporty, ale coraz częściej jest to automatyzowane. Jest to pewna podróż, szczególnie w organizacji, która korzysta z kilku środowisk chmurowych jednocześnie, bo trzeba agregować dane i wymieniać je między zespołami. Zawsze jest też potrzebna warstwa interpretacyjna.

Kto jest pewien swoich prognoz?

Urszula Kruczek: Przeszliśmy płynnie do wyniku odpowiedzi na pytanie o poczucie pewności planowania wydatków na chmurę i prognozowaniu kosztów. Niestety, wynik ten nie jest zadowalający, raptem 40% firm ufa swoim prognozom. Możemy dojść do wniosku, że FinOpsy funkcjonują, ale na owoce w postaci sprawdzalnych, pewnych prognoz musimy jeszcze poczekać.

Notował Szymon Augustyniak