Jak będzie działać KSeF i system e-Faktur w Polsce

Z Maciejem Wardaszko, prezesem zarządu Aplikacje Krytyczne rozmawiamy o uruchomieniu Krajowego Systemu e-Faktur; współpracy zarówno z dostawcami systemów finansowo-księgowych, jak i samymi przedsiębiorstwami przy dostosowaniu się do nowych, obowiązujących od 1 stycznia 2023 roku wymogów; a także architekturze platformy KSeF, która ma być przygotowana na ok. 100 mln faktur pojawiających się w systemie każdego dnia.

Na jakim etapie jest projekt budowy Krajowego Systemu e-Faktur? Środowisko testowe zostało uruchomione 7 października 2021 roku…

…i już na samym początku było mocno oblegane przez developerów przyszłych rozwiązań, co wywołało krótkotrwałe problemy z funkcjonowaniem jego środowiska testowego. Aby zapobiec problemom na tym środowisku w przyszłości wprowadziliśmy kilka dodatkowych reguł, np. związanych z limitem liczby wywołań autoryzacyjnych na jeden NIP w jednostce czasu. Od początku było to tak zaprojektowane, że nawiązywana jest jedna sesja i wiele faktur wysyłanych w tej samej sesji. Jednak użytkownicy na środowisku testowym nie do końca prawidłowo wykorzystywali API. Z każdą fakturą była nawiązywana i gaszona sesja. A to nie tak powinno działać. Stąd wprowadzone ograniczenie na liczbę nawiązywanych sesji dla danego NIP w jednostce czasu. Podkreślam jednak, że to ograniczenie dotyczy to tylko środowiska testowego.

Od października zeszłego roku środowisko testowe KSeF działa i jest intensywnie wykorzystywane. Dodatkowo pod koniec listopada 2021 roku udostępniliśmy strukturę logiczną e-Faktury jako elektroniczny wzór dokumentu. Opublikowana został ona w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Udostępniono także transformatę umożliwiające wizualizację faktury.

Natomiast od stycznia tego roku system funkcjonuje produkcyjnie. Firmy się przygotowują do obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, co nastąpi prawdopodobnie nie wcześniej niż II kwartale 2023 roku z uwagi na proces wdrażania systemu w porządku prawnym unijnym i krajowym. Firmy jeszcze nie inwestują dodatkowych środków w dostosowanie się do KSeF, choć pojawiają się już pierwsze faktury w systemie. Myślę, że większy „ruch” na platformie odnotujemy dopiero w połowie roku. Wówczas kolejne firmy zaczną projekty integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak wygląda komunikacja z przyszłymi użytkownikami?

Staramy się prowadzić dialog z rynkiem poprzez oficjalne kanały takie, jak skrzynka kontaktowa czy webinaria. Obecnie widzimy dwie, główne grupy zainteresowanych. Są to vendorzy, którzy pracują nad tym, aby się „zinterfejsować” z naszym systemem oraz duże przedsiębiorstwa, które albo same wystawiają dużo faktur – jak np. branża leasingowa czy sektor utilities – albo dużo ich przyjmują i chcą to robić automatycznie.

Z perspektywy tych podmiotów są dwa procesy, które trzeba zautomatyzować – uwierzytelnienia w KSEF i korzystanie z jego pośrednictwa do wysyłania i otrzymywania faktur, a potem ewentualnie przesyłania odbiorcom informacji o wystawionych fakturach – ten proces leży w gestii wystawiającego, gdyż system KSeF nie informuje odbiorcy o wystawieniu faktury). Naszym zdaniem – ze względu na stosunkowo proste API – nie są to zbyt skomplikowane projekty. Niewiele jest bowiem funkcji do wywołania.

Jak będzie wyglądał proces wystawiania faktury?

Przygotowane przez nas API pozwala zarówno na wysyłanie pojedynczych faktur, jak i całych ich paczek. Faktura może zostać wysłana do KSeF w dowolnym czasie. Dopiero jednak po jej przetworzeniu i nadaniu unikalnego numeru stanie się „obowiązująca”. W większości przypadków proces ten będzie trwał sekundy, maksymalnie około godziny w porach największego obciążenia systemu.

Jakich obszarów mogą dotyczyć największe wyzwania związane z wdrożeniem KSeF i e-Faktury po stronie polskich firm?

Jak wspomniałem, firmy muszą przygotować się na to, że – jak wspomniałem – po przesłaniu do KSeF faktury lub ich paczki nie zawsze otrzymają odpowiedź w ciągu kilku sekund. I na to muszą być gotowe ich systemy finansowo-księgowe.

Jednak największe wyzwanie upatrujemy w masowej adopcji systemu – dostosowanie systemów finansowo-księgowych do pracy z KSEF przez wszystkie podmioty. Również zmiana kulturowa, czyli postrzegania faktury jako dokumentu papierowego (faktura staje się plikiem XML, który można tylko zwizualizować) – to rewolucja dla działów księgowych podobna do przejścia na elektroniczne sprawozdania finansowe.

Dodatkowo KSeF nie będzie przechowywał załączników do faktury. Ich obsługa musi więc zostać zorganizowana w inny sposób, muszą być dostarczane klientom poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Zdecydowaliśmy się na takie rozwiązanie ze względu na wpływ jaki miałoby to na wielkość infrastruktury IT niezbędnej do przetwarzania i przechowywania faktur oraz ich załączników. Załącznikiem może być zarówno zestawienie z billingiem, jak i plik graficzny o dużej „objętości”. Ciężko wyobrazić sobie przechowywanie wszystkich tych danych…

Jak wygląda architektura systemu KSeF? Na jakiej infrastrukturze to rozwiązanie będzie posadowione skoro od funkcjonowania systemu i znalezienia się w nim konkretnej faktury będzie zależeć to, czy firma otrzyma za nią zapłatę, czy nie?

Długo analizowaliśmy ten wątek. Na szali było z jednej strony rozwiązanie chmurowe, podobne do tego, które zastosowaliśmy na potrzeby zbierania deklaracji JPK_VAT. Choć nie jest to jedyne zastosowanie usług cloud computing w resorcie finansów. Za pośrednictwem tego typu platformy pozyskujemy dane do systemu SENT, którego koncepcja posłużyła do zbudowania systemu poboru opłat drogowych, tj. systemu e-TOLL. Korzystamy z chmury wszędzie tam, gdzie jest to opłacalne, poprawne z perspektywy pryncypiów architektonicznych i możliwe ze względu na przepisy dotyczące ochrony m.in. tajemnicy skarbowej.

Zrobiliśmy symulację obejmującą okres 10 lat zarówno dla rozwiązania on-premise, jak i cloud computing. Przez taki okres przechowywane będą bowiem w systemie KSeF faktury. Były dwa, główne elementy, które różnicowały oba Business Case – dodatkowe inwestycje związane z szyfrowaniem danych oraz wymiana danych na cele analityczne.

W tym okresie zgromadzimy ogrom danych. Wg naszych szacunków, po pełnym uruchomieniu, w KSeF pojawiać się będzie dziennie ok. 100 mln faktur. To daje szacunkowo 2,1 mld faktur miesięcznie! W ciągu miesiąca powstawać będzie ok. 250 TB danych binarnych. To należy pomnożyć przez 120 miesięcy, co daje docelowo ok. 30 PB informacji znajdujących się w bazach Krajowego Systemu e-Faktury. Przy takich wolumenach żaden vendor nie ma dostępnych od ręki odpowiednich zasobów IT. Musi mieć czas je przygotować, dotyczy to nawet dostawcy usług chmurowych.

Danych będzie więc bardzo dużo i w kolejnym kroku muszą zostać zintegrowane z naszą hurtownią danych. W przypadku rozwiązania opartego o infrastrukturę cloud computing wymagałoby to ponoszenia po naszej stronie dużych kosztów związanych z transmisją danych, a także wykorzystaniem narzędzi do szyfrowania przesyłanych informacji zawartych w e-fakturach. Ostatecznie wybraliśmy rozwiązane on-premise, które zostało zbudowane i jest zarządzane infrastrukturalnie przez Centrum Informatyki Resortu Finansów. Po pełnym uruchomieniu KSeF nie będzie prawdopodobnie większego systemu IT w Polsce jeśli chodzi o ilość przetwarzanych i przechowywanych danych.

Obecnie, gdy funkcjonuje system w wersji fakultatywnej. Wersja obligatoryjna zostanie wdrożona w przyszłym roku, po uzyskaniu tzw. decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej i wprowadzeniu odpowiednich przepisów w krajowym porządku prawnym. Weryfikujemy wstępne założenia dotyczące wymiarowania. Stworzyliśmy architekturę, która pozwala na łatwą rozbudowę platformy sprzętowej poprzez dokładanie dodatkowych elementów w miarę rosnącego zapotrzebowania na moc.

Architektura platformy oparta jest na wielu nodach z Load Balancerem, równoważącym obciążenia systemu KSeF. Architektura jest wielowarstwowa, zaprojektowana z dużym naciskiem na bezpieczeństwo dostępu i przechowywania zgromadzonych danych. Do sprawnego funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktury wymagane będzie ok. 90 wirtualnych serwerów aplikacyjnych, każdy z około 4 vCPU i 128 GB RAM. Do operacyjnego przetwarzania przesyłanych danych planowane jest ok. 20 serwerów z 16vCPU i 256 GB RAM.

Składowanie danych odbywać się ma na wielu poziomach, w tym na szybkich macierzach z dyskami SSD. Docelowo zaplanowano 18 PB na potrzeby przechowywania danych oraz 6 PB na dane analityczne. To są wartości szacowane na 10 lat korzystania z danych. Skalowanie będzie odbywało się w razie ewentualnie pojawiających się potrzeb. Same dane będą przechowywane na macierzach obiektowych z technologią przechowywania danych WORM – Write Once Read Many. Polega ona na jednokrotnym zapisie danych na nośniku, bez późniejszej możliwości ich modyfikowania. Zapobiega to przypadkowemu usunięciu lub zmianie poufnych informacji przez użytkowników KSeF.

Architektura rozwiązania zapewnia dużą, wewnętrzną redundancję danych, a także ich multiplikację tak, aby informacje zawarte w e-Fakturach były zawsze dostępne. W efekcie przedsiębiorcy nie będą sami musieli ich archiwizować.

W części analitycznej KSeF mówimy o środowisku Big Data opartym o Apache Hadoop.

Jakie są wnioski z pierwszych miesięcy funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktury? Czy planowane są zmiany w pierwotnej specyfikacji KSeF? Jeśli tak, to w jakich obszarach?

Póki co nie planujemy zmian. Wprowadzamy jedynie dodatkowe elementy związane z zarządzaniem ruchem, ale samej architektury KSeF zasadniczo nie modyfikujemy. Staramy się tego nie robić, zwłaszcza w kontekście udostępnionego już API, bo będzie to generować wysokie koszty po stronie użytkowników Krajowego Systemu e-Faktury, zwłaszcza po 1 stycznia 2023 roku, gdy wszystkie firmy zaczną z niego korzystać.

Czy Aplikacje Krytyczne współpracują z zewnętrznymi podmiotami pod kątem ułatwienia realizacji projektów dostosowania środowisk aplikacyjnych polskich firm do nowego sposobu obsługi faktur?

Komunikację tego typu prowadzi Ministerstwo Finansów. Resort prowadzi dialog z podmiotami i stowarzyszeniami, które reprezentują swoich klientów. Wspieramy ten dialog wiedzą techniczną.

Czy będzie możliwe używanie KSeF bez konieczności integracji z systemami finansowo-księgowymi?

Tak. Założyliśmy, że np. osoba prowadząca działalność gospodarczą nie musi mieć systemu finansowo-księgowego, aby móc wystawić fakturę.

W kwietniu planujemy udostępnić produkcyjnie Aplikację Podatnika. Będzie działać w ramach ekosystemu e-Urzędu Skarbowego. Po zalogowaniu będzie można wykonać kilka, podstawowych operacji – wystawić e-fakturę, dokonać jej korekty, odebrać te wysłane przez partnerów, zobaczyć listę wszystkich faktur, a także nadać uprawnienia, np. swojej księgowej.

Dla mniejszych podatników przygotowujemy nową wersję Aplikacji e-Mikrofirma, która powstała, aby ułatwić zarządzanie wystawianymi fakturami i generować plik JPK_VAT. Rozbudowujemy tę aplikację tak, aby przedsiębiorca mógł w niej wystawić, odebrać i zaewidencjonować fakturę. Nowa wersja Aplikacji e-Mikrofirma dostępna będzie w III kwartale 2022 roku. Dodatkowo chcemy zintegrować KSeF z systemem PEPPOL służącym do wystawiania faktur dla podmiotów administracji publicznej. Dzięki temu do KSEF będzie mogła trafić także faktura krajowa wystawiona za pośrednictwem PEPPOL.

Natomiast użytkownicy indywidualni będą otrzymywać od wystawcy indywidualny zestaw danych, który pozwoli im na anonimowe pobranie faktury i obejrzenie wystawionej dla nich faktury. Nad tym rozwiązaniem – tzw. permalinkiem – jeszcze pracujemy. Musimy postąpić w ten sposób, aby zapewnić zgodność funkcjonowania KSeF z zapisami RODO. NIP jest co prawda informacją publiczną, ale PESEL osoby fizycznej jest już daną osobową i nie możemy osobom fizycznym umożliwić przechowywania w KSEF prywatnych faktur na własnym koncie.