Inter Cars prowadzi kilka projektów związanych z usprawnieniem zarządzania danymi, w tym wdrożenie koncepcji Master Data Management i integracji ich na poziomie całej, międzynarodowej Grupy. Firma chce także wdrożyć optymalizator zamówień bazujący m.in. na prognozowanym popycie oraz analizie kosztów magazynowania, zamrożonego kapitału, czy też transportu. Na tej podstawie określany będzie poziom zapasów i składane zamówienia do dostawców.
W kartotece Inter Cars znajduje się łącznie 3,5 mln części. Aktywnych indeksów jest milion. Natomiast w ciągłej dostępności w magazynach firmy jest ok. 250 tys. części. Są one przeznaczone zarówno dla samochodów osobowych i ciężarowych, motocykli, a nawet maszyn rolniczych. Grupa Inter Cars działa już w 15 krajach, a na początku 2017 roku wchodzi na rynek grecki. W Polsce znajduje się ok. 230 placówek firmy i 3 magazyny regionalne, w pozostałych krajach Europy jest to odpowiednio 200 filii i 3 magazyny. Kolejne dwa są w budowie. Grupa Inter Cars jest obecnie 5. w Europie i 1. w regionie Europy Środkowo-Wschodniej dystrybutorem części.
Master Data Management w Grupie Inter Cars
„Niedawno uruchomiliśmy projekt związany z integracją danych na poziomie całej Grupy Inter Cars. Na razie dotyczy on tylko oferowanych przez nas produktów. Docelowo obejmie jednak także informacje o naszych kontrahentach, lokalizacjach, dostawcach i odbiorcach. Stajemy się dzięki temu firmą prawdziwie międzynarodową, a nie polską spółką działającą w kilkunastu krajach w Europie. Zarządzanie firmą będzie miało charakter międzynarodowy, a nie lokalny” – mówi Maciej Oleksowicz, członek zarządu Inter Cars, dyrektor ds. strategii IT Grupy Inter Cars.
Integracja danych na poziomie całej Grupy Inter Cars to także duża zmiana organizacyjna polegająca m.in. na nauczeniu pracowników na czym polega zarządzanie informacją. „Dzięki zastosowaniu koncepcji Master Data Management dokonamy agregacji większości danych firmowych, które będą przechowywane w jednym miejscu. Jednocześnie poprawiamy ich jakość oraz dokonujemy procesu deduplikacji. Dzięki temu będziemy mogli w miarę sprawnie zidentyfikować każdą część w naszym katalogu” – dodaje. Inter Cars wykorzystuje w tym celu narzędzia duńskiej firmy Stibo Systems.
Wsparcie procesu Product Management
Jak wspomina Maciej Oleksowicz, główna praca dokonywana jest obecnie nie przez dział IT, lecz osoby zajmujące się czyszczeniem danych. „Do tej pory każdy kraj edytował informacje na temat sprzedawanych przez nas części we własnym zakresie. Nie były one replikowane. Teraz tworzymy centralne repozytorium danych, do którego dostęp będą mieli pracownicy ze wszystkich krajów. Jednocześnie jeśli ktokolwiek, w którymkolwiek oddziale zgłosi błąd w naszej bazie, to zostanie on automatycznie poprawiony w jej replikach w każdym z krajów, w których działa Grupa Inter Cars” – wyjaśnia.
Działanie na tak skomplikowanym rynku wymaga od Grupy Inter Cars bardzo zaawansowanych narzędzi do prognozowania popytu i optymalizacji kosztów magazynowania kilkuset tysięcy rodzajów części. Z tego powodu kończymy wdrożenie systemu do optymalizacji zamówień od dostawców. Oparty został on o narzędzia SAS Institute. To kluczowe dla nas narzędzie służące do zachowania na odpowiednim poziomie dostępności i rotacji towarów. To zaś wpływa na cash flow całej firmy – mówi Maciej Oleksowicz, członek zarządu Inter Cars, dyrektor ds. strategii IT Grupy Inter Cars.
Grupa Inter Cars nadal chce korzystać z rozproszonej wiedzy pracowników, nie tylko w Polsce, ale także w innych krajach. Dotyczy to zwłaszcza procesu zarządzania produktami. W Inter Cars każdy Product Manager zajmuje się w całości jedną linią produktów – np. amortyzatorów dla samochodów osobowych – w tym analizą ofert od dostawców, ale także i działań konkurencji. „Dzięki temu jesteśmy w stanie lepiej dopasować ofertę producentów do potrzeb naszych i naszych klientów” – opowiada Maciej Oleksowicz. „Osobne osoby zajmują się częściami do samochodów osobowych, ciężarowych i motocykli. Te rynki wymagają często odmiennego podejścia i innych narzędzi IT. W przypadku samochodów osobowych naszymi klientami są w większości małe warsztaty. W przypadku ciężarowych są to duże firmy, zatrudniające niekiedy kilkadziesiąt osób. Z kolei części to motocykli to raczej rynek B2C, ponieważ ich użytkownicy to zazwyczaj pasjonaci, którzy sami wybierają i wymieniają części w swoich maszynach” – dodaje.
Wdrożenie narzędzi prognozowania popytu i optymalizacji kosztów
Działanie na tak skomplikowanym rynku wymaga od Grupy Inter Cars bardzo zaawansowanych narzędzi do prognozowania popytu i optymalizacji kosztów magazynowania kilkuset tysięcy rodzajów części. Z tego powodu firma kończy wdrożenie systemu do optymalizacji zamówień od dostawców. Oparty został on o narzędzia SAS Institute. „To kluczowe dla nas narzędzie służące do zachowania na odpowiednim poziomie dostępności i rotacji towarów. To zaś wpływa na cash flow całej firmy” – mówi Maciej Oleksowicz. „Chcemy optymalizować koszty zakupów i magazynowania przy zachowaniu jak największej dostępności części. Bazujemy na wielu, różnorodnych wskaźnikach, takich jak: popyt, którego się spodziewamy; koszty magazynowania; dostępność danej części u dostawcy; a nawet tego ile sztuk jej zamówić, aby otrzymać większą zniżkę od producenta. Z drugiej strony należy uwzględnić koszt magazynowania i rotowania – w tym transportu – towarów pomiędzy magazynami” – tłumaczy.
Dziś rotacja zapasów pomiędzy magazynami odbywa się co ok. 3 miesiące. „Staramy się jak najbardziej ograniczać ten proces, bo transport oraz rozładunek i ponowny załadunek bardzo dużo kosztują. Do tego także służyć ma optymalizator zamówień. Podpowie nam, czy lepiej dany towar zamówić do danego magazynu, czy też przenieść go z innego” – mówi Maciej Oleksowicz. „System możemy ‘nakarmić’ bardzo wieloma danymi takimi, jak koszt składowania i transportu, koszt zamrożonego kapitału, cenniki dostawców, dostępność danej części u dostawcy, rabatów za packaging unit, czyli tzw. jednostkę opakowania” – dodaje. Na podstawie takich wielu, różnych informacji dokonywana jest analiza, czy zamówić wiecej części. Wówczas jednak rosną koszty kapitału i składowania, ale maleje koszt transportu i rozładunku. Z jednej strony pogarsza się rotacja, z drugiej poprawia dostępność. Inter Cars zawsze stawiał dotąd na dostępność towarów i jakość obsługi niż optymalizację kosztową.
Integracja danych na poziomie całej Grupy Inter Cars to duża zmiana organizacyjna polegająca m.in. na nauczeniu pracowników na czym polega zarządzanie informacją. Dzięki zastosowaniu koncepcji Master Data Management dokonamy agregacji większości danych firmowych, które będą przechowywane w jednym miejscu. Jednocześnie poprawiamy ich jakość oraz dokonujemy procesu deduplikacji. Dzięki temu będziemy mogli w miarę sprawnie zidentyfikować każdą część w naszym katalogu – mówi Maciej Oleksowicz.
W I etapie wdrożenia analiza dokonywana ma być na poziomie każdego z 6 magazynów regionalnych w Polsce i zagranicą (docelowo będzie ich 8). W II etapie system obejmie tzw. filie, których łącznie jest już ok. 430. „Dziś decyzje te podejmują ludzie bazując na własnych wyliczeniach lub intuicji. Docelowo będą się tym zajmować w naszej firmie tzw. Data Scientists, wybitni specjaliści, twórcy algorytmów wykorzystywanych do analiz. Zatrudniamy już kilku tego typu specjalistów w Inter Cars. Są to osoby nie tylko posiadające analityczny umysł, ale także wiedzę o firmie i rynku, na którym działamy” – opowiada Maciej Oleksowicz. Właśnie rozpoczęły się testy produkcyjne nowego narzędzia. „Na razie narzędzie SAS Institute analizuje kilka linii produktowych. Porównujemy otrzymane wyniki z nowego systemu z decyzjami ludzi. Dzięki temu możemy poprawiać i udoskonalać nasz algorytm” – dodaje.
IT staje się szkieletem działania Grupy Inter Cars
Na rosnącą rolę IT w działalności Grupy Inter Cars wskazują nie tylko prowadzone projekty, ale także fakt, że Maciej Oleksowicz jest pierwszym członkiem zarządu, który bezpośrednio odpowiada za obszar IT. Do lipca 2016 roku nie było takiej osoby. Zmiana ta to wskazanie na kluczowe znaczenie technologii w firmie. Maciej Oleksowicz ma wpływ nie tylko na IT, ale także i inne obszary, związane bezpośrednio z biznesem. Obecnie w dziale IT Inter Cars pracuje ok. 120 osób. „Tendencja jest jednak taka, aby wewnątrz firmy zachowywać kompetencje najwyższego poziomu, zatrudniając architektów, konsultantów, czy wspomnianych już Data Scientists. Samo wykonawstwo chcielibyśmy outsourcować. Przykładowo większość, dotąd zatrudnianych przez nas programistów stworzyło własną firmę GearCode” – wyjaśnia Maciej Oleksowicz.
Od ponad 25 lat Inter Cars rośnie w tempie 30% rocznie. IT musi sprostać tym wymogom. „Często – pod presją czasu – wdrażano rozwiązania, które nie były dostosowane do naszego tempa rozwoju. Nowa strategia IT ma zapewnić tego typu narzędzia” – opowiada Maciej Oleksowicz. IT staje się szkieletem działania Grupy Inter Cars. Jak mówią przedstawiciele firmy, przy tej skali działalności pewne procesy nie są w stanie funkcjonować bez IT. Przykładem jest ostatnia inwestycja Inter Cars w nowoczesne Centrum Logistyczne w Zakroczymiu, które obsługiwać będzie Polskę i Kraje Bałtyckie. Zastosowano tam nowatorskie na skalę europejską systemy automatyki przemysłowej i – stworzone specjalnie dla Inter Cars – sorterty firmy BEUMER.
Inter Cars chce zoptymalizować koszty zakupów i magazynowania przy zachowaniu jak największej dostępności części. Wykorzystuje do tego narzędzie bazujące na wielu, różnorodnych wskaźnikach, takich jak: koszt składowania i transportu, koszt zamrożonego kapitału, cenniki dostawców, dostępność danej części u dostawcy, rabatów za packaging unit, czyli tzw. jednostkę opakowania. Na ich podstawie dokonywana jest analiza, czy zamówić wiecej części. Wówczas jednak rosną koszty kapitału i składowania, ale maleje koszt transportu i rozładunku. To wszystko trzeba uwzględnić.
Centrum logistyczne w Zakroczymiu to 40 tys. m.kw. powierzchni magazynowej, 40 bram rozładunkowych, 4-poziomowa zabudowa regałowa, 17 tys. miejsc paletowych, 18 tys. miejsc pułkowych oraz system taśmociągów o łącznej długości 11 km. Sortowanie towarów odbywać się ma automatycznie. Każda z części opisana jest kodem paskowym. Zastosowane rozwiązanie pozwala na rozdzielenie do 30 tys. sztuk towarów na godzinę dla 700 klientów jednocześnie. „Jeśli w Zakroczymiu przestaną działać systemy IT to nie będziemy w stanie odnaleźć żadnej, zmagazynowanej tam części” – przekonuje Maciej Oleksowicz. „Gdyby nie automatyka zastosowana w naszym Centrum Logistycznym musielibyśmy zatrudnić nie 400 a 1200 osób. Wykorzystywane rozwiązania mają jednak na celu nie tylko optymalizację kosztową, ale też poprawę jakości obsługi. Automaty po prostu rzadziej się mylą” – dodaje. Na przykładzie Centrum Logistycznego w Zakroczymiu widać także, że zmienia się profil pracowników, których potrzebuje Inter Cars. Znacznie mniej jest w tym Centrum magazynierów zajmujących się zbieraniem i sortowaniem towaru, za to znacznie więcej wykwalifikowanych specjalistów, np. brygadzistów.
Poza jednym z najbardziej zaawansowanych sorterów w Europie, każdy z pracowników dysponuje czytnikiem kodów kreskowych. Wszystkie terminale korzystają z wewnętrznej sieci WiFi. Zlecenia przychodzą bowiem w wersji elektronicznej. W Centrum Logistycznym w Zakroczymiu nie stosuje się w ogóle papieru. Usprawnia to m.in. proces kontroli nad realizacją zamówień. Aby dodatkowo poprawić jakość, zastosowano wysokiej rozdzielczości kamery, które filmują i kontrolują pakowany towar. Ogranicza to do minimum rozbieżność między zamówieniem a realizacją. Pomaga także przy wyjaśnianiu ewentualnych reklamacji. System wspierający zarządzanie Centrum Logistycznym w Zakroczymiu napisała firma Asseco Business Solutions, która dostosowała do potrzeb Inter Cars systemy Safo i WMS. Wszystkie rozwiązania w nowym obiekcie są na etapie testów. Otwarcie Centrum zaplanowano na styczeń 2017 roku.
Nowa platforma B2B, B2C, B2B2C
Równolegle prowadzony jest projekt, który ma zwiększyć możliwości Inter Cars sprzedaży części przez Internet. Firma wdraża platformę SAP Hybris. Rozwiązanie to ma zostać uruchomione w kwietniu 2017 roku wraz z wejściem Inter Cars do Grecji, która będzie 16 krajem, w którym działa Grupa. SAP Hybris stanowić będzie podstawę nowej platformy e-commerce dla Grupy Inter Cars. „Rozwiązanie to ma być dostosowane nie tylko do potrzeb różnych rynków europejskich, ale także różnych typów sprzedaży, zarówno B2B oraz dla naszych operatorów handlowych, jak i B2C oraz B2B2C. Ten ostatni model to wprowadzany przez nas koncept moto-integratora działającego na podobnej zasadzie, co booking.com. Nie mamy własnych warsztatów, ale jesteśmy w stanie zebrać za pośrednictwem naszej platformy grupę klientów – np. na przegląd – i skierować ich do współpracujących z nami warsztatów” – podsumowuje Maciej Oleksowicz.
