Aby móc efektywnie rozwijać swoją działalność oraz budować przewagę konkurencyjną w 2023 roku, organizacje powinny stawiać na technologie gwarantujące elastyczność, wspierać komunikację pomiędzy IT i biznesem oraz działać w duchu idei continuous improvement. Na podstawie wystąpień prelegentów konferencji Webcon Day 2022 – specjalistów z firm Raben, Polpharma, Grupa Azoty, PwC, x-kom, DSI Underground i Wyborowa Pernod Ricard – eksperci Webcon opracowali 6 rad, o których warto pamiętać przy przenoszeniu firmy do cyfrowej ekstraklasy.
1. Znajdź Właściciela procesu
Każdy proces, który chcemy zdigitalizować, musi mieć swojego silnego Właściciela. Osoba ta powinna dobrze znać dany proces, aby zagwarantować, że aplikacja stworzona do jego obsługi będzie odpowiednio go wspierać. Musi też zdawać sobie sprawę, że stworzenie rozwiązania to zaledwie początek – jako właściciel, będzie również odpowiadać za zbieranie feedbacku od użytkowników, komunikowanie go IT w celu dalszego optymalizowania i rozwijania aplikacji, a w niektórych przypadkach spoczywać będzie na nim odpowiedzialność za wprowadzanie prostych zmian w rozwiązaniu.
W firmie Wyborowa, właścicielem aplikacji automatyzujących procesy są osoby po stronie biznesu: “W naszym przypadku, administracja aplikacji przeszła do biznesu. Teraz biznes nie pyta już nas, IT, co ma zrobić – pierwszym kontaktem dla użytkowników tego procesu jest właściciel biznesowy. On zna proces, (…) ma uprawnienia i na bieżąco dba o obieg” – powiedział Przemysław Dziewiatowski, Business Relationship Manager w Wyborowa Pernod Ricard.
2. Zadbaj o dobrą komunikację pomiędzy IT i biznesem
Zbudowanie skutecznej komunikacji i współpracy pomiędzy działem IT a pracownikami po stronie biznesu powinno znaleźć się na szczycie listy priorytetów w projektach IT. Biznes (który zna proces i wie, jak powinien wyglądać w zdigitalizowanej formie) oraz IT (które z technologicznego punktu widzenia wie, jak należy to zrobić) będą pracować efektywnie tylko wtedy, gdy będą mówić jednym językiem. Wspólne warsztaty przedwdrożeniowe, tworzenie prototypów aplikacji a na dalszym etapie ich wspólne doskonalenie scala zespoły i pozwala wykorzystać potencjał osób, które na co dzień nie pracują z technologią, a docelowo będą użytkownikami rozwiązań proponowanych przez IT.
“Zaprosiliśmy do stołu wszystkich uczestników procesu – po pierwsze po to, żeby pokazać, jak ten proces wygląda od początku do końca, tak, żeby wszyscy go zrozumieli. Ale też po to, żeby zrozumieli siebie nawzajem: swoje potrzeby i oczekiwania. Wtedy ścierały się różne punkty widzenia i rzeczywiście, podczas dyskusji przy stole, bardzo szybko byliśmy w stanie dojść do satysfakcjonującego kompromisu” – stwierdziła Monika Domitrz, Senior Manager w PwC.
3. Postaw na prototypowanie
Każda godzina poświęcona na zbyt długie planowanie, to czas, który konkurencja wykorzystuje, by budować przewagę nad naszą firmą. Jednym z kluczowych wniosków firm, które od lat digitalizują swoje procesy biznesowe jest rekomendacja, by decydować się na szybkie prototypowanie rozwiązań IT i uruchamianie ich w wersji MVP (ang. Minimum Viable Product) – czyli spełniających minimum wymagań, tak, by można je było przetestować. W ten sposób nie spędzamy tygodni czy miesięcy na analizie i zbieraniu wymagań, a bardzo szybko możemy sprawdzić działanie i zasadność rozwiązania „na żywym organizmie” i zbierać feedback od użytkowników, by rozwijać aplikację zgodnie z realnymi potrzebami biznesu.
“Przy tworzeniu aplikacji, ważna jest znajomość narzędzia oraz gotowość do uruchamiania aplikacji w stadium MVP. Starajmy się dostarczać rozwiązania podstawowe, proste. Dajmy użytkownikom świadomość, że nie muszą znać wszystkich warunków brzegowych i wszystkich wyjątków, by zbudować rozwiązanie – bo zaczną się skupiać na elementach, które na danym etapie projektu są nieistotne” – przekonywał podczas konferencji Artur Opara, Product Owner, x-kom.
4. Wybierz technologię, która stanie się motorem napędowym dla innowacji
Cyfrowa transformacja firmy to nie tylko oprogramowanie, ale także ludzie. To zmiana myślenia o procesach i sposobie realizacji zadań. To właśnie pracownicy są kopalnią pomysłów na usprawnienia i optymalizacje, jakie można wdrożyć w firmie. Aby nie stłumić tego potencjału, potrzeba technologii, która pozwoli sukcesywnie wprowadzać te pomysły w życie. Szczególnie w czasach, gdy mierzymy się z deficytem programistów, a tworzenie dedykowanych rozwiązań „pod klucz” wiąże się z ogromnymi kosztami, platformy low-code okazują się remedium na wszystkie te problemy. Szybkie prototypowanie we współpracy z biznesem, brak konieczności kodowania oraz standaryzacja aplikacji sprawiają, że nowe rozwiązania możemy wdrażać w firmie szybko i elastycznie. Dziś, zarówno wielkie korporacje, jak i małe przedsiębiorstwa używają narzędzi klasy low-code do automatyzacji codziennych zadań, a tym samym do realizacji strategii cyfrowej transformacji.
“Dobrze wybrana platforma deweloperska pozwoliła nam odblokować potencjał ludzi w całym IT i zgromadzić ich wokół idei dostarczania jakościowych rozwiązań w naprawdę krótkim czasie. (…) Świadomy wybór narzędzia oraz podejścia do jego wdrożenia daje nam możliwość efektywnego wykorzystania naszych prawie zawsze za skromnych zasobów – czy to finansowych, czy czasu, czy właśnie ludzi” – tłumaczył Andrzej Tołoczko, szef Zespołu ds. Platform Korporacyjnych w Polpharma.
5. Dbaj o relacje
Tam, gdzie centralne IT odpowiada za wdrażanie rozwiązań w oddziałach rozsianych po świecie – nie do przecenienia jest dbałość o dobre relacje pomiędzy IT a lokalnymi zespołami. Poznanie ich kultury, przyzwyczajeń i potrzeb jest równie istotne co znajomość odmiennych regulacji prawnych czy systemów, których na co dzień używają. W ten sposób zapewniamy lepsze dopasowanie rozwiązań do realnych potrzeb, ale też zwiększamy szanse na szybszą adopcję rozwiązań wśród pracowników.
“Ktoś powie, że w projektach IT najważniejsze są checklisty, harmonogramy, protokoły i tym podobne rzeczy. Ja powiem: nie, najważniejsze są relacje. Nie udałoby nam się wdrożyć platformy, którą wdrażaliśmy w tylu spółkach, w tylu miejscach, z tyloma zmianami i testami, gdybyśmy nie mieli dobrych relacji z biznesem” – stwierdził Robert Ogierman, IT Project Coordinator w firmie Raben.
6. Nie bój się zmian
Ostatnie lata nauczyły nas, że pewna jest tylko zmiana. Dlatego tak ważne jest, aby organizacja nie bała się zmieniać raz obranego kursu i potrafiła elastycznie dopasowywać się do nowych wyzwań. Patrząc na to z perspektywy technologii, musimy zaopatrzyć organizację w takie systemy informatyczne, które umożliwią łatwe wprowadzanie zmian – w przeciwnym wypadku grozi nam cementowanie starego sposobu działania – a to szybka droga do frustracji użytkowników i zaciągnięcia hamulca dla rozwoju firmy.
“Wybierając platformę do budowania rozwiązań wspierających procesy biznesowe, firmy często skupiają się przede wszystkim na szybkości dostarczania aplikacji. W praktyce, to jednak zaledwie 10% całego jej cyklu życia. Po uruchomieniu pojawia się kwestia utrzymania oraz zarządzania zmianą – dlatego należy koniecznie upewnić się, że platforma jest odpowiednio zoptymalizowana również pod te aspekty” – podsumował Łukasz Semeniuk, dyrektor handlowy w Webcon.
