e-Faktura wprowadza ustrukturyzowany, sieciowy model relacji z kontrahentami

Z Radosławem Frańczakiem, Partnerem i liderem zespołu SAP w EY Polska, rozmawiamy o istocie oraz specyfice projektów związanych z wprowadzeniem e-Faktury, roli transformacyjnej systemu KSeF jako centralnej platformy pośredniczącej w obiegu dokumentów księgowych, efektywnym podejściu do wprowadzenia zmian dotykających wielu obszarów biznesu, unikalnym podejściu EY, możliwym wsparciu dla klientów, a także o tym, co powinny zrobić firmy, które nie rozpoczęły jeszcze przygotowań do wprowadzenia e-Faktury.

W jakim stopniu zmiany legislacyjne, mające na celu ucyfrowienie obiegu faktur, przekładają się na zmiany technologiczne, czy wręcz transformacyjne w polskich firmach?

Co jakiś czas mamy do czynienia ze zmianami legislacyjnymi, które wpływają na konieczność modernizacji operacji biznesowych po stronie klientów. Cyfryzacja biznesu staje się niezbędna. Regulacje związane z centralizacją obiegu faktur i ich standaryzacją według ściśle określonej struktury przekładają się też na możliwość zautomatyzowania procesów, które dotąd powszechnie były wykonywane w sposób manualny. To zaś pozwala uwolnić dodatkowe zasoby ludzkie i zaangażować je do innych zadań. Oczywiście standaryzacja nie obejmuje kwestii technologii zastosowanych do integracji z Krajowym Systemem e-Faktury czy uporządkowania obiegu dokumentacji finansowo-księgowej. Wykorzystane rozwiązania będą różne m.in. w zależności od tego, z jakich systemów korzysta dana organizacja.

Zawsze jest to jednak dodatkowy wysiłek dla przedsiębiorstw…

Tego typu zmiany początkowo postrzegane są jako przykry obowiązek, ale w krótkim czasie zaczynają procentować i przynosić korzyści. W przypadku integracji z KSeF będą one wynikiem większego uporządkowania funkcji finansowej przedsiębiorstw. W praktyce oznacza to m.in. ograniczenie biurokracji czy wysiłku podczas kontroli. A mówimy tu jedynie o pierwszym kroku w upraszczaniu standaryzacji tego obszaru.

Należy jednocześnie pamiętać, że zmiany mające na celu dostosowanie organizacji do wykorzystania KSeF nie dotyczą jedynie obszaru technologii i finansów. Ich prawidłowe wdrożenie wymaga również m.in. zaangażowania zespołów sprzedaży, marketingu, obsługi klienta czy działu prawnego. Wszystko dlatego, że w odróżnieniu od wcześniejszych regulacji, które wymuszały zmiany funkcji finansowej, jak MSSF czy JPK, zapewnienie właściwej obsługi e-Faktur dotyka wielu procesów, także tych sięgających poza granice organizacji.

W jaki sposób konieczność wykorzystania platformy KSeF, pełniącej rolę centralnego repozytorium pośredniczącego w wymianie faktur, wpłynie na funkcjonowanie firm?

Idea platformy konsolidującej wymianę e-Faktur to pierwsza, narzucona prawnie zmiana, która wprowadza ustrukturyzowany sieciowy model relacji z klientami i partnerami. Dotyka nie tylko finansów, lecz także obszarów związanych z przesyłaniem dokumentów czy informacji towarzyszących fakturze. W odróżnieniu od wcześniejszych zmian, w gruncie rzeczy wewnętrznych, będziemy mieli do czynienia ze strukturą sieciową, gdzie wszystkie podmioty gospodarcze zostaną połączone poprzez centralny rejestr, który będzie pośredniczył w wymianie informacji pomiędzy nimi.

Jest to zmiana, która przynosi nowy zasób wyzwań dotyczących choćby uporządkowania obiegu informacji w takiej strukturze czy autoryzacji dostępu do systemu KSeF. Należy też pamiętać, że zmiana ta dotknie wszystkich obszarów związanych z wystawianiem faktur sprzedażowych i przyjmowaniem faktur kosztowych, np. na potrzeby rozliczenia delegacji. System centralny będzie również przez 10 lat przechowywał dokumenty finansowe. W sposób naturalny zmieni się także podejście do archiwizacji danych księgowych. Dość istotne zmiany na poziomie wielu procesów będą nieuniknione.

Istotną zmianą będzie konieczność zapewnienia obsługi faktur w czasie rzeczywistym. Zgodnie z przepisami, będzie ona uznawana za wprowadzoną do obrotu w momencie, kiedy zostanie pozytywnie zarejestrowana w KSeF. Nie będzie innej możliwości wprowadzenia faktury do obrotu gospodarczego. W wielu organizacjach, szczególnie tych, których działalność cechuje duża liczba transakcji, każdy przestój w działaniu systemów FK lub zatrzymanie dostępu do KSeF będą miały ogromny wpływ na działalność i cash flow.

Dużym wyzwaniem będzie również integracja z systemami billingowymi w branży energetycznej czy telekomunikacyjnej, a także zapewnienie sprawnej obsługi e-Faktur w firmach międzynarodowych. Zmiana związana z koniecznością zapewnienia e-Faktur oraz integracji z KSeF dotyczy obszarów: technicznego, procesowego, podatkowego i optymalizacyjnego.

Co można powiedzieć o specyfice projektów transformacji wywołanych koniecznością zapewnienia obsługi e-Faktur?

Dostosowanie organizacji do obsługi e-Faktur to duża transformacja procesowa i technologiczna. Jej sprawne przeprowadzenie wymagać będzie współpracy wielu obszarów biznesu. Wszystkie procesy związane z wystawianiem oraz przyjmowaniem faktur trzeba uporządkować i spiąć ze sobą, a dopiero w kolejnym kroku zapewnić integrację z KSeF. Jest to doskonały moment, aby wykorzystać możliwości rozwiązań typu workflow i zdecydować się na bardziej kompleksowe uporządkowanie procesów.

W szczególnej sytuacji znajdą się te przedsiębiorstwa, które funkcjonują w środowiskach międzynarodowych. Będą one bowiem musiały zadbać nie tylko o integrację z KSeF, ale też zapewnić alternatywny proces dostarczenia faktury zagranicznemu kontrahentowi, który niekoniecznie musi zgadzać się na jej odebranie poprzez polski system centralny KSeF.

Wyzwania te mogą jednak prowadzić do wymiernych korzyści. Mam tu na myśli m.in. możliwość zautomatyzowania i ograniczenia kosztów procesów związanych z obiegiem dokumentacji papierowej. To również kwestie usprawnień dotyczących możliwości uniknięcia błędów ludzkich, standaryzacji dokumentów i ułatwienia dostępu do danych. Dzięki temu możliwe będzie szybsze dokonywanie rozliczeń księgowych. Organizacje zaś zyskają nową perspektywę dla optymalizacji płynności finansowej.

Obecnie trwa okres dobrowolnego wykorzystania e-Faktur. Czy na tym etapie można wyciągnąć jakieś wnioski dotyczące projektów mających na celu dostosowanie do KSeF?

Jest to obszar, który nie został jeszcze uregulowany w sposób ostateczny. Przekłada się to na pewną wstrzemięźliwość organizacji biznesowych przed eksperymentowaniem. Nie powinno to dziwić, biorąc pod uwagę, że mówimy o rozległych i kosztownych projektach. Mamy okres oczekiwania na końcowe wytyczne Ministerstwa Finansów. W wielu firmach trwają już jednak działania przygotowawcze. Jako EY pracujemy już z wieloma klientami, których wspieramy w obszarze audytu, weryfikacji procesów i przygotowania do koniecznych prac.

Dzięki temu mamy bezpośredni dostęp do wiedzy na temat sytuacji, które mogą wystąpić w różnych organizacjach i branżach. Wszystko to, w połączeniu z szerokimi kompetencjami zespołu EY, pozwala nam proponować możliwie najlepsze rozwiązania nastawione na maksymalną automatyzację, bezpieczeństwo i efektywność.

Jakie wyzwania na poziomie środowiska IT będą towarzyszyć dostosowaniu firmowych systemów do obsługi e-Faktur i platformy KSeF w typowej polskiej firmie?

Z punktu widzenia IT największe znaczenie ma zapewnienie integracji z KSeF w sposób bezpieczny. Potrzebne jest zestawienie trwałego, odpornego na ataki i przestoje, dwukierunkowego połączenia. Kwestia bezpieczeństwa ma fundamentalne znaczenie, tym bardziej że wraz z wdrożeniem e-Faktur organizacja staje się częścią środowiska sieciowego i musi otworzyć się na integrację ze światem zewnętrznym w obszarze księgowym. To w naturalny sposób rodzi wiele nowych wyzwań. O ile nawet proste przesyłanie danych między systemami finansowymi wymaga zwiększonej czujności względem obszaru ochrony danych, o tyle w przypadku środowiska sieciowego i konieczności zapewnienia najwyższych standardów bezpieczeństwa oraz dostępności, liczba zagadnień, którym należy poświęcić uwagę, jest istotnie wyższa. Dla wielu firm jest to nowa skala wyzwań.

Pracy wymagać będzie też uporządkowanie danych…

Dokładnie, nowe przepisy wprowadzają konieczność gromadzenia danych, których w wielu organizacjach dotąd nie wykorzystywano. W tym kontekście niezbędna będzie zmiana na poziomie technologicznym, dodanie nowych dokumentów, transakcji i parametrów tak, aby zapewnić wsparcie dla oczekiwanych funkcji. W kontekście technicznej integracji z KSeF zakładamy m.in. konieczność zapewnienia dwukierunkowej wymiany dokumentów księgowych – dostarczania faktur sprzedażowych oraz pobierania faktur zakupowych, a także danych uwierzytelniających wymaganych na poziomie autoryzacji dostępu do KSeF. Co ważne, w kontekście technologii nie ma znaczenia, czy na potrzeby integracji wykorzystana zostanie bramka wewnętrzna, czy zewnętrzna, umieszczona np. w chmurze obliczeniowej.

Natomiast największym wyzwaniem w obszarze IT jest dostosowanie systemów biznesowych. Na tę kwestię należy spojrzeć z perspektywy technologii, finansów i procesów. Te zadania będą się przenikały. Potrzebne będzie bowiem zweryfikowanie czy mamy właściwie obsłużone wszystkie punkty wystawiania i przyjmowania faktur, czy mamy możliwość przechowywania w systemie i dostarczenia kontrahentom wszystkich potrzebnych informacji, które nie mogą być umieszczone w ramach e-Faktury. Co więcej, potrzebne staje się wręcz zapewnienie obsługi komunikacji z kontrahentami np. na poziomie powiadomienia, że faktura została wystawiona lub odebrana. Na końcu tej drogi znajdą się konkretne osoby, które będą odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur oraz dalsze ich procesowanie. Niezbędne jest więc zagwarantowanie rozwiązań efektywnych w działaniu i przyjaznych w obsłudze, tym bardziej że obowiązków związanych z obsługą faktur przybywa. Bardzo ważna jest też perspektywa wydajności systemów, także na poziomie sprzętowym. Żadna organizacja nie może pozwolić na to, aby stracić możliwość wystawiania faktur.

W praktyce nie chodzi zatem jedynie o zapewnienie sprawnej wymiany danych z systemem KSeF, ale o stworzenie rozwiązań, które pozwolą organizacji aktywnie uczestniczyć w sieci zależności dostawców i odbiorców. Trudno oczekiwać tu od zespołu IT gotowego rozwiązania. Mamy do czynienia z zupełnie inną kategorią wyzwań. Musi być to rozwiązanie wymagające zmiany w procesach i sposobie działania całej firmy.

Jakie wsparcie w kontekście projektów transformacji związanej z implementacją e-Faktur zapewnia klientom EY?

Zapewniamy całościowe wsparcie w realizacji takich projektów kompetencjami i doświadczeniami. Nasze spojrzenie na proces dostosowania do obsługi e-Faktur dotyka wszystkich czterech wymiarów – technologii, podatków, procesów, optymalizacji. Staramy się kompleksowo zaadresować każdy z nich. Wychodzimy z założenia, że niezbędne jest tu spojrzenie wskroś wszystkich procesów oraz rozwiązań, tak aby w efektywny sposób rozszerzyć i uzupełnić możliwości systemów już wykorzystywanych w organizacji. Wspieramy klientów także na etapie wyboru rozwiązań technicznych. Dodatkowa wartość dla klientów jest m.in. efektem bezpośredniej współpracy z największymi dostawcami technologii. Z kolei w kontekście optymalizacyjnym proponujemy rozwiązania pozwalające uporządkować, zautomatyzować i poprawić efektywność tak podstawowych procesów, jak właśnie wystawianie faktur.

Nie inaczej jest w przypadku projektów zmiany związanych z implementacją e-Faktur. Mamy wieloletnie doświadczenie w budowaniu i wdrażaniu zaawansowanych technologicznie rozwiązań finansowo-księgowych. Działając na wielu rynkach, mamy też możliwość gromadzenia wiedzy o tym, w jaki sposób analogiczne projekty były wcześniej realizowane w innych krajach, jakie technologie i rozwiązania się sprawdziły, a jakie nie. Spodziewamy się, że wszystkie regulacje podatkowe w Unii Europejskiej będą zmierzały w podobnym kierunku. Rozwiązania techniczne i procesowe będą więc także podobne.

Czy oferują Państwo gotowe rozwiązania ułatwiające transformację obszaru finansowo-księgowego?

Oczywiście. Obecnie przygotowujemy m.in. rozwiązanie, które zapewni jednolity pulpit, za pośrednictwem którego klienci będą mogli całościowo zarządzać komunikacją z urzędem finansowym. Jako EY proponujemy też kilka gotowych rozwiązań odpowiadających nowym potrzebom związanym z raportowaniem finansowym – od obsługi JPK i białej listy podatników VAT, po sprawozdania finansowe.

Co powinny zrobić organizacje, które takich projektów nie przewidziały choćby na etapie budżetowania czy planowania zmian w środowisku IT?

Organizacje, które jeszcze nie podjęły żadnych działań w tym obszarze, będą musiały w trybie pilnym przejść przez proces planowania, budżetowania i analizy. Będą zmuszone do działania na ostatnią chwilę i w efekcie poniosą wyższe koszty takiej zmiany. Uważam jednak, że większość firm działających na dużą skalę podeszło do tej kwestii świadomie i dzięki temu znajdują się na dobrej pozycji wyjściowej do zakończenia prac z sukcesem. Jednocześnie, organizacje, które dotąd bagatelizowały nadchodzącą konieczność zapewnienia obsługi e-Faktur, będą miały problem. Przede wszystkim jednak nie należy panikować.

W pierwszej kolejności warto wyznaczyć jedną osobę, która stanie się właścicielem procesu zmiany. Zapewne będzie to osoba z kierownictwa działu finansów. Kolejnym krokiem powinno być uruchomienie procesu zmiany, zastanowienie się, jakie elementy firma będzie w stanie zrealizować własnymi zasobami i środkami, a w jakich obszarach powinna sięgnąć po zewnętrzne wsparcie. Taką analizę należy powierzyć zespołom technologicznym oraz procesowo-prawnym. Wybór dostawcy technologii powinien być uzależniony przede wszystkim od rozwiązań wykorzystywanych w organizacji. Z kolei obszar procesowo-prawny warto powierzyć np. doradcom podatkowym, aby dowiedzieć się jak poprzestawiać procesy i przygotować organizację, by zapewnić zgodność z nadchodzącymi wymaganiami legislacyjnymi. Na koniec potrzebna jest oczywiście współpraca obu tych zespołów.

Nie trzeba też zaczynać od zera – warto skorzystać z doświadczeń posiadanych przez specjalistów od przepisów, procesów i technologii. Warto również pamiętać, że mamy do czynienia ze zmianą dotykającą wysoce regulowanego obszaru, co oznacza, że należy się do niej po prostu dostosować.