1 mld zł na inwestycje IT na Poczcie Polskiej w 2026 roku!

Z Pawłem Raczyńskim, Prokurentem Zarządu w obszarze IT, dyrektorem Departamentu Transformacji Cyfrowej Poczty Polskiej rozmawiam o: największych wyzwaniach w obszarze IT, przed którymi stoi ta organizacja; priorytetach w zakresie modernizacji stosowanych technologii i digitalizacji oraz liście najważniejszych projektów do zrealizowania.

Na spotkaniu IT Suppliers Day – zorganizowanym przez Pocztę Polską – mówiono o ogromnym długu technologicznym. Co jest dla Państwa organizacji największym wyzwaniem? Sebastian Mikosz, prezes Poczty Polskiej wspominał m.in. o 17 [sic!] systemach HR.

To jest duży i strategicznie ważny dla nas temat. Historycznie Poczta Polska kilka razy podejmowała próby wdrożenia jednego systemu kadrowo-płacowego. Żadna nie zakończyła się sukcesem. Nadal jesteśmy w sytuacji, w której posiadamy przestarzały system HR, funkcjonujący w technologii sprzed 10-20 lat. Dużym wysiłkiem udaje się go utrzymać w stanie pozwalającym na wypłatę pensji dla prawie 50 tys. pracowników Poczty Polskiej.

Nam potrzebny jest nowoczesny system HR. Chcemy pójść w rozwiązanie standardowe. Jesteśmy gotowi, aby dostosować nasze procesy kadrowo-płacowe do procesów zaszytych w wybranym przez nas rozwiązaniu.

Nie chcemy odtwarzać w nim „świata pocztowego”, wszystkich tych ciężkich procesów, które dziś mamy. Nie chcemy tworzyć dedykowanej wersji gotowego rozwiązania, trudnej i kosztownej następnie w utrzymaniu.

Niestety tak właśnie robiono przez lata na Poczcie Polskiej, m.in. wdrażając system ERP Microsoft Dynamics. Został on „przepisany” pod dyktando i na potrzeby Poczty Polskiej. Być może w tamtym czasie było to rozwiązanie optymalne. Dziś z pewnością nie. W obszarze ERP także potrzebujemy wystandaryzować pewne rzeczy, aby obniżyć koszty operacyjne.

Dlatego też idziemy w kierunku standardowych, pudełkowych rozwiązań rynkowych. Jednocześnie – zaszytych w nich mechanizmów – będziemy używać do zmiany kulturowej. Wprowadzenia nowego typu procesów w Poczcie Polskiej.

Dlaczego na Poczcie Polskiej funkcjonuje 17, różnych systemów HR?

Zapewne wpływ na to miały historyczne uwarunkowania. Poczta Polska była wcześniej podzielona na regiony. Każdy z nich zaś miał dużą samodzielność.

Dzisiaj nie da się tak prowadzić firmy. Jest potrzebne jedno, centralne miejsce, w którym dostępne są wszystkie kluczowe informacje, także z HR. Musimy przecież mieć jeden pogląd na dane dotyczących liczby pracowników czy wysokości ich pensji. Pozwala to prognozować koszty działalności. A – co warto podkreślić – jesteśmy 3. pod względem wielkości zatrudnienia firmą w Polsce.

Dlatego w najbliższych miesiącach ogłoszony zostanie przetarg na zakup standardowego systemu HR. Podstawowy wymóg to zgodność ze wszystkimi przepisami polskiego prawa.

Do tego dochodzi wątek Data Governance na poziomie całej firmy. Dziś dane są rozproszone w organizacji. Ich konsolidacja z wielu baz danych i systemów w jeden, spójny widok generuje wysokie koszty operacyjne. Tylko tak obecnie możemy otrzymać widok kontrolingowy prezentujący kluczowe wskaźniki KPI oraz dane finansowe i operacyjne niezbędne do prowadzenia firmy.

Ponad 17 000 pracowników Poczty Polskiej to listonosze, którzy na co dzień korzystają z tabletów. Czy w ich przypadku także mają nastąpić zmiany?

Wspomniane tablety chcemy zastąpić urządzeniami, z których korzystają dzisiaj nowoczesne filmy logistyczne. Jednym ze stawianych przez nas wymogów jest posiadanie skanerów kodów. Ułatwiają zarządzanie dystrybuowanymi paczkami, a w przyszłości listami.

Listonosze nie mają też własnego stanowiska komputerowego w placówkach Poczty Polskiej. Chcemy więc – dzięki wymianie urządzeń, z których korzystają – by otrzymali dostęp do systemów, m.in. wspomnianego HR, na urządzeniach mobilnych.

Często wspomina się o tym, że w placówkach Poczty Polskiej wciąż działa rozproszony, obsługujący je system IT.

W praktyce oznacza to, że funkcjonuje dziś ok. 6700, niezależnych instancji tego systemu, utrzymywanych oddzielnie w sieci naszych placówek.  Już w roku 2012 istniał plan, aby zastąpić system oddziałowy rozwiązaniem centralnym. Zabrakło jednak determinacji.

Każda zmiana, nowa funkcjonalność – obecnie np. dostosowanie do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur – wymaga wizyty osoby z IT w każdym z oddziałów. To spory problem logistyczny.

Postdata, spółka z Grupy Poczty Polskiej, miała stworzyć nową, scentralizowaną wersję systemu Poczta 2000.

Postdata prowadzi prace nad scentralizowaniem rozproszonych, oddziałowych rozwiązań w jeden, wspólny system. Projekt ten powinien zakończyć się w III kwartale 2026 roku.

Ma nam to dać czas na wdrożenie nowego rozwiązania. Równolegle przygotowujemy przetarg na nowoczesny, gotowy system pocztowy, wykorzystywany przez operatorów na świecie. Dotychczas systemy w Poczcie Polskiej były projektowane tak, aby możliwie wiernie odwzorować „specyfikę” organizacji. To częste podejście. Wiele firm uważa swoje procesy za unikalne i niepasujące do standardowych rozwiązań. My chcemy ten paradygmat świadomie zmienić.

Naszym celem jest odejście od rozwiązań szytych na miarę na rzecz nowoczesnego, centralnego systemu, który upraszcza sposób pracy w placówkach, ogranicza liczbę wyjątków i standaryzuje procesy w całej organizacji. Taki model nie tylko ułatwi codzienną pracę w placówkach, ale przede wszystkim ułatwi zarządzanie operacyjne, które przy rozproszonych systemach jest duży wyzwaniem.

O jakich gotowych rozwiązaniach Państwo myślą?

Jednym z nich jest nowoczesny centralny system obsługujący operacje w placówkach pocztowych a drugim urządzenia samoobsługowe, z których korzystają operatorzy pocztowi na całym świecie m.in. włoska Poste Italiane, czy hiszpańska Correos. Chcemy pilotażowo zaadaptować jedno z takich rozwiązań i sprawdzić, czy – oraz w jakim zakresie – może ono zostać dostosowane do specyfiki polskiego rynku usług pocztowych, w tym do obsługi takich procesów jak np. pobór opłat abonamentu radiowo-telewizyjnego.

Przetarg na nowy system pocztowy chcemy ogłosić już w styczniu 2026 roku. Zależy, aby kolejne postępowania były uruchamiane możliwie szybko. Właśnie dlatego zorganizowaliśmy wspomniane na początku Suppliers IT Day, ale rozpocząć dialog z rynkiem i dać potencjalnym dostawcom przestrzeń do zadawania pytań oraz zgłaszania uwag jeszcze przed formalnym startem postępowań.

Przed nami bardzo duża zmiana technologiczna – jedna z największych transformacji, jakie obecnie realizowane są w Polsce. Jej sercem będzie nowoczesny, centralny system, działający w naszych placówkach. To on stanie się platformą do rozwoju nowych źródeł przychodów, w tym sprzedaży dodatkowych produktów, takich jak usługi finansowe rozwijane we współpracy z Bankiem Pocztowym.

Widzimy, że pracownicy w oddziałach są zmęczeni obecną sytuacją. Oczekują zmiany. Tym bardziej, że na co dzień korzystają z rozwiązań technologicznych, które w praktyce pochodzą z poprzedniej epoki.

Wspominał Pan o systemie ERP, który jest mocno skastomizowany. Co się z nim stanie?

To kolejny projekt gigant. Rozważamy co zrobić z systemem ERP. Możliwe są dwie ścieżki. Pierwsza zakłada doprowadzenie obecnego systemu do wersji, która jest wspierana przez producenta, czyli Microsoft. W praktyce oznaczałoby to migrację rozwiązania z 2012 roku do Microsoft Dynamics 365 Finance.

Drugą opcją jest całkowita wymiana systemy ERP na inne rozwiązanie. W tym scenariuszu, do pewnego momentu, konieczne byłoby równoległe utrzymywanie dwóch systemów. Takie podejście nie przyniosłoby jednak oszczędności w krótkim okresie, a wręcz wiązałoby się ze wzrostem kosztów. To duży dylemat, dlatego na tym etapie nie podjęliśmy jeszcze decyzji, co do kierunku dalszych działań.

Na tę sytuację nakłada się fakt, że Poczta Polska przez lata funkcjonowała w oparciu o bardzo rozbudowane i złożone procesy. Wdrożenie nowych systemów traktujemy jako realną szansę na ich uproszczenie, a w części przypadków całkowite wyeliminowanie.

Dodatkowym wyzwaniem się wieloletnie braki inwestycji w IT, które dziś w sposób naturalny kumulują się w tego typu projektach.

Rok temu rozmawiałem o ponad 20-letnim długu technologicznym w zakresie infrastruktury IT i planach jego modernizacji z funduszy Krajowego Planu Odbudowy.

Od lat wykorzystywane przez nas serwery i macierze powinny zostać wymienione. Korzystamy np. z serwerów, które przestały być wspierane przez producenta jeszcze w roku… 2016! Podobna sytuacja jest w warstwie sieciowej.

Ubiegaliśmy się o środki z Krajowego Planu Odbudowy na inwestycje wspierające robotyzację i cyfryzację w przedsiębiorstwach na łączną kwotę 142 mln zł, jednak nasz wniosek nie został rozpatrzony pozytywnie. W związku z brakiem możliwości pozyskania finansowania z KPO, złożyliśmy wniosek do Ministerstwa Aktywów Państwowych o dokapitalizowanie ze środków Funduszu Reprywatyzacji. Dla każdego z projektów przygotowaliśmy szczegółowy Business Case uzasadniający planowane wydatki. Obecnie oczekujemy na decyzję MAP.

Większość funduszy chcemy wydać na modernizację IT. Koszty transformacji są duże. Jak policzyliśmy wszystkie projekty, które chcielibyśmy zrealizować, dochodzimy do ponad 1 mld zł.

Jakie projekty IT planuje Poczta Polska?

Zbudowaliśmy prototyp listomatu, urządzenia, które pozwoli odbierać listy polecone nawet po godzinach pracy oddziału. Prowadzimy ten projekt równolegle do rozwoju Platformy Usług Cyfrowych i systemu e-Doręczeń. Elektroniczne „listy polecone” mają docelowo zastąpić te papierowe.

Co więcej, na przełomie marca i kwietnia światło dzienne ujrzy nowa aplikacja Poczty Polskiej, która będzie rozwinięciem tej platformy – stworzymy cyfrowe okienko pocztowe. Będziemy dalej rozwijać partnerstwa. Na początku roku ogłosimy współpracę z jednym z największych banków w Polsce, polegającą na wprowadzeniu możliwości nadania i odbierania elektronicznych listów poleconych właśnie w bankowości internetowej tego banku.

Na razie nie można by było w listomatach odbierać listów poleconych z sądu. Te trzeba potwierdzić dokumentem tożsamości. Ale pracujemy z Ministerstwem Cyfryzacji nad tym, aby w aplikacji mObywatel pojawiła się taka możliwość. Naszą tożsamość będziemy mogli potwierdzić za pomocą kodu QR. Wymaga to jednak integracji naszych systemów ze środowiskiem IT aplikacji mObywatel w Centralnym Ośrodku Informatyki.

Listomaty to jeden z projektów zmierzających do tego, o czym na każdej konferencji mówi Prezes Sebastian Mikosz, czyli wydzielenie w placówkach Poczty Polskiej strefy oferującej dostęp do naszych usług przez całą dobę. Z tym związany jest cały wątek rozwoju Platformy Usług Cyfrowych, czyli tzw. cyfrowego okienka pocztowego.

Czeka nas też duży projekt partnerski z firmą medialno-technologiczną. Być może będziemy mogli o tym powiedzieć więcej już w styczniu.

Jeśli Poczta Polska stawia na standaryzację i gotowe rozwiązania, to co ze spółkami Poczta Polska Usługi Cyfrowe – Envelo i Postdata, które zajmowały się dotąd budową i rozwojem dedykowanych rozwiązań?

Pomogą nam zrealizować zaplanowane projekty.

W strategii Poczty Polskiej Poczta Polska Usługi Cyfrowej (czyli Envelo) ma konsolidować wszystkie obszary związane z warstwą cyfrową, w tym to, co dzieje się wokół Platformy Usług Cyfrowych i systemu e-Doręczeń. Firma ta buduje także – wspólnie z partnerami technologicznymi – nową wersję naszej aplikacji mobilnej. Pokażemy ją na przełomie marca i kwietnia 2026 roku.

Natomiast Postdata ma za zadanie zintegrować nasz system okienkowy i stworzyć jego wersję scentralizowaną. Następnie odpowiadać będzie za wdrożenie, wspólnie z partnerami technologicznymi, nowego, gotowego rozwiązania, czyli nowoczesnego centralnego systemu operacyjnego, który usprawni pracę placówek pocztowych. Spółka utrzymuje też system, dzięki któremu funkcjonuje nasz sklep internetowy.

Obie spółki będą więc miały co robić. Utrzymują też wiele systemów, które były latami wdrażane i wciąż funkcjonują na Poczcie Polskiej.

W 2024 był pomysł, aby stworzyć na Poczcie Polskiej Centrum Usług Wspólnych.

W obecnej strategii nie ma planu połączenia Envelo i Postdata. Choć historycznie był pomysł, aby skonsolidować wszystkie aktywa IT w ramach jednej organizacji. To zadanie się nie udało. Mamy jednak świadomość, że w którymś momencie wygasimy stare systemy i trzeba będzie podjąć decyzję, co zrobić z rozwijającymi je i utrzymującymi podmiotami.

Jak wiele dziś osób w Grupie Poczty Polskiej pracuje w IT?

W samej Poczcie Polskiej jest to ok. 580 osób. W Envelo kolejne 100, a w Postdata 140. Łącznie daje to ponad 800 osób. Do tego dochodzi Bank Pocztowy, Poczta Polska Finanse oraz Pocztowe Towarzystwo Ubezpieczeń na Życie, gdzie w IT łączenie pracuje ok. 180 specjalistów IT.

Z tego ponad 200 osób zajmuje się wsparciem technicznym oddziałów i naszych centrów rozdzielczych. Po wdrożeniu systemu centralnego dokonamy reskilingu ich umiejętności. Potrzebne będą nowe kompetencje, np. związane z technologiami cloud computing czy rozwiązaniami sztucznej inteligencji.

Mam tutaj dużą przestrzeń do działania.

5, najpilniejszych projektów IT na Poczcie Polskiej

1 i 2. zakup i wdrożenie nowego systemu HR oraz nowej platformy Contact Center. Te dwa, projekty Poczta Polska zamierza sfinansować ze środków własnych. Jednym z elementów oceny ofert będzie elastyczny model płatności, pozwalający rozłożyć koszty w czasie i uniknąć ponoszenia pełnych nakładów już na starcie projektu.

3. Wymiana 25 tys. stacji roboczych. Postępowanie przetargowe zostało już uruchomione.

4. Wdrożenie centralnej hurtowni danych. Jej brak stanowi dziś istotną barierę w efektywnym zarządzaniu Pocztą Polską. Celem jest podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne, spójne dane, dostępne w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Obecnie stosowane jest rozwiązanie rozwijane wewnętrznie nie odpowiada już skali i złożoności organizacji.

5. Modernizacja infrastruktury IT w centrum danych Poczty Polskiej.