Kaucja.pl: Postawiliśmy na system Omecon DRS ze względu na jego uniwersalność i funkcjonalność

Z Robertem Kucharczykiem, dyrektorem IT w Kaucja.pl – Krajowy System Kaucyjny rozmawiam o: specyfice i złożoności systemów stojących za systemem kaucyjnym; przygotowaniach do uruchomienia rozwiązania; kuluarach wyboru oferty Omecon; wdrożeniu systemu DRS w rekordowo krótkim czasie; a także przewagach rynkowych oprogramowania Omecon DRS.

Jaką rolę pełni Kaucja.pl – Krajowy System Kaucyjny?

Producenci napojów, a więc tzw. wprowadzający są zobligowani prawnie do współpracy z wybranym operatorem kaucyjnym. Jesteśmy jednym z 7 takich operatorów. Kaucja.pl tym różni się jednak od większości z nich, że nasza spółka została powołana przez konsorcjum wiodących producentów napojów na rynku polskim. Są to: Coca-Cola HBC Polska, Colian, Grupa Maspex, Nałęczów Zdrój, Nestlé Polska, Oshee Polska, PepsiCo Polska, Red Bull, Van Pur, Zbyszko Company oraz Żywiec Zdrój. Jest to o tyle istotne, że te firmy na co dzień konkurują na rynku.

Na bazie uzyskanych zezwoleń mamy uprawnienia do obrotu kaucją za opakowania. Każdy producent lub importer napojów musi wybrać operatora kaucyjnego. My także podejmujemy rozmowy handlowe z kolejnymi partnerami. W tej chwili obsługujemy już kilkudziesięciu „wprowadzających”.

Każdy z nich musi dostarczyć wybranemu operatorowi informację o liczbie produktów, które w danym okresie trafiły na rynek. Wraz z tą informacją wpłaca na nasz rachunek kaucję za swoje opakowania. Podobnie sklepy, mogą wybrać nas lub innego operatora. Możliwa jest też współpraca z wieloma operatorami jednocześnie.

Na bazie dostarczonych i zweryfikowanych danych ze sklepów rozliczamy z nimi należności z tytułu wypłaconych kaucji. Dodatkowo, pewną kwotę płacimy też za każdą operację zebrania butelki tak, aby sklep mógł pokryć swoje koszty (tzw. handling fee).

Działalność operatorów to także złożona logistyka…

Oprócz tego, że musimy kaucję rozliczyć, to jesteśmy zobowiązani do tego, aby odebrać opakowania. Sposób odbioru zależy od tego, w jaki sposób zostały one zebrane. Jeśli w manualny, to musimy je również przeliczyć. Wszystkie opakowania trafiają do centrum sortowania, a następnie dalszego przetwarzania.

Cały proces musi być ściśle kontrolowany, aby uniknąć nadużyć. To ważne, bo o ile plastik z dużej butelki jest warty maksymalnie kilkanaście groszy, to kaucja za nią – cztery razy tyle. Z punktu widzenia dużego producenta jest to zdecydowanie znacząca wartość.

Jaką rolę pełnią systemy IT w działalności operatorów kaucyjnych?

Są absolutnym fundamentem ich działania. W naszym przypadku było to widoczne od początku. Dołączyłem do zespołu jako jedna z pierwszych osób. Uznałem, że w pierwszej kolejności potrzebujemy zdefiniować szczegółowe potrzeby względem systemu IT, najbardziej krytycznego dla naszej działalności. Nie było to trywialne. Doświadczenia operatorów kaucyjnych w tym obszarze to unikalne, pionierskie projekty w skali kraju.

Jak zatem zdefiniowali Państwo wymagania względem takiego systemu?

Pierwszą osobą, poza mną w zespole IT w Kaucja.pl był analityk Daniel Dąbrowski, osoba posiadająca doświadczenie z kilku branż, w szczególności z tworzenia systemów billingowych, a więc rozwiązań obsługujących dużą liczbę transakcji. Mieliśmy więc podstawę do tego, aby – na bazie wymogów prawnych, a polski system kaucyjny jest opisany ustawą i regulacjami koncesyjnymi – zacząć projektować pierwsze procesy. Równolegle zwiększaliśmy zespół. Powstawały też działy biznesowe i kolejne wymogi względem systemu centralnego.

Jedną z pierwszych kwestii, które zaczęliśmy analizować były doświadczenia operatorów kaucyjnych w innych krajach. Nasze spotkania i rozmowy okazały się bardzo cenne. Pozwoliły nam lepiej zrozumieć potrzeby i specyfikę tego biznesu, a także poznać realne wyzwania, które – z racji na skalę działalności – nie są oczywiste.

Przykładowo, jednym z pierwszych wyzwań dla nas okazała się konieczność szybkiego zarejestrowania w systemie kilkunastu tysięcy klientów. Podobnie, jak inni operatorzy postawiliśmy na rozwiązanie samoobsługowe. Szybko okazało się jednak, że przy tej skali każdy błąd czy niezrozumienie procesu rejestracji szybko się multiplikuje. W myśl doświadczeń operatorów w innych krajach, oznacza to potrzebę zbudowania potężnego zespołu helpdesk. nieco ten schemat złamaliśmy, bo mamy niewielki, ale skuteczny zespół pomocowy, dodatkowo wspierany przez rozwiązania AI.

W jakim stopniu na Państwa decyzję wpłynęła specyfika polskiego rynku?

W bardzo dużym stopniu. Przyjąłem, że wdrażany w Polsce model wielu operatorów będzie bardziej skomplikowany niż doświadczenia firm działających na zasadzie wyłączności. Na bazie tego założenia uruchomiliśmy analizę, która miała nam pokazać, który z polskich producentów oprogramowania może potencjalnie dostarczyć nam system DRS.

Braliśmy pod uwagę dostawców, którzy mają doświadczenia na rynku rozwiązań kurierskich i logistycznych, ale też fiskalnych. Kluczowa była możliwość zintegrowania systemu z aplikacjami wykorzystywanymi w mniejszych firmach. To ważne, bo w Polsce mamy najwięcej punktów sprzedaży w tzw. handlu tradycyjnym w całej Europie.

Mówimy o ok. 70 tys. takich jednostek handlu. Czyni to nasz model działania unikalnym na skalę europejską. W większości przypadków albo kraje są mniejsze, albo ich rynki bardziej skonsolidowane. Już na początku projektowania systemu pojawiły się rozbudowane wymagania w zakresie integracji.

Dlaczego zatem zdecydowali się Państwo na współpracę z Omecon?

Wybór dostawcy systemu DRS był poprzedzony formalnym procesem wyboru firmy informatycznej która będzie wdrażała system do obsługi. W wyniku analizy zgłoszonych ofert wspólnie z zarządem i radą nadzorczą została wybrana oferta Omecon.

Powodów przemawiających za tą propozycją było wiele. Przede wszystkim, z pełną świadomością postawiliśmy na rozwiązanie wywodzące się z transportu ze względu na jego uniwersalność i funkcjonalność. Od początku wiedzieliśmy, że nasze procesy logistyczne będą złożone. Chcieliśmy maksymalnie wykorzystać gotowe rozwiązania w tym obszarze.

Wiedzieliśmy też, że będziemy współpracować z wieloma przewoźnikami, ale chcieliśmy przygotować się na wszystkie ewentualności, w tym konieczność detalicznego planowania tras. Obsługa tras i spedycji kurierskiej bardzo przypomina obsługę odbioru opakowań z automatów RVM. W obu przypadkach mamy dużą ilość małych operacji transportowych do obsłużenia i rozliczenia.

Za wyborem tego rozwiązania przemawiały także doświadczenia Omecon z obsługą firm kurierskich. W wielu miejscach to zaprocentowało. Kolejnym, decydującym czynnikiem była otwartość systemu na zmiany oraz sposób obsługi integracji.

Ważna okazała się również wbudowana w system Omecon DRS – i rozwijana wraz z GearCode – funkcjonalność z zakresu raportowania. Dzięki niej zawsze mamy do dyspozycji szczegółowe informacje o konkretnym worku, do którego zbierane są odzyskane opakowania, i statusie jego obsługi. Jest to istotne, bo każde opakowanie wprowadzone do systemu kaucyjnego musi zostać zarejestrowane w Centralnej Bazie Opakowań Kaucyjnych. Każde ma też zadeklarowaną przez producenta wagę, a nasze procesy kontrolne i dokumenty odnoszą się do tej właśnie wagi.

Na koniec dnia liczymy przecież nie tyle opakowania, co pieniądze. Poza tym, systemy baz danych o odpadach wymagają też danych ilościowych. Przy naszej skali działalności tego typu billing naprawdę robi wrażenie. Na to nakładają się też wymagania związane z zapobieganiem nadużyciom. Mówimy przecież o środkach w obrocie rzędu kilkunastu miliardów złotych! Proszę mi wierzyć, że pomysłowość przestępców nie zna granic. Zdarzają się też pomyłki po stronie wprowadzających, które musimy wychwytywać.

Czy to funkcjonalność stworzona na wasze potrzeby?

W pewnym stopniu tak. Billing to naturalny element działania systemów paczkowych, choćby do obsługi płatności za pobraniem, więc tego typu mechanizmy były już zaimplementowane w rozwiązaniu Omecon. Na nasze potrzeby mocno rozbudowany został system raportowy. Zespół Omecon wytworzył rozległe funkcje raportowania m.in. na potrzeby urzędów i gmin, rozliczeń, kwot i bieżących operacji.

Nasza hurtownia danych jest zasilana danymi na bieżąco. Ostatecznie nasz system musi zaraportować każdemu z wprowadzających jaki poziom zbiórki udało się osiągnąć w skali całego kraju. W 2026 roku, po rygorem wniesienia dodatkowych Opłat Produktowych, wymagane jest zebranie 77% opakowań wprowadzonych na rynek.

System kaucyjny naprawdę działa! O ile wcześniej, za pośrednictwem tzw. systemu komunalnego do ponownego przetworzenia trafiało ok. 40% zebranego plastiku, tak teraz – w przypadku tylko opakowań objętych systemem kaucyjnym – możemy mówić docelowo nawet o 95%! To naprawdę realna korzyść dla środowiska. Cały system jest też dużo bardziej przejrzysty, bo dane o efektywności zbiórek raportujemy m.in. do poszczególnych gmin.

Jakie są największe wyzwania związane działalnością operatora kaucyjnego?

Z perspektywy kilku miesięcy od uruchomienia systemu kaucyjnego w Polsce mogę powiedzieć, że największym są kwestie logistyczne. W krótkim czasie trzeba stać się operatorem logistycznym działającym na skalę krajową. Choć nie posiadamy własnych ciężarówek i korzystamy z usług szeregu firm przewozowych.

Poza operatorami logistycznymi współpracujemy też z firmami komunalnymi, które wcześniej woziły żółte worki z plastikiem, a teraz rozszerzają zakres usług. Są też operatorzy lokalni. Poza tym, sieci handlowe także są zainteresowane wykorzystaniem swoich ciężarówek do przewozu opakowań.

Powstaje złożony, otwarty system dystrybucyjny. Warto dodać, że w kontekście odbioru opakowań objętych kaucją funkcjonuje podział transportu na tzw. pierwszą i drugą milę.

Czyli analogicznie jak w firmach spedycyjnych?

Dokładnie tak. W naszym przypadku pierwsza mila to odbiór opakowań ze sklepów i dostarczenie ich do centrów dystrybucyjnych. Stąd – to druga mila – przewożone są kontenerami do zliczarni i sortowni. Mówimy przy tym o procesach naprawdę znaczącej skali. Rocznie na polskim rynku sprzedawane jest od 8 do 10 mld butelek i puszek objętych systemem kaucyjnym. Jest zatem co zbierać, wozić i przetwarzać.

To z kolei przekłada się na bardzo konkretne kwoty środków w obiegu kaucyjnym. W jakim stopniu wyzwaniem jest integracja danych rozliczeniowych?

Obecnie współpracuje z nami ok. 30 tys. klientów, czyli podmiotów zbierających opakowania objęte kaucją. To mniej więcej jedna trzecia rynku. Z każdym z tych klientów musimy się rozliczyć, wystawić notę kaucyjną i wypłacić środki. To oznacza, że musimy zadbać o to, abyśmy w naszych systemach widzieli informacje na temat liczby i rodzaju opakowań zebranych w każdej placówce. Trafiają do nas też informacje o wypłaconych kaucjach.

Oczywiście musimy rozliczyć się też z dostawcami usług logistycznych. Za tym wszystkim musi więc stać olbrzymi system billingowy i złożone mechanizmy integracyjne. Po stronie klientów i operatorów logistycznych funkcjonują przeróżne systemy, z którymi musieliśmy się szybko i sprawnie zintegrować. To dziesiątki rozwiązań POS, KAS i im podobnych, wymagających innego podejścia do wymiany danych. Nierzadko są to zresztą rozwiązania dość leciwe. W efekcie poznajemy mnóstwo egzotycznych sposobów i technologii pozwalających na wymianę danych.

Współpracujemy też z największymi sieciami handlowymi, m.in. Jerónimo Martins, Żabka, Carrefour, Dino, EuroCash. Lista jest coraz dłuższa. Zapewnienie integracji z wykorzystywanymi tam rozwiązaniami jest teoretycznie prostsze, bo powinna być to jedna integracja otwierająca drogę do kilku tysięcy sklepów. Nie zawsze jednak możliwe jest tu wykorzystanie standardowych rozwiązań. Poza tym, musimy wymieniać się informacjami z pozostałymi operatorami. To również nie zawsze jest łatwe.

Pamiętajmy, że butelkę czy puszkę kupioną w Lidlu możemy oddać w Żabce, Biedronce, czy sklepie osiedlowym. System kaucyjny musi te przepływy rozumieć i na bieżąco kontrolować, choćby po to, aby operatorzy mieli pewność jakie kwoty kaucji muszą między sobą wymieniać, a dodatkowo rozliczyć się za przyjęcie opakowań, czyli tzw. handling fee. Mówimy o przepływach naprawdę dużych pieniędzy. Cały proces musi być przejrzysty, a jednocześnie na tyle przemyślany, by nie obejmował wrażliwych informacji objętych tajemnicą handlową.

Kluczowe znaczenie w kontekście tych wszystkich procesów odgrywa system Omecon DRS.

Wdrożenie systemu Omecon DRS odbyło się w rekordowo krótkim czasie. Jaki był harmonogram prac?

Przygotowania do wyboru i wdrożenia systemu DRS rozpoczęliśmy dość późno, co było podyktowane kwestiami formalnymi związanymi z utworzeniem naszej spółki i pozyskaniem niezbędnych pozwoleń. Dopiero w styczniu 2025 roku zebraliśmy oferty. W lutym przeprowadziliśmy ich analizę. Wówczas zapadła decyzja o wyborze rozwiązania Omecon. W marcu rozpoczęliśmy pierwsze prace. Na uruchomienie systemu mieliśmy ok. 7 miesięcy.

To był ambitny cel, biorąc pod uwagę skalę i znaczenie rozwiązania.

Projekt był niełatwy, realizowany pod silną presją rynku i akcjonariuszy, wymagający wielu zmian i integracji. Co ważne, same wymagania techniczne także były niejednoznaczne. Wiedzieliśmy jedynie, że transakcji będzie dużo, ale nie dysponowaliśmy konkretami.

Wypracowanie ramowych procesów, wytworzenie MVP i szlifowanie rozwiązania już po starcie wydawało nam się najbardziej rozsądnym podejściem. Nie znam projektów o podobnej skali, które od momentu wypracowania założeń do uruchomienia rozwiązania MVP mają tak mało czasu i udają się przy tak mocno ograniczonym budżecie. Faktem jest jednak, że podobną ścieżkę musiał przejść każdy z operatorów.

Nasz system musi codziennie pobrać bazę opakowań od swoich wprowadzających, bo codziennie na rynek trafiają nowe rodzaje produktów. Takie informacje są przekazywane do wspólnej bazy międzyoperatorskiej. Z niej maszyny RVM, systemy POS i rozwiązania liczące muszą pobrać aktualne sygnatury opakowań, aby wiedzieć jaka jest waga, kształt i kod EAN każdego z nich. To kolejny bardzo istotny aspekt integracyjny. W naszym przypadku być może łatwiejszy, bo przetarg na uruchomienie i utrzymanie bazy międzyoperatorskiej także wygrał Omecon.

W jakim modelu wykorzystują Państwo system Omecon DRS? Jakie kwestie miały decydujący wpływ na architekturę tego środowiska?

Od początku zakładaliśmy, że z rozwiązania DRS będziemy korzystać w modelu usługowym. Mamy zatem dedykowaną infrastrukturę, ale praktycznie jej nie dotykamy. Nad jej działaniem czuwa zespół Omecon.

Ważnym czynnikiem kształtującym architekturę systemu były kwestie integracyjne. Wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, staramy się wykorzystywać nasze, uniwersalne API. Zbudowaliśmy szereg interfejsów do integracji z automatami kaucyjnymi, systemami sklepowymi, systemami logistycznymi, a także dla zewnętrznych integratorów. W tym zakresie rzeczywiście potrzebne było nam nieoczywiste zaplecze techniczne.

Jednocześnie, w miarę jak rosła liczba niejednolitych, ale niezbędnych integracji, zdecydowaliśmy się na uruchomienie dodatkowej warstwy, na której równolegle pracuje wielu zewnętrznych deweloperów. Co do zasady staramy się maksymalnie wykorzystać nasze standardowe interfejsy na poziomie back-end. Ale front-end często tworzymy dla klientów w sposób indywidualny. W tym kontekście korzystamy z usług chmurowych Microsoft Online Services. Taka integracja dobrze się sprawdza.

Z jednej strony mamy zatem system DRS, za który odpowiada zespół Omecon, a z drugiej – nasz zespół DevOps i szereg firm odpowiedzialnych za procesy integracyjne.

Jakie są główne plany związane z rozwojem systemu DRS w Kaucja.pl?

Tak naprawdę, to ciągle jesteśmy świeżo po jego uruchomieniu. Wystartowaliśmy w październiku 2025 roku z rozwiązaniem uruchomionym na zasadzie MVP tak, aby zapewnić obsługę wszystkich niezbędnych procesów, choćby na minimalnym poziomie. Ciągle pracujemy nad rozwojem funkcjonalnym rozwiązania, rozwijamy całe środowisko pod kątem wydajności. Nieustannie toczą się też kolejne projekty integracyjne i automatyzacyjne. System się rozwija, ewoluuje. Realizujemy szereg prac związanych z obsługą kolejnych sieci, nowych koncepcji logistyki czy modeli rozliczeń.

Jednym z ciekawych rozwiązań, które wprowadziliśmy jest aplikacja mobilna dla kasjerów, którzy pracują w sklepach, gdzie nie zostały zainstalowane automaty RVM. Aby przystąpić do systemu kaucyjnego wystarczy pobrać naszą aplikację, zainstalować na telefonie, podpisać umowę i można odbierać opakowania objęte kaucją skanując ich kod EAN za pomocą telefonu. Aplikacja rozpoznaje, czy konkretne opakowanie obejmuje kaucja, czy została ona opłacona przez wprowadzającego i czy wobec tego może zostać przyjęte.

Chciałbym jednak podkreślić, że opisane wdrożenie nie byłoby możliwe bez zespołu IT: Daniela Dąbrowskigo, Sylwii Karaś Cicholskiej, Barbary Wawrzyniak, Dawida Bryłki, Tomasza Chwesewicza i Bartka Piórka. Dziękuję Wam za zaangażowanie!