e-Faktury to rewolucja na styku technologii i biznesu

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi kolejny krok na drodze do cyfryzacji administracji państwowej. Nowa platforma zapewnić ma także „podstawy efektywnej wymiany faktur w obiegu gospodarczym”. Jej wykorzystanie – obligatoryjne od roku 2023 – będzie jednak wymagało od polskich przedsiębiorstw konkretnych zmian nie tylko w środowiskach IT, ale też procesach biznesowych i relacjach z klientami.

Po wprowadzeniu e-Faktury Polska dołączy do grona krajów, w których jedynym sposobem na udokumentowanie transakcji gospodarczych będą elektroniczne dokumenty księgowe. Wystawione mają być zgodnie z ujednoliconym formatem XML i przetwarzane w ramach centralnego systemu państwowego. Cyfryzacja tego obszaru stanowi krok w kierunku wzmocnienia transformacji cyfrowej oraz konkurencyjności polskiej gospodarki, ale też zwiększenia wykrywalności oszustw podatkowych.

W Europie podobne rozwiązania funkcjonują już m.in. na Węgrzech, a od 2024 roku e-Faktura zostanie wprowadzona także we Francji. W Polsce od 2023 roku obowiązkowy stanie się jeden z najbardziej zaawansowanych modeli e-fakturowania na świecie. Jego istota sprowadza się bowiem do raportowania dokumentów sprzedażowych w czasie zbliżonym do rzeczywistego.

e-Faktura jedynym dokumentem potwierdzającym sprzedaż

Od 2023 roku jedynym obowiązującym w Polsce dokumentem sprzedaży potwierdzającym transakcję gospodarczą stanie się e-Faktura. Ma to być faktura w postaci ustrukturyzowanej w – określonym przez Ministerstwo Finansów – formacie. Wprowadzenie uporządkowanego, jednolitego, cyfrowego standardu zapisu e-faktur to tylko jedna ze zmian. Kolejną jest uruchomienie Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). KSeF będzie centralną platformą administracji skarbowej, której wykorzystanie będzie jedynym sposobem na formalne wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego.

Funkcjonalność KSeF będzie obejmować walidację, przetwarzanie i archiwizację e-Faktur. Dokument prawidłowo przetworzony w KSeF otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, który stanowić będzie jednocześnie potwierdzenie, że faktura została prawidłowo wystawiona i wprowadzona do obrotu. Co ważne, datą wystawienia faktury będzie data przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF.

„Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania faktur cyfrowych, które będą przekazywane pomiędzy przedsiębiorcami sprzedającymi towary i usługi, a ich nabywcami” – mówi Przemysław Koch, dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki. Krajowy System e-Faktur ma zdigitalizować proces przekazywania faktur pomiędzy przedsiębiorcami, a jednocześnie „ułatwić prowadzenie działalności biznesowej za sprawą uproszczenia procesów administracyjnych”, a także ma zapewnić inne korzyści, jak np. skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłaconego podatku VAT.

Digitalizacja procesu wystawiania i przechowywania faktur

„Cyfryzujemy faktury i zdejmujemy z przedsiębiorców obowiązki związane z przechowywaniem i archiwizowaniem takich dokumentów księgowych przez 10 lat. Przedsiębiorcy, który skorzystają z systemu KSeF będą zwolnieni z takich obowiązków. Nie muszą na własną rękę przechowywać faktur, bo zrobi to za nich administracja państwowa” – przekonuje Przemysław Koch. „Platforma e-Faktur będzie przechowywać wszystkie faktury w wersji cyfrowej przez 10 lat. Zawsze będzie można po nie sięgnąć i w razie potrzeby ponownie przekazać podmiotom, które tego wymagają” – dodaje.

Platforma KSeF została uruchomiona testowo 7 października 2021 r. Z początkiem stycznia 2022 roku jej funkcjonalność, a więc obsługa e-Faktur będzie dostępna publicznie do wykorzystania na zasadach dobrowolności. W okresie nieobowiązkowym możliwe będzie wykorzystanie platformy KSeF np. tylko do obsługi określonych rodzajów faktur lub typów transakcji.

Rok później tworzenie faktur w nowym formacie oraz wykorzystywanie centralnej platformy państwowej na potrzeby ewidencjonowania i przekazywania e-Faktur kontrahentom stanie się wymagane prawem. Oznacza to, że od 1 stycznia 2023 roku w Polsce nie będzie innej możliwości wprowadzenia faktury do obrotu niż poprzez platformę KSeF.

Cyfrowa rewolucja nie tylko w księgowości, ale i procesach biznesowych

„Polska dołącza do grona krajów, które będą mieć najbardziej zaawansowany, centralny system obsługi e-Faktur. Idziemy w duchu cyfryzacji z bardzo zaawansowanym modelem e-fakturowania” – mówi Magdalena Brzuszczyńska, wicedyrektor ds. JPK, sprawozdań i e-Faktur w PwC Polska. Dostosowanie systemów i procesów biznesowych do obsługi e-Faktur może okazać się znaczącym wyzwaniem zwłaszcza w dużych organizacjach. „Mamy w Polsce ok. 1,7 mln podatników VAT, którzy do 2023 roku będą musieli dostosować się do nowego modelu fakturowania. Jest to zdecydowanie większe wyzwanie niż w przypadku wdrożenia JPK chociaż, jak pokazują statystyki Ministerstwa Finansów, nadal wykrywane jest bardzo wiele rozbieżności w JPK. E-fakturowanie to dużo trudniejszy obowiązek, bo wymaga raportowania w czasie rzeczywistym dużo bardziej detalicznych danych” – ostrzega.

Jak pokazują analizy PwC, przygotowania do przejścia na nowy model e-fakturowania rozpoczęło jedynie zaledwie 20% polskich przedsiębiorstw. Podobna grupa planuje skorzystać z tego modelu w okresie przejściowym. Co więcej, aż 95% podmiotów wystawiających dziś w Polsce faktury elektroniczne to podmioty duże, zatrudniające ponad 250 pracowników, a jedynie 16% przedsiębiorców w Polsce operuje fakturami nadającymi się do automatycznego przetwarzania. Automatyzacja obsługi e-Faktur – wystawionych dodatkowo w ujednoliconym formacie – stanowi tymczasem istotę funkcjonowania nowego modelu e-fakturowania.

Znacząca liczba wątpliwości do rozwiązania w okresie przejściowym

Przede wszystkim bowiem, raz wystawiona e-Faktura, aby mogła zostać uznana za dokument księgowy, musi zostać pozytywnie zwalidowana przez system KSeF. Oznacza to, że dokumenty błędne – lub wystawione niezgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów – nie będą stanowiły dokumentów sprzedaży. Z drugiej strony, jeśli e-Faktura zostanie poprawnie zwalidowana i zapisana w systemie centralnym nie będzie mogła być już anulowana. Natomiast taka e-Faktura, za pośrednictwem systemu KSeF będzie mogła zostać udostępniona odbiorcy. System centralny zapewni bowiem repozytorium dokumentów księgowych – zarówno wystawionych, jak i otrzymanych.

Jednocześnie, eksperci zapewniają, że e-Faktury będzie można przesyłać do KSeF pojedynczo lub paczkami. Należy jednak zwrócić uwagę m.in. na to, jak zareaguje system w momencie, kiedy jedna faktura z takiej paczki będzie nieprawidłowa. „Obsługa wyjątków będzie rzutowała nie tylko na narzędzie do obsługi e-Faktur, które będzie trzeba wdrożyć i zintegrować z platformą KSeF, ale także na procesy wysyłania ustrukturyzowanych faktur i zarządzania całym procesem obsługi ewentualnych błędów” – dodaje ekspertka.

Większa organizacja, większy problem z e-Fakturą

W szczególny sposób do obsługi wdrażanego w Polsce systemu e-Faktur przygotować powinny się duże, wielooddziałowe organizacje korzystające dziś m.in. z wielu rozwiązań do fakturowania. Odrębną kwestią będzie też konieczność dopasowania procesów, które dotąd były być może ustandaryzowane na poziomie globalnym. „Jest to duże wyzwanie dotykające procesów fakturowania i otrzymywania faktur, które mają krytyczne znaczenie dla biznesu, warto więc nie odwlekać w czasie przygotowania się do wdrożenia e-Faktur” – podkreśla Magdalena Brzuszczyńska.

Odrębną kwestią jest także potencjalna konieczność zmiany zakresu danych umieszczanych na dokumentach sprzedażowych. Nie wszystkie informacje, zamieszczane choćby na podstawie indywidualnych ustaleń z klientami, będą mogły znaleźć się w ustandaryzowanym formacie e-Faktury. „Trzeba wziąć pod uwagę, że już teraz na fakturach umieszczane jest wiele danych biznesowych, które na ustrukturyzowanej e-Fakturze również powinny się znaleźć. Nie należy jednak przesadzać z ilością dodatkowych informacji, bo to może utrudnić ich późniejszą obsługę automatyczną. To pokazuje, że dobre dostosowanie systemów wymaga m.in. odpowiedniego zmapowania danych do formatu e-Faktury” – mówi Magdalena Brzuszczyńska.

Do wystawienia e-Faktury nie zawsze wystarczą też jedynie zagregowane dane gromadzone dotąd w systemach finansowo-księgowych, co oznacza potencjalną konieczność przebudowania architektury wielu rozwiązań biznesowych. Według analiz PwC, to właśnie w obszarze dostosowania oraz integracji środowiska IT mieszczą się największe wyzwania związane z przejściem na e-Fakturę. Tym bardziej, że – jak pokazują szacunki PwC – sam tylko koszt zmian technicznych dla dużych organizacji może sięgnąć kilkuset tysięcy złotych, albo więcej. Dodatkowo, w ramach procesu wdrożenia e-Faktury potrzebna może okazać się gruntowna przebudowa wewnętrznych procesów księgowych, administracyjnych czy sprzedażowych, a nawet renegocjacja zawartych z klientami umów.

Niewiele firm jest na to gotowych, niewiele też prawdopodobnie ma zarezerwowane środki. Mniejsze organizacje mają w tym zakresie łatwiej, bo dość powszechnie korzystają z prostych pudełkowych rozwiązań, nie wymagających tak dużego nakładu pracy i czasu przy wdrożeniu. W ich przypadku zmienią się głównie procesy biznesowe oraz ewentualnie aspekty umowne.

„Pamiętajmy, w 2023 roku zostanie wprowadzony obowiązek korzystania z e-Faktur, dziś możemy przygotować się do tej zmiany. Warto to zrobić, bo nawet zrobienie odpowiedniej analizy zostanie zweryfikowane po uruchomieniu nowego modelu” – kwituje Magdalena Brzuszczyńska.

Jak przygotować się do wprowadzenia w Polsce e-Faktury?

Warto zacząć już zinwentaryzować istniejące w organizacji procesy, systemy i dane. „Należy dokładnie przeanalizować wymagania wewnętrzne dotyczące struktury e-Faktury, obecne procesy, systemy oraz źródła danych. Stworzenie takiej mapy przepływu danych w systemie i zderzenie tego z wymaganiami pozwoli wybrać odpowiednie rozwiązanie techniczne. Konieczność raportowania danych w czasie rzeczywistym to spore wyzwanie, więc wybór właściwej technologii staje się kluczowy” – twierdzi Magdalena Brzuszczyńska. Na etapie wyboru rozwiązania warto zwrócić szczególną uwagę na jego elastyczność, rozumianą jako możliwość dopasowywania do zmieniających się potrzeb organizacji, ale też sprawną obsługę wielu źródeł danych i funkcjonalność pozwalającą na tworzenie zgodnych ze specyfikacją plików e-Faktury dopasowanych do specyficznych oczekiwań kontrahentów.

Jednym z rozwiązań wspierających obsługę e-fakturowania oraz integracji z systemem KSeF jest oprogramowanie Taxolite e-invoicing Tool rozwijane na bazie współpracy firm PwC i Microsoft. Rozwiązanie to pełnić będzie funkcję platformy pośredniczącej w wymianie informacji z systemem KSeF. Będzie to samodzielne rozwiązanie nie wymagające do działania innych aplikacji, ale otwarte na integrację z nimi poprzez udostępniane interfejsy API, procesy ETL lub dedykowane konektory. Obok funkcjonalności middleware oprogramowanie to będzie wyposażone w graficzny interfejs zapewniający łatwy i bezpośredni dostęp do wielu funkcjonalności związanych z obsługą e-Faktur. „Stawiamy na dodatkowe funkcjonalności: automatyzację, obsługę obiegu informacji okołofakturowych, elastyczność i możliwość integracji z różnymi systemami” – zapewnia Magdalena Brzuszczyńska.

Rekomendowany dla nowego rozwiązania PwC i Microsoft będzie model wdrożenia oparty na chmurze obliczeniowej. Dostępna będzie jednak też opcja wykorzystania aplikacji w modelu on-premise. Taka możliwość skierowana będzie przede to tych organizacji, które z różnych względów nie mogą korzystać z modelu chmury obliczeniowej. Architektura wspólnego rozwiązania PwC i Microsoft zapewnić ma też szerokie możliwości dostosowania do potrzeb. Wśród wykorzystanych technologii znajdą się m.in. Java, React, Typescript, a także silnik bazodanowy MongoDB.

Chmura najlepszym fundamentem cyfrowej transformacji

Cyfryzacja krajowego obiegu faktur jest przejawem postępującej cyfryzacji procesów administracji państwowej i usług publicznych. Są to zmiany, które stanowić będą dodatkowy motor dla transformacji wewnętrznych procesów biznesowych polskich firm. „Mówimy o zmianach stanowiących przejaw zjawiska, w którym wszyscy bierzemy udział. Mam tu na myśli transformację cyfrową – zjawisko, które nie ogranicza się do informatyzacji i automatyzacji procesów, ale oznacza zupełnie inny model przetwarzania danych” – podkreśla Krzysztof Malesa, dyrektor ds. strategii bezpieczeństwa w Microsoft. Cyfrowa transformacja jest dziś nieuniknionym procesem, który – z racji na znaczenie biznesowe – powinien angażować nie tylko specjalistów ds. nowych technologii, ale przede wszystkim menedżerów odpowiedzialnych za konkretne działy biznesowe.

W powszechne potrzeby związane z koniecznością zapewnienia wysokiej elastyczności, skalowalności oraz dostępności infrastruktury IT, niezbędnej dla prowadzenia projektów cyfrowej transformacji na szeroką skalę, dobrze wpisuje się wspomniany model chmury obliczeniowej. „Zakłada on przejście z przetwarzania danych i aplikacji w sposób lokalny do wykorzystania nowych rodzajów usług cyfrowych, dostępnych z dowolnego miejsca, skalowalnych, dobrze chronionych i pozbawionych konieczności inwestowania na zapas” – mówi Krzysztof Malesa. Dzięki rozwiązaniom chmurowym – w szczególności tym, opartym na usługach publicznej chmury obliczeniowej – firmy i instytucje są w stanie znacząco zwiększyć poziom odporności na różnego rodzaju zagrożenia. Dodatkową wartością jest tu możliwość wykorzystania usług, których zapewnienie w ramach lokalnej infrastruktury byłoby trudne lub wręcz niemożliwe.