IFS Applications od 17 lat wspiera rozwój Grupy Nowy Styl na międzynarodowych rynkach

Od roku 2000 zarządzanie w Grupie Nowy Styl wspiera system IFS Applications. Pierwsze wdrożenie miało miejsce w roku 2010 w spółkach zależnych Grupy Nowy Styl we Francji, Niemczech i Wielkiej Brytanii. Obecnie z tego systemu korzysta łącznie 950 pracowników Grupy Nowy Styl.

Od początku z systemem ERP

Spółka Nowy Styl, należąca do Grupy Nowy Styl, rozpoczęła działalność w 1992 roku. Jej właściciele, bracia Adam i Jerzy Krzanowscy, zdecydowali się na produkcję krzeseł biurowych, znajdując własną niszę na rynku Polski i krajów Europy Środkowo-Wschodniej.

Jedną z kluczowych decyzji, podjętych na wczesnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa, była inwestycja w system ERP. „Kiedy Nowy Styl zdecydował się na wdrożenie IFS Applications, firma nie była jeszcze złożoną organizacją i mogła funkcjonować bez systemu ERP. Przewidziano jednak, że będzie się rozwijać i na pewnym etapie efektywne zarządzanie nie będzie możliwe bez zintegrowanego systemu IT. Czas pokazał, że była to bardzo dobra decyzja. Dzięki niej procesy biznesowe w Nowym Stylu od początku są dobrze zorganizowane” – wyjaśnia Rafał Chwast, wiceprezes zarządu i dyrektor finansowy i IT w Grupie Nowy Styl.

Wdrożenie systemu IFS Applications w Grupie Nowy Styl, które odbyło się w roku 2000, objęło spółkę Nowy Styl odpowiedzialną za obsługę zamówień klientów i zakład montażowy Fotel Styl. W pierwszym etapie w Nowym Stylu wdrożono moduły dystrybucyjny i finansowy, a w spółce Fotel Styl komponent do zarządzania zleceniami roboczymi (część modułu IFS Produkcja). Wdrożenie odbyło się w szybkim tempie, a uruchomienie produkcyjne rozwiązania nastąpiło zaledwie w kilka miesięcy po podpisaniu kontraktu.

Wraz z rozwojem firmy rozszerzano jej działalność. Produkcja rosła i poszerzał się asortyment produktów. W roku 2006 Grupa zakupiła dodatkowe licencje IFS Applications i wdrożyła system ERP w spółkach zależnych na Ukrainie, Słowacji i w Rosji. Liczba użytkowników rozwiązania wzrosła do 900, wdrożono również moduły IFS Produkcja Powtarzalna oraz IFS Harmonogramy Zamówień Klienta i Zakupu.

IFS Applications korporacyjnym standardem ERP

Na początku roku 2009 zarząd Grupy Nowy Styl podjął decyzję o wdrożeniu systemu IFS Applications w spółkach we Francji, w Niemczech i Wielkiej Brytanii. Celem tej inwestycji było zwiększenie efektywności operacyjnej firmy, a w szczególności uproszczenie łańcucha dostaw, usprawnienie procesu obsługi klientów, skrócenie czasu realizacji zamówień oraz wprowadzenie kontrolingu i obsługi księgowości na poziomie korporacyjnym.

„Firma dąży do tego, aby działać jak jeden organizm biznesowy bez względu na prawną odrębność poszczególnych spółek czy rozproszenie geograficzne. Zintegrowane, standardowe rozwiązanie ERP to niezbędna część infrastruktury firmy, w ramach której są realizowane procesy. Wdrożenie IFS Applications w spółkach dystrybucyjnych w Europie Zachodniej to nie tylko transfer zaawansowanych technologii informatycznych zaimplementowanych wcześniej w Polsce, lecz także efekt naszego dążenia do optymalizacji procesów biznesowych w ramach całej Grupy” – podkreśla Rafał Chwast.

Pierwszym krokiem w kierunku wprowadzenia korporacyjnego standardu ERP było wdrożenie systemu IFS Applications we francuskiej spółce dystrybucyjnej Nowy Styl France S.A.S. Zespół informatyków Grupy Nowy Styl, przy wsparciu konsultantów IFS France, przeprowadził prace wdrożeniowe, wykorzystując doświadczenie z wdrożenia i eksploatacji systemu w Polsce. Projekt obejmujący dystrybucję i finanse zakończono w kwietniu 2010 roku. „Grupa Nowy Styl odpowiadała w tym projekcie za logikę biznesową, a konsultanci IFS zapewniali know-how i niezbędne modyfikacje programowe” – wyjaśnia Mariusz Sobociński, IT & Business Analyst Director w Grupie Nowy Styl.

Obecnie pełna ewidencja, od momentu rejestracji zamówienia po wysyłkę towaru do klienta, jest pod kontrolą centrali. Pracownicy działu kontrolingu i księgowości mogą logować się do systemu w spółkach w Niemczech i we Francji i na bieżąco monitorować procesy.

Wdrożenie w spółce w Niemczech zostało przeprowadzone samodzielnie przez zespół wdrożeniowy Grupy Nowy Styl. „Zrealizowaliśmy ten projekt we własnym zakresie. Pomogły nam w tym doświadczenia z wdrożenia we Francji. Przyjęliśmy zasadę, że od początku w projekcie uczestniczą kluczowi użytkownicy i pracują wspólnie z nami” – dodaje Mariusz Sobociński.

Szybki efekt synergii

Po wdrożeniu systemu IFS Applications w spółce we Francji wszystkie informacje dotyczące procesów biznesowych są dostępne na bieżąco, co zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów podczas realizacji zamówień. „Szybko dostrzegliśmy pierwsze efekty synergii. Wspólna platforma pozwala na wymianę informacji i przenoszenie doświadczeń na nowe obszary, a ponadto nasi zagraniczni partnerzy mogą korzystać z naszego bogatego zaplecza informatycznego” – podkreśla Mariusz Sobociński.

„Główna korzyść z wdrożenia systemu IFS Applications polega na tym, że możemy optymalizować procesy w obszarach logistyki, finansów i księgowości i przydzielać ich wykonanie tak, jak podpowiada logika biznesowa. Wcześniej istniały ograniczenia, w wyniku których pewne operacje musiały być wykonywane na poziomie lokalnym w spółkach w Polsce, Niemczech lub Francji. Obecnie wszystkie procesy są zintegrowane” – podsumowuje Rafał Chwast.