Niektórzy twierdzą, że skoro decydujemy się na usługę u globalnego dostawcy to nie musimy się już niczym więcej martwić. Dokładniejsza weryfikacja zawartej umowy pokazuje, że jest to błędne podejście, o czym zresztą informują sami dostawcy. Spoglądając w dokument Service Agreement widać, że wyraźnie zostało tam napisane, iż w przypadku awarii może nie być możliwości pobrania zeskładowanych danych oraz że zalecane jest regularne wykonywanie ich kopii.
Dane znajdujące się na górze stosu rozwiązań IT są własnością usługobiorcy i to on odpowiada za ich odpowiednie zabezpieczenie (model współdzielonej odpowiedzialności). Na samym końcu to właśnie on więc poniesie konsekwencje ewentualnej utraty cennych danych! Dlatego Żabka Polska zdecydowała się na opracowanie projektu systemu, testy Proof of Concept, a następnie produkcyjne wdrożenie rozwiązania do ochrony danych z Office 365 z wykorzystaniem oprogramowania Commvault Complete. Projekt zrealizowała firma Netology.
Oczekiwania Żabka Polska przed systemem backupu
Menedżerowie działu IT w Żabka Polska byli od początku świadomi powyższych wyzwań. Stąd też jeszcze przed uruchomieniem migracji danych pocztowych ze środowisk on-premise do usługi Office 365 przystąpili do wyboru rozwiązania do ochrony tych danych. W pierwszej fazie zostały zweryfikowane możliwości techniczne dostępnych na rynku systemów, a następnie dwa najlepsze rozwiązania zostały sprawdzone pod kątem koniecznych do poniesienia nakładów.
Ostatecznie – pod względem funkcjonalnym oraz TCO – najwyżej oceniono oprogramowanie firmy Commvault. Najważniejsze wymagania, jakie postawiła Żabka Polska pod względem nowego systemu to: wykonywanie kopii całej zawartości skrzynek użytkowników z Exchange Online z możliwością odtwarzania pojedynczych wiadomości przez administratora lub samodzielnie przez użytkowników; możliwość wykonania backupu i odtwarzania danych składowanych w usłudze OneDrive for Business; możliwość zabezpieczenia danych witryn tworzonych w SharePoint Online oraz minimalizacja kosztów rozwiązania (elastyczne licencjonowanie). Dodatkowo, opcjonalnie, firmie zależało także na możliwość: archiwizacji starszych e-maili w przypadku konieczności zmniejszenia wielkości skrzynek oraz uruchomienia zabezpieczenia e-maili składowanych na kontach journalingowych.
Zaproponowane rozwiązania
Wybrane przez Żabka Polska rozwiązanie Commvault zapewnia pełną ochronę danych składowanych w usłudze Office 365, wykorzystując jednocześnie: deduplikację celem minimalizacji ilości składowanych danych, replikację kopii celem zapewnienia redundancji oraz zarządzanie uprawnieniami poprzez role dla maksymalnej ochrony dostępu do danych. Uruchomienie raportów i alertów pozwala jednocześnie aktywnie i w odpowiednim czasie wykrywać anomalie i na nie reagować. Możliwości Commvault dla Office 365 pokazuje poniższy rysunek.
W przypadku wzrostu wymagań możliwa jest również ochrona danych składowanych w aplikacji Teams. Dla działu bezpieczeństwa natomiast istotna jest możliwość wykonywania pełnotekstowego indeksowania wiadomości pocztowych wraz z załącznikami; dostęp do tych danych jest zapewniony za pomocą interfejsu web (przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa).
Specjaliści Netology zdecydowali się zbudować usługę w oparciu o zasoby wirtualne w Exea Data Center. Pozwala to na: składowania kopii danych z O365 w polskim data center; skalowanie wydajności i pojemności rozwiązania zgodnie z potrzebami (scale-up i scale-out); elastycznego modelu rozliczeń – płatność za zużyte zasoby w okresach miesięcznych.
Odpowiednio wyskalowane i zabezpieczone rozwiązanie oparte o Commvault uruchomiono na usłudze IaaS, dodając do tego nasze usługi eksperckie w zakresie: monitoringu poprzez centrum HelpDesk Netology 24/7 oraz pełnej usługi zarządzania, administracji oraz serwisu przez inżynierów Netology z miesięczną opłatą ryczałtową.
Najważniejsze korzyści z backupy danych z Office 365
Obecnie Żabka Polska posiada pełną ochronę dla danych Office365 z kopią składowaną na terenie polski. W razie dowolnych problemów jest w stanie odtworzyć dane do innych środowisk, co daje gwarancję dostępności do danych. Obniżono także koszt TCO – bez budowania dodatkowych kompetencji w zakresie nowego rozwiązania Commvault, w tym bez kosztów ciągłych szkoleń. Całość obsługi zapewnia firma Netology jako dostawca usługi. Wybrane rozwiązanie zapewnia też niezbędną elastyczność. Dzięki przyjętemu modelowi świadczenia usługi (licencjonowanie, wsparcie, wykorzystywane Data Center) można bardzo szybko odwzorować zmieniające się wymagania biznesowe możliwością płynnej modyfikacji parametrów, np. w przypadku zmniejszenia utylizacji/skali środowiska.
Warto podkreślić, że osiągnięcie powyższych korzyści było możliwe dzięki odpowiednim decyzjom kadry zarządzającej Żabka Polska. Dla Netology, wieloletniego partnera Commvault, była to okazja do pokazania możliwości uruchomienia systemu ochrony w wielu wariantach technicznych i finansowych. Pozwoliło to na dokonanie wyboru bazującego na rzeczywistych danych i odpowiedniego dopasowanego do potrzeb i możliwości biznesu.
