Jak sektor FMCG dostosował się do czasu epidemii i jak może się zmienić ich funkcjonowanie w przyszłości

Z Ireneuszem Kubalewskim, dyrektorem IT w Grupie Żywiec oraz Krzysztofem Bryłą, Group IT Managerem w Grupie Espersen rozmawiamy o tym: Czy obecna sytuacja przyspieszy tzw. cyfrową transformację? Jakie rozwiązania mają szansę nie tylko zyskać chwilowo na popularności, ale i pozostać na stałe, gdy wszystko wróci do normy? Jakie są dziś najważniejsze cele, które przed IT stawia dziś biznes w sektorze przemysłowym?

Bardzo dziękuję za przyjęcie zaproszenia do debaty prowadzonej w ramach cyklu artykułów #IT4business. Pierwsze moje pytanie dotyczy tego, w jaki sposób Państwa firmy – działające w sektorze produkcji żywności – dostosowały się do obecnej sytuacji?

Ireneusz Kubalewski (I.K.): Dostosowanie było szybkie i gwałtowne, i dotyczyło kilku aspektów. Pierwszym było wprowadzenie pracy zdalnej, od momentu, w którym nałożono w Polsce ograniczenia w poruszaniu się. Musieliśmy z dnia na dzień przestawić operacje biurowe na funkcjonowanie pracowników w home office. Dotyczyło to również ponad 80 agentów w naszym centrum obsługi klienta.

Ten element transformacji przeszliśmy zaskakująco bezboleśnie. Nawet nie uświadomiliśmy sobie, że byliśmy do tego tak dobrze przygotowani. Co prawda nasz typ pracy zakładał home office już wcześniej. Od strony infrastruktury mieliśmy większość jej elementów gotowych. Dzięki temu zmianę przeprowadziliśmy zaskakująco płynnie. Skoncentrowaliśmy się więc na pomocy pracownikom w dostosowaniu się do nowej sytuacji, udzielaniu wskazówek i wyjaśnianiu jak działają procesy w nowej sytuacji.

W momencie, gdy nadeszła druga fala obostrzeń, uziemieni zostali także nasi przedstawiciele handlowi. Przejście na zdalną pracę w kontakcie z klientem końcowym było więc kolejnym wyzwaniem dla całej organizacji. Oprócz niezbędnych narzędzi trzeba było zapewnić im także dostęp do dodatkowych informacji, z których wcześniej nie korzystali. Po tygodniu pracy z domu, sytuacja została na tyle opanowana, że Grupa Żywiec mogła – w miarę komfortowo – prowadzić działalność.

Jak wyglądało dostosowanie procesu produkcji do nowej sytuacji?

I.K.: Piwa wirtualnie nie da się jeszcze uwarzyć (śmiech). Może to i dobrze. Po pierwsze staraliśmy się zapewnić właściwe odległości pomiędzy pracownikami w zakładach i zapewnić im środki ochrony osobistej. Od strony IT przygotowywaliśmy się na ewentualną konieczność zamknięcia biur, ale także ograniczeń dotyczących browarów. Produkcja piwa oparta jest na procesach naturalnych. Powstaje więc problem, jak zdalnie dostać się do kluczowych urządzeń sterowania procesami produkcyjnymi i nimi zarządzać w sytuacji ograniczonego dostępu. To był specyficzny dla naszej firmy aspekt, na który także musieliśmy się przygotować. Zastosowaliśmy tutaj koncepcję tzw. Jump Station w wirtualnej sieci każdego z browarów, z której można było w bezpieczny sposób przejąć kontrolę nad komputerami sterującymi procesami produkcyjnymi.

Jak to wyglądało u Pana, Panie Krzysztofie?

Krzysztof Bryła (K.B.): Podobnie. W przetwórstwie ryb i owoców morza mamy do czynienia z naturalnym surowcem, a to stwarza dodatkowe wyzwania. Tego procesu nie da się ani zdalnie, ani cyfrowo przeprowadzić. Zwłaszcza, że dbałość o jakość produktu wymaga manualnej obróbki w różnych obszarach działalności Espersen.

W obszarach produkcyjnych zostały wdrożone procedury separacji pomiędzy osobami pracującymi na poszczególnych zmianach. Linie produkcyjne zostały zmodyfikowane tak, aby zostały zachowane odpowiednie, bezpieczne odległości pomiędzy pracownikami. Nasza działalność wymusza stałą dbałość o czystość środowiska pracy. W obecnej sytuacji podnieśliśmy tylko – i tak już wysokie, obowiązujące naszych pracowników – normy czystości.

Jeśli chodzi o bardziej cyfrowe aspekty, to zastosowaliśmy scenariusz podobny do obserwowanego na świecie. Przejście na pracę zdalną trwało w naszej firmie ok. 1,5 tygodnia. Przygotowania do home office wymagały wdrożenia łatwo skalowalnych rozwiązań i dodatkowej infrastruktury IT. Po tym czasie umożliwiliśmy pracę zdalną wszystkim pracownikom, których obowiązki na to pozwalały.

Pierwszym hasłem kierującym naszymi działaniami było zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy. Kolejnym zadaniem było zapewnienie ciągłości produkcji. Branża spożywcza uznawana jest za strategiczną, bo zapewnia produkty niezbędne do życia. Ciągłość naszej produkcji jest więc ważna nie tylko dla nas, ale i dla naszych odbiorców.

Niektórzy mówią, że obecna sytuacja przyspieszy cyfrową transformację. Zgadzacie się?

I.K.: Zdecydowanie! Krążą już dowcipy o tym, że nic tak dobrze nie wpłynęło na procesy transformacyjne jak pandemia. Z różnych stron słychać opinie o tym, że świat nie będzie taki sam, po tym jak pandemia się skończy. To zresztą widać już teraz. Zmiana zaczyna się od bardzo prozaicznych rzeczy. Obserwuję znajomych – starszych ode mnie – którzy zostali zmuszeni do dokonywania zakupów online. Kupują przez internet, czego wcześniej nie robili. Bali się albo po prostu nie odczuwali takiej potrzeby. Teraz odkryli, że to jest łatwe, wygodne i bezpieczne.

Natomiast w przypadku firm, spodziewałbym się masowego wdrażania rozwiązań, często bardziej radykalnych od tych, założonych w strategiach digitalizacji. W naszej firmie wdrażamy np. rozwiązania pozwalające na cyfryzację procesów związanych z podpisywaniem kontraktów. Działamy w mocno rozproszonym środowisku. Teraz mamy w pełni elektroniczny proces. Zadziałał, wszyscy się do niego przyzwyczaili i go akceptują. Ułatwia też relacje biznesowe. Takie narzędzia z pewnością więc zostaną z nami na dłużej.

K.B.: Jeśli chodzi o cyfrową transformację, to najwięcej wiedzieli i mówili o niej ludzie, którzy ją przygotowywali, promowali, do niej przekonywali. Pandemia upowszechniła tę wiedzę w skali całego świata. Upowszechniło się robienie zakupów online, korzystanie z aplikacji mobilnych czy wideokonferencji. Te ostatnie znalazły nowe zastosowanie: świąteczne spotkania rodzinne, spotkania towarzyskie. Okoliczności wywołane pandemią pomogły przełamać lęk. To co wczoraj było niemożliwe, stało się możliwe, a nawet konieczne. Niektórzy znajomi liderzy, tkwili w przeświadczeniu, że praca jest zbędna, nie może być efektywna, jest wręcz fanaberią. Dzisiaj wiemy, że to jest już nieaktualne i cieszę się, że zrewidowali swoje poglądy.

Bo dziś naszym zadaniem – jako liderów – jest zadbać o to, aby była równie efektywna, co praca w biurze. Nie jestem przekonany, że cyfrowa transformacja przyspieszy tak bardzo, jak przewidują to optymiści. Organizacje odkrywają możliwości jakie daje cyfrowy świat, ale nagłe przestawienie na nowe procesy stawia pod znakiem zapytania jakość ich działania. Nie zdążyliśmy jeszcze wykształcić kultury, zdobyć doświadczenia i dobrych nawyków współpracy online. Przełamaliśmy z pewnością bariery psychologiczne i wdrożyliśmy rozwiązania zapewniające nam ciągłość operacji. To pomoże w promocji nowych rozwiązań i przekonywaniu do ich zastosowania. Ale jest za wcześnie, aby świętować.

Chyba największe obawy związane są właśnie z mierzeniem efektywności pracy w home office…

K.B.: Już jakiś czas temu zetknąłem się z wątpliwościami dotyczącymi długości dnia „pracy zdalnej”, wypełnienia go odpowiednią ilością zadań, dyskusji jak rozliczać pracowników za czas „spędzony w pracy”, a może za rezultaty wykonanych zadań? Myślę, że obecny eksperyment pokazuje nam, iż kierunkiem powinno być skupienie się na efektach i rozwiązaniach oraz ich jakości, a nie na sposobie ich dostarczania. Według mnie, pierwszym krokiem w tym procesie jest budowa wspólnego zaufania pracodawcy i pracownika.

I.K.: Mam podobną obserwację z ostatnich kilku tygodni. Największym wyzwaniem jest dziś to, w jaki sposób pracownicy powinni zorganizować sobie czas w home office. W ciągu dwóch, pierwszych tygodni przygotowaliśmy cykl szkoleń i materiałów. Znajdują się tam m.in. wskazówki takie, jak: zapewnij sobie przynajmniej 10 minut przerwy pomiędzy telekonferencjami czy zadbaj o godzinę wolnego czasu w środku dnia na zrobienie i zjedzenie obiadu. To prozaiczne rzeczy, ale trzymanie się tych zasad powoduje, że komfort pracy jest znacznie większy. Dla wielu z nas bowiem praca z domu jest bardziej intensywna niż w biurze. Łatwo to sobie wyobrazić, jeśli okazuje się, że ktoś w ciągu dnia ma 8 godzin nieprzerwanych spotkań on-line. Funkcjonowanie w dzisiejszej rzeczywistości wymaga nowej kultury pracy. Praca zdalna ma ogromny potencjał, ale wszyscy musimy się jej nauczyć.

Wspominali Panowie o rozwiązaniach, które zostaną, jak np. zawieranie umów dzięki wykorzystaniu e-podpisu. Czy jakieś inne rozwiązania przychodzą Panom jeszcze do głowy?

I.K.: Na pewno na popularności zyskały narzędzia do wideokonferencji. Zapotrzebowanie na nie w dobie pandemii wzrosło niesamowicie. Wydaje mi się, że zostaną one z nami na dłużej. Mieliśmy to szczęście, że w grudniu 2019 roku Grupa Żywiec przeszła w 100% na platformę Office 365. Musieliśmy jednak teraz rozbudować część infrastrukturalną odpowiedzialną np. za dostęp do VPN, zwiększając m.in. jej wydajność. Z pewnością dziś sporo rozwiązań z zakresu bezpieczeństwa IT przechodzi próbę czasu.

Najbardziej ciekawią mnie jednak nowe rozwiązania biznesowe, które mają szansę na zyskanie na popularności, np. te wspierające pracę w handlu. Pojawiło się sporo rozwiązań, które będą przez nas eksplorowane w przyszłości. Dotyczy to np. technologii rozpoznawania obrazów w kontekście zdalnej pracy handlowca.

K.B.: Narzędzia do wideokonferencji są dziś tym, czym myszka i klawiatura przed pandemią. To rozwiązanie z pewnością więc pozostanie z nami na stałe. Podobnie narzędzia do pracy zdalnej i współpracy nad wspólnymi projektami, dokumentami. Otworzą nam one bowiem dostęp do nowych możliwości pracy.

Zakładam, że pojawią także nowe projekty biznesowe. Mam nadzieję, że wkrótce będziemy mogli wykorzystać rozwiązanie rozszerzonej rzeczywistości w naszych magazynach. Kolejnym pomysłem jest wykorzystanie wirtualnej rzeczywistość do szkolenia pracowników w zakładach produkcyjnych.

Jestem jednak zainspirowany także tym, co dzieje się w edukacji. Już dziś nasze dzieci uczą się zdalnie, współpraca online stała się ich codziennością. Powinniśmy zadbać o to, aby pomagać im w tym procesie, pomagać im budować nową kulturę nauki i pracy.

Czy zmieniły się cele stawiane przez biznes dla IT?

I.K.: W Grupie Żywiec podchodzimy do celów biznesowych – które przekładają się na projekty IT – w trzech perspektywach czasowych. Po pierwsze są to rzeczy, które musimy zrobić dzisiaj, aby odpowiedzieć na aktualny kryzys. Kolejna perspektywa to projekty, które zaczniemy realizować, gdy sytuacja zacznie się stabilizować i będziemy wychodzić z zamknięcia. Ostatnia perspektywa czasowa dotyczy tego, jak w przyszłości zmieni się świat. Jest to więc perspektywa długofalowa i strategiczna.

W każdej z tych perspektyw wymagania są różne. W pierwszym, musimy zapewnić narzędzia komunikacji i pracy grupowej, a także dostęp do właściwych danych. W perspektywie średnioterminowej, w wypadku np. recesji, może nas czekać ograniczanie środków na projekty IT. Bardzo wiele firm już podjęło decyzje o ich wstrzymaniu, a nawet skasowaniu. To ogromne wyzwanie i zarządy oczekują, że podejdziemy do niego odpowiedzialnie, że będziemy inwestować w te technologie, które przynoszą największą wartość biznesową.

Musimy też przygotować się na to, jak zmieni się świat pod wpływem obecnych wydarzeń. Technologie wspierające wirtualną pracę handlowców czy handel B2B to tylko niektóre przykłady, w których biznes oczekuje narzędzi IT wspierających te nowe procesy.

K.B.: W grupie Espersen, szereg projektów był przygotowywanych na początek 2020 roku. Natura zastosowała tryb „sprawdzam” i musieliśmy przetestować nowe narzędzia w trybie przyspieszonym. Tak, jak wspomniałem wcześniej, naszymi priorytetami jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i ciągłości prowadzenia biznesu. W kolejnym kroku zarząd wymaga od nas zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i skalowalności rozwiązań. Następnym punktem jest odpowiedź na pojawiające się nowe potrzeby. W przypadku naszej grupy nie mamy co prawda do czynienia z klientem detalicznym, jednak wpływu globalnej sytuacji ekonomicznej na naszą działalność nie unikniemy. Element adaptacji będzie wiec dla nas równie istotny, jak w przypadku innych przedsiębiorstw.

Spisał Bartosz Ciszewski