Jesteśmy dla naszych klientów przewodnikiem po świecie chmury

Z Tomaszem Piętakiem, Cloud Solutions Architectem i Pawłem Bieleckim, Bid Managerem Global Managed Services w NTT DATA Business Solutions sp. z o.o., rozmawiamy o rosnącej liczbie projektów migracji do chmurowego ERP; konieczności koncentracji na fazie przygotowawczej do chmurowej migracji tego – kluczowego dla każdego przedsiębiorstwa – systemu; motywacjach klientów do migracji do modelu cloud computing oraz najważniejszych wyzwaniach, które przed nimi stoją, w tym dobrze zaplanowanej architekturze docelowego rozwiązania.

Dlaczego wdrożenie w modelu chmurowym jest najważniejszym trendem w adaptacji nowych rozwiązań ERP?

Tomasz Piętak (T.P.): Decydujące znaczenie mają cechy modelu chmurowego, które pomagają systemowi ERP sprostać dzisiejszym wyzwaniom biznesowym. Przykładami są kwestie szybkiej reakcji na pomysły biznesowe firmy, a więc skrócenie czasu „od pomysłu do rozwiązania” i wdrażania wszelkich udoskonaleń. To także redukcja kosztów IT, a w zasadzie przemodelowanie ich struktury i przesunięcie z infrastruktury na nowe technologie i obszary innowacyjne, takie jak zastosowanie automatyzacji zarządzania aplikacjami do uproszczenia i przyspieszenia procesów biznesowych. Wyzwaniem, z którym pomaga się również mierzyć model chmurowy, jest wzrost złożoności rozwiązań.

Dlaczego ERP w chmurze ma przewagę nad ERP on-premise?

Paweł Bielecki (P.B.): Model chmurowy lepiej odpowiada na wyzwania niepewności otoczenia biznesowego. W ciągu dwóch lat prognozy dotyczące strategii cyfryzacji uległy dezaktualizacji wobec zmian, jakie przyniosły nowe warunki na rynku i w społeczeństwie. Trudniej jest też prognozować nowe przeszkody. W zasadzie w każdej chwili należy spodziewać się nieoczekiwanego.

To wpływa oczywiście na szybkość reakcji. Aby firma działała skutecznie, musi mieć swobodę do szybkich zmian skali i obszaru działania. Dlatego mówimy, że firmy wolały przenieść znaczną część procesów „z mgły do chmury”, do przestrzeni, w której szybkość, elastyczność i transformacje – wymagane przez rynki – nie napotykają przeszkód.

Zdolność do szybszego reagowania jest ważnym czynnikiem sukcesu dla firm w nadchodzących latach. W zasadniczym stopniu opiera się on na wykorzystaniu zalet modelu chmurowego. Dotyczy to również tak kluczowego systemu, jak ERP.

ERP to jeden z najważniejszych systemów dla przedsiębiorstwa. Z jakim kapitałem doświadczenia i kompetencji w zakresie modelu chmurowego, ale także w zakresie ERP, firma powinna przystępować do takiego projektu?

T.P.: Brak doświadczenia to bezwzględnie największe wyzwanie, jakie pojawia się po stronie klienta. W takiej sytuacji powstaje też obawa o zdolność do wdrożenia, a potem operowania na systemie w modelu chmurowym. Niepewność związana z tymi kwestiami zdarza się dużo częściej od tej towarzyszącej np. zarządzaniu kosztem w modelu chmurowym. Istnieją również obawy związane z brakiem kompetencji, aby poradzić sobie z wdrożeniem ERP w chmurze.

Tylko ok. 10% firm decyduje się na samodzielne podjęcie tego wyzwania. Mówimy tu przede wszystkim o organizacjach, które rozpoczynają przygodę z cloud computing. Równolegle jest też spora grupa firm, które od kilku już lat rozpoczęły korzystanie z różnych form modelu chmurowego, zaczynając od mniejszych usług i rozwiązań. Te firmy bardzo szybko uczą się i nabywają odpowiednich kompetencji.

P.B.: W dużej mierze, ten niezbędny kapitał początkowy zależy od tego, czego klient szuka w chmurze. Jednak z zasady – bez wcześniejszego przetarcia się w chmurowych projektach – podejście do ERP w chmurze jest dużym wyzwaniem, niekiedy ponad siły. Nawet jeśli uczestniczy w nim partner z doświadczeniem, to bardzo długo trwa uzgadnianie i przygotowanie tego projektu.

Niekiedy pracujemy kilka miesięcy z klientem, aby przekonać go do migracji do chmury w zakresie kluczowych systemów, takich jak ERP, zarządzania transportem czy magazynami. Potrzeba czasu, aby poznać, zrozumieć zalety i wady systemu w kontekście własnego biznesu i rozstrzygnąć tę sprawę. Jest to zrozumiałe, ponieważ wiele firm popełniło błędy, które powodowały niepotrzebne straty już w okresie funkcjonowania w chmurze.

Błędy w planowaniu chmury są kosztowne.

T.P.: To prawda. Błędy architektoniczne na wczesnym etapie uniemożliwiają niekiedy skorzystanie z konkretnych, bardzo wymiernych korzyści w chmurze. To, co wydawałoby się na wyciągnięcie ręki, jest naturalną korzyścią i celem migracji do chmury, okazuje się w efekcie nie do zrealizowania bez kroku wstecz, ponownego zaplanowania i ułożenia architektury.

Potrzebny jest zatem balans między doświadczeniem a wyzwaniem. Łatwo wejść z prostymi rzeczami do chmury. Kiedy jednak planujemy korzystanie z zaawansowanych rozwiązań, tych zmiennych jest bardzo dużo i trzeba mieć bogatsze doświadczenie, wiedzę i umiejętności.

Jakie scenariusze najczęściej funkcjonują w przypadku projektów chmurowego ERP? Z jakimi najczęściej Panowie się spotykają?

P.B.: Nasze doświadczenia z migracji są najczęściej klasyczne. Przykładowo klient ma już system ERP we własnym data center i chce odciąć się od tego stosu technologicznego, związanego z utrzymaniem infrastruktury, oprogramowania, zarządzania backupami, dostosowaniami. Złożoność rozwiązania on-premise – w relacji do korzyści z dostarczanych przezeń funkcji – zaczyna krępować firmę. Jawi się jako narzut.

W przypadku przejścia do obsługi przez partnera chmurowego model dostarczania ERP jest w dużej mierze taki sam, jak w innych usługach cloud computing. Klient posiada licencję, dedykowane środowisko, możliwość dynamicznej zmiany zasobów i wiele innych korzyści z zastosowania chmury. Wyzwaniem jest jednak wybór pomiędzy PaaS czy IaaS.

Model PaaS ma swoje wymagania, m.in. dostosowania się do narzuconych procesów, które są predefiniowane w takim rozwiązaniu. Może to rodzić obawy, czy nowe rozwiązanie da nam to, czego oczekujemy od nowoczesnego systemu ERP.

T.P.: Proces migracji zaczyna się często od przeglądu infrastruktury. Cykl życia dotychczasowego środowiska dobiega końca i rozpoczyna się wówczas proces budżetowania, projektowania modernizacji i zakupów, planowania migracji do nowego środowiska.

Siłą rzeczy pojawia się opcja alternatywna – pomysł przejścia z systemem ERP do środowiska chmurowego. Firmy, które są przyzwyczajone do modeli outsourcingowych i mają już doświadczenie w tym zakresie, zdecydowanie bardziej są otwarte na takie podejście. Wynika to z doświadczeń i oczekiwań organizacji, które chcą zminimalizować liczbę obowiązków i wyzwań.

Nie martwią się już nigdy więcej o warstwę infrastruktury. A zewnętrzna motywacja, np. presja dostawcy ERP?

T.P.: Wiele firm proponuje system ERP w modelu cloud computing. Najczęściej są to produkty oparte o Best Practices. Klient będzie się musiał do nich dostosować i zmienić odpowiednio procesy wewnętrzne czy biznesowe. Nowoczesne, chmurowe systemy ERP zmierzają w stronę standaryzacji i jak najmniejszego kontaktu z dostawcą tej chmury. Próba dostosowywania takiego ERP do własnych procesów może wobec tego okazać się bardzo trudna i kosztowna.

Jednak część firm właśnie dlatego, z premedytacją, podejmuje taką decyzję. ERP w chmurze to dobra okazja odejścia od szytego na miarę przez lata i być może nazbyt zawiłego i nieefektywnego modelu. Zamiast tego jest to szansa skorzystania z dobrych praktyk, doświadczenia zewnętrznych konsultantów i szukanie gdzie indziej okazji do wyróżnienia się – w obszarach, które pozwalają uzyskiwać więcej korzyści.

Czyli sięgnięcie po chmurowy ERP to szansa na odejście od procesowego legacy. Jak ta standaryzacja wygląda w kontekście planów biznesowych – opartych o cyfryzację, ale też w wypadku bardziej tradycyjnego, powszedniego chleba biznesu, np. przejęć. Ze standardowym chmurowym ERP jest łatwiej czy trudniej?

T.P.: W pewnym sensie jest to rzeczywiście łatwiejsze. Przykładowo, we wspomnianym systemie SAP klienci rozwijają aplikację w ramach bazowego systemu, czyli piszą rozszerzenia w języku ABAP i umieszczają cały kod – tzw. Zety – wewnątrz systemu. To powoduje pewne utrudnienie zwłaszcza w modelu chmurowym, gdzie chodzi o standaryzację, łatwość uaktualnienia i wdrażania nowych funkcjonalności, nie wpływających na to, co już mamy. Pod tym względem mamy więc dysonans. Pomimo że w chmurze i on-premise to jest praktycznie ten sam produkt, to jednak myślenie o jego rozwoju i adaptacji do nowych potrzeb powinno być już inne.

Natomiast model chmurowy kieruje się własną logiką. Dlatego niezależnie od dostawcy chmury publicznej, na którego się zdecydujemy, o rozwoju systemu także trzeba myśleć w logice chmurowej. Rozwijajmy podstawę, bazę, ale sięgając po wytwarzane w chmurze standardowe, uniwersalne funkcje i narzędzia. Cały silnik do budowania integracji, aplikacji i front-endów to chmurowy kombajn, który ułatwia nam takie zadania i uniezależnia od systemu centralnego. Cały rozwój powinien trafić do tej sfery. Takie rozwiązanie jest uniwersalne i łatwiejsze do adaptacji w zmiennych uwarunkowaniach, np. podczas wspomnianej przez Pana integracji z przejmowaną nową spółką.

P.B.: Musimy też pamiętać, że ERP to nie jedyny kluczowy system w firmie. Istnieje cały portfel rozwiązań z nim powiązanych. Łatwość połączenia tego w jeden ekosystem – poprzez środowisko hyperscalerów – jest zdecydowaną korzyścią z migracji do chmurowego ERP. Rozwiązania przez nich dostarczane umożliwiają łatwą integrację.

Są to narzędzia bezpieczne i elastyczne, skalowalne. Można inwestować w narzędzia pozwalające na integrację, dostępne on-premise, ale takie środowisko będzie tracić skalowalność. W chmurze ten problem w zasadzie nie występuje. Skalowalność jest jej podstawą.

A jak się przedstawia kwestia kompetencji w tym kontekście? Może po trudnym początku łatwiej – dzięki temu uniwersalizmowi – budować z czasem organizację chmurową?

T.P.: To ciekawe, ale z rozmów z klientami wynika, że na dalszym etapie obawiają się braku wiedzy i umiejętności zarządzania kosztami. Czyli, czy poza abonamentem mój rachunek nieoczekiwanie nie wzrośnie? Jest to obszar, który wymaga sporego doświadczenia i bardzo dobrej znajomości wykorzystywanych i dostępnych usług. Nasza odpowiedź jest zawsze ta sama. Dobre zaplanowanie architektury i usług pozwala to wyzwanie opanować na wstępie. Drugim często poruszanym wątkiem są pytania o bezpieczeństwo danych w chmurze. W tym obszarze usługodawcy chmurowi dostarczają nam wiele świetnych narzędzi, wytycznych architektonicznych i certyfikatów, ale to od naszej wiedzy i doświadczenia zależy, jak dobrze je wdrożymy i wykorzystamy. Gdy mówimy o usługach hyperscalerów, to nakłady, jakie czynią na bezpieczeństwo, są praktycznie nie do osiągnięcia samodzielnie.

Co jeszcze jest niespodzianką i wyzwaniem?

P.B.: Kluczowy dla klientów jest też obszar sieciowy. Szczególnie przy założeniu, że przesuwamy do chmury rozwiązania i bazy, podczas gdy mamy centralnie zarządzane: produkcję, transport i magazyny. To kwestia zapewnienia stałego dostępu do systemów i danych, z którego wynika ciągłość biznesu. Klienci mają tego świadomość i często o to właśnie pytają.

T.P.: Dlatego to wątek ważny w fazie inwentaryzacji procesów i przygotowania ich do działania w formie chmurowej. Ustalamy, jak działają procesy produkcyjne, biznesowe, które z nich można buforować, w jaki sposób harmonogramy pracy przesunąć najbliżej miejsc produkcji. Niekiedy ostatecznym efektem jest model hybrydowy, tak aby unikać opóźnień czy kosztów przesyłania danych. Takie kwestie projektujemy jednak na początku. Błąd na tym etapie to ryzyko strat i kosztów.

Warto podkreślić, że żaden z dostawców chmury nie podchodzi do klientów na zasadzie „wszystko albo nic”. Panuje raczej chęć i gotowość wsparcia na poziomie architektonicznym, aby odpowiedzieć na wszystkie, zidentyfikowane wyzwania. Generalnie jednym z nich jest integracja między chmurą a infrastrukturą własną, z czasem z kolejnymi chmurami. Model chmury hybrydowej jest najczęściej docelowym rozwiązaniem, dlatego istnieją i sprawdzają się sposoby oraz narzędzia do jego realizacji.

Jak istotna jest część infrastrukturalna projektów migracji do chmury hybrydowej? Wspominali Panowie o tym, że potrzebuje ona innej generacji urządzeń.

T.P.: To kwestia dojrzałości technologicznej. Z reguły rozproszone, rozległe organizacje dysponują odpowiednimi zasobami sieciowymi, aby sprostać modelowi chmury hybrydowej. Dużo łatwiej jest im podjąć decyzję o migracji do cloud computing i dużo łatwiej jest tę zmianę przejść. Natomiast u klientów, gdzie jest to w większej mierze wyzwanie procesowe, z reguły konieczne są także inwestycje w zmianę technologiczną. Wówczas też większy jest opór. Widać skalę wyzwań.

P.B.: Dostawca z reguły oferuje kilka opcji technologicznych komunikacji z chmurą. Firmy wielooddziałowe zazwyczaj wiedzą, jak z takim środowiskiem się integrować i jak do tej chmury sięgać. Wypracowały praktykę integrowania własnych oddziałów i zasobów. Trudniej jest firmom scentralizowanym, jednooddziałowym, z własną serwerownią. Wówczas zwykle nie ma też kompetencji chmurowych, a zatem wiedzy, pomysłu na to, jak się z chmurą połączyć.

Czy ERP pasuje do modelu subskrypcyjnego?

T.P.: Zmiana ERP nie jest jak przełączenie się na inną platformę streamingową, czy nawet zmianę operatora wynajmu samochodów. Trzeba być tego świadomym. Wszystko, cała decyzja, powinna wynikać z analizy, co firma chce osiągnąć. Dzisiaj w odniesieniu do chmury pytanie nie brzmi: „czy”, tylko „które rozwiązanie wybrać”.

Chciałbym poprosić jeszcze o próbę uporządkowania harmonogramu uzyskiwania korzyści z wdrożenia chmurowego ERP. Na ile to wspólny, powtarzający się schemat?

P.B.: Tutaj możemy mówić raczej o korzyściach płynących z adaptacji modelu chmurowego, a nie tylko wdrożenia chmurowego ERP. Nasze doświadczenie pokazuje, że klienci szybko się adaptują i przyzwyczajają do chmury. U podstawy decyzji o chmurze leży jej skalowalność. Taki aspekt pojawia się też najszybciej.

Korzyść kosztowa to, jak już mówiliśmy, kwestia warunkowa, zależna od zoptymalizowania usług, czasu ich wykorzystywania itd. Przykładowo automatyzacja, choć także wymaga nakładów, pozwala uzyskiwać te korzyści. Nie od razu się o tym myśli, ale jest to ważny element kształtowania kosztów. Harmonogram uzyskiwania korzyści z chmurowej adaptacji ERP jest w dużej mierze powiązany z dojrzałością technologiczną.

T.P.: Koszt nie jest z pewnością główną motywacją. Istnieje wręcz świadomość wzrostu kosztów w pewnych okolicznościach, ale przy założeniu czerpania korzyści z tych możliwości chmury, które w inny sposób byłyby nieosiągalne.

P.B.: To cecha dojrzałości firm, które jakiś czas temu zmigrowały do chmury. W ich przypadku podstawowy KPI to Business Continuity. Łatwość uzyskania tego KPI w chmurze jest większa. Oczywiście takie procesy wymagają też miesięcy pracy przy projektowaniu, ale klienci szybko starają się uzyskać dodatkowe wartości, tak jak w obszarze bezpieczeństwa. Oczekują, że w tym modelu podniesie się poziom bezpieczeństwa, odporności przedsiębiorstwa. W chmurze awaria wywołuje pytanie o szybkość przywrócenia dostępu do zasobów, a nie o ich utratę. Działy IT są rozliczane właśnie z takich zadań.

Podczas rozmowy odnosimy się do doświadczenia, obserwacji z praktyki NTT DATA Business Solutions we wspieraniu organizacji w takich wdrożeniach i transformacjach. Pomówmy więc jeszcze o metodyce, podejściu, jakie w Polsce firma wykształciła przez blisko 30 lat, najpierw w obszarze Managed Services, a potem Managed Cloud.

T.P.: Trzeba pamiętać, że żaden hyperscaler nie zaprojektuje z klientem szczegółów migracji. Nie przeanalizuje punktu wyjścia i docelowego, które są istotne przy takich projektach. Naszym podstawowym zadaniem jest właśnie planowanie migracji i przeprowadzenie jej zgodnie z oczekiwaniami klienta. Nie ma dla nas znaczenia, czy w efekcie analizy klient zdecyduje się przenieść systemy do chmury publicznej, czy do naszego data center, gdzie świadczymy usługi IaaS i PaaS. Choć warto podkreślić, że zapewniamy w nim: utrzymanie kluczowych systemów, ich bezpieczeństwo, szyfrowanie połączeń, a także oczywiście łatwą skalowalność udostępnianej infrastruktury IT.

Nasza przewaga rynkowa to element projektowania, zarządzania i realizacji projektu migracji do chmury. Prowadzimy tego typu wdrożenia, czuwając nad harmonogramem i planowaniem przerw. Wiele wiemy o potencjalnych zagrożeniach i potrzebach. Potrafimy więc wyjść im naprzeciw w realizowanych dla klientów projektach. Jesteśmy dla nich przewodnikiem po świecie chmury.

To zresztą dotyczy również dostępnej w NTT DATA Business Solutions oferty RISE with SAP. Łączy ona kilka rozwiązań i usług w jedną subskrypcję. Celem jest przyspieszenie migracji do chmury w ramach uproszczonego modelu: jedna oferta, jedna umowa i pakietowe podejście jako jedna usługa. Z naszego doświadczenia – a jesteśmy w kilku trwających w Polsce tego typu projektach – wynika, że wsparcie NTT DATA Business Solutions jest w tej adaptacji bardzo pożądane i cenione.

P.B.: Jako NTT DATA Business Solutions dążymy do strategicznego, długoterminowego partnerstwa z klientami, aby osiągnąć najwyższą dostępność aplikacji, ciągłość biznesową i sprawność działania. W ten sposób urzeczywistniamy ich strategię transformacji cyfrowej. W ramach własnych usług Managed Cloud analizujemy potrzeby klientów, migrujemy dane i zarządzamy środowiskiem IT. Z kolei poprzez usługi Application Management Services oferujemy zarządzanie problemami i proponujemy np. ciągłą optymalizację aplikacji SAP oraz wprowadzanie innowacji w procesach biznesowych. Potwierdzę więc słowa Tomka – jesteśmy dla naszych klientów przewodnikiem po świecie chmury.