Kastomizacja interfejsów użytkowników systemów ERP

Przeglądając informacje o nowych wersjach oprogramowania ERP – zarówno systemów światowych, jak i polskich producentów – można odnieść wrażenie, że dostawcy dwoją się i troją, aby przebudować, uelastycznić i wzbogacić warstwę obsługi. W ostatnich latach to właśnie warstwa interfejsu jest też jednym z głównych obszarów innowacji w systemach biznesowych. Być może łatwiejszy dostęp do najbardziej potrzebnych funkcjonalności przyspiesza pracę użytkowników. Dodajmy do tego łatwiejszy dostęp do informacji…

Czy rzeczywiście jednak użytkownicy domagają się od pracodawców przyjaźniejszych interfejsów? W jakich systemach można łatwo modyfikować poszczególne ekrany, a w jakich jest to prawdziwa bolączka? Czy są rozwiązania, które pozwalają to robić samodzielnie użytkownikowi? I czy są one użytkownikom potrzebne?

Kastomizacja a dostawcy technologii

„Rozmowa o kastomizacji wymaga pewnego wyjaśnienia, wyjaśnienia czegoś czego przeciętny użytkownik nie wie, a ma to ogromny wpływ na możliwość i koszt takiej kastomziacji: architektura wewnętrzna. Każde oprogramowanie do dwie kluczowe warstwy: warstwa prezentacji i warstwa logiki biznesowej, ta druga ma dwa obszary: model dziedziny – rdzeń w zasadzie nie zmienny oraz obszar nadzorujący scenariusze pracy użytkownika, podatny na zmiany bez ingerencji w rdzeń. Kastomizacja warstwy prezentacji jest najłatwiejsza, łatwa jest tu parametryzacja – drag & drop. Zaczynają się schody, gdy klient oczekuje kastomziacji, która wymaga ingerencji w rdzeń systemu. Tego należy unikać. Ułatwieniem są obiektowe wzorce projektowe i rezygnacja z tradycyjnego modelu relacyjnego, jako fundamentu systemu. Nie zmienia to faktu, że użytkownik sam może w zasadzie ingerować w postać GUI oraz w niektórych przypadkach modyfikować pewne szczegóły takie jak dodanie kolumny do tabeli pola do formatki” – wyjaśnia Jaroslaw Zelinski, Business and systems modeling, analysis and design expert.

“Problemem niestety w wielu aplikacjach, nie tylko ERP jest bardzo silna integracja warstwy prezentacji z warstwą logiki biznesowej. Właśnie stąd się biorą problemy, że aplikacja A nie jest w stanie dostarczyć aplikacji B jakiegoś pola. Systemy współpracować ze sobą po prostu nie potrafią” – odpowiada Grzegorz Szyszło, specjalista ds. systemów IT w Asseco Business Solutions.

“Rynek zmusza producentów ERP do otwartości i niektórzy to robią. W nowych wersjach stosują wzorce MVC/MVVM/DDD, separuja logikę od procesów i ekranów, problem w tym, że teraz ich partnerzy psują robotę, bo zamiast stosować metody wdrożeń zalecane przez producentów – którzy odradzają kastomizacje, a wraz z pakietem ERP dostaczają framework, czyli kompletne środowisko rozwojowe – nadal prują podczas wdrożeń te systemu bo to jedyny sposób na uzależnienie klienta. Do tego dochodzi problem, że mało który dostawca ERP ma dobrych projektantów i programistów obiektowych znających wzorce” – odpowiada Jarosław Zieliński.

Używalność rozwiązań IT

„Używalność rozwiązań IT to bardzo ciekawe zagadnienie, niestety nadal przez niektórych traktowane po macoszemu. Czasem odnoszę wrażenie, że pewne grupy systemów są tworzone tak, jakby zupełnie się zapominało o perspektywie użytkownika końcowego. To, jak on postrzega systemy IT, dotyczy nie tylko samego interfejsu w rozumieniu “rozmieszczenia przycisków”, ale też np. wydajności E2E, rozmieszczenia systemów – i ich integracji – a także sposobu ich uczestnictwa w procesach organizacji. Widziałem systemy z całkiem intuicyjnym interfejsem, lecz delikatnie mówiąc mało wygodne przez to, że użytkownik był zmuszany do ręcznego przeklejania tych samych danych w kilku aplikacjach, a oczekiwanie na wynik przetwarzania sprzyjało czynnościom pobocznym, typu wyjście na kawę” – mówi Krzysztof XyH Wilniewczyc, IT Systems Architect, Analyst w PTK Centertel.

„Wracając do sedna pytania – to bardzo dobrze, że coraz częściej myśli się o poprawie interfejsów, które faktycznie – w wielu obszarach “biznesowych” – odstaje od obecnych standardów IT. Należy, jednak, robić to z rozsądkiem i uwzględnieniem typowych przypadków użycia. Dostosowywanie interfejsu przez użytkownika to świetna sprawa, lecz mocno indywidualna. Istnieją osoby, które np. od kilku lat używają kilku tych samych “ekranów” i każda zmiana wywoła u nich przerażenie. Dodawanie im dodatkowych ‘suwaczków’ do modyfikacji ulubionych formularzy może przynieść więcej szkody niż pożytku. Istnieją też tacy, którym takie wyrwanie się ze sztywnych więzów będzie wybawieniem” – dodaje.

W systemach ERP, zapewne, główny nacisk jest kładziony na możliwość modyfikacji szeroko pojętych raportów. Zatem warto pamiętać, że taka kastomizacja jest dość mocno ograniczona przez ramy samej aplikacji i wiadomo, że pełnej dowolności nie ma (np. w zakresie zmian, wymagających modyfikacji jądra systemu). Cała sztuka – polega na odpowiednim zbilansowaniu ilości stopni swobody po stronie użytkownika, oraz wynikającego z tego stopnia skomplikowania rozwiązania (a co za tym idzie zwiększenia kosztów wytworzenia, utrzymania i ewentualnego przyszłego rozwoju systemu). Jednej, uniwersalnej, reguły-rozwiązania dla tego tematu nie ma – ale uważam, że to dobrze, iż w ogóle znajduje się on pod lupą.

„Kastomizacja interfejsów to dobry kierunek. Użytkownik powinien otrzymywać dane w jak najbardziej przyjaznej, a docelowo także atrakcyjnej formie. Jeśli konieczny jest nadmiar klikania, wówczas ryzyko niedociągnięć po stronie obsługi znacznie wzrasta. Istotnie pozostawienie użytkownikom pełnej swobody w parametryzacji interfejsu jest dość ryzykowne. Nie każdy ma ochotę, czy możliwość zgłębiać wszystkie możliwości systemu, aby wybrać z nich najbardziej optymalną konfigurację. Ewentualny błąd w ustawianiu interfejsu może się mścić” – mówi Maciej Dworzanski, członek zarządu odpowiadający za finance i zakupy w OMEKO.

Pójście użytkownikowi na rękę

„Można natomiast zarządzać interfejsem w ramach grup użytkowników. Np. dział IT w porozumieniu z innymi działami w firmie może proponować alternatywne interfejsy odpowiednie dla danych grup. Tak przygotowane interfejsy powinny być wydajne w obsłudze i pozbawione niedoróbek. U nas w SBO użytkownicy mogą ustawiać takie parametry jak: ulubione raporty w oddzielnym menu, ulubione funkcje systemu w oddzielnym menu, ukrycie niepotrzebnych funkcji, modyfikacje tabel w oknach oraz ukrywanie zbędnych pól, dodawanie nowy pól, zmiana kolejności pól. Całość kontrolowana jest przez uprawnienia” – dodaje.

„Pójście zbyt daleko i oddanie dużej swobody użytkownikom końcowym w zakresie zmiany wyglądu ekranów może rodzić trudności w utrzymaniu takiej aplikacji/systemu. Funkcjonalności, o których mowa w niniejszym wątku, mogą jednak stanowić bardzo istotną wartość dla osób, które nie posiadając zaawansowanej wiedzy IT, są odpowiedzialne ze wygląd ekranów. Niemniej dostarczenie narzędzia, które pozwoli dynamicznie, w środowisku graficznym – najlepiej w przeglądarce – uprościć ekrany, “upiększyć” je grafiką specyficzną dla danej organizacji, jest kierunkiem, w którym warto podążać.  Funkcjonalność taka może pozwolić również na łatwe prototypowanie aplikacji. Użytkownik dostający możliwość stworzenia własnej wersji danego ekranu, może dzięki temu przekazać swoje wymagania dotyczące ergonomii do osób, które finalnie wdrożą zmiany. Przykładem takiego podejścia jest rozwiązania SAP Screen Personas” – opowiada Łukasz Piątkowski, Business Solution Architect w SAP Polska.

Więcej na ten temat na dyskusji na grupie IT Professionals in Poland na LinkedIn.