W Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji trwają prace nad stworzeniem pryncypiów architektury korporacyjnej na potrzeby Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa oraz realizowanych w ramach niego projektów.
Interoperacyjność, otwarty rząd, dostęp do informacji publicznej, powtórne wykorzystanie informacji publicznej, dostęp do rejestrów (back office i front office), user centric to wszystko są postulaty architektury informacyjnej korporacji państwo, rozsiane po różnych ustawach, rozporządzeniach, dyrektywach i strategiach. Na potrzeby architektury (korporacyjnej) informacyjnej organizacji państwo, trzeba je po prostu zebrać „do kupy”.
W pracach z tym związanych biorą udział przedstawiciele najlepiej “zinformatyzowanych” podmitów: Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Gospodarki, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Ministerstwa Sprawiedliwości, Ministerstwa Zdrowia, Głównego Urzędu Statystycznego, Generalnego Urzędu Geodezji i Kartografii oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Przedstawiamy wstępny Projekt architektury korporacyjnej w polskiej e-administracji. Informacje te zebrało Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach uzgodnień z wymienionymi wyżej jednostkami administracji centralnej.
Pryncypium architektur: biznesowej, danych, aplikacji i technicznej
Interoperacyjność e-usług
1. Udostępniono publicznie interfejsy usług sieciowych (Web Services) dla funkcji systemu teleinformatycznego będącego podstawą świadczeniu Usługi, a więc: usługa internetowa jest zdefiniowana za pomocą języka opisu usług wskazanego w obowiązujących przepisach (Krajowe Ramy Interoperacyjności); dla usługi internetowej określono i udostępniono także publicznie informację o poziomie dostępności usług oraz dokumentację opisującą wszystkie informacje niezbędne do korzystania z niej.
2. Dane są udostępniane w standardach danych wskazanych przepisami prawa, a także zgodnie z pryncypium 53 (standaryzacja danych ), 44 (otwarte standardy) i 8 (brak duplikacji danych).
3. Podczas projektowania usługi uwzględniono zapewnienie automatyzacji wymiany danych referencyjnych z instytucjami zewnętrznymi wraz wprowadzeniem procesów zarządzania tą wymianą, jak również zarządzania jakością danych.
Pryncypia danych
Otwarte formaty
Dane są udostępniane w formatach powszechnie stosowanych w danej dziedzinie, w tym w przynajmniej jednym formacie otwartym, chyba że wszystkim usługobiorcom zapewniono możliwość dostępu do danych.
Ponowne wykorzystanie danych
Wszystkie dane przetwarzane w usłudze wraz z metadanymi, będące informacją publiczną, które nie są danymi referencyjnymi pozyskanymi ze źródła zewnętrznego wobec usługi, są udostępnione publicznie w formie surowej (raw data) umożliwiającej ich powtórne wykorzystanie. Publiczne udostępnienie danych wraz metadanymi następuje poprzez ich zamieszczenie w Repozytorium Danych Usługi. Dane z Repozytorium Danych Usługi są zgłoszone do Centralnego Repozytorium Informacji Publicznej.
Pryncypium aplikacji
Projekty zorientowane na użytkownika
Potrzeby, wymagania i ograniczenia końcowego użytkownika są szczegółowo badane na każdym etapie procesu projektowego. Proces taki zakłada realizację działań projektowych w cyklach – do momentu osiągnięcia docelowych wartości mierników dla interfejsu użytkownika. Projektowanie należy rozumieć zgodnie z normą PN-EN ISO 9241-210:2011 „Ergonomia interakcji człowieka i systemu – Część 210: Projektowanie ukierunkowane na człowieka w przypadku systemów interaktywnych”.
Pryncypia biznesowe:
Usługa nakierowana na maksymalizację wartości publicznej
1. Na etapie analizy usługi przeprowadzona jest analiza potrzeb i korzyści dla zidentyfikowanych grup interesariuszy (w szczególności w zakresie dostarczania przez usługę wartości publicznej).
2. Na etapie projektowania usługi udokumentowane są, co najmniej na podstawie przeprowadzonych badań wśród usługobiorców, ich potrzeby oraz możliwości realizacyjne usługodawców (w ramach prawa) .
3. W projekcie usługi uwzględniane są wyniki działań, wskazanych w pkt 1 i 2, co w szczególności oznacza to, że spośród potencjalnych projektów usługi zostaje wybrany ten, który będzie nakierowany na maksymalizację wartości publicznej.
4. Weryfikacja spełnienia potrzeb usługobiorców jest realizowana w szczególności zgodnie z zapisami pryncypium 49 „Projektowanie zorientowane na użytkownika”.
5. Na etapie świadczenia usługi przeprowadzane są cykliczne badania poziomu zaspokojenia potrzeb usługobiorców i na ich podstawie planowane są działania zwiększające poziom zaspokojenia potrzeb usługobiorców.
6. Wprowadzane są w systemie teleinformatycznym pozwalającym na świadczenie usługi mechanizmy umożliwiające pozyskiwanie danych o korzystaniu z usługi przez usługobiorców i o jej świadczeniu przez usługodawców – w zakresie dopuszczonym prawem, które pozwalają na jej doskonalenie i dalszy rozwój.
Efektywność kosztowa
Tworzy się lub wykorzystuje dostępny model efektywności usługi, obejmujący etapy planowania, wytworzenia, świadczenia i rozwoju usługi, zawierający w szczególności: wartości ROI policzone metodą NPV i VOI dla wszystkich interesariuszy usługi, TCO dla usługi w okresie trwałości produktów projektu. Na podstawie modelu efektywności wskazano jasno zdefiniowane, mierzalne korzyści z usługi.
Komunikowanie i edukowanie interesariuszy usługi
1. Opracowuje się plan komunikacji, promocji i edukacji dla danej usługi (wewnętrznej, zewnętrznej), który jest spójny z planem tego typu wyższego rzędu (o ile taki istnieje). Plan w odniesieniu do usługi w szczególności: bazuje na zidentyfikowanych potrzebach i możliwościach usługobiorców, o których mowa w pkt 1; wyjaśnia cele, zasadność przyjętych rozwiązań prawnych, organizacyjnych i technologicznych w odniesieniu do celów, ich funkcji i zasad świadczenia usługi; informuje o prawach i obowiązkach usługobiorców, o zakresie danych o usługobiorcy przetwarzanych przez usługę oraz o instytucjach, które mają dostęp do nich w związku z realizacją danej usługi; uwzględnia dobór kanałów komunikacji adekwatnych do potrzeb interesariuszy, w których komunikacja jest prowadzona w sposób spójny; niezależnie od kanału komunikacji te same informacje są zorganizowane w możliwie zbliżony sposób, a treść tych informacji jest merytorycznie spójna.
2. Prowadzone są działania komunikacyjne, promocyjne i edukacyjne zgodne z planem, o którym mowa w pkt 1.
Usługi opisane są w ujęciu procesowym
Modelowanie procesów biznesowych jest częścią analizy biznesowej Elektronicznej Usługi Publicznej (EUP). Analiza biznesowa jest prowadzona przez właściciela usługi, w celu identyfikacji potrzeb interesariuszy (klientów?) usługi i projektowania rozwiązań służących zaspokajaniu tych potrzeb. Dla usługi:
1. Utworzono mapę procesów biznesowych (opis relacji pomiędzy poszczególnymi procesami) i model procesów biznesowych dla stanu obecnego realizacji usługi (as-is) i stanu docelowego – planowanego do osiągnięcia (to-be). Na podstawie stanu obecnego realizacji usługi i stanu docelowego opracowano plan przejścia pomiędzy stanami. W przypadku nierealizowanego do tej pory zadania publicznego przygotowano wyłącznie wersję dla stanu docelowego.
2. Model procesów biznesowych uwzględnia cały kontekst zdarzenia życiowego dotykającego klienta usługi – w tym modele procesów realizowanych poza świadczoną usługą, które dostarczają danych na wejściach modelu procesów lub uzyskują dane na wyjściach modelu procesów.
3. Dla każdego procesu biznesowego wskazano mierzalny cel jego realizacji i mierzalne korzyści dla jego interesariuszy (aktorów). Wskazano powiązanie celów biznesowych właściciela usługi z procesami biznesowymi. Na podstawie modelu docelowego wykazano, w jakim zakresie zostanie zmniejszone obciążenie użytkowników usługi (np. skrócony czas lub zmniejszony koszt realizacji usługi z perspektywy klienta).
4. Dla kluczowych procesów biznesowych wskazano właściciela z uprawnieniami (umocowanie w podmiocie), które pozwalają mu na zmianę procesu biznesowego.
5. Model procesów biznesowych jest przygotowany jako model analityczny.
6. Wymagane cechy procesu biznesowego to: definiowalność – proces musi mieć jasno zdefiniowane granice, wejście i wyjście; porządek – proces musi składać się z działań uporządkowanych według ich usytuowania w czasie i przestrzeni; klient – musi być odbiorcą rezultatów procesu; zwiększanie wartości – transformacja w trakcie procesu musi dawać odbiorcy dodatkową wartość; osadzenie – proces nie może egzystować samodzielnie, musi być wbudowany w strukturę organizacyjną; wielofunkcyjność – proces może, ale niekoniecznie musi, obejmować wiele funkcji.
7. W modelowaniu procesów biznesowych stosuje się podejście komponentowe, pozwalające na wielokrotne wykorzystanie podprocesów w modelu procesów, a tym samym prowadzące do ponownego wykorzystania komponentów warstwy danych, aplikacji i infrastruktury. W modelu procesów biznesowych należy uwzględnić podprocesy, zbiory danych, aplikację i infrastrukturę wykorzystywane w podmiocie, a znajdujące się poza mapą procesów biznesowych usługi.
8. Na podstawie modeli procesów biznesowych udokumentowano wszystkie zmiany, w tym w obszarze organizacyjnym, prawnym i systemów informacyjnych, niezbędne do realizacji usługi w modelu docelowym. Model procesów biznesowych stanowi w szczególności podstawę opracowania wymaganych zmian w przepisach prawnych oraz oceny skutków regulacji (OSR) dla prowadzanych zmian. Udokumentowano zależności pomiędzy ww. zmianami, a także w mierzalny sposób wskazano zależności pomiędzy procesami a finansowym modelem usługi.
9. Wskazano zakres procesów biznesowych usługi wspieranych przez systemy informatyczne. Udokumentowano w jednoznaczny sposób powiązanie procesów biznesowych z wymaganiami na budowę systemu informatycznego.
10. Dla modelu procesów zdefiniowano mechanizmy cyklicznej weryfikacji wydajności i efektywności procesów oraz mechanizmy optymalizacji modelu.
Usługa ma podstawę prawną
Na podstawie modelu procesów biznesowych (pryncypium 42) określono, czy usługa może być realizowana w aktualnym stanie prawnym. Jeżeli usługa nie może być realizowana w aktualnym stanie prawnym, to na podstawie modelu procesów biznesowych opracowano projekty aktów prawnych niezbędnych do świadczenia usługi. Projekty aktów prawnych są uzgodnione co najmniej wewnątrzresortowo. Dla projektów aktów prawnych wskazano w harmonogramie realizacji usługi zadania prowadzące do zakończenia procesu legislacyjnego (ogłoszenie aktu prawnego) , w tym przeprowadzenie konsultacji na internetowej platformie konsultacji publicznych. Dla projektów aktów prawnych opracowano OSR w szczególności na podstawie modelu procesów biznesowych i modelu efektywności kosztowej (pryncypium 22). W mierzalny sposób udokumentowano wpływ modelu procesów biznesowych na OSR.
Usługa ma właściciela
1. Dla całej usługi, w tym dla następujących jej elementów składowych (procesy biznesowe, dane, aplikacje, infrastruktura) wskazano właściciela z umocowaniem w organizacji, które pozwala mu na zmianę usługi, w tym wskazanych elementów składowych. Przez właściciela usługi rozumie się osobę z kierownictwa podmiotu odpowiedzialnego za wytworzenie i świadczenie usługi. Udokumentowano zakres odpowiedzialności właściciela usługi, w szczególności: obowiązek zapewnienia jakości usługi w każdym z jej obszarów.
2. Dla usługi wskazano zakres odpowiedzialności w obszarze biznesowym i w obszarze informatycznym, w tym ostatnim jest to komórka informatyczna podmiotu podlegającego właścicielowi usługi.
