Z najnowszych danych Ministerstwa Finansów wynika, że od 1 stycznia 2022 roku, do 5 marca roku 2025 z Krajowego Systemu e-Faktur skorzystało zaledwie 5230 firm. Tymczasem przedsiębiorcom na dostosowanie się do wymogów systemu i przejście z papierowych na ustrukturyzowane e-faktury zostało zaledwie 9 miesięcy. Eksperci mówią jasno: to ostatni dzwonek na przygotowania, bo KSeF to nie jedyne wyzwanie, z którym muszą zmierzyć się w tym roku firmy.
Również liczba elektronicznych faktur wysłanych do systemu nie jest imponująca – przedsiębiorcy wystawili ich w sumie 2 mln 55 tys. elektronicznych faktur. Tymczasem szacuje się, że do systemu docelowo ma wpływać nawet 100 mln faktur miesięcznie. Do tej pory, w rekordowym pod tym względem grudniu 2024 roku, do KSeF trafiło 177 tys. dokumentów, czyli 565 razy mniej! To pokazuje, w którym momencie przygotowań znajdują się przedsiębiorcy. Dodatkowo zwiększenie wolumenu faktur z obecnego bardzo niskiego poziomu będzie ogromnym testem dla stabilności KSeF.
„Niestety, mamy do czynienia z czymś, co można nazwać kryzysem zaufania do KSeF i stabilności otoczenia prawnego” – uważa Tomasz Kuciel, prezes EDITEL i dyrektor ds. e-fakturowania Grupy. „Termin wprowadzenia obowiązku był przekładany nie raz, więc część przedsiębiorców nie traktuje 1 lutego 2026 r. jako ostatecznego terminu wejścia w życie nowych przepisów. Problemem jest też brak środowiska testowego. Nawet jeśli ktoś chciałby przyśpieszyć proces dostosowawczy, to nie bardzo ma, jak to zrobić. W praktyce nie może bowiem przetestować własnego rozwiązania i jego integracji z KSeF” – dodaje.
Nie tylko KSeF
Ministerstwo zapowiedziało, że nowe środowisko testowe zostanie udostępnione 30 września 2025 roku. Zdaniem ekspertów to niewiele czasu na dostosowanie się do wymogów.
„Tym bardziej że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymienić można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Nie zapominajmy też, że obecny czas jest dla firm również dość intensywny pod kątem pozostałych modernizacji w księgowości. Oprócz KSeF obowiązuje nas jeszcze implementacja JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Trzeba rozplanować działania w taki sposób, by się nie nakładały” – wskazuje Monika Zaród z NTT DATA Business Solutions
Od 30 września do terminu przypadającego na luty 2026 roku zostają tylko 4 miesiące, podczas których wypada okres międzyświąteczny, a w przypadku niektórych województw także ferie zimowe. Dlatego firmy będą musiały efektywnie wykorzystać ten czas i nie mogą pozwolić sobie na zwłokę. Obowiązek dostosowanie działań firmy do wymogów KSeF w pierwszej fazie dotyczy największych przedsiębiorstw o złożonych procesach.
„Integracja wymaga przebudowania istniejących procesów finansowo-księgowych i systemów ERP. Duże firmy, które obowiązkiem korzystania z KSeF zostaną objęte w pierwszej kolejności, mają złożone struktury informatyczne, co powoduje, że przygotowanie i dostosowanie do nowego standardu jest czasochłonne. Tego problemu nie mają firmy korzystające z komunikacji EDI, ale są one w zdecydowanej mniejszości. Ponadto krótszy okres testowy zwiększa ryzyko błędów oraz zapewnia mniej czasu na szkolenia i przeprowadzenie niezbędnych testów” – przestrzega Tomasz Kuciel.
To o tyle istotne, że ze względu na możliwe awarie i związane z tym ryzyko Ministerstwo Finansów przełożyło wejście Krajowego Systemu e-Faktur z 2024 na 2026 rok. Audyt resortu wykazał krytyczne błędy w systemie, a minister Andrzej Domański przyznał, że ich obecność mogłaby doprowadzić do paraliżu gospodarki. Dla firm każda awaria kluczowych systemów informatycznych wiąże się z poważnym ryzykiem operacyjnym i finansowym.
Więcej czasu potrzebują także polskie oddziały zagranicznych firm, ponieważ muszą one uzyskać zgody na ostateczne decyzje czy zmiany w budżecie. Takie przedsiębiorstwa są zmuszone zadbać o zgodność nie tylko z lokalnymi przepisami, ale też z globalnymi standardami panującymi w danej organizacji.
Pocieszające jest to, że wolumen faktur systematycznie rośnie. W ciągu pierwszego roku dobrowolnego funkcjonowania systemu do KSeF trafiło 19 386 faktur. W 2023 roku liczba ta wzrosła do 204 960, by w ciągu ubiegłego roku sięgnąć 1 471 383.
