Microsoft Dynamics 365 Business Central – technologiczny skok do przodu

Jak nowy produkt firmy z Redmond może zrewolucjonizować Twoje przedsiębiorstwo, czy migracja do chmury to bułka z masłem i dlaczego właściwie wybrać Business Central? O polskiej premierze najnowszej wersji systemu ERP firmy Microsoft rozmawiamy z Martą Osiak, dyrektorem Departamentu Business Software EIP SA oraz Marcinem Karpaczem, senior developerem i konsultantem operacyjnym Dynamics NAV/Business Central z EIP SA.

W swoich badaniach Microsoft szacuje, że około 80% firm z sektora MŚP planuje w najbliższym czasie cyfrową transformację. Jednocześnie na polskim rynku pojawia się zlokalizowana wersja systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Komu dedykowany jest ten system?

Marcin Karpacz: Absolutnie nie zawężałbym się tutaj do sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Funkcjonalnie Business Central powinien bez problemu zaspokoić potrzeby również dużych firm. A dla kogo jest to system? Dla wszystkich, którzy gotowi są, by wdrożyć w swojej firmie elastyczne, zintegrowane, a przede wszystkim nowoczesne rozwiązanie ERP, które jest przystosowane do nowoczesnych trendów.

Marta Osiak: Nasze dotychczasowe doświadczenia we wdrożeniach wskazują również, że Business Central jest uniwersalny, jeżeli chodzi o branże, którym jest dedykowany. Zakres funkcjonalności jest na tyle szeroki, że powinien zaspokoić potrzeby nawet najbardziej wielowymiarowych organizacji.

Czym właściwie jest Microsoft Dynamics 365 Business Central?

M.K.: To nowa wersja znanego już, ustabilizowanego i niezwykle popularnego na rynku systemu Dynamics NAV. Zaktualizowana i łatwiej dostępna technologicznie. To kompletne, w pełni funkcjonalne rozwiązanie klasy ERP, ulepszające zalety swojego poprzednika.

M.O.: Łatwiej dostępna, ponieważ możemy udostępnić ją klientom nie tylko w modelu tradycyjnym on-premises, ale również, a może przede wszystkim w chmurze (SaaS). Warto natomiast podkreślić, że Business Central to nie jest rewolucja, ale ewolucja funkcjonalna. To jest bardzo dobrze znany, ustabilizowany na rynku produkt, w nowej, niezwykle atrakcyjnej odsłonie.

Rozmawiamy z okazji premiery polskiej wersji rozwiązania Business Central. To niezwykle istotne z punktu widzenia klientów na rodzimym rynku?

M.O.: Polska wersja daje nam przede wszystkim możliwość pracy zgodnie z polską Ustawą o rachunkowości. Otrzymujemy do systemu cały zbiór funkcjonalności, które wspierają nasze wymogi legislacyjne. Firmy na naszym rynku nie muszą się obawiać, bowiem, mimo iż system jest dedykowany na rynki globalne, to spełnia wszystkie wymogi polskich norm prawnych.

Jakie to funkcje?

M.O.: Są to m.in. poprawne naliczanie podatku oraz przygotowywanie deklaracji VAT, fakturowanie dostosowane do lokalnych wymagań, raportowanie sprzedaży i transferu towarów dla Intrastatu, integracja z bazą GUS czy obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego. Ale także pakiet raportów operacyjnych, zlokalizowanych w kontekście biznesowym.

M.K.: Przede wszystkim warto podkreślić, że system jest w pełni, od A do Z, przetłumaczony na język polski.

Czyli mamy nowoczesny system ERP, z polską wersją językową, spełniający normy prawne. Jakie są jego przewagi wobec innych rozwiązań na rynku?

M.K.: Po pierwsze, wybór rozwiązania Microsoft daje znacznie większą gwarancję sukcesu. Firma z Redmond sama w sobie jest nośnikiem know-how, rozwija swoje rozwiązania od dawna. Gigantyczna skala producenta rozwiązania gwarantuje, że uruchamiany przez nas system będzie przez lata wspierany i rozwijany. Po drugie, ilość dostępnych funkcjonalności i rozszerzeń, dodatków do systemu. Niewiele jest tak bardzo wszechstronnych rozwiązań, dostępnych na świecie.

M.O.: Chciałabym zwrócić uwagę na te dodatki. W pół roku powstało ich ponad 200, dostępnych na Microsoft AppSource. Sama w sobie funkcjonalność systemu ERP może nie być przełomowa, ale dedykowane add-ony w obszarze produkcji, logistyki… Sami w naszej firmie mamy gotowe rozwiązania, poszerzające możliwości systemu niemalże od ręki. Ogromnym atutem jest również integracja z zewnętrznymi rozwiązaniami. Jest to dużo łatwiejsze w porównaniu z produktami konkurencji.

Mówiąc o integracji, wydawałoby się, że system jest naturalnie predysponowany do połączenia go na przykład z Microsoft Office 365?

M.K.: Nie tylko! To również gotowe, konfigurowalne niemal natychmiast connectory dla innych rozwiązań Microsoftu, takich jak: Power BI, Flow czy PowerApps. A przede wszystkim integracja z innymi produktami serii Microsoft Dynamics 365. Ta polega właściwie tylko na skonfigurowaniu połączenia i już na starcie zdobywamy ogromną wartość i przewagę biznesową. Business Central jest tutaj ogromnym skokiem do przodu w stosunku do swoich poprzedników z linii NAV. Na przykład obecnie możemy wyeksportować dane z systemu do uwielbianego w biznesie arkusza kalkulacyjnego Excel, zaktualizować je w arkuszu, a następnie bezpośrednio z tego arkusza przesłać do naszego Business Central. Trzy kliknięcia. To dla niektórych użytkowników, przyzwyczajonych i pracujących od lat w Excelu, może być bezcenne.

Rozumiem, a gdybyście mieli wskazać na jedną rzecz, bez dłuższego zastanawiania się, co najbardziej podoba się Wam w Business Central?

M.O.: Przyjazny interfejs użytkownika! Przyjęło się, że system ERP to wiele brzydkich tabelek. Tymczasem, pokazując Business Central klientom, słyszymy, że rozwiązanie jest przyjemne estetycznie i intuicyjne w używaniu.

M.K.: Business Central ma tyle zalet, że niezwykle trudno wybrać mi jedną (śmiech). A mówiąc poważnie: to jest system naprawdę działający w formule all-in-one, który ogranicza możliwość popełniania błędów przez użytkowników, a także eliminuje całkowicie dublujące się w firmach procesy biznesowe. Co w kontekście systemu ERP jest niezwykle ważne.

Microsoft promuje Business Central jako rozwiązanie chmurowe, ale wspomnieliście, że dostępne jest nie tylko w tej wersji.

M.K.: Tak, jest możliwa instalacja systemu w wersji on-premises, na własnych serwerach końcowego użytkownika i w różnych modelach licencjonowania. Natomiast warto zwrócić uwagę, że część funkcjonalności, na przykład sztuczna inteligencja, przewidująca cash flow czy sprzedaż, działa wyłącznie w chmurze.

Jeżeli już mowa o sztucznej inteligencji… To dzisiaj niezwykle modne. Jakie możliwości w tym zakresie ma Business Central?

M.K.: Prognozowanie sprzedaży i cash flow na podstawie założonych algorytmów, o tym wspomniałem. System może się również nauczyć przewidywania ilości koniecznych zapasów. Natomiast niezwykle ciekawą funkcją wydaje się możliwość ostrzegania przed opóźnieniami w płatnościach klientów. Na podstawie dotychczasowej historii finansowej klienta Business Central potrafi nas ostrzec, że dany kontrahent może stwarzać problemy przy zapłacie. Taki komunikat możemy wyświetlić użytkownikowi już na etapie utworzenia zamówienia w systemie. System ma również wbudowany moduł płatności elektronicznych, usługę OCR, która automatycznie potrafi, na przykład, odczytać dane kontrahenta i kwoty na fakturze i dużo, dużo więcej.

Skoro Business Central promuje wersję chmurową dodatkowymi funkcjonalnościami, to jak przekonać klientów rozwiązania do przejścia na taki model? Dlaczego powinni wybrać chmurę?

M.O.: Bo to duża zmiana technologiczna. Skok do przodu. Ostatnia taka miała miejsce przy wydaniu edycji Microsoft Dynamics NAV 2013. To jest moment transformacji i środowiska deweloperskiego oraz zmiany funkcjonalnej. Otwierają się nowe możliwości, z których warto skorzystać i dogonić nowoczesność.

M.K.: To prawda, a przy tym warto zauważyć, że Microsoft odszedł od nazywania swojego produktu, dodając do niego lata. Poprzednie wersje NAV 2017, NAV 2018 i tak dalej miały zawsze konkretny rocznik. To pokazuje zmianę podejścia do systemu, Business Central będzie długotrwałym rozwiązaniem na lata. Zatem jego stabilność w chmurze jest absolutnie bezdyskusyjna.

Klienci obawiają się procesu migracji swoich danych do chmury.

M.O.: To zrozumiałe, ale możemy ich zapewnić, że nie ma powodów do obaw. Jako jedna z niewielu firm na rynku, mamy w EIP SA własne data center i przeprowadzaliśmy wielokrotnie proces migracji danych naszych Partnerów do chmury. Zaczynając od instalacji komponentów na platformie Azure, przez instalację docelowego systemu, aż po ostateczne przeniesienie danych klienta. Ten proces jest całkowicie bezpieczny i powtarzalny w przypadku, na przykład, migracji wcześniejszych wersji Microsoft Dynamics NAV do Business Central i przeniesienia danych do chmury.

Kiedy konkretnie możemy spodziewać się w pełni spolszczonej wersji Business Central na rynku?

M.K.: Odsłona polskiej wersji Microsoft Dynamics 365 Business Central w modelu cloud jest już gotowa. W przypadku modelu on-premises premiera zapowiedziana jest na drugi kwartał tego roku.