Platforma Iron Mountain eVault została uzupełniona o funkcjonalność e-Doręczeń

Iron Mountain rozwija w Polsce platformę eVault. Wspiera ona zarządzanie cyfrowymi dokumentami i cyfrową korespondencją. Od niedawna – dzięki współpracy z Asseco Data Systems – wspiera także zarządzanie elektronicznymi doręczeniami.

Iron Mountain Polska to czołowy dostawca usług zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Firma specjalizuje się w kompleksowym wsparciu organizacji w przechowywaniu, przetwarzaniu i ochronie danych, dostarczając nowoczesne rozwiązania technologiczne zwiększające efektywność operacyjną. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu Iron Mountain pomaga firmom w optymalizacji procesów związanych z dokumentacją, zapewniając bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami.

„Klienci przechowują u nas nie tylko swoje dokumenty papierowe. Prowadzimy dla nich także projekty digitalizacji dokumentów. Dostarczamy również narzędzia wspierające procesy kancelaryjne” – mówi Paweł Michalski, Solutions Architect, Iron Mountain. „Oczekują więc oni od nas tego, że w ramach jednej platformy będą mogli obsługiwać wszelkiego rodzaju korespondencję i obieg dokumentów cyfrowych bez konieczności logowania się do kolejnego systemu. A takim mogłyby być e-Doręczenia. Tymczasem dla nich to tylko jeden z wielu kanałów” – dodaje.

„Ideą przyświecającą upowszechnianiu usług zaufania jest usprawnianie procesów, w tym administracyjnych, biznesowych czy kadrowych. Po etapie wdrażania pojedynczych narzędzi usług zaufania, jak kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna czy e-Doręczenia przyszedł czas na budowanie kompleksowych rozwiązań wykorzystujących te usługi” – mówi Paulina Dzwonkowska, Key Account Manager w Asseco Data Systems.

„Świetnym przykładem takiego rozwiązania jest platforma eVault umożliwiająca klientom obsługę różnego rodzaju dokumentów z wykorzystaniem szerokiego wachlarza usług zaufania” – dodaje.

Kompleksowe zarządzanie cyfrową dokumentacją i korespondencją

Taką platformą integrującą wiele kanałów wysyłki i odbioru korespondencji stała się – dzięki współpracy z Asseco Data Systems – platforma eVault. System ten usprawnia nawigację po dostarczanych przez Iron Mountain cyfrowych wersjach dokumentów – teczkach HR, fakturach, korespondencji przychodzącej itd. Umożliwia sprawne wyszukiwanie, przeglądanie, udostępnianie, raportowanie i zmianę przypisanych atrybutów dokumentom.

Platforma eVault daje też łatwy dostęp do tworzonego archiwum dokumentów papierowych. Jeśli potrzebny okaże się oryginał dokumentu, który został zdigitalizowany i zarchiwizowany, system eVault pozwoli na jego szybkie zamówienie. Zaletą systemu eVault jest również szybki i łatwy dostęp do elektronicznego archiwum wszystkich dokumentów związanych z firmą. Jednocześnie platforma pozwala zadbać o bezpieczeństwo wszystkich administrowanych danych.

Rozszerzona współpraca z Asseco Data Systems

Do niedawna jednym z typów korespondencji, który w łatwy sposób nie był możliwy do digitalizacji były listy polecone. „Od tego roku – dzięki uruchomieniu systemu e-Doręczeń – one także mogą od razu ‘wpadać’ do cyfrowego archiwum na platformie eVault. Stało się to możliwe dzięki jej integracji z kwalifikowaną usługą e-Doręczeń dostarczaną przez Asseco Data Systems. Za jej pośrednictwem można poprzez wykorzystanie adresów doręczeń elektronicznych (ADE) obsługiwać proces odbierania i wysyłania elektronicznych przesyłek, które zastępują tradycyjne listy polecone” – mówi Paweł Michalski.

„Dzięki funkcjonalności platformy eVault możemy dowolnie zarządzać i zautomatyzować proces przekazywania przychodzących przesyłek elektronicznych – do odpowiedniego działu, a nawet konkretnej osoby. Dzięki zaś współpracy z Asseco Data Systems nasi klienci nie muszą logować się do kolejnego systemu. Do wszystkiego, także e-Doręczeń, mają dostęp z poziomu tej samej konsoli. To znakomity sposób na usprawnienie i cyfryzację pracy kancelarii, do tej pory pracującej w dużej mierze na dokumentach papierowych” – dodaje.

„Kwalifikowana Usługa e-Doręczeń zmienia zasady gry w komunikacji zarówno z administracją państwową, jak i biznesem. Pozwala na znaczne usprawnienie nadawania oraz odbierania przesyłek, generując jednocześnie dowody z każdego etapu tego procesu. Czas realizacji przesyłki jest znacznie krótszy, a koszty niższe niż w przypadku papierowej korespondencji. Ponadto obsługa cyfrowej komunikacji wymaga minimalnego zaangażowania pracowników” – mówi Paulina Dzwonkowska.

Kolejne możliwości cyfryzacji pracy kancelarii wprowadzi wejście w życie EIDAS2. Jest to nowy akt prawny obowiązujący od 20 maja 2024 roku, który wprowadza Europejskie Ramy Tożsamości Cyfrowej. Poza Europejskim Portfelem Tożsamości Cyfrowej pozwoli on udostępnić dodatkowe usługi zaufania, a także nowe usługi archiwizacji elektronicznej, w tym np. kwalifikowane archiwum. „W tym zakresie także widzimy szerokie pole do współpracy z Asseco Data Systems” – przekonuje Paweł Michalski.

Współpraca Iron Mountain z Asseco Data Systems pozwoliła na włączenie e-Doręczeń w istniejący w organizacjach system obiegu dokumentów. Dzięki eVault każdemu można przyporządkować odbiór innych typów dokumentów, albo korespondencji pochodzącej od różnych adresatów. Jest to o tyle ważne, że na część z niej odpowiedzieć trzeba w określonym czasie.

To nie pierwszy, wspólny projekt Iron Mountain i Asseco Data System.

Elektroniczna archiwizacja i zarządzanie cyfrową dokumentacją HR

Iron Mountain rozszerzyła niedawno ofertę o nowoczesne rozwiązania pozwalające na większą automatyzację i usprawnienie procesów kadrowych. Kluczowym wyzwaniem było wprowadzenie mechanizmu, który pozwoliłby na elektroniczne zabezpieczanie dokumentów w sposób szybki, niezawodny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Istotnym aspektem było także zapewnienie integralności danych oraz ochrona przed nieautoryzowanym dostępem. W erze cyfryzacji nie wystarczy jedynie przechowywać dokumenty w postaci elektronicznej – konieczne jest również zagwarantowanie ich autentyczności i wiarygodności, zwłaszcza w kontekście postępujących zmian prawnych.

Właśnie dlatego firma Iron Mountain postanowiła wdrożyć rozwiązanie, które pozwoliłoby na kompleksowe zabezpieczenie dokumentacji HR, a jednocześnie zwiększyłoby poziom automatyzacji i wygody dla klientów korzystających z jego usług.

Do realizacji założeń projektu wybrano Asseco Data Systems jako dostawcę technologii umożliwiającej automatyczne pieczętowanie i zabezpieczanie dokumentów cyfrowych.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jako klucz do cyfrowej archiwizacji

Aby sprostać rosnącym wymaganiom cyfrowego zarządzania dokumentacją, Iron Mountain zdecydował się na wdrożenie innowacyjnego rozwiązania, które umożliwia automatyczne pieczętowanie i zabezpieczanie dokumentów kadrowych w postaci elektronicznej. Kluczowym elementem tego procesu stała się kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która pozwala na bezpieczne i zgodne z regulacjami prawnymi zatwierdzanie dokumentów bez potrzeby fizycznej interwencji użytkownika.

Nowe rozwiązanie nie tylko podniosło poziom bezpieczeństwa i integralności dokumentacji, ale także usprawniło jej obieg w organizacjach korzystających z usług Iron Mountain. Automatyzacja procesów znacząco zmniejszyła czas potrzebny na archiwizację i zarządzanie dokumentami, eliminując konieczność manualnego potwierdzania autentyczności plików.

„Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to usługa zaufania umożliwiająca zabezpieczenie dokumentów np. firmowych i urzędowych. Asseco oferuje ją w wersji z komponentem machine-to-machine (M2M) dzięki czemu możliwe jest automatyczne pieczętowanie dokumentów” – mówi Paulina Dzwonkowska.

„Dodatkowo usługa wykorzystuje Bramkę Usług Zaufania, dzięki której nasz Partner zapewnia poufność pieczętowanych dokumentów swoich klientów. Ponadto umożliwia ona osiągnięcie wysokiej wydajności, co jest szczególnie pożądane w realizowanych przez Iron Mountain procesach” – dodaje.

Wdrożenie objęło integrację systemów Iron Mountain z usługami pieczętowania, co umożliwiło klientom firmy dostęp do innowacyjnych metod cyfrowego pieczętowania i archiwizacji dokumentów. Dzięki temu organizacje mogły w pełni przejść na elektroniczny obieg dokumentacji, eliminując papierowe archiwa i upraszczając procesy kadrowe. Klienci Iron Mountain mogą zarządzać dokumentami online, 24/7, bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury.

Jak dotąd 20 klientów Iron Mountain skorzystało z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, za pomocą której opieczętowano już ok. 1 mln dokumentów HR.

„Automatyczne pieczętowanie dokumentów znacznie przyspiesza i ułatwia proces ich digitalizacji. Dla firm ma to szczególne znaczenie w przypadku dużej liczby akt cyfrowych, np. w firmach o wysokim poziomie zatrudnienia. Cyfryzacja i automatyzacja obiegu dokumentów usprawnia bowiem ich funkcjonowanie oraz zwiększa efektywność kosztową” – podsumowuje Paulina Dzwonkowska.