Podczas pandemii zwiększa się zainteresowanie cyfrowymi rozwiązaniami do zarządzania umowami – gotowe do użycia, dostępne również w chmurze, umożliwiają firmom natychmiastowe przejście do pracy zdalnej. Z badania „ECM Insights 2020” przeprowadzonego przez SER Group wynika, że z automatyzacji procesów zarządzania umowami, najchętniej korzystają działy księgowości i kadra zarządzająca – ponad 70% badanych.
Autorzy wspomnianej analizy wskazują, że tylko 30% organizacji korzysta z narzędzi do zarządzania umowami. Jednak popyt na tego typu produkty znacząco rośnie. W ostatnich miesiącach zaobserwowano wzrost zapotrzebowania na rozwiązania cyfrowe, które umożliwiają efektywną pracę, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujemy, informują przedstawiciele Grupy SER.
„Szczególnie wysoki popyt na rozwiązania do zarządzania kontraktami pokazuje, że pandemia wciąż zmienia sytuację gospodarczą na całym świecie i wpływa na relacje biznesowe. Zakłócenia w łańcuchu dostaw czy spadające wyniki sprzedaży zmuszają wiele firm do zaadaptowania istniejących już umów do nowej rzeczywistości. Zmienia się również proces ich sporządzania. Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu do zarządzania umowami firmy mogą wdrażać takie zmiany znacznie szybciej, dotrzymując terminów i zobowiązań prawnych” – mówi Stefan Zeitzen, CSO SER Group.
Zarządzanie kontraktami – lokalnie i w chmurze
Z przeprowadzonego badania wynika, że największe znaczenie w zarządzaniu umowami ma szybkość. Ponad 80% respondentów wskazało, że szybkie wyszukiwanie potrzebnych umów, oraz zależności z nimi związanych, stanowią podstawę w udanym zarządzaniu nimi. To, jak pilnie firmy potrzebują cyfrowego rozwiązania do zarządzania umowami, aby zapewnić ciągłość biznesową w obecnej sytuacji gospodarczej, znajduje również odzwierciedlenie w szybkości, z jaką chcą je wdrażać.
„Dzięki automatyzacji w zarządzaniu umowami, nasi klienci mają do dyspozycji rozwiązanie, które oferuje wszystkie ważne funkcje, dzięki którym sami mogą rozpocząć wdrażanie w ciągu zaledwie kilku miesięcy” – zapewnia Dr Gregor Joeris, dyrektor ds. Technicznych w SER Group. „Dzięki wygodnym pakietom, firmy mogą instalować i natychmiast wdrażać wstępnie skonfigurowane komponenty, które opracowaliśmy w oparciu o wieloletnie doświadczenie w różnych branżach. Oznacza to, że firmy mogą nie tylko szybko umożliwić pracownikom pracę mobilną, ale także ograniczyć ryzyko i mapować procesy w bardziej przejrzysty i skuteczny sposób. To samo dotyczy oczywiście wdrożenia w chmurze” – dodaje.
Integracja z podpisem elektronicznym
Dzięki narzędziom do zarządzania umowami, firmy mogą uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego miejsca w inteligentny, zgodny i zorganizowany sposób, jednocześnie sterując procesami decyzyjnymi – jak wiemy proces negocjacji umów ma kluczowe znaczenie dla podejmowania szybkich decyzji i sprawnego zarządzania relacjami biznesowymi.
Większość firm korzysta z rozwiązań podpisu elektronicznego i może łatwo zintegrować je z systemem do zarządzania kontraktami np. Doxis4. Dzięki temu umowy można podpisać cyfrowo, zgodnie z wymogami compliance, w ciągu zaledwie trzech minut, informują przedstawiciele Grupy SER.
Należy pamiętać, że systemy do zarządzania umowami wspierają także pracowników – dzięki nim, mogą oni w wygodny sposób przygotowywać, przeglądać i negocjować umowy z dowolnego miejsca na świecie – jest to ważny warunek wstępny do wdrażania hybrydowych modeli pracy. Zarządzanie umowami jest zatem dobrym punktem wyjścia do przyspieszenia inicjatyw digitalizacyjnych. „Jednak cyfryzacja nie powinna się na tym kończyć, jeśli chce się pozostać konkurencyjnym procesy biznesowe muszą być zdigitalizowane i w pełni połączone. Gdy to zostanie osiągnięte, można wdrażać kolejne technologie, na przykład w celu zautomatyzowania procesów lub zastosowania sztucznej inteligencji” – podsumowuje Stefan Zeitzen.
