Biznes Rynek

Supplier Due Diligence, czyli jak ważna jest staranna weryfikacja dostawców?

Tomasz Piec 2 września 2022

0 1 893 4 minut(y) czytania

Znajomość partnerów biznesowych, w tym dostawców dóbr i usług, to nie tylko wymóg prawny wobec korporacji – to podstawa dobrze prowadzonego biznesu. Wybór dostawców to jeden z kluczowych elementów funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak jest to proces o wiele bardziej złożony niż mogłoby się wydawać. W grę wchodzi tutaj zdecydowanie więcej czynników niż klasyczne zestawienie: cena – jakość. Nasz wybór będzie miał przełożenie na szereg aspektów dotyczących organizacji, rozpoczynając od wyników finansowych, terminowości wykonania usług, aż po konsekwencje prawne i reputacyjne.

Rodzi się więc pytanie: w jaki sposób odpowiednio wybrać dostawcę, któremu będziemy mogli zaufać i nawiązać z nim współpracę? Rozwiązań jest kilka, jednak metodą, która w największym stopniu zminimalizuje stopień ryzyka będzie staranna weryfikacja kontrahenta, czyli tak zwane ,,Supplier Due Diligence’’.

Jest to kompleksowy proces, mający na celu poznanie potencjalnego dostawcy, przy zachowaniu należytej staranności. Opiera się on na przeglądzie, weryfikacji, wdrożeniu i monitorowaniu działalności ewentualnego partnera, bada obecną kondycję przedsiębiorstwa, aby ocenić jego mocne i słabe strony. Pozwala to określić, jakie są szanse i zagrożenia wynikające z transakcji jeszcze przed przystąpieniem do negocjacji.

Dzięki Supplier Due Diligence możemy uniknąć transakcji z nieuczciwymi partnerami biznesowymi oraz zmniejszyć ryzyko utraty pieniędzy lub towaru. Może on nas także uchronić przed odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania oszusta, szkodami wizerunkowymi spowodowanymi jego działalnością lub sankcjami prawnymi.

W jaki sposób przeprowadzić proces weryfikacji dostawcy?

Poniżej zaprezentowano cztery, kluczowe czynności związane z taką weryfikacją. Kroki te można, a nawet trzeba dopasować w zależności od potrzeb własnej organizacji. Powyższa instrukcja może służyć jako swego rodzaju drogowskaz.

Zweryfikuj dokumenty formalne, które dostępne są w bezpłatnych rejestrach publicznych, np.: CEIDG, KRS, REGON, biała lista podatników VAT lub VIES. Ta sama zasada obowiązuje dla kontrahentów z zagranicy. Za opłatą, możesz pozyskać również dokumenty z Urzędu Skarbowego, Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, Biura Informacji Gospodarczej lub międzynarodowej wywiadowni gospodarczej.
Sprawdź czy osoby trzecie i członkowie zarządu nie figurują na listach sankcyjnych lub nie zajmują stanowisk eksponowanych politycznie.
Przeprowadź analizę ryzyka na kilku płaszczyznach: oceń ryzyko operacyjne, prawne, wizerunkowe, cyberbezpieczeństwo. Zwróć uwagę na kraj pochodzenia potencjalnego dostawcy, sektor, w którym działa, jego logistykę.
Jeżeli zdecydujesz się nawiązać współpracę z potencjalnym dostawcą, musisz pamiętać, że zarządzanie ryzykiem nie kończy się w momencie podpisania umowy. Będziesz zobowiązany ustalić plan, dzięki któremu będziesz w stanie na bieżąco monitorować swojego dostawcę pod kątem ryzyka i regularnie oceniać wyniki Waszej współpracy.

Nieuczciwi dostawcy to realne zagrożenie

Co dzieje się natomiast w przypadku, gdy organizacja potraktuje proces weryfikacji dostawcy po macoszemu i nie podejdzie do niego z należytą starannością? Zagrożeń jest mnóstwo, a nieuczciwych firm i oszustów, udających zaufanych partnerów biznesowych, gotowych wykorzystać nawet najmniejsze zaniedbanie, z całą pewnością nie brakuje.

Szacuje się, że w samej Wielkiej Brytanii ok. 675 tys. firm padło ofiarą oszustw fakturowych w pewnym momencie swojej historii handlowej. Nieuczciwi dostawcy to realne zagrożenie nie tylko dla małych i średnich przedsiębiorstw, ale również dla światowych gigantów, którzy pomimo dysponowania szeregiem zabezpieczeń, nadal stanowią atrakcyjny cel dla potencjalnych przestępców. Przykładowo, w 2019 r. zarówno jeden z najpopularniejszych serwisów internetowych i firma zarządzająca znaną przeglądarką internetową padły ofiarą oszustw fakturowych. Skradzione środki opiewały łącznie na kwotę blisko 123 mln USD.

Supply Chain Due Diligence Act

Naprzeciw wymaganiom, jakie stawia staranna weryfikacja dostawców wychodzą Niemcy, którzy 11 czerwca 2021 roku uchwalili SCDDA (Supply Chain Due Diligence Act). Wchodzi on w życie 1 stycznia 2023 r. Ustawa obejmować będzie organizacje ze wszystkich sektorów, które zatrudniają więcej niż 3000 pracowników. Z początkiem roku 2024 dołączą do nich organizacje zatrudniające więcej niż 1000 pracowników. Głównym celem wprowadzenia SCDDA jest przestrzeganie przez organizacje obowiązków należytej staranności w celu zapewnienia lub poprawy przestrzegania praw człowieka i standardów ochrony środowiska wewnątrz łańcuchów dostaw.

Do obowiązków organizacji należeć będą m.in.: ustanowienie systemu zarządzania ryzykiem w celu identyfikacji, zapobiegania i minimalizacji naruszeń praw człowieka i środowiska w łańcuchach dostaw (Sekcja 4 SCDDA), przeprowadzanie analizy ryzyka wewnątrz łańcucha dostaw pod kątem łamania praw człowieka i dbałości o środowisko (Sekcja 5 SCDDA) oraz wprowadzenie odpowiednich środków zapobiegawczych dla własnej działalności gospodarczej, jak i działalności bezpośrednich partnerów (Sekcja 6 SCDDA). Takie wymogi z czasem staną się codziennością w większości państw, a organizacje będą musiały przykładać większą wagę do tego, kogo obierają za partnerów w ramach łańcuchów dostaw.

Problemy z ciągłością łańcuchów dostaw

Warto również wskazać, jaki wpływ na reorganizację globalnego łańcucha dostaw miała pandemia COVID-19. Zdecydowana większość przedsiębiorstw przyznaje, że mocno odczuła negatywne skutki, jakie niósł ze sobą koronawirus, a część z nich nadal boryka się z problemami w wielu obszarach działalności. Problemy dotyczą najczęściej ograniczeń w handlu międzynarodowym, logistyki i opóźnień w dostawach. Im bardziej złożony i długi jest łańcuch dostaw, tym większe prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka w każdym z jego elementów.

Globalne łańcuchy dostaw okazały się niezwykle wrażliwe i nieelastyczne w obliczu wybuchu pandemii COVID-19. Negatywnymi skutkami dotknięte zostały wszystkie rodzaje transportu: drogowy – z racji kontroli kierowców na przejazdach granicznych; lotniczy – ze względu na restrykcje i ograniczenie lotów pasażerskich; a nawet morski – z powodu przestojów i zamknięć fabryk. Pojawiły się masowe zwolnienia, spadek popytu, przepełnienia magazynów i problemy z terminową realizacją umów. Firmy zaczęły szukać rozwiązań, jak poradzić sobie z tak nagłym kryzysem i w jaki sposób dobierać przyszłych dostawców.

Więcej, różnych dostawców i bardziej rozproszonych

Dywersyfikacja i skrócenie łańcucha dostaw to dwa rozwiązania coraz częściej stosowane przez przedsiębiorstwa. Uzależnienie się od jednego dostawcy znacznie ogranicza nasze możliwości w przypadku nieprzewidzianych komplikacji. Zdywersyfikowany wachlarz dostawców z różnych obszarów geograficznych świata, może zagwarantować nam płynność nawet w czasach kryzysu. Kolejną receptą może okazać się nawiązywanie współpracy z regionalnymi dostawcami, co już na starcie wyklucza pojawienie się ryzyka związanego np. z mikrootoczeniem naszego kontrahenta. Przy okazji wspomaga rozwój ekonomiczny lokalnej społeczności.

Wybór dostawcy to bardzo złożona i trudna decyzja. Wiąże się z nią szereg potencjalnych zagrożeń, których każda organizacja chciałaby uniknąć. Jeżeli jednak w trakcie procesu weryfikacji przyszłego partnera zachowamy należytą staranność i posłużymy się pryncypiami Due Diligence, powinniśmy być w stanie dokonać właściwego osądu. Nieprzewidywalność i niestabilność stają się codziennością w zarządzaniu logistyką i łańcuchem dostaw, a firmy coraz szybciej uczą się jak reagować w przypadku pojawienia się ,,czarnych łabędzi’’.

Tomasz Piec, ekspert firmy Deloitte

Bibliografia: