W realiach powszechnej pracy zdalnej rośnie liczba organizacji podejmujących działania mające na celu zapewnienie efektywności pracy w warunkach home office na poziomie choć zbliżonym do tego, który osiągano podczas normalnej pracy w biurze. Według ekspertów SER Group, pomocne mogą być systemy do zarządzania treścią (ECM), pozwalające stworzyć odpowiednie środowisko do przekazywania cyfrowych informacji i zapewniające płynną realizację procesów biznesowych.
Spośród jednych z wielu narzędzi, które pozwalają osobom pracującym zdalnie na pozostawanie w kontakcie ze współpracownikami, są internetowe komunikatory oraz aplikacje umożliwiające przeprowadzanie telekonferencji. Pracodawcy powinni jednak upewnić się również czy ich pracownicy mają pełny zdalny dostęp do danych i dokumentów. „Dzięki nim, mogą kontynuować pracę nad projektami, zapewniając przez cały czas ciągłość działalności firmy” – podkreśla Marcin Somla, dyrektor SER Group w Polsce.
Dostęp do danych z dowolnej lokalizacji
Biorąc pod uwagę fakt, jak istotne jest zapewnienie przez przedsiębiorstwa dostępu do odpowiednich danych, coraz więcej z nich decyduje się na wdrożenie systemów ECM, które pozwalają na kontynuację współpracy z dowolnego miejsca. Przykładem może być organizacja charytatywna Aktion Mensch, która wdraża obecnie platformę ECM Doxis4, również na urządzeniach mobilnych. „Staramy się korzystać głównie z technologii cyfrowej, a to oznacza umożliwienie wszystkim pracownikom pracy zdalnej” – wyjaśnia Ivonne Berger, kierownik projektu DIAS i Doxis4 w Aktion Mensch.
Wspomniana platforma zapewnia pracownikom Aktion Mensch pełny dostęp do wszystkich kluczowych informacji biznesowych. Wnioski projektowe, korespondencja e-mail, umowy i dane dotyczące aplikacji – wszystko to jest teraz dostępne dla pracowników niezależnie od lokalizacji. Jak informują przedstawiciele firmy, narzędzie łączy informacje w taki sposób, by użytkownicy mogli łatwo filtrować dane i znajdować odpowiednie pliki, co pozwala szybko odpowiadać na zapytania oraz pracować nad konkretnymi aplikacjami. Warto też podkreślić, że wspomniane pliki zawierają często dane wrażliwe, np. dane osobowe, które muszą być przez cały czas chronione. Dzięki platformie ECM łatwo zarządzać dostępami do poszczególnych informacji, a jej konfiguracja eliminuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa, nawet w wypadku pracy zdalnej.
Zastosowanie takich systemów jest bardzo szerokie – mogą z nich korzystać firmy, w których wymagana jest współpraca osób znajdujących się w różnych lokalizacjach. Na przykład inżynierowie pracujący na budowach mogą korzystać z systemu na swoich tabletach, chcąc uzyskać dostęp do plików konstrukcyjnych czy projektów. Jednocześnie, pracownicy biurowi używają go podczas spotkań, pobierając potrzebne dokumenty. Wszyscy pracownicy, gdziekolwiek się znajdują, mając dostęp do bieżących informacji, mogą je edytować i angażować się w procesy biznesowe.
Wirtualna przestrzeń robocza
Innym przykładem może być Eissmann Group Automotive – międzynarodowy dostawca elementów dla przemysłu motoryzacyjnego. Jego pracownicy używają mobilnego systemu ECM do skanowania zleceń związanych z produkcją i wysyłania obrazów do archiwum – chodzi o pokrowce na poduszki powietrzne, które zaraz po zejściu z linii produkcyjnej są fotografowane. System ECM Doxis4 automatycznie przesyła zdjęcia do archiwum, umożliwiając producentowi wykazanie zgodności ze standardami jakości i dostarczenie dowodów w przypadku wystąpienia jakichkolwiek przyszłych problemów.
Dodatkowo, systemy ECM umożliwiają stworzenie wirtualnej przestrzeni roboczej. Zewnętrzni partnerzy projektu uzyskują w niej dostęp do wybranych plików, zadań i procesów oraz edytują je. Są także automatycznie powiadamiani za każdym razem, gdy wprowadzane zostały jakieś zmiany. Mają też wgląd w odpowiednie procesy biznesowe, niezależnie od lokalizacji, z której pracują. Również zespoły projektowe mogą swobodnie współpracować i wymieniać się informacjami. Co więcej, pliki projektów są chronione przed ewentualnymi zagrożeniami, ponieważ systemy ECM tworzą przejrzysty dziennik wszystkich zmian, pozwalając jednocześnie wykazać, że realizacja procesów przebiega zgodnie z najwyższymi standardami jakości, podkreślają eksperci SER.
„Choć wydaje się, że wdrożenie takiego systemu jest czasochłonne, firmy mogą skorzystać także z gotowych, modułowych rozwiązań ECM w chmurze. Są one dostępne od zaraz i z pewnością pozytywnie wpłyną na wydajność zespołu, szczególnie w chwili gdy pracuje on zdalnie” – podsumowuje Marcin Somla.
