Jak nowoczesny system ERP przyspieszył procesy biznesowe w spółce Węglokoks

Z Łukaszem Stajerem, dyrektorem ds. IT w Grupie Kapitałowej Węglokoks, rozmawiamy o przebiegu cyfrowej transformacji; projektach IT wpisujących się w zieloną transformację spółki; jej strategii zrównoważonego rozwoju; realizacji koncepcji Przemysłu 4.0; wdrożeniu systemu ERP Infor LN i celu tej implementacji; jej przebiegu; wyzwaniach z jakimi była związana oraz korzyściach z realizacji tego projektu.

Od jakiego etapu rozpoczęła się cyfrowa transformacja w Węglokoks i jak ona obecnie przebiega?

Decyzję o zmianie podejścia do obsługi procesów biznesowych podjęliśmy jeszcze w 2019 roku. Jednakże przez transformację cyfrową rozumiemy także daleko idące zmiany podejścia do obsługi procesów biznesowych wszystkich spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej oraz budowanie tożsamości korporacyjnej. W tym samym okresie podjęto również decyzję o zmianie modelu biznesowego i wpisaniu się w trend dekarbonizacji oraz mocniejszym wejściu w nowe rynki i sektory biznesu. Cyfryzacja miała więc również umożliwić nam większą elastyczność w działaniu.

Kolejnym krokiem był wybór rozwiązań, które wspierałyby naszą transformację. Do tego zagadnienia podeszliśmy etapowo. Nie stawiamy wyłącznie na duże systemy, jak ERP czy Business Intelligence. Zaczęliśmy od podstaw – infrastruktury, szukania efektów synergii związanych z wykorzystaniem wspólnych centrów danych, wdrożenia jednolitych usług powszechnych jak np. rozwiązania druku centralnego w całej Grupie, wspólnej sieci korporacyjnej itd. Prace te cały czas są kontynuowane.

Natomiast niedawno skończyliśmy wdrożenie systemu klasy ERP – Infor LN w spółce Węglokoks. Obecnie trwają analizy rolloutu tego rozwiązania w spółkach wchodzących w skład  Grupy.

Węglokoks to lider grupy zrzeszającej spółki z kilku sektorów: wydobywczego, hutniczego, energetycznego i logistycznego. W jakim okresie zaimplementowany zostanie nowy system ERP we wszystkich tych spółkach? I w jaki sposób zamierzacie połączyć tych kilka „nóg”, o różnych przecież potrzebach i wymaganiach, w ramach jednego systemu?

Strategia rozwoju zakłada, że we wszystkich spółkach należących do Grupy nowy system ERP wdrożymy w ciągu najbliższych 5-10 lat. Ale chciałbym podkreślić, że wspomniana strategia 2022-2027 nie uwzględnia już działalności wydobywczej Grupy Kapitałowej Węglokoks, którą zarzuciliśmy. Postanowiliśmy skupić się na pozostałych filarach naszego biznesu jakimi są segmenty: hutniczy, energetyczny – oparty o ciepłownictwo, logistyczny i handlowy.

Co do drugiej części Pana pytania, to oczywiście będziemy integrowali część systemów, jednak część spółek w Grupie – które przechodzą cyfrową transformację – posiada systemy obarczone długiem technologicznym. Paradoksalnie jest to dobra sytuacja dla IT, bo możemy wdrożyć tam wspólne rozwiązania, które będą odpowiednio skonfigurowane, aby umiejętnie zaadresować różne potrzeby poszczególnych segmentów naszej działalności.

Gdy wybieraliśmy system klasy ERP, to duży nacisk kładliśmy na referencje i zwracaliśmy szczególną uwagę na możliwości implementacji systemu w czterech, interesujących nas sektorach. W efekcie każdy z nich może być przez niego wspierany. Dzięki temu nie musimy integrować dziesiątek dedykowanych systemów czy stosować szyny danych, tylko zdecydowaliśmy się na rollout rozwiązania w kolejnych spółkach.

Węglokoks transformuje w kierunku funkcjonowania według zasad zrównoważonego rozwoju. Jakie są założenie tej strategii i jaką rolę odgrywa w niej technologia?

Zmieniamy się z głównego, krajowego eksportera i importera paliw kopalnych, w producenta energii płynącej z przyjaznych środowisku źródeł odnawialnych. Zmieniamy także profil działalności w kierunku wzmocnienia segmentu stalowego. W planach mamy m.in. budowę stalowni.

Jak te działania wspiera IT?

Przede wszystkim chodziło o to, aby IT dostarczyło dodatkowe wartości dla każdego z sektorów naszego biznesu. Głównie poprzez wymianę danych, informacji oraz dokumentów w całej Grupie Kapitałowej. Ale dzieje się to też poprzez działania bardzo podstawowe, a budujące wspólną tożsamość Grupy, jak chociażby ujednolicenie serwisów webowych wszystkich spółek.

Strategia zakłada również rozwój środowisk serwerowych, wdrożenie rozwiązań Disaster Recovery Center czyli zapasowego centrum danych, przy wykorzystaniu „majątku”, który jest już w naszej Grupie. Poza tym m.in. elektroniczne repozytorium dokumentów, wspólny system Help Desk, zarządzania konfiguracją i licencjami, integracja domenowa oraz sieć korporacyjna. Część tych zadań zaczęliśmy już realizować.

Dużym wyzwaniem do zrealizowania będzie także budowa centrum bezpieczeństwa informacji, w ramach którego planujemy wdrożyć rozwiązania SIEM i EDR. Natomiast docelowo chcemy zbudować własny Security Operations Center.

Jakie jeszcze planujecie Państwo projekty IT wpisujące się w zieloną transformację Węglokoksu?

Jak już wspominałem, rezygnujemy z wydobycia węgla i z paliw kopalnych. Będziemy więc na pewno inwestować w nowe linie technologiczne, wykorzystujące chociażby technologie solarne. Samo IT również wpisuje się w ten zielony trend. Będziemy np. optymalizować zasoby energetyczne w kontekście używania serwerów. Poza tym realizując cyfrową transformację coraz szerzej migrujemy do chmury, wykorzystując m.in. narzędzia z rodziny Microsoft 365.

Jaki był główny cel – wspomnianego wcześniej – wdrożenia nowego oprogramowania ERP?

Jeśli chodzi o podstawowe cele techniczno-organizacyjne to chcieliśmy posiadać aktywne wsparcie producenta dla systemu, mieć jego zgodność z polskimi przepisami prawa oraz zapewnić wsparcie dla naszego środowiska bazodanowego. Natomiast co do funkcjonalnych celów projektu to numerem jeden była optymalizacja wielu różnych procesów, tak aby czynność, która trwała np. 3 dni skrócić do jednego, tę trwającą jeden dzień do dwóch godzin, a te zajmujące 15 minut do minut 5, jak to było choćby w przypadku obsługi dokumentów kosztowych.

Drugim celem było zidentyfikowanie oraz zaadresowanie tych procesów biznesowych, które nie były dotychczas wspierane przez narzędzia informatyczne. Mam tu na myśli np. zdigitalizowanie obiegu dokumentów. Trzecia kwestia to wdrożenie modułów, które dotychczas w ogóle nie funkcjonowały, albo obsługujące je czynności były prowadzone w Excelu. Dotyczy to wprowadzenia modułu miękkiego HR, leasingu finansowego czy budżetowania.

We wdrożeniu wykorzystano także platformę integracji procesów Infor OS. Jakie funkcjonalności udało się dzięki niej połączyć?

Infor OS to platforma operacyjna dla systemów z rodziny Infor, która łączy wdrożony przez nas ERP Infor LN z systemem obiegu dokumentów IDM, w którym realizujemy np. obieg faktur, kontrahentów, centralny rejestr umów itd. W skrócie można więc powiedzieć, że cały workflow zrealizowany jest w IOS. Przez IOS dostajemy się także do platformy d/EPM, a więc systemu typu Bussines Intelligence. Za pośrednictwem IOS mamy również komunikację dwukierunkową pomiędzy Infor LN a s/EPM. Oczywiście wszystkie dokumenty i dane są dostępne także osobno, z każdego z tych systemów. Jako ciekawostkę dodam, że za pośrednictwem IOS możemy się dostawać – przy pomocy jednego logowania – do wszystkich elementów systemu.

Jak przebiegło wdrożenie Infor LN? Czy napotkaliście Państwo na jakieś wyzwania?

Umowę na wdrożenie nowego systemu ERP podpisaliśmy w kwietniu 2020 roku. Start projektu zbiegł się w czasie z wprowadzaniem silnych obostrzeń związanych z pandemią. Spowodowało to, iż wszystkie prace zrealizowaliśmy w modelu zdalnymi i rzeczywiście nie widzieliśmy się ani razu na żywo z – wdrażającym nowy system ERP – konsultantami firmy S&T. Dlatego też duży nacisk położony został na właściwą komunikację pomiędzy zespołem konsultantów wdrożeniowych ze strony S&T, a kluczowymi użytkownikami systemu w spółce Węglokoks. Zatem nasi pracownicy – oprócz tego, że uczyli się pracować w modelu zdalnym wprowadzonym z powodu pandemii – jednocześnie również zdalnie wdrażali system ERP. I choć to wdrożenie było dość złożone i wymagające, świetnie sobie z tym poradzili.

Ile trwało to wdrożenie w trybie zdalnym?

W ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia projektu wszystkie główne i wspierające procesy biznesowe były już obsługiwane przez nowy system IT. Pierwszy etap uruchomienia objął m.in. procesy rachunkowości finansowej, zarządczej, obsługi środków trwałych, leasingu, kadrowe i płacowe, sprzedaży i dystrybucji, zarządzania relacjami z klientami, zarządzania zakupami, gospodarki magazynowej. Łącznie 14 obszarów biznesowych.

Podsumowując, jakie korzyści uzyskała spółka po wdrożeniu systemu Infor LN?

Podkreślę jeszcze raz – bo jest to dla nas bardzo ważne – przede wszystkim mamy nowoczesny, w pełni wspierany system ERP, który może być rolloutowany na potrzeby wszystkich spółek Grupy Kapitałowej. Przyspieszyliśmy oczywiście obsługę procesów biznesowych. Jednak ta optymalizacja cały czas trwa. Ona w zasadzie się nie kończy, bo zawsze będzie można coś jeszcze przyspieszyć. Systemem wsparliśmy także pewne obszary poprzez eliminację obiegu dokumentów papierowych. Co ważne postawiliśmy na daleko idącą konfigurację zamiast obudowywania systemu licznymi kastomizacjami. To największe korzyści jakie osiągnęliśmy.

Czy będziecie Państwo może realizować koncepcję Przemysłu 4.0?

Wdrażanie tej koncepcji w Grupie Kapitałowej Węglokoks już trwa. We wszystkich zakładach przemysłowych automatyzacja postępuje, wykorzystując również najnowsze technologie jak Internet Rzeczy (IoT), nauczanie maszynowe czy rozszerzona rzeczywistość i już teraz w Hucie Łabędy mamy w pełni zautomatyzowaną i zrobotyzowaną rurownię, a w spółkach Węglokoks Energia wszystkie nowe i modernizowane bloki energetyczne są również w pełni zautomatyzowane. Chciałbym podkreślić, że naszą ambicją jest nie tyle nadążanie za zmianami, ale nadawanie im kształtu i wytyczanie kierunków, dlatego przytoczone przykłady na pewno nie będą ostatnimi projektami informatycznymi realizowanymi w naszej Grupie Kapitałowej.