W jaki sposób powinna zmienić się komunikacja IT z biznesem, w którym miejscu następuje rozbieżność celów, jak włączyć IT do biznesu, aby przestało być traktowane jako dostawca, a stało się partnerem do wspólnego prowadzenia biznesu, czym jest inteligentny ład i jak różni się od klasycznego IT Governance. O tym i wielu innych aspektach transformacji roli IT i szefa IT mowa w tym artykule.
Chciałbym drogi czytelniku zabrać Cię w podróż do pewnej krainy. Dla wielu organizacji ta podróż jeszcze się nie wydarzyła i może nigdy nie będzie miała miejsca. W niektórych przypomina wyprawę koleją transsyberyjską ze względu na zainwestowany czas, koszt i zmiany kulturowe, a dla jeszcze innych jest to szybka – nazwijmy to – teleportacja, bo kraina, o której mówię, była od razu początkiem modelu biznesowego całej ich organizacji. Kraina, do której chcę Cię zabrać, to świat Business IT. Zacznijmy jednak od przygotowań do naszej wyprawy.
Tekst pochodzi z numeru ITwiz 11-12/2015.Kwestionowanie funkcji IT i roli CIO
W ostatnim roku przysłuchiwałem się tematyce poruszanej na wielu formach spotkań dla CIO oraz różnego szczebla kierownictwa IT, radach programowych i konferencjach branżowych. Dość często, coraz mocniej wybrzmiewał jeden poważny dylemat. Ma on miejsce w świecie IT. Obecne wyzwania i możliwości nigdy nie były tak duże i nie miały tak realnego wpływu na wyniki każdej organizacji. Jednocześnie rola funkcji IT i szefa IT nigdy nie była bardziej kwestionowana niż dzisiaj. Pomimo że można wskazać wyjątki od tej reguły, to jednak – mimo różnych modeli działania IT rozwiniętych przez lata w celu zbudowania zaufania pomiędzy biznesem i IT – moim zdaniem sytuacja dla wielu z nas jest gorsza niż kiedykolwiek wcześniej.
Niektórzy zaprotestują. Stwierdzą jednoznacznie, że zawsze to były oddzielne światy biznesu i IT. Niejednokrotnie doprowadzano na siłę do mezaliansu – IT jako funkcji wsparcia, IT jako nieuniknionego kosztu, który wielu dyrektorów finansowych chętnie optymalizowało znanymi im dobrze sposobami na uzyskanie efektywności finansowej w P&L. Inni podkreślą o występujących trudnościach w komunikacji i barierach nie do pokonania. Niektóre firmy pokusiły się o tzw. shadow IT. De facto odpowiadają za to specjaliści IT, tylko ich stanowiska w działach biznesowych są tak dobierane, aby zmylić CIO.
Rozbieżność celów i sposobów komunikacji
Na przeciwnym biegunie organizacje IT są bardzo silne i stanowią niekiedy państwo w państwie, niesamowicie potężne IT z mocnym prawem zgłoszenia weto. Jednocześnie wielu CMO chętnie zaprasza dostawców technologicznych do siebie, bo Ci szybciej zrozumieli nowe reguły gry. W przystępny sposób, językiem biznesowym, przedstawiają także gotowe rozwiązanie, często adresujące konkretny problem. Dzięki temu otrzymują finansowanie i realizują projekty.Tego typu przykładów moglibyśmy przywoływać nieskończoną ilość.
Typowy CIO uwielbia mówić o transformacjach, platformach, projektach, architekturze, zbieraniu wymagań funkcjonalnych, roadmapach, SLA, liczbie transakcji jako rekordów zapisanych w bazie itp. Tymczasem nasi partnerzy ze świata komercji stale myślą o realizacji planu sprzedażowego, kliencie, kanale sprzedaży i kanale kontaktu, relacji z odbiorcami produktu, przewadze rynkowej, konkurencji, segmentacji i dacie wejścia następnego produktu do sprzedaży.
Na koniec dnia nie chodzi jednak tak naprawdę o budżet, konkretne rozwiązanie i technologię czy sprytnego dostawcę. Obecny sposób myślenia i mówienia przez działy IT po prostu znacząco oddala nas od istoty biznesu. Typowy CIO uwielbia mówić o transformacjach, platformach, projektach, architekturze, zbieraniu wymagań funkcjonalnych, roadmapach, SLA, liczbie transakcji jako rekordów zapisanych w bazie itp. Uwielbiamy godzinami o tym debatować we własnym gronie. Co bardziej szanowany/a kolega/koleżanka CIO na pewno nieraz zostanie wysłuchana przez zarząd i partnerów biznesowych. Tymczasem nasi partnerzy ze świata komercji stale myślą o realizacji planu sprzedażowego, kliencie, kanale sprzedaży i kanale kontaktu, relacji z odbiorcami produktu, przewadze rynkowej, konkurencji, segmentacji i dacie wejścia następnego produktu do sprzedaży. Oddalamy się od siebie na poziomie komunikatów, choć nie każdy z nas to zauważa.
Konieczne jest włączenie IT do biznesu
Tak naprawdę wszystko spoczywa w rękach lidera IT. Celowo tutaj nie użyję skrótów CXO, bo sprawny lider – bez względu na pozycję startową w danej organizacji – może na koniec tej podróży być w krainie Business IT jako pierwszy i znaleźć się blisko CEO. Każdy, kto chciałby jednak zabrać się w zaproponowaną podróż, powinien najpierw wykazać się zmianą nastawienia i stylu zarządzania organizacją IT. Będzie to wymagać kompletnej repozycji zarówno samego siebie, jak i organizacji IT oraz nowego zestawu kompetencji.
Nie powinniśmy troszczyć się wyłącznie o dopasowanie IT i biznesu (business/IT alignment), ale włączenie IT do biznesu. Dopasowanie IT i biznesu to bowiem także ślepy zaułek w rozwoju organizacji. Czeka nas ewolucja, jak nie rewolucja, aby nastąpiła fuzja i powstało Business IT. Będzie to prawdziwa zmiana, bo przyszłość leży w konwergencji tych dwóch stron. Kiedy IT zostaje włączone do biznesu, przestaje być traktowane jako dostawca, a staje się partnerem do wspólnego prowadzenia biznesu. Niejednokrotnie na panelach i wystąpieniach z udziałem prezesów można było usłyszeć oczekiwania CEO od CIO. Business IT ma mieć nastawienie na klienta i na wynik oraz zapewniać produkty gotowe do sprzedaży, krótki time to market, niezawodności, wywiązywanie się z obietnic, elastyczność i innowacyjność, a co ważne, wyprzedzać rynek i być przedsiębiorczym, a nie tylko reagować na konkurencję lub harmonogram wymiany technologii przez globalnego dostawcę.
Nowy zestaw kompetencji w dziale IT
Należy poszukiwać modeli zbieżności IT. Modele mogą być użyte w przejściu do stanu fuzji i mogą tworzyć źródło inspiracji do nowego dialogu pomiędzy biznesem i IT. Potrzeba też pewnego określonego rodzaju ludzi w procesie wspomnianej fuzji. Przyjrzyjmy się naszym własnym zespołom. Przez bardzo długi czas zatrudniano do departamentów IT nadzwyczaj technicznych specjalistów, akceptowano naturalny brak lub słabe kompetencje miękkie. Przy omawianej tutaj koncepcji fuzji Business IT potrzebny jest pewien rodzaj specjalistów mających nową mieszankę umiejętności. Oczywiście, zmiana mentalna nastawienia i nowe kompetencje powinny być wykształcone na początku przez CIO.
Business IT ma mieć nastawienie na klienta i na wynik oraz zapewniać produkty gotowe do sprzedaży, krótki time to market, niezawodności, wywiązywanie się z obietnic, elastyczność i innowacyjność, a co ważne, wyprzedzać rynek i być przedsiębiorczym, a nie tylko reagować na konkurencję lub harmonogram wymiany technologii przez globalnego dostawcę.
Jakie nowe kompetencje są dziś niezbędne w IT? Przede wszystkim słuchaj i rozmawiaj. Znaj na pamięć strategię organizacji komercyjnej i bieżące plany sprzedażowe do poziomu detali, zsynchronizuj cele personalne swoje i ludzi IT z tymi komercyjnymi. Regularnie rozmawiaj o realizacji celów i zaakceptuj, że zamawiający zmieniają 20-40% wymagań w fazie wdrożenia. Nie trzeba nikogo wbijać w poczucie winy lub zawsze mieć rację. Przekonaj partnerów biznesowych, że dla Ciebie prototypowanie i testowanie różnych scenariuszy jest na porządku dziennym, a ryzyko niepowodzenia danego pomysłu jest czymś naturalnym jak bycie start-upem.
Niezbędna jest komunikacja i strategia marketingowa dla IT
Kiedy przekształcasz IT, największy priorytet powinien być skierowany na ludzi i kulturę. Oni są podstawą koncepcji Business IT. Pomyśl o marketingu Business IT, jako budowaniu umiejętności komunikacyjnych i rozwijaniu sposobu myślenia w obrębie IT. Jest on tylko częścią ogólnego stosunku w dążeniu do zbieżności IT, kompletnie nowego bytu, jakim jest Business IT. Budowanie komunikacji będzie niezbędne w dążeniu do rozpowszechniania IT jako lidera zmian. Zbuduj silną markę. Sprawdź, jakie jest uzasadnienie komunikacji w IT i jakie są mechanizmy komunikacji z biznesem dotyczące IT. Pomyśl, jak powinna być budowana twoja komunikacja i strategia marketingowa dla IT. Jak bardzo jesteś gotów na to, aby zwiększać potencjał w komunikacji i doświadczenie marketingowe u pracowników IT.
Wprowadź inteligentny ład, ponad samklasyczny ład IT. To my, departamenty IT starej daty, zapoczątkowaliśmy w przeszłości ład IT (IT Governance) z założeniem przede wszystkim monitorowania i kontroli. Niestety, IT Governance przytłacza teraz departamenty IT z wyjątkowo mocną podatnością i takim rezultatem, że biznes skonfrontowany jest z biurokratycznym urzędem IT, który niszczy kreatywność, elastyczność i innowację. Przechodząc z ładu IT do koncepcji inteligentnego ładu i zamieniając statyczny proces uchwalania budżetu na mechanizm dynamicznego portfela projektów, CIO może odrodzić domenę ładu jako wyzwalacza zmian i potrzebnego katalizatora dla procesu omawianej fuzji pomiędzy biznesem a IT, osiągając pełny Business IT.
Architekci zmian i planowanie przez scenariusze
Będziesz potrzebował/a architektów zmian i zacznij używać w IT planowania poprzez scenariusze. Architektura może zapewnić narzędzia i mechanizmy nie tylko do myślenia o dzisiaj, ale także o przyszłości używania technologii i rozwiązań w firmach. Architektura korporacyjna może stać się wyzwalaczem do zmiany. Zamiast statycznej interpretacji bieżącej sytuacji, może stać się narzędziem do radzenia sobie z ciągłą zmianą. Przy czym chciałbym od razu uprzedzić, to, co przedstawiamy naszym partnerom biznesowym jako architektura, musi być ładnie opakowane, dobrze zaprezentowane i przypominać schemat uruchomienia produktu komercyjnego na rynku… Jako biznes łatwiej przyswajamy to co znamy, rozumiemy i jesteśmy w stanie zapamiętać.
Jakie nowe kompetencje są dziś niezbędne w IT? Przede wszystkim słuchaj i rozmawiaj. Znaj na pamięć strategię organizacji komercyjnej i bieżące plany sprzedażowe do poziomu detali, zsynchronizuj cele personalne swoje i ludzi IT z tymi komercyjnymi. Regularnie rozmawiaj o realizacji celów i zaakceptuj, że zamawiający zmieniają 20-40% wymagań w fazie wdrożenia – nie potrzeba nikogo wbijać w poczucie winy lub zawsze mieć rację. Przekonaj partnerów, że dla Ciebie prototypowanie i testowanie różnych scenariuszy jest na porządku dziennym.
Wizja Business IT jest w przeciwieństwie do tego, co jest często doświadczane w organizacji IT i organizacji biznesowej. Niestety zdarza się, że nasi obecni pracownicy nie mogą wypełnić luki między tymi bytami, ze względu na występujące różnice w celach, kulturze i motywacji. W wielu miejscach zauważalna jest wzajemna ignorancja. Ten rozdźwięk prowadzi z reguły np. do drogich systemów IT, które nie zapewniają odpowiedniego zwrotu z inwestycji i generują coraz większą irytację partnerów biznesowych. Z tego powodu widoczne jest na rynku poszukiwanie przez firmy poprawy wartości biznesowej inwestycji w IT.Dlatego tak ważne jest, aby każdy w krainie Business IT rozumiał, jak w niej generuje się zyski lub traci pieniądze. Jest to ważne, ponieważ już dawno pieniądze nie są beztrosko dosypywane do działu IT. Obecnie oczekuje się zwrotu z tej inwestycji.
Nie jest niczym niezwykłym dla biznesu i IT w obecnych organizacjach przeżywanie konfliktu i toczenie walki jako wyrazu braku wzajemnego zrozumienia i braku przedstawienia pożądanych wyników. Prowadzi to do obwiniania i nieufności. Poszukiwanie lub kreowanie krainy Business IT często obejmuje wysiłki na rzecz budowy wzajemnego zaufania i mechanizmu konsensusu podejmowania wspólnych decyzji. W tej inspirującej krainie Business IT moja podróż nie ma końca, a Twoja?
Dawid Pawłowski jest członkiem Rady Nadzorczej Aforti Holding.
