Rosnące ceny oprogramowania wywołują sprzeciw wielu firm i zmuszają do większego nadzoru nad zasobami IT. Ale czy organizacje rzeczywiście zdają sobie sprawę, z jakich aplikacji korzystają i za co płacą? Z tym bywa różnie. Podobnie jak z wiedzą na temat możliwości zakupu używanych licencji, które potrafią zapewnić oszczędności sięgające nawet 30 procent. O tym, ile firmy przepłacają za software, jak działa wtórny rynek oprogramowania i czy brak aktualizacji zawsze musi być problemem rozmawiamy z Jakubem Šulákiem, założycielem i CEO Forscope.
Jak z perspektywy Forscope zmienił się rynek oprogramowania w ostatnich latach? Co dziś najbardziej wpływa na decyzje zakupowe firm?
Pierwszym zjawiskiem, o którym warto wspomnieć, było masowe przejście od modelu licencyjnego ku subskrypcjom. Dla producentów oprogramowania to oczywiście bardzo korzystne rozwiązanie, ale klienci zostali de facto zmuszeni do zaakceptowania nowych warunków. Dobrym przykładem było przejęcie VMware przez Broadcom, po którym ceny subskrypcji poszybowały w górę. W Europie fala sprzeciwu wobec takiej polityki była naprawdę duża i myślę, że od tego momentu firmy zaczęły na nowo zastanawiać się, jak korzystać z oprogramowania. Wzięły też pod uwagę sytuację geopolityczną i kwestie bezpieczeństwa. Subskrypcja oznacza bowiem, że nie jesteśmy właścicielami infrastruktury ani oprogramowania, a w konsekwencji nie zawsze mamy pełną kontrolę nad własnymi danymi. Nie możemy też mieć stuprocentowej pewności, że następnego dnia nadal będziemy mieć dostęp do własnych systemów i zdolność do prowadzenia działalności.
Kolejna zmiana dotyczy sztucznej inteligencji. AI radykalnie obniżyła koszty tworzenia i utrzymywania oprogramowania, a wiele firm, zamiast korzystać z modelu SaaS, zaczęło projektować autorskie aplikacje. Czasem zastępujące nawet kosztowne rozwiązania, jak np. systemy ERP.
Jak firmy radzą sobie z zarządzaniem oprogramowaniem? Czy mają pełną wiedzę o tym, jakie aplikacje posiadają, za co płacą i z czego faktycznie korzystają?
Nie mają. Zarządzanie oprogramowaniem jest dziś znacznie trudniejsze niż dawniej, kiedy aplikacje były instalowane głównie na komputerach stacjonarnych w siedzibie firmy. Obecnie można z nich korzystać także na urządzeniach mobilnych czy komputerach domowych, a dostęp do większości programów odbywa się przez przeglądarkę.
Do tego dochodzi problem rozproszenia. Firmy korzystają z wielu różnych narzędzi, a ich zakup nie zawsze odbywa się centralnie, za pośrednictwem działu IT. Często poszczególne zespoły samodzielnie wybierają potrzebne im rozwiązania i tak rozwija się zjawisko shadow IT, polegające na korzystaniu z oprogramowania bez nadzoru. W organizacjach brakuje spójnej polityki zakupowej i jednolitych mechanizmów pozwalających sprawdzić, jakich narzędzi używają pracownicy.
Jak wobec tego odzyskać kontrolę nad firmowymi zasobami IT? Czy mogą w tym pomóc regularne audyty oprogramowania?
Sposób korzystania z oprogramowania zmienia się z dnia na dzień. Ktoś wykupuje subskrypcję, a już tydzień później przestaje z niej korzystać. Czasem nie chodzi nawet o pojedynczą aplikację, lecz wręcz o kilka planów na tę samą usługę. Problem ten jest szczególnie dotkliwy w dużych organizacjach, zatrudniających setki pracowników.
Tradycyjne audyty są oczywiście ważne, ale można je przeprowadzać np. raz na kwartał. Dużo skuteczniejszym rozwiązaniem jest bieżąca kontrola, kto korzysta z poszczególnych programów, jakie nowe narzędzia pojawiły się w firmie, a jakie nie są już używane. Nie można jednak w tym względzie polegać wyłącznie na deklaracjach pracowników. Potrzebne są zweryfikowane dane, pochodzące bezpośrednio z systemów IT i dostarczane w formie regularnych, np. cotygodniowych raportów. W Forscope staramy się zapewnić organizacjom pełny obraz środowiska informatycznego i możliwość jego monitorowania w czasie rzeczywistym.
Ile firma może tracić na nieużywanych licencjach lub subskrypcjach? Czy w praktyce są to istotne kwoty?
W firmach, które zatrudniają od 100 do ok. 250 osób i korzystają z dziesiątek różnych aplikacji, nadmiarowe wydatki na oprogramowanie wynoszą średnio od 30 do 40 procent budżetu działu IT. Nie oznacza to jednak, że zawsze da się zapewnić organizacji oszczędności na takim właśnie poziomie. Koszt wprowadzenia zmian może bowiem przewyższać wartość potencjalnie odzyskanych środków. Nasze doświadczenie pokazuje, że ostatecznie w firmach można oszczędzić ok. 25–30 procent wydatków na oprogramowanie.
Kwestie finansowe odpowiadają też za inny problem, związany z bezpieczeństwem. Polega on na tym, że wiele firm z obawy przed kosztami woli korzystać z aplikacji pozbawionych już wsparcia producenta. Czy są tańsze sposoby na legalny dostęp do aktualnych wersji oprogramowania?
Być może zaskoczę trochę odpowiedzią, ale w środowiskach chronionych przez zaawansowane zapory sieciowe lub inne zabezpieczenia, brak wsparcia i aktualizacji dla oprogramowania takiego, jak np. Microsoft Office wcale nie musi być problemem. Sytuacja komplikuje się w przypadku infrastruktury serwerowej, kiedy wymiana software’u często wiąże się również z koniecznością wymiany sprzętu. Pewną pomocą może być w tej sytuacji zakup najnowszej wersji oprogramowania i skorzystanie z prawa do downgrade’u. W praktyce oznacza to, że zamiast Windows Server 2025 można używać edycji 2022 lub 2019, dopóki one również nie stracą wsparcia producenta. Sęk w tym, że i tak trzeba zapłacić za nową licencję, która potrafi być bardzo droga.
I tutaj właśnie objawia się przewaga rynku wtórnego, na którym działa Forscope. Oferujemy przede wszystkim najnowsze wersje oprogramowania, ale mamy też starsze wydania, które są znacznie bardziej opłacalne i nie stawiają tak wysokich wymagań sprzętowych. Jeśli więc klient korzysta z aplikacji, które utraciły wsparcie producenta, może po prostu przejść na aktualną wersję, nie wymieniając przy tym całej infrastruktury. Dzięki temu oszczędza dwa razy – na licencjach i na sprzęcie.
Jak dokładnie działa rynek używanych licencji? Jak dużych oszczędności można oczekiwać przy zakupie oprogramowania z rynku wtórnego?
Posłużmy się przykładem Microsoft SQL Server 2025. To bardzo drogi produkt, a od wersji SQL Server 2022 zmieniły się zasady licencjonowania wirtualnych środowisk w modelu Per Core. Aby licencjonować poszczególne maszyny wirtualne, firmy muszą mieć aktywną umowę Software Assurance lub licencje subskrypcyjne. Jeśli chciałyby licencjonować oprogramowanie dla określonej liczby procesorów lub rdzeni, koszt mógłby wynieść od 40 000 do nawet 80 000 euro. W przypadku SQL Server 2019, który nie podlega temu wymogowi, koszt może wynieść około 20 procent tej kwoty.
Ale na rynku wtórnym nie chodzi wyłącznie o zakup oprogramowania. Równie ważna jest wiedza o możliwościach optymalizacji całego środowiska IT. Warunki licencji są skomplikowane i zmieniają się praktycznie co roku. Porównanie różnych wersji aplikacji bywa trudne, a firmy często znają tylko jeden sposób licencjonowania. Dzieje się tak dlatego, że producenci zazwyczaj nie przedstawiają klientom wszystkich dostępnych opcji, lecz jeden, preferowany przez siebie wariant. Rynek wtórny zapewnia firmom wiele dodatkowych możliwości.
Jak wygląda proces sprzedaży niepotrzebnych licencji i jaką rolę odgrywa w nim Forscope? Czy zapewnia też korzyści integratorom i dystrybutorom?
Forscope jest brokerem i działa podobnie jak giełda, łącząc popyt z podażą i dopasowując oferty do rynku. Kiedy pojawia się dobra okazja, kupujemy od firm duże ilości licencji, a następnie stopniowo odsprzedajemy prawa do korzystania z oprogramowania. Wartość naszych inwestycji wynosi od kilkuset tysięcy do kilku milionów euro.
Jesteśmy atrakcyjnym partnerem dla integratorów i dystrybutorów oprogramowania. Po pierwsze dlatego, że różnica w cenie między rynkiem pierwotnym, a wtórnym może wynieść nawet 30 procent i przesądzić o wygraniu przetargu. Kolejna kwestia to marże. Oprogramowanie dużych producentów często sprzedaje się z zerowym zyskiem, a nawet poniżej kosztów zakupu. Odsprzedaż oprogramowania z rynku wtórnego pozwala natomiast zachować marżę. To dość wyjątkowe w obecnych realiach, ponieważ integratorzy nie zarabiają już zazwyczaj na samym sprzęcie i oprogramowaniu. Ich przychody pochodzą przede wszystkim z usług i pracy specjalistów.
Forscope jest obecny w jedenastu państwach Europy Środkowej i Wschodniej. Jakie znaczenie ma dla was Polska i w jaki sposób działacie w naszym kraju?
Polska jest dla nas rynkiem numer jeden, a wasza gospodarka różni się strukturą od mniejszych państw regionu. Jej cechami wyróżniającymi są obecność dużych organizacji oraz silne powiązania z sektorem obronnym i ważnymi gałęziami przemysłu. W Polsce jesteśmy jedynym brokerem oprogramowania aktywnie poszukującym spółek posiadających nadwyżkowe licencje. Można powiedzieć, że przychodzimy do firmy i chcemy zapłacić za oprogramowanie, które w przeciwnym razie trafiłoby do kosza i nie przyniosło żadnych dodatkowych środków.
Zawsze oferujemy dwa warianty transakcji. W pierwszym firma sprzedaje nam licencje i jest wskazana w dokumentacji, którą przekazujemy klientom kupującym oprogramowanie. Dzięki temu mogą oni prześledzić pochodzenie aplikacji. Jeśli jednak firma obawia się, że producentowi oprogramowania może nie spodobać się sprzedaż na rynku wtórnym, proponujemy drugie rozwiązanie. Wtedy nie ujawniamy nazwy organizacji, a niezależny audytor oprogramowania weryfikuje dokumentację i potwierdza, że wszystkie licencje są legalne. Dodatkowo podpisujemy też umowę o zachowaniu poufności (NDA).
Jakich zmian spodziewa się Pan na rynku oprogramowania w przyszłym roku? Jakie zjawiska będą kształtować branżę w kolejnych miesiącach?
Moim zdaniem najważniejszym trendem będzie postępująca fragmentaryzacja oprogramowania. W przeszłości korzystaliśmy zazwyczaj z jednego dużego systemu, czasem uzupełnianego przez kilka mniejszych aplikacji. Teraz zmierzamy w kierunku świata, w którym oprogramowanie będzie znacznie bardziej rozdrobnione. Każdy dział, a nawet każdy pracownik, będzie korzystać z własnych narzędzi lub agentów AI. W firmach będziemy mieć dziesiątki, a nawet setki różnych rozwiązań. Część dostarczą zewnętrzni dostawcy, a część stworzą sami pracownicy. Nie będzie miało znaczenia, skąd pochodzą. Wyzwaniem dla organizacji stanie się zapewnienie, że wszystkie będą ze sobą współpracować. Trzeba będzie też zadbać o bezpieczeństwo, utrzymanie i integrację, a także znaleźć sposób na sprawne zarządzanie całym środowiskiem IT.
Gdyby miał Pan doradzić firmom, jak najlepiej przygotować się na 2027 rok, od czego by Pan zaczął? Co powinno znaleźć się na ich liście priorytetów?
Po pierwsze, zachowajcie ostrożność! Szczególnie przy zawieraniu długoterminowych umów zastanówcie się, co podpisujecie i z kim. Zwróćcie też uwagę, w jakim stopniu uzależniacie się od jednego dostawcy lub producenta. Niezależnie, czy kupujecie oprogramowanie na rynku pierwotnym, czy wtórnym, kluczowe jest pochodzenie licencji. W Niemczech, Czechach i Polsce spotykamy wielu oszustów, którzy oferują oprogramowanie w wyjątkowo niskiej cenie. W rzeczywistości sprzedają jednak wyłącznie klucz aktywacyjny, który pozwala korzystać z aplikacji, ale nie daje do nich prawa. Dlatego tak ważna jest współpraca ze sprawdzonymi i wiarygodnymi dystrybutorami, dającymi gwarancję, że zakupione licencje będą możliwe do zweryfikowania podczas audytu.
Po drugie, kontrolujcie koszty. Pracujcie tak, aby w każdym momencie mieć nadzór nad wszystkimi wydatkami IT. Na infrastrukturę, oprogramowanie, AI, chmurę i wszystkie inne rozwiązania.
I wreszcie po trzecie, pozwólcie pracownikom tworzyć własne aplikacje przy pomocy AI. Zamiast zakazywać, zapewnijcie odpowiednie rozwiązania, które pozwolą im korzystać ze sztucznej inteligencji w kontrolowany i bezpieczny sposób.
