Organizacje, które niedawno zmagały się ze sprawnym przeniesieniem pracy na tryb zdalny, obecnie stoją przed wyzwaniem zapewnienia pracownikom szybkiego i bezpiecznego powrotu do biur. Ponad 30% z nich nie podjęło jeszcze żadnych kroków w tym kierunku – wynika z ankiety przeprowadzonej przez ekspertów Deloitte podczas webinaru „Office reopening – czyli bezpieczny powrót do pracy po pandemii”.
Jak wskazują specjaliści firmy doradczej, opracowanie strategii powrotu do biur wymaga uwzględnienia szeregu czynników spowodowanych pandemią. Wśród nich są: zmiany w umowie społecznej, makroekonomiczne skutki epidemii, przepisy dotyczące ochrony zdrowia, a także preferencje i obawy pracowników.
Najistotniejszą zmianą wydaje się być ta, dotycząca społecznej umowy między pracodawcą a pracownikami. Według ekspertów Deloitte warto więc przeanalizować, jak głębokiej transformacji ona uległa. Z dnia na dzień znikają bowiem dotychczasowe uprzedzenia dotyczące home office. Wiele organizacji – wbrew obawom kadry zarządzającej – odnotowało nawet wzrost wydajności pracowników korzystających z tego modelu. Z drugiej strony, za sprawą częstych wideokonferencji pewnemu zatarciu uległy granice między pracą a życiem osobistym. „Dobre samopoczucie pracowników stało się widocznym priorytetem. Zauważalny jest także wzrost oczekiwań dotyczących bezpieczeństwa. I to rozumianego bardzo szeroko – fizycznego, emocjonalnego, finansowego i cyfrowego” – mówi Konrad Pszenny, Partner Associate w Dziale Risk Advisory w Deloitte.
Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez przedstawicieli Deloitte, wśród ponad pół tysiąca uczestników wspomnianego webinaru, właśnie zapewnienie poczucia bezpieczeństwa jest największym wyzwaniem dla firm w związku z powrotem do biur. Okazuje się, że wskazało na nie aż 49% respondentów. Kolejne 20% obawia się dostosowania procesów biznesowych do nowej rzeczywistości. Najmniejszym problemem zdają się być z kolei, przygotowanie biura oraz dostosowanie wszystkich procedur i regulaminów pracy. Za wyzwanie uważa je odpowiednio 15% i 14% uczestników webinaru Deloitte.
Najważniejsze to mieć plan
Konieczną kwestią jest sprawne opracowanie oraz przekazanie pracownikom jasnych zasad, dotyczących podstawowych spraw, takich jak działania podejmowane przez grupy robocze, zmierzające do otwarcia firmy, uczulają eksperci firmy doradczej. Najważniejszym pytaniem, jakie powinien sobie zadać pracodawca, należy to w jaki sposób zaplanować powrót do firmy. „Trzeba zdecydować, które piony, funkcje i stanowiska koniecznie pracują na miejscu, a kto może nadal działać zdalnie. Kolejnym krokiem będzie ocena rodzajów zadań, które zespoły muszą wykonywać na miejscu dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania oraz systematycznego powrotu do biura domu” – mówi Piotr Potejko, doradca zarządu ds. bezpieczeństwa, Deloitte. „Należy przy tym pamiętać, że zespoły pracujące zdalnie potrzebują nadal wsparcia i konieczne jest określenie zasad ich działania, a nawet przeprowadzenie szkoleń z efektywnej i wygodnej pracy”.
I tak, stopniowe wprowadzanie pracowników do firmy powinno przebiegać w oparciu o wytyczne dotyczące testowania, monitoringu stanu zdrowia, zagospodarowania przestrzeni i zarządzania miejscem pracy, uważają przedstawiciele Deloitte. Należy również opracować zasady przyjmowania gości, uwzględniające wydajność oraz bezpieczeństwo fizyczne i emocjonalne zarówno klientów zewnętrznych jak i pracowników.
Z ankiety wynika, że w 69% organizacji procedury związane z powrotem do biura będą wdrażane poprzez przekazanie pracownikom zaleceń i wytycznych. Tylko 15% firm planuje przyjąć w tym celu odrębne procedury, a jedynie 1% myśli o zmianie regulaminu pracy. Z kolei 13% nie podjęło jeszcze decyzji w tej sprawie.
Szereg wytycznych dla pracodawców
Proces powrotu do pracy w biurach powinien oczywiście uwzględniać scenariusze gospodarcze oraz aktualne informacje o przepisach obowiązujących w Polsce, do których należą zalecenia Głównego Inspektora Pracy (GIP). Te wytyczne dla pracodawców, podzielono na dwie grupy. Pierwsza z nich obejmuje czynności konieczne do przeprowadzenia jeszcze przed powrotem pracowników do miejsca pracy. Należy do nich m. in. stworzenie planu działań obejmującego wdrożenie właściwych środków bezpieczeństwa i kontroli, takich jak środki techniczne (obudowy pleksiglasowe, oddzielanie stanowisk pracy przegrodami), środki organizacyjne (zmianowość na stanowiskach pracy, zwiększenie czasu trwania i liczby przerw), środki ochrony osobistej (maseczki, rękawiczki) czy środki behawioralne (obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami).
Z kolei po powrocie do pracy stacjonarnej GIP zaleca m.in. wykonywanie tylko niezbędnych prac i przełożenie zadań mniej pilnych na później; rekomendację pracy zdalnej, szczególnie dla grup wysokiego ryzyka; przestrzeganie przepisów w zakresie czasu pracy oraz okresów odpoczynku, a także minimalizowanie obecności osób trzecich w biurze i kontaktu fizycznego między pracownikami. „Szczególną uwagę powinny poświęcić tym wytycznym firmy, których wszyscy lub niemal wszyscy pracownicy wykonywali w ostatnich tygodniach pracę zdalną. W naszej ankiecie tylko 26% organizacji zadeklarowało, że są gotowe do powrotu do biura lub od kilku dni pracują stacjonarnie. Kolejne 42% przeprowadziło wśród pracowników ankiety i jest w trakcie weryfikacji wyników” – mówi Jakub Kowal, Radca prawny, Senior Associate w Deloitte Legal. Ekspert dodaje też, że 31% organizacji nie podjęło jeszcze żadnych kroków w kierunku powrotu do biura.
