Wraz z sukcesywnym odmrażaniem gospodarki wszyscy będziemy powoli wracali do „nowej normalności”. Choćby od poniedziałku, w związku z częściowym otwarciem szkół, wielu rodziców będzie mogło powrócić z pracy zdalnej do biura. Nie oznacza to jednak, że będziemy masowo żegnać się z home office – np. Facebook, Google i Twitter pozwoliły swoim pracownikom utrzymać ten tryb pracy nawet do końca roku. Korzystanie z biur prawdopodobnie też nie będzie już wyglądało tak samo. Czekają nas zatem zmiany, które zaczynają być już widoczne, m.in. w sektorze IT.
Trzy czwarte dyrektorów finansowych po wygaszeniu epidemii koronawirusa planuje skierować co najmniej 5% pracowników zatrudnionych w ich organizacjach do stałej pracy zdalnej, a około 4% z nich stwierdziło, że zostawiłoby w tym trybie nawet 50% kadry – wynika z analiz Gartnera. Podobnego zdania są menedżerowie w Polsce. „O ile do tej pory w branży IT standardem była praca zdalna przez jeden dzień w tygodniu, o tyle teraz proporcje te mogą się odwrócić. Wracanie na siłę do “starego” porządku nie ma zbyt wiele sensu. Warto wyciągnąć wnioski z obserwowania efektywności swoich organizacji z ostatnich tygodni i dopracować model działania” – mówi Jakub Strzemżalski, wiceprezes 7N.
Ustalanie dobrych praktyk przy tworzeniu nowej organizacji pracy
Okazuje się, że w dobie zaawansowanych narzędzi do współdzielenia zadań, wyzwaniem nie jest sama praca zdalna, ale “zgranie” wszystkich członków zespołu tak, by np. pracowali w podobnych godzinach. „Ustalenie dobrych praktyk dotyczących organizacji miejsca pracy (gdziekolwiek ono się znajdzie) oraz odpowiednich zasad w zespołach w postaci tzw. “team-agreements” to absolutny priorytet organizacji w nowej normalności” – twierdzi Jakub Strzemżalski. Zespoły wewnętrzne oraz klienckie powinny mieć swobodę w ustalaniu swojego rytmu i zasad komunikacji, który dla nich jest najlepszy. Nie ma jednak jednego rozwiązania dobrego dla wszystkich.
W ramach dopracowywania organizacji pracy w nowych warunkach, firmy powinny w szczególności skupić się nad formatem spotkań online, których wysoka liczba w czasie pandemii potrafiła przytłoczyć i zmęczyć. Często miały one złą formułę, brak określonego celu czy zbyt szerokie grono uczestników i były mało wydajne. Zabierały też dużo cennego czasu.
Nowa organizacja pracy sprawić ma, że jeszcze bardziej na znaczeniu zyska kultura i wartości firmy. „Dlatego tak ważny okaże się dobór osób, które faktycznie podzielają wartości ważne dla organizacji. Wówczas, zamiast kontrolować pracowników i drobiazgowo śledzić postępy w wykonywanych zadaniach, można oprzeć się na zaufaniu i w ten sposób zapewnić wysoką jakość realizowanych zadań” – twierdzi wiceprezes 7N. To właśnie ma wyróżniać najlepsze “miejsca” i “e-miejsca” pracy.
Praca w biurze – dla jednych rewolucja, dla innych ewolucja
Obecnie nie wiadomo jeszcze, jak dokładnie zmieni się praca w przestrzeni biurowej, zarysowują się już jednak pewne pomysły i strategie, które odcisną piętno na tym, w jaki sposób będziemy funkcjonować w nich w najbliższej przyszłości. I tak, home office zapewne wejdzie na stałe do form wykonywania obowiązków służbowych, co oznacza, że pracownicy będą bywać w biurze dużo rzadziej niż w czasach „przed pandemią”. Wynika to także z obowiązujących przepisów zgodnie z którymi odstęp pomiędzy stanowiskami pracy powinien wynosić minimum 1,5 metra. To oznacza mniejszą ich liczbę, ograniczenia w jednoczesnym korzystaniu z sal spotkań czy też mniej osób, które mogą znajdować się w strefach nieformalnych. Dla wielu firm oznacza to przejście na rotacyjny tryb pracy oraz określenie, kiedy poszczególne działy, czy ich przedstawiciele, mogą pracować w biurze.
Dla niektórych branż taka rewolucyjna zmiana będzie jednak postrzegana bardziej jako ewolucja. „Przykładem może być sektor IT, który przez wiele lat wyznaczał standardy w organizacji przestrzeni biurowej. Zaczęło się od tworzenia atrakcyjnych przestrzeni biurowych jako sposobów na przyciągniecie najlepszych pracowników. Biura gigantów technologicznych, np. Google, stawiane było przez wiele lat za wzór. Z czasem również elastyczne godziny pracy i zdalny tryb pracy stały się elementem charakterystycznym dla branży IT – dzięki wykorzystaniu technologii, można prowadzić rozmowy niezależnie od naszej lokalizacji” – tłumaczy Adam Jaszkowski, Workspace Consultant w HB Reavis. „Z naszych wieloletnich badań wynika, że o wysokim stopniu atrakcyjności danego pracodawcy decyduje właśnie m.in. elastyczne podejście do pracy zdalnej. Dziś wszyscy podążają w tym kierunku” – dodaje.
Zdrowe otoczenie i komfort pracy
Obecnie przestrzeń biurowa powinna być przede wszystkim bezpiecznym otoczeniem, które wspiera pracowników w wykonywaniu ich codziennych obowiązków. „Dla naszych najemców certyfikaty budynkowe WELL, czy BREAM stały się istotne jak nigdy dotąd w kwestii ochrony zdrowia pracowników. Świadczą one bowiem o gwarancji wysokiego komfortu i zdrowego otoczenia” – mówi Adam Jaszkowski. Specjaliści dostrzegają zainteresowanie technologią, która umożliwia poruszanie się po budynku bezdotykowo. Także czujnikami, które zbadają warunki panujące w biurze, takie jak temperatura, wilgotność czy stężenie dwutlenku węgla, mające wpływ na naszą odporność. Innym rozwiązaniem, ważnym dla osób zajmujących się sprzątaniem biura, będą sensory wskazujące, które przestrzenie są wykorzystywane z większą intensywnością.
Przeprowadzane obecnie przez rząd powolne odmrażanie gospodarki dopiero z czasem pokaże jakie zmiany zostaną wdrożone przejściowo, a które zostaną z nami na stałe. Póki co, zdania na ten temat są podzielone. „Dość sceptycznie podchodzę do scenariusza, w którym wszyscy pracownicy przestawiają się wyłącznie na pracę zdalną. Firmy na pewno będą poszukiwać optymalizacji przestrzeni, analizując jej dotychczasowe wykorzystanie. Niemniej, praca zdalna nie zastąpi tej w biurze. O ile bowiem home office sprzyja skupieniu, o tyle dystans między pracownikami może utrudniać współpracę oraz realizację zadań angażujących specjalistów z różnych dziedzin. Dodatkowo w wirtualnej komunikacji umyka ważny aspekt – atmosfera pracy” – podsumowuje Adam Jaszkowski.
