Z początkiem 2025 roku w Polsce oficjalnie uruchomiono system e-Doręczeń umożliwiający wysyłanie i odbieranie pism urzędowych drogą elektroniczną. Nowe rozwiązanie stanowi odpowiednik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, oferując szybki, wygodny i bezpieczny sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Ma to być także forma tańsza od klasycznego odpowiednika w formie listu poleconego. Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. e-Doręczenia wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych.
Zakładając adres do e-Doręczeń dla swojej firmy tym samym wskazujesz ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.
Kto będzie korzystał z e-doręczeń i od kiedy?
- Od 1 stycznia 2025 roku z systemu e-doręczeń korzystają już instytucje publiczne – takie jak urzędy marszałkowskie, starostwa czy gminy – zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, notariusze) oraz nowo rejestrujące się firmy w CEiDG lub w KRS.
- Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązkowe korzystanie z nowej usługi obejmie wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
- Od 1 października 2026 roku z e-doręczenia będą musiały korzystać wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
- Od 1 października 2029 roku sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna, także jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej.
Jak działają e-Doręczenia?
Na system e-Doręczeń składają się elektroniczne skrzynki doręczeniowe przypisane zarejestrowanym użytkownikom. Cały proces rozpoczyna się od założenia adresu w systemie. Po zalogowaniu użytkownik może wysyłać i odbierać elektroniczne listy polecone i inne dokumenty, które są automatycznie rejestrowane i zabezpieczane przed nieautoryzowanym dostępem. Zgodnie z przepisami ustawy, każde doręczenie musi być udokumentowane, a odbiorca otrzymuje powiadomienie o konieczności odbioru dokumentu. Jest to gwarancją, że informacja dotrze do adresata.
Każdy użytkownik posiada indywidualny adres do e-Doręczeń (ADE), który umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy. Adres ten jest przypisany do użytkownika i nie może zmienić właściciela, a wszystkie adresy są wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Jeśli chcesz uzyskać dostęp do usługi e-doręczeń, należy założyć specjalną skrzynkę. Aby to zrobić, wystarczy wypełnić odpowiedni formularz (szczegóły poniżej).
Zakładając adres do e-Doręczeń dla swojej firmy tym samym wskazujesz ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.
Kto świadczy usługę e-Doręczeń?
Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz niepubliczni czyli kwalifikowani dostawcy usług (KDU):
Publiczny dostawca e-Doręczeń – obecnie Poczta Polska S.A., to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń.
Niepubliczni dostawcy e-Doręczeń – to podmioty komercyjne, u którego można założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń. Są to podmioty, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostali wpisani do rejestru dostawców usług zaufania. Obecnie są to firmy:
Asseco Data Systems S.A.
Autenti sp. z o.o.
KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
Poczta Polska S.A.
Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Rodzaje e-Doręczeń
Występują 3 rodzaje e-doręczeń:
- Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE)
– świadczy ją Operator Wyznaczony (Poczta Polska S.A),
– jest to usługa skierowana do instytucji publicznych – nie umożliwia realizacji korespondencji biznesowej (B2B),
– umożliwia elektroniczną komunikację z urzędami.
- Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH)
– świadczy ją Operator Wyznaczony (Poczta Polska S.A),
– jest to usługa przeznaczona dla odbiorców (głównie osób fizycznych), którzy nie mają adresu do doręczeń elektronicznych – nadawca wysyła dokumenty elektroniczne, które są następnie drukowane i dostarczane adresatom,
– łączy komunikację elektroniczną z tradycyjną papierową.
- Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego
– świadczą ją kwalifikowani dostawcy usług zaufania (Asseco Data Systems, Autenti, KFJ Inwestycje, Poczta Polska, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych),
– jest to usługa skierowana do firm, osób fizycznych oraz zawodów zaufania społecznego (np. adwokatów, radców prawnych, notariuszy) – jako jedyna usługa umożliwia komunikację B2B,
– umożliwia komunikację między firmami, osobami fizycznymi oraz urzędami.
Jakie są korzyści z e-Doręczeń?
e-Doręczenia dają gwarancję:
- jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata,
- tajemnicy korespondencji,
- niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych,
- dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru,
- dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji,
- możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Ponadto:
- elektroniczne dokumenty znacząco przyspieszają pracę i zwiększają efektywność operacyjną,
- elektroniczna wersja listów poleconych zmniejsza koszty wysyłki i przechowywania.
Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń ?
-
Osoba fizyczna
- uzupełnij dane wnioskodawcy,
- możesz wskazać administratora, czyli osobę, która będzie zarządzać w Twoim imieniu skrzynką do e-Doręczeń – podaj jego dane i adres e-mail.
2. Sprawdź wniosek i podpisz go elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym).
3. Odbierz potwierdzenie złożenia wniosku pod adresem e-mail, który podasz we wniosku.
Adres doręczeń elektronicznych (ADE) możesz uzyskać u operatora wyznaczonego (OW) oraz u komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KDU).
Jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń?
2. Otwórz zakładkę Twoje skrzynki w menu bocznym.
3. Kliknij przycisk Aktywuj skrzynkę przy skrzynce, którą chcesz aktywować.
4. Podaj adres e-mail do powiadomień i zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
5. Kliknij przycisk Aktywuj.
Na adres e-mail otrzymasz informację, że skrzynka jest aktywna i możesz z niej korzystać.
Ważne! Gdy aktywujesz skrzynkę, będziesz otrzymywać korespondencję od podmiotów, które już używają e-Doręczeń.
-
Firma/przedsiębiorca
Zacznij od wniosku o utworzenie Twojego adresu do e-Doręczeń:
- podmioty objęte wpisem do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS):
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709 – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych
- https://prs.ms.gov.pl/krs – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych składany razem z wnioskiem o rejestrację i zmianę danych w KRS i jest odpłatny
2. podmioty objęte wpisem do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG):
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709 – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych
- https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0737_00 – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych składany przy wniosku o zmianę wpisu w CEiDG
- https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0736_00 – wniosek o adres do doręczeń elektronicznych składany razem z wnioskiem o założenie działalności w CEiDG
Ważne! Gdy aktywujesz skrzynkę, będziesz otrzymywać korespondencję od podmiotów, które używają e-Doręczeń.
Uwaga! Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.
Jak przebiega proces zakładania adresu do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl i jakie dane musisz przygotować?
1. Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń
Po naciśnięciu na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709 przycisku „Załatw online” przejdziesz do e-usługi. Aby rozpocząć wypełnianie wniosku musisz się zalogować profilem zaufanym albo e-dowodem.
Pamiętaj! Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku.
Aby podpisać wniosek możesz wykorzystać:
- profil zaufany
- podpis kwalifikowany
- e-dowód
- pieczęć elektroniczną
Jeśli zależy ci na szybkim załatwieniu sprawy, przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj dane przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń:
- nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
- numer REGON, jeżeli został nadany
- numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu
- adres do korespondencji
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – numer KRS, jeżeli został nadany
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – oznaczenie formy prawnej
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – siedzibę i adres
- dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
- dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
- imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora).
Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Ważne! Jeśli działasz jako pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a twoje uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG albo KRS musisz wykazać swoje uprawnienie do reprezentacji.
W takim wypadku przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj:
- pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP
- dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (koszt 17 zł).
albo
- dokument potwierdzający reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.
2. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie
Jeśli wniosek będzie zawierał nieprawidłowe dane albo nie będzie spełniał innych wymagań, urząd wezwie cię do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną usunięte, wniosek pozostanie bez rozpoznania.
3. Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń
O tym, że adres i skrzynka zostały utworzone dowiesz się z wiadomości e-mail przesłanej przez zespół e-Doręczeń. W wiadomości będzie instrukcja jak aktywować adres.
Ważne! Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail podany w tym celu we wniosku. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG i nie wyznaczyłeś administratora skrzynki, zadbaj o to żeby we wniosku znalazł się twój adres e-mail, który regularnie sprawdzasz. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, którzy muszą wyznaczyć administratora skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.
4. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń
Żeby adres do e-Doręczeń twojej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.
Ważne! Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system poprosi cię o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia z Biznes.gov.pl.
Po aktywacji adresu, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Dowiedz się jakie są zasady zarządzania skrzynką do e-Doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki.
5. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych
Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać twojej firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.
Usługa ta jest bezpłatna.
