e-Faktura: Niedostosowanie nie wchodzi w grę

Wprowadzony ustawą z 29 października 2021 roku standard e-Faktury oznacza ucyfrowienie jednego z procesów o kluczowym znaczeniu dla setek tysięcy firm i jednostek administracji państwowej. Stanowi zatem ważny krok na drodze ku cyfrowej transformacji polskiej gospodarki. Nie jest to jednak krok łatwy do pokonania, zwłaszcza w dużych organizacjach.

Dostosowanie firmowych systemów i procesów biznesowych do obsługi e-Faktur zdecydowanie nie jest jedynie inicjatywą informatyczno-księgową i nie powinno być postrzegane w ten sposób. Z względu na skalę potencjalnych ryzyk jest to inicjatywa o kluczowym znaczeniu biznesowym. Jednocześnie, projektom mającym na celu zapewnienie zgodności z nowymi regulacjami nierzadko towarzyszą spore wyzwania, ale też szanse – nie tylko te wynikające m.in. z braku konieczności archiwizacji dokumentów, skrócenia zwrotu podatku VAT, przyspieszenia obrotu faktur czy eliminacji możliwości zagubienia faktury. Niezbędne w wielu organizacjach dostosowanie systemów, uporządkowanie danych, standaryzacja dokumentów, automatyzacja procesów i zapewnienia wymiany faktur z kontrahentami poprzez centralny system administracji skarbowej stanowią doskonały wstęp do cyfrowej transformacji obszaru najważniejszych procesów. Co zatem się zmienia?

Koniec z bałaganem w fakturach

Wprowadzenie e-Faktury stanowi kolejny, po wdrożeniu JPK, etap digitalizacji dokumentów księgowych oraz raportowania na potrzeby państwowej administracji skarbowej. E-Faktura, podobnie jak znane dotychczas deklaracje JPK, jest zapisanym dokumentem w formacie XML o ściśle określonej strukturze logicznej. W odróżnieniu od dotychczas wykorzystywanych dokumentów księgowych, e-Faktura obejmuje jednak znacznie szerszy zakres danych.

Reforma nie kończy się jednak na digitalizacji dokumentów księgowych – obejmuje także cyfryzację i uporządkowanie ich obiegu. W tym celu powstała dedykowana platforma centralizująca obieg e-Faktur w krajowym systemie gospodarczym – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Będzie to repozytorium, za pośrednictwem którego realizowana będzie wymiana faktur sprzedażowych i zakupowych pomiędzy działającymi w Polsce podmiotami gospodarczymi. Co ważne, po zakończeniu trwającego już od kilku miesięcy okresu przejściowego, przekazanie faktury nabywcy poprzez platformę KSeF będzie jedynym sposobem na zgodne z prawem wprowadzenie takiego dokumentu do obiegu gospodarczego.

Rolą tej platformy jest również m.in. zagwarantowanie walidacji struktury i danych umieszczonych na e-Fakturach, kontroli dostępu do dokumentów oraz ich archiwizacji – zarówno na potrzeby administracji skarbowej, jak i podatników. Dokumenty będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat. Według zapowiedzi, w ramach KSeF udostępnione zostaną proste narzędzia pozwalające na ręczne wystawienie e-Faktury, dokumentującej transakcję sprzedaży oraz pobranie wystawionych dla danego podmiotu dokumentów zakupowych. Takie rozwiązanie skierowane będzie jednak przede wszystkim do najmniejszych przedsiębiorstw.

W przypadku organizacji obsługujących większą liczbę klientów i wystawiających lub odbierających setki faktur dziennie, jakakolwiek manualna obsługa faktur jest niewykonalna. Niezbędne staje się zatem dostosowanie istniejących w takich firmach procesów oraz rozwiązań automatyzujących procesy obiegu faktur do obsługi e-Faktury. Kluczowe znaczenie ma tu przemyślane podejście do integracji systemów fakturowych i finansowo-księgowych z platformą KSeF.

Zmiana nie do uniknięcia

Zapewnienie zgodności z nowymi regulacjami, a więc dostosowanie firmowych systemów IT do obsługi e-Faktur oraz ich wymiany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur to w wielu przypadkach złożona inicjatywa, wymagająca co najmniej połączenia kompetencji z dziedziny księgowości ze zmianami typowo informatycznymi. Złożoność tego typu projektów jest pochodną skali prowadzonej działalności.

Przedsiębiorstwa, których działalność wymaga obsługi – wystawienia i przyjęcia – kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu faktur w miesiącu, mogą posiłkować się wbudowaną funkcjonalnością KSeF i realizować stosowne procesy w sposób manualny. Mogą też wykorzystać usługi biur księgowych lub internetowych aplikacji fakturowych, przerzucając w ten sposób odpowiedzialność za obsługę e-Faktur na dostawców takich usług. Z kolei w dużych organizacjach oraz tych firmach, które w toku swojej działalności realizują zdecydowanie większą liczbę jednostkowych transakcji – jak choćby operatorzy telekomunikacyjni, czy przedsiębiorstwa z sektora handlu detalicznego – niezbędne będą zdecydowanie bardziej złożone rozwiązania.

Jednocześnie, należy zauważyć, że proces, z którym mamy do czynienia, ma krytyczne znaczenie dla biznesu. Ewentualne niepowodzenie może bowiem doprowadzić do zaburzeń przepływów pieniężnych, a nawet uniemożliwić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. „Niedostosowanie firmowego środowiska do obsługi e-Faktur oraz ich obsługi poprzez system KSeF w narzuconym przez regulatora terminie oznacza w praktyce brak możliwości prowadzenia biznesu” – podkreśla Paweł Kaczyński, Associate Partner i Lider Agile Business Finance w EY. Pokazuje to, jak istotną rolę dla krajowej gospodarki będzie mieć ta platforma, a zarazem – jak bardzo krytyczne znaczenie dla prowadzenia działalności biznesowej mieć będą rozwiązania zapewniające efektywną wymianę dokumentów z platformą KSeF.

Skala trudności vs skala działalności

Potencjalnie duża złożoność prac związanych z zapewnieniem możliwości zautomatyzowanego wystawiania e-Faktur w sposób zgodny z narzuconą przez regulatora specyfikacją, a także całościowej obsługi procesów związanych z dostarczaniem i pobieraniem faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, w powiązaniu z krytycznym znaczeniem takiej inicjatywy dla prowadzonej działalności biznesowej, oznacza szczególne wyzwania głównie dla dużych organizacji, w tym firm działających w ramach struktur międzynarodowych. Mówiąc wprost – mniejsze przedsiębiorstwa mają łatwiej.

Warto zatem spojrzeć na projekty związane z wprowadzeniem e-Faktury z perspektywy największych organizacji. Dla nich, takie inicjatywy mogą nieść wszystkie ryzyka i problemy typowe dla rozległych wdrożeń systemów IT – i to zarówno na poziomie analizy przedwdrożeniowej, wyboru dostawcy i architektury rozwiązania, jak i w kontekście zaangażowania dużej liczby najważniejszych użytkowników. Zastosowanie znajdują tu więc także wszelkie dobre praktyki znane z największych projektów informatycznych, w tym wdrożeń systemów ERP.

Wyzwania, potrzeby, dostosowania

Dostosowanie do przepisów związanych z e-Fakturami w dużych organizacjach nierzadko oznacza też konieczność przebudowy architektury środowiska IT, tak aby możliwe było łatwe i zautomatyzowane pozyskiwanie danych, które wcześniej być może nie zasilały systemów finansowo-księgowych. „Znaczącym zagadnieniem towarzyszącym digitalizacji oraz rozszerzeniu zakresu i częstotliwości raportowania na rzecz organów skarbowych jest potrzeba zapewnienia dostępności szczegółowych danych, często pochodzących z różnych systemów, w czasie rzeczywistym. Pozyskiwanie, integracja i mapowanie danych na strukturę e-Faktury jest istotne, bo każdy błąd na tym etapie skutkuje nieprawidłowym raportowaniem” – mówi Magda Zdrodowska, Manager, SAP Technology Consulting w EY.

Kluczowe znaczenie ma także wprowadzenie mechanizmów zapewniających automatyzację obsługi e-Faktur. Trudno bowiem oczekiwać, że organizacje wystawiające lub przyjmujące tysiące czy nawet setki faktur dziennie postawią na w pełni manualną realizację procesu wymiany faktur z systemem KSeF. To zaś powoduje konieczność stworzenia całościowej koncepcji obsługi e-Faktur w wymiarze księgowym, operacyjnym i technicznym. Konieczne staje się przeprowadzenie kompleksowej analizy, która pozwoli określić obszary wymagające zmian oraz te, które przy okazji wprowadzenia e-Faktur można zoptymalizować. Rzetelna analiza wymaga zaś zaangażowania nie tylko po stronie działu księgowości, lecz także strategicznych użytkowników reprezentujących inne obszary biznesu – w tym przede wszystkim sprzedaż.

Niezbędny dobry fundament technologiczny

Na kwestie dotyczące konieczności logicznego opracowania procesów związanych z e-Fakturami i ich implementacją w rozwiązaniach biznesowych nakładają się też typowo techniczne kwestie związane m.in. z zapewnieniem efektywnej integracji pomiędzy wykorzystywanymi w firmie aplikacjami księgowymi a platformą KSeF; potrzebą uruchomienia dodatkowych integracji w ramach firmowego środowiska IT; potencjalną koniecznością uporządkowania, integracji, konwersji oraz migracji danych, a wreszcie – ewentualnymi, wdrażanymi dodatkowo optymalizacjami. Istotna jest tu również konieczność zapewnienia odpowiedniej infrastruktury i wszelkich zasobów, które zagwarantują należytą wydajność i stabilność działania mechanizmów integracyjnych, a także bezpieczeństwo danych.

Zapewnienie sprawnie działającej integracji używanego w firmie systemu finansowo-księgowego z platformą Krajowego Systemu e-Faktur ma kluczowe znaczenie także dlatego, że wysyłka faktur do KSeF powinna zakończyć się jeszcze tego samego dnia. Wówczas realne będzie zagwarantowanie zgodności daty wystawienia faktury w systemie księgowym z datą nadania jej numeru referencyjnego KSeF. Warto pamiętać, że w świetle prawa to data zarejestrowania dokumentu w systemie KSeF będzie równoważna faktycznej dacie wystawienia faktury. „Wysyłka faktur do KSeF musi zakończyć się tego samego dnia, kiedy została wystawiona faktura. Przebiegająca w czasie rzeczywistym integracja danych pomiędzy systemem FK oraz KSeF jest niezbędna po to, aby zapewnić synchronizację danych w obu tych środowiskach” – podkreśla Magda Zdrodowska. Wszelkie rozbieżności między dotyczącymi faktur danymi w firmowym systemie księgowym oraz w Krajowym Systemie e-Faktur są niedopuszczalne.

Z tego samego powodu ważne staje się również zapewnienie kompleksowej obsługi błędów oraz informacji związanych z walidacją e-Faktur w systemie KSeF. Z racji na skalę procesów towarzyszących wystawianiu dokumentów sprzedażowych oraz akceptacji i księgowaniu faktur zakupowych, wszystko to musi być realizowane w sposób zautomatyzowany. Ewentualne błędy mogą bowiem prowadzić do konieczności skorygowania dokumentu, a co za tym idzie – powodować zmianę terminu przekazania faktury do systemu centralnego, a więc także zmianę daty wystawienia dokumentu. Tymczasem, faktura zaksięgowana z błędną datą wystawienia może powodować wiele następstw dotyczących m.in. kwestii podatkowych czy terminu zapłaty. Wszystkie te działania należy też właściwie osadzić w czasie – od kilku miesięcy trwa już bowiem okres przygotowawczy, w którym przedsiębiorcy mogą korzystać z e-Faktur w sposób dobrowolny. Termin obligatoryjny będzie już nieprzekraczalny. „Bardzo ważne jest to, aby organizacja zapewniła sobie odpowiednią ilość czasu na przeprowadzenie analizy, koncepcji projektu, przygotowanie integracji na poziomie danych oraz wymiany danych z KSeF, ale także testy wydajnościowe i analizę bezpieczeństwa. W idealnej sytuacji, gdzie wszystkie dane niezbędne z perspektywy e-Faktury znajdują się już w systemie, możemy mówić o projektach trwających co najmniej kilka tygodni” – dodaje Magda Zdrodowska.