BiznesCDOPolecane tematy

e-Faktura: Niedostosowanie nie wchodzi w grę

Wprowadzony ustawą z 29 października 2021 roku standard e-Faktury oznacza ucyfrowienie jednego z procesów o kluczowym znaczeniu dla setek tysięcy firm i jednostek administracji państwowej. Stanowi zatem ważny krok na drodze ku cyfrowej transformacji polskiej gospodarki. Nie jest to jednak krok łatwy do pokonania, zwłaszcza w dużych organizacjach.

e-Faktura: Niedostosowanie nie wchodzi w grę

Dostosowanie firmowych systemów i procesów biznesowych do obsługi e-Faktur zdecydowanie nie jest jedynie inicjatywą informatyczno-księgową i nie powinno być postrzegane w ten sposób. Z względu na skalę potencjalnych ryzyk jest to inicjatywa o kluczowym znaczeniu biznesowym. Jednocześnie, projektom mającym na celu zapewnienie zgodności z nowymi regulacjami nierzadko towarzyszą spore wyzwania, ale też szanse – nie tylko te wynikające m.in. z braku konieczności archiwizacji dokumentów, skrócenia zwrotu podatku VAT, przyspieszenia obrotu faktur czy eliminacji możliwości zagubienia faktury. Niezbędne w wielu organizacjach dostosowanie systemów, uporządkowanie danych, standaryzacja dokumentów, automatyzacja procesów i zapewnienia wymiany faktur z kontrahentami poprzez centralny system administracji skarbowej stanowią doskonały wstęp do cyfrowej transformacji obszaru najważniejszych procesów. Co zatem się zmienia?

SPECYFIKA SAP W KONTEKŚCIE WDROŻENIA E-FAKTURY
  • Duża skala i złożone procesy – z rozwiązań SAP najczęściej korzystają firmy, które przetwarzają ogromne wolumeny faktur. Aby w takim środowisku zapewnić możliwość sprawnej obsługi e-Faktur, niezbędne jest maksymalnie wydajne i zautomatyzowane rozwiązanie gwarantujące efektywną komunikację z KSeF;
  • Złożone, często międzynarodowe środowiska – z rozwiązań SAP najczęściej korzystają największe korporacje dysponujące złożonymi procesami biznesowymi. W międzynarodowych firmach systemem zarządzają globalne zespoły IT, które decydują o lokalnych rozwiązaniach;
  • Złożona architektura rozwiązań – środowiska SAP to najczęściej rozwiązania o dużej skali, charakteryzujące się wysoką złożonością architektury oraz szerokim zastosowaniem indywidualnych dostosowań i dedykowanych rozszerzeń;
  • Ograniczone możliwości wbudowanej automatyzacji – środowisko SAP w standardowej konfiguracji nie ma mechanizmów zapewniających efektywną automatyzację procesów związanych z obsługą faktur;
  • Zróżnicowane formy wdrożenia – oprogramowanie SAP może być wykorzystywane w modelu on-premise (SAP ECC), w chmurze (SAP S/4HANA), potencjalnie także w konfiguracjach hybrydowych.

Źródło: EY

Koniec z bałaganem w fakturach

Wprowadzenie e-Faktury stanowi kolejny, po wdrożeniu JPK, etap digitalizacji dokumentów księgowych oraz raportowania na potrzeby państwowej administracji skarbowej. E-Faktura, podobnie jak znane dotychczas deklaracje JPK, jest zapisanym dokumentem w formacie XML o ściśle określonej strukturze logicznej. W odróżnieniu od dotychczas wykorzystywanych dokumentów księgowych, e-Faktura obejmuje jednak znacznie szerszy zakres danych.

Reforma nie kończy się jednak na digitalizacji dokumentów księgowych – obejmuje także cyfryzację i uporządkowanie ich obiegu. W tym celu powstała dedykowana platforma centralizująca obieg e-Faktur w krajowym systemie gospodarczym – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Będzie to repozytorium, za pośrednictwem którego realizowana będzie wymiana faktur sprzedażowych i zakupowych pomiędzy działającymi w Polsce podmiotami gospodarczymi. Co ważne, po zakończeniu trwającego już od kilku miesięcy okresu przejściowego, przekazanie faktury nabywcy poprzez platformę KSeF będzie jedynym sposobem na zgodne z prawem wprowadzenie takiego dokumentu do obiegu gospodarczego.

Rolą tej platformy jest również m.in. zagwarantowanie walidacji struktury i danych umieszczonych na e-Fakturach, kontroli dostępu do dokumentów oraz ich archiwizacji – zarówno na potrzeby administracji skarbowej, jak i podatników. Dokumenty będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat. Według zapowiedzi, w ramach KSeF udostępnione zostaną proste narzędzia pozwalające na ręczne wystawienie e-Faktury, dokumentującej transakcję sprzedaży oraz pobranie wystawionych dla danego podmiotu dokumentów zakupowych. Takie rozwiązanie skierowane będzie jednak przede wszystkim do najmniejszych przedsiębiorstw.

W przypadku organizacji obsługujących większą liczbę klientów i wystawiających lub odbierających setki faktur dziennie, jakakolwiek manualna obsługa faktur jest niewykonalna. Niezbędne staje się zatem dostosowanie istniejących w takich firmach procesów oraz rozwiązań automatyzujących procesy obiegu faktur do obsługi e-Faktury. Kluczowe znaczenie ma tu przemyślane podejście do integracji systemów fakturowych i finansowo-księgowych z platformą KSeF.

GŁÓWNE RYZYKA I BARIERY ZWIĄZANE Z ZAPEWNIENIEM OBSŁUGI E-FAKTUR ORAZ INTEGRACJĄ Z KSEF W DUŻYCH ORGANIZACJACH:

1. Konieczność wykonania zmian w systemach IT

  • Koszty wdrożenia lub modyfikacji rozwiązań;
  • Ryzyka charakterystyczne dla dużych wdrożeń systemów IT;

2. Krytyczne znaczenie fakturowania dla biznesu

  • Ryzyko braku płynności finansowej;
  • Brak dostosowania skutkuje niemożliwością obsługi kluczowych procesów;

3. Zmiany procesowe i organizacyjne

  • Konieczność raportowania szczegółowych danych na rzecz administracji skarbowej;
  • Zmiany procesów sprzedaży i zakupu obejmują wiele zespołów i systemów IT;

4. Konieczność zaangażowania zróżnicowanych zasobów ludzkich

  • Potrzeba zbudowania i zarządzania złożonym zespołem projektowym, w tym interakcji między specjalistami z różnych obszarów, m.in. IT, finansowego, podatkowego, operacyjnego, prawnego;

5. Zwiększenie częstotliwości raportowania danych

  • Konieczność zapewnienia dostępności szczegółowych danych z wielu systemów IT w czasie rzeczywistym;
  • Możliwość istotnego poszerzenia zakresu raportowanych danych – forma ustrukturyzowana.

Źródło: EY

Zmiana nie do uniknięcia

Zapewnienie zgodności z nowymi regulacjami, a więc dostosowanie firmowych systemów IT do obsługi e-Faktur oraz ich wymiany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur to w wielu przypadkach złożona inicjatywa, wymagająca co najmniej połączenia kompetencji z dziedziny księgowości ze zmianami typowo informatycznymi. Złożoność tego typu projektów jest pochodną skali prowadzonej działalności.

Przedsiębiorstwa, których działalność wymaga obsługi – wystawienia i przyjęcia – kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu faktur w miesiącu, mogą posiłkować się wbudowaną funkcjonalnością KSeF i realizować stosowne procesy w sposób manualny. Mogą też wykorzystać usługi biur księgowych lub internetowych aplikacji fakturowych, przerzucając w ten sposób odpowiedzialność za obsługę e-Faktur na dostawców takich usług. Z kolei w dużych organizacjach oraz tych firmach, które w toku swojej działalności realizują zdecydowanie większą liczbę jednostkowych transakcji – jak choćby operatorzy telekomunikacyjni, czy przedsiębiorstwa z sektora handlu detalicznego – niezbędne będą zdecydowanie bardziej złożone rozwiązania.

Jednocześnie, należy zauważyć, że proces, z którym mamy do czynienia, ma krytyczne znaczenie dla biznesu. Ewentualne niepowodzenie może bowiem doprowadzić do zaburzeń przepływów pieniężnych, a nawet uniemożliwić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. „Niedostosowanie firmowego środowiska do obsługi e-Faktur oraz ich obsługi poprzez system KSeF w narzuconym przez regulatora terminie oznacza w praktyce brak możliwości prowadzenia biznesu” – podkreśla Paweł Kaczyński, Associate Partner i Lider Agile Business Finance w EY. Pokazuje to, jak istotną rolę dla krajowej gospodarki będzie mieć ta platforma, a zarazem – jak bardzo krytyczne znaczenie dla prowadzenia działalności biznesowej mieć będą rozwiązania zapewniające efektywną wymianę dokumentów z platformą KSeF.

Skala trudności vs skala działalności

Potencjalnie duża złożoność prac związanych z zapewnieniem możliwości zautomatyzowanego wystawiania e-Faktur w sposób zgodny z narzuconą przez regulatora specyfikacją, a także całościowej obsługi procesów związanych z dostarczaniem i pobieraniem faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, w powiązaniu z krytycznym znaczeniem takiej inicjatywy dla prowadzonej działalności biznesowej, oznacza szczególne wyzwania głównie dla dużych organizacji, w tym firm działających w ramach struktur międzynarodowych. Mówiąc wprost – mniejsze przedsiębiorstwa mają łatwiej.

Warto zatem spojrzeć na projekty związane z wprowadzeniem e-Faktury z perspektywy największych organizacji. Dla nich, takie inicjatywy mogą nieść wszystkie ryzyka i problemy typowe dla rozległych wdrożeń systemów IT – i to zarówno na poziomie analizy przedwdrożeniowej, wyboru dostawcy i architektury rozwiązania, jak i w kontekście zaangażowania dużej liczby najważniejszych użytkowników. Zastosowanie znajdują tu więc także wszelkie dobre praktyki znane z największych projektów informatycznych, w tym wdrożeń systemów ERP.

Wyzwania, potrzeby, dostosowania

Dostosowanie do przepisów związanych z e-Fakturami w dużych organizacjach nierzadko oznacza też konieczność przebudowy architektury środowiska IT, tak aby możliwe było łatwe i zautomatyzowane pozyskiwanie danych, które wcześniej być może nie zasilały systemów finansowo-księgowych. „Znaczącym zagadnieniem towarzyszącym digitalizacji oraz rozszerzeniu zakresu i częstotliwości raportowania na rzecz organów skarbowych jest potrzeba zapewnienia dostępności szczegółowych danych, często pochodzących z różnych systemów, w czasie rzeczywistym. Pozyskiwanie, integracja i mapowanie danych na strukturę e-Faktury jest istotne, bo każdy błąd na tym etapie skutkuje nieprawidłowym raportowaniem” – mówi Magda Zdrodowska, Manager, SAP Technology Consulting w EY.

Kluczowe znaczenie ma także wprowadzenie mechanizmów zapewniających automatyzację obsługi e-Faktur. Trudno bowiem oczekiwać, że organizacje wystawiające lub przyjmujące tysiące czy nawet setki faktur dziennie postawią na w pełni manualną realizację procesu wymiany faktur z systemem KSeF. To zaś powoduje konieczność stworzenia całościowej koncepcji obsługi e-Faktur w wymiarze księgowym, operacyjnym i technicznym. Konieczne staje się przeprowadzenie kompleksowej analizy, która pozwoli określić obszary wymagające zmian oraz te, które przy okazji wprowadzenia e-Faktur można zoptymalizować. Rzetelna analiza wymaga zaś zaangażowania nie tylko po stronie działu księgowości, lecz także strategicznych użytkowników reprezentujących inne obszary biznesu – w tym przede wszystkim sprzedaż.

Niezbędny dobry fundament technologiczny

Na kwestie dotyczące konieczności logicznego opracowania procesów związanych z e-Fakturami i ich implementacją w rozwiązaniach biznesowych nakładają się też typowo techniczne kwestie związane m.in. z zapewnieniem efektywnej integracji pomiędzy wykorzystywanymi w firmie aplikacjami księgowymi a platformą KSeF; potrzebą uruchomienia dodatkowych integracji w ramach firmowego środowiska IT; potencjalną koniecznością uporządkowania, integracji, konwersji oraz migracji danych, a wreszcie – ewentualnymi, wdrażanymi dodatkowo optymalizacjami. Istotna jest tu również konieczność zapewnienia odpowiedniej infrastruktury i wszelkich zasobów, które zagwarantują należytą wydajność i stabilność działania mechanizmów integracyjnych, a także bezpieczeństwo danych.

Zapewnienie sprawnie działającej integracji używanego w firmie systemu finansowo-księgowego z platformą Krajowego Systemu e-Faktur ma kluczowe znaczenie także dlatego, że wysyłka faktur do KSeF powinna zakończyć się jeszcze tego samego dnia. Wówczas realne będzie zagwarantowanie zgodności daty wystawienia faktury w systemie księgowym z datą nadania jej numeru referencyjnego KSeF. Warto pamiętać, że w świetle prawa to data zarejestrowania dokumentu w systemie KSeF będzie równoważna faktycznej dacie wystawienia faktury. „Wysyłka faktur do KSeF musi zakończyć się tego samego dnia, kiedy została wystawiona faktura. Przebiegająca w czasie rzeczywistym integracja danych pomiędzy systemem FK oraz KSeF jest niezbędna po to, aby zapewnić synchronizację danych w obu tych środowiskach” – podkreśla Magda Zdrodowska. Wszelkie rozbieżności między dotyczącymi faktur danymi w firmowym systemie księgowym oraz w Krajowym Systemie e-Faktur są niedopuszczalne.

Z tego samego powodu ważne staje się również zapewnienie kompleksowej obsługi błędów oraz informacji związanych z walidacją e-Faktur w systemie KSeF. Z racji na skalę procesów towarzyszących wystawianiu dokumentów sprzedażowych oraz akceptacji i księgowaniu faktur zakupowych, wszystko to musi być realizowane w sposób zautomatyzowany. Ewentualne błędy mogą bowiem prowadzić do konieczności skorygowania dokumentu, a co za tym idzie – powodować zmianę terminu przekazania faktury do systemu centralnego, a więc także zmianę daty wystawienia dokumentu. Tymczasem, faktura zaksięgowana z błędną datą wystawienia może powodować wiele następstw dotyczących m.in. kwestii podatkowych czy terminu zapłaty. Wszystkie te działania należy też właściwie osadzić w czasie – od kilku miesięcy trwa już bowiem okres przygotowawczy, w którym przedsiębiorcy mogą korzystać z e-Faktur w sposób dobrowolny. Termin obligatoryjny będzie już nieprzekraczalny. „Bardzo ważne jest to, aby organizacja zapewniła sobie odpowiednią ilość czasu na przeprowadzenie analizy, koncepcji projektu, przygotowanie integracji na poziomie danych oraz wymiany danych z KSeF, ale także testy wydajnościowe i analizę bezpieczeństwa. W idealnej sytuacji, gdzie wszystkie dane niezbędne z perspektywy e-Faktury znajdują się już w systemie, możemy mówić o projektach trwających co najmniej kilka tygodni” – dodaje Magda Zdrodowska.

KOMENTARZ EKSPERTA

 

e-Faktura: Niedostosowanie nie wchodzi w grę

Narzędzie działające wewnątrz ekosystemu SAP do obsługi e-Faktur

W dużych organizacjach projekty mające na celu zapewnienie zgodności z regulacjami w obszarze e-Faktur dotykają zakresem wielu procesów oraz interesariuszy. W szczególności dotyczy to procesów sprzedażowych, a im większa organizacja, tym większa liczba kanałów sprzedaży czy modeli współpracy z klientami. Efektem jest wysoki stopień złożoności projektów, zarówno na etapie prac przygotowawczych, jak i samej implementacji.

W przypadku prac związanych z dostosowaniem do obsługi e-Faktur, z racji na określone prawem terminy, niedopuszczalne staje się jakiekolwiek przesunięcie uruchomienia niezbędnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Jest to znacząca różnica względem innych projektów IT, gdzie dla dobra projektu lub z konieczności wynikającej z komplikacji mogą zapadać decyzje o zmianie terminu startu produkcyjnego. W przypadku zaś wdrożeń mających na celu modernizację lub wymianę wykorzystywanych wcześniej systemów, np. księgowych, dodatkowym ułatwieniem jest fakt, że organizacja posiada działające cały czas wcześniejsze rozwiązania, które mogą być stosowane w razie niepowodzenia nowego projektu. Jeśli chodzi o e-Faktury, takiego komfortu nie ma, bo mówimy o zupełnie nowym podejściu do obsługi, archiwizacji i wymiany dokumentów księgowych z kontrahentami oraz administracją skarbową.

Dodatkowym wyzwaniem jest konieczność systemowej automatyzacji procesów niezbędnych do sprawnego generowania e-Faktur oraz ich wymiany poprzez KSeF. Standardowe rozwiązania, dostarczane przez producentów oprogramowania, często zmuszają użytkowników w dużym zakresie do manualnej obsługi procesu e-Faktur. Przy skali procesów biznesowych, istniejących zwłaszcza w dużych firmach, może to znacząco utrudnić spełnienie wymagań regulatora w odpowiednim czasie. Niezbędna w tym kontekście automatyzacja procesów może oznaczać konieczność wdrożenia dodatkowych rozwiązań dla środowiska SAP. Co więcej, niektóre organizacje na potrzeby obsługi działań sprzedażowych korzystają z dodatkowych modułów, ksiąg pomocniczych oraz zewnętrznych systemów. Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku procesów obsługi faktur zakupowych. Każdy taki scenariusz wymaga wcześniejszej analizy, zdefiniowania potrzeb oraz ich implementacji na poziomie procesów i samego rozwiązania integracyjnego.

Musimy przy tym mówić o narzędziu, które będzie w stanie obsłużyć właściwe dane z systemu SAP, przesłać je w odpowiedni sposób do KSeF, ale też przekazać klientowi informację o wystawieniu e-Faktury, opcjonalnie z możliwością jej wydruku w formacie PDF czy dokumentem UPO. Potrzebna jest też możliwość importowania faktur z KSeF do systemu SAP. Kluczowe znaczenie ma tu jednak znajomość unikalnego numeru referencyjnego każdej faktury. Niezbędne staje się więc wypracowanie dodatkowych procesów, pozwalających na jak najbardziej zautomatyzowane pozyskiwanie numerów poszczególnych faktur.

Wszystkie te potrzeby w środowiskach SAP adresuje rozwiązanie opracowane przez zespół EY. Kompleksowe narzędzie EY e-Faktury w SAP zapewnia m.in.:

  • możliwość zautomatyzowanego generowania e-Faktur zgodnie z udostępnioną przez regulatora specyfikacją,\
  • bezpieczną wymianę dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur,\
  • obsługę potwierdzeń oraz błędów,
  • niezbędną komunikację z klientami.

Rozwiązanie wspiera ponad 800 metod generowania pól koniecznych do zapewnienia pełnej obsługi standardu e-Faktury (ponad 500 unikalnych pól w strukturze XML). Jest to także kompleksowe narzędzie raportowe, działające wewnątrz ekosystemu SAP, w ramach jednolitej architektury i spójnego środowiska pracy dla użytkowników. Dzięki takiemu podejściu narzędzie EY e-Faktury w SAP jest integralnym rozszerzeniem dla standardu systemu SAP zarówno w wersji ECC, jak i S4H.

Co istotne, rozwiązanie to w naturalny sposób przejmuje wszystkie mechanizmy i funkcje bezpieczeństwa obejmujące środowisko produkcyjne systemu SAP, a więc zapewnia większe bezpieczeństwo niż zewnętrzne narzędzia ze skomplikowaną integracją z kluczowym oprogramowaniem biznesowym. W modelu, który proponujemy, nie ma potrzeby korzystania z zewnętrznych rozwiązań. Faktury w wersji elektronicznej wysyłane są na bramkę KSeF bezpośrednio z systemu SAP.

Ważną cechą naszego narzędzia jest też wstępna parametryzacja konfiguracji, w tym na przykład mapowań, wypracowana na bazie połączenia ogromnej wiedzy i najlepszych praktyk zespołów podatkowych oraz technologicznych. Bardzo to upraszcza proces dalszego dostosowania rozwiązania w trakcie projektu do indywidualnych potrzeb każdego klienta.

Melchior Sabiniarz, Executive Director, SAP Technology Consulting w EY Polska

Artykuł ukazał się na łamach Magazynu ITwiz nr. 2/2022. Zamów poniżej:

Magazyn ITwiz 2/2022

Tagi

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.