Gartner: 60% pracowników czuje się sfrustrowanych z powodu nowego oprogramowania w pracy

Pracownicy nie lubią zmian. Przynajmniej jeżeli chodzi o IT. Wdrożenie nowego systemu, to źródło ich frustracji – wynika z badania Gartnera. Tak na przestrzeni ostatnich dwóch lat uważało nawet 60% respondentów.

Z kolei 56% pracowników było tak zniechęconych do nowego systemu, że wolałoby wrócić do rozwiązania niższego rzędu, które może i jest stare, ale na pewno sprawdzone.

“To badanie pokazuje, jak ważne jest umiejętne wprowadzenie zmian. Cyfrowa transformacja ma rozwiązywać problemy, a nie ich dostarczać” – mówi Anna Kornaś, menadżer ds. kluczowych klientów z BPSC i dodaje, że warto angażować załogę w zmianę. “Jak uniknąć uprzedzeń względem zmian? Włączając pracowników do procesu, nie tylko na etapie wdrożenia, ale znacznie wcześniej, najlepiej na etapie wyboru oprogramowania. Technologia jest dla ludzi, a nie odwrotnie. Manager będzie miał inne potrzeby i oczekiwania niż pracownik szeregowy. Nie można myśleć jednowymiarowo. Kierownictwo musi wyjść ze swojej bańki” – podkreśla.

Pierwsze wrażenie ma duże znaczenie

Mawia się, że dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz – nie inaczej jest w przypadku zetknięcia się z nowym oprogramowaniem. Jak wynika z globalnej ankiety, aż 81% pytanych uważa, że to jakość pierwszych doświadczeń determinuje stosunek do oprogramowania i zaangażowanie w wykorzystanie możliwości systemu. 40% badanych po negatywnym doświadczeniu z nowym systemem zaczęła wykorzystywać jego funkcjonalności w minimalnym stopniu albo wręcz unikać lub opóźniać korzystanie z oprogramowania.

Natomiast po pozytywnym doświadczeniu z aplikacją, 41% ankietowanych poświęciło więcej czasu na zagłębienie się w jej rozwiązania. Ta grupa użytkowników nie ignorowała zaawansowanych funkcji, a wręcz poświęcała dodatkowy czas na rozwinięcie swoich kompetencji. Zatem wartość, jaką organizacja otrzymuje z oprogramowania, jest uzależniona od poziomu wykorzystania poszczególnych aplikacji. To zaawansowanie technologiczne pracowników decyduje o tym, czy wdrożenie się opłaciło i w jak wielkim stopniu – uważają eksperci.

Oswoić nowe oprogramowanie

Okazuje się, że niezadowoleni (42%) chętniej dzielą się negatywnymi wrażeniami z innymi pracownikami, niż pracownicy, którzy mają pozytywny stosunek (38%) do nowo wdrożonego systemu IT. Adresatami uwag pierwszej grupy są działy IT (42%), ale też kadra c-level (25%). Co dziesiąty pracownik poświęca natomiast swój prywatny czas i pisze negatywną opinię w mediach społecznościowych.

Kiedy zapytano nieprzekonanych do zmiany pracowników o to, co firma może zrobić, by zachęcić ich do używania nowego oprogramowania, ponad połowa (51%) odpowiedziała, że ma ono być… prostsze. Dodawanie kolejnych funkcji, jakich brakuje im w nowej wersji software, przekonałoby raptem dla co trzeciego z respondentów.

Ekspertka z BPSC uważa, że pracownicy jasno wskazują, iż w firmach kuleją szkolenia. “To naturalne, że pracownicy potrzebują czasu, żeby oswoić się z nowym systemem. Szkolenia i warsztaty wewnętrzne są prostym i najskuteczniejszym rozwiązaniem. Przy okazji można przeprowadzić wewnętrzną ankietę. Informacje od pracowników bywają bardzo cenne i pomagają usprawniać wiele obszarów i procesów. Swobodna komunikacja to cecha rozwiniętych i świadomych organizacji” – mówi Anna Kornaś. “Bywa, że firmy wydają krocie na badania i raporty, które mogą zrobić własnymi siłami. Wystarczy tylko zachęcić pracowników do wyrażania opinii w myśl zasady: chcesz się czegoś nauczyć, to nie pytaj, co robisz dobrze, a gdzie popełniasz błędy” – podsumowuje.