Od ponad 2 tygodni na rachunkach bankowych przedsiębiorców funkcjonują osobne konta VAT. Wynika to z ustawy o rozdzielonej płatności – split payment, którą uchwalono już w 2017 roku, ale dopiero teraz weszła w życie. Pomimo, że nie ma jeszcze obowiązku korzystania z tego mechanizmu, wielu przedsiębiorców już obawia się, że nowy system zaważy na płynności finansowej ich organizacji. Jak działa split payment? Czy faktycznie może być problemem w utrzymaniu odpowiedniego cashflow w firmie ? Czy systemy IT poradzą sobie z nowym mechanizmem płatności?
Mechanizm działania split payment bardzo dobrze obrazuje poniższy schemat:
Załóżmy, że na rynku jest trzech kontrahentów: A,B i C. Kontrahent A współpracuje z kontrahentem B sprzedając mu swoje towary bądź usługi. Na koniec tradycyjnie do nabywcy trafia faktura VAT, którą ten musi zapłacić przelewem, np. w ciągu 30 dni od daty wystawienia. Od ponad dwóch tygodni kontrahent B ma wybór – może zrobić przelew tradycyjny lub wybrać opcję rozdzielnej płatności. Jeśli wybierze drugą opcję to kontrahent A dostanie zapłatę, ale rozbitą na dwa konta – kwota netto pojawi się na standardowym koncie firmowym, natomiast na koncie VAT pojawi się kwota podatku wyszczególniona na fakturze.
Kiedy można użyć środków z konta VAT?
Problem polega na tym, że od tej pory kwota podatku widniejąca na koncie VAT nie może być wykorzystywana w codziennym obrocie pieniędzmi – ani do inwestycji, ani do innego obrotu. Pojawia się więc pytanie – kiedy kontrahent A może użyć środków z konta VAT? Odpowiedź brzmi: W momencie gdy sam będzie musiał opłacić fakturę VAT. Dlatego gdy kontrahent C wyśle fakturę do kontrahenta A, ten także wybierze płatność w split payment, aby wykorzystać do opłacenia VATu na tej fakturze środki, które ma zamrożone na koncie VAT. Zrachunku VAT będzie także opłacane zobowiązanie podatkowe z Urzędem Skarbowym wynikające z deklaracji za określony miesiąc.
W ten sposób wchodzi w życie mechanizm podzielonej płatności, w którym docelowo mają rozliczać się wszyscy płatnicy VAT. Mechanizm ten ma się rozpędzić sam, ponieważ podmioty będą chciały zachować płynność i maksymalizować wykorzystanie środków z konta VAT. Brzmi prosto, dopóki nie zaczniemy analizować jak split payment wpłynie na płynność finansową niektórych organizacji.
Małe firmy, duży problem – duże firmy, dużo kont VAT
Mechanizmu split payment najbardziej obawiają się małe firmy, które na co dzień nie obracają dużymi kwotami, a sporą ilość transakcji opłacają przy pomocy gotówki lub karty płatniczej co uniemożliwia im skorzystanie z środków na koncie VAT. Przykładowo, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, aby zachować płynność, będzie musiał opłacać każdy koszt, którego nie da się zapłacić przelewem, przy użyciu środków z konta firmowego. Tych w pewnym momencie może zabraknąć. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi wstrzymać planowane inwestycje i czekać na kolejny napływ środków.
W przypadku dużych organizacji problem jest dwutorowy. Po pierwsze, podobnie jak mali przedsiębiorcy, nie będą mogli realizować inwestycji na wyrost, które często są konieczne do utrzymania odpowiedniego tempa rozwoju dużej firmy. Po drugie, praktycznie każda taka organizacja ma kilka otwartych rachunków. W takim wypadku, dla każdego z rachunków stworzone są osobne konta VAT, a co za tym idzie pieniądze są zamrożone aż w 10 miejscach – takie rozproszenie środków może znacznie utrudnić zarządzanie cashflow w firmie.
Split payment, a system IT w firmie
Jedna kwestia nie ulega wątpliwości, szczególnie w wypadku dużych organizacji – we wdrożeniu mechanizmu podzielonej płatności będą musiały pomóc przedsiębiorcom nowe technologie. W systemach IT dla biznesu renomowani dostawcy oprogramowania zaprojektowali funkcjonalności, która mają pomóc w zarządzaniu płatnościami i komunikacją z bankami.
Dostawcy, oferujący systemy ERP powinni wzbogacić systemy IT o funkcjonalności umożliwiające przedsiębiorcom sprawne zarządzanie przychodami i rozchodami w mechanizmie split payment. Przykładowo w naszym oprogramowaniu Teta ERP istnieje centralny moduł zarządzania przelewami, który zasilany jest przez mniejsze moduły, takie jak: zakupy towarów/materiałów, rozrachunki, wstępna rejestracja dokumentów. W każdym z tych modułów użytkownik może zadecydować, czy realizuje płatność w split payment czy tradycyjnie.
W module płatności oczekujących na końcowym etapie przygotowywania paczki przelewów powinna być możliwość zmiany opcji na split payment. Przedsiębiorcy powinni mieć także możliwość śledzenia kont VAT w module wyciągów bankowych, gdzie znajdują się wszystkie zrealizowane transakcje: przychody i rozchody organizacji, szczególnie gdy mamy do czynienia z wieloma rachunkami VAT.
Czy system split payment ma szansę stać się obowiązkowym mechanizmem płatności w Polsce? Na pewno. Czy stanie się to szybko? Wszystko zależy od tego jak podejdą do tej zmiany polscy przedsiębiorcy. Jak to z mechanizmem bywa – żeby dobrze działał, musza sprawnie funkcjonować wszystkie trybiki. W końcu zostanie wykonany ten pierwszy ruch, dlatego lepiej jak firmy już teraz zaczną dostosowywać swoje systemy rozliczeń do split payment. Rząd już szykuje rozwiązania, które nie będą dawać wyboru firmom i 100% przelewów za faktury VAT będzie obowiązkowo realizowana w tym trybie.
Tomasz Dobrzański, Pre-Sales Team Leader Unit4 Polska
Mechanizm wygląda na bardzo skomplikowany nawet na ładnej infografice, na szczęście udzieliliście precyzyjnych odpowiedzi na każde nasuwające się pytanie, dzięki temu wiem więcej o podzielonych płatnościach split payment.