Na polskim rynku debiutuje nowoczesne oprogramowanie dla sektora budowlanego. Rozwiązanie oparte na platformie Microsoft Dynamics 365 – i rozwijane przez firmę oneDynamics – wspiera najważniejsze procesy biznesowe deweloperów i firm budowlanych.
Projekty budowalne cechuje dziś nie tylko wysoka kapitałochłonność i złożoność, ale też wysoka konkurencyjność. Firmy deweloperskie muszą rywalizować o najlepsze grunty i lokalizacje, ale też dbać utrzymanie wysokiej jakości budowanych nieruchomości. Na ich konkurencyjność wpływ ma także krótki czas realizacji inwestycji i przystępne ceny, a co za tym idzie wysoka efektywność kosztowa. Wszystko to przekłada się zarówno na konieczność efektywnego zarządzania procesami biznesowymi po stronie firm deweloperskich, jak i przedsiębiorstw typowo budowlanych.
Sprostanie wymaganiom rynku staje się nierealne bez wykorzystania zintegrowanego systemu wspierającego zarządzanie tą, dość specyficzną działalnością. Takim rozwiązaniem jest oprogramowanie Inwestor 365 firmy oneDynamics. „Pod względem specyfiki działalności nasze rozwiązanie wspiera dwie grupy podmiotów – firmy inwestorskie, zajmujące się finansowaniem budowy oraz sprzedażą nieruchomości, a także generalnych wykonawców projektów budowlanych. Zdarza się, że role te łączy jedna firma, ale podział ten znajduje odbicie w wewnętrznej strukturze organizacji” – mówi Tomasz Filipowicz, założyciel firmy oneDynamics.
Wsparcie planowania, wykonania i odbioru inwestycji budowlanych
Specyfika projektów deweloperskich obejmuje szereg zróżnicowanych działań. Są to m.in. planowanie inwestycji, nadzór nad wykonywanymi pracami, a także działania promocyjne i sprzedażowe wsparte złożonymi procesami finansowymi. „Inwestor musi sprawnie realizować procesy związane z zakupem gruntów, wyborem projektu, pozyskaniem pozwoleń, czy wyłonieniem generalnego wykonawcy. Procesy te mogą trwać tygodniami, miesiącami, a nawet latami” – podkreśla Tomasz Filipowicz.
Specyficzne potrzeby firm budowlanych w dużej mierze wynikają także z wysokiej rotacji kadrowej oraz złożoności zespołów zaangażowanych często w różne projekty w jednym czasie. „Co ważne, także podwykonawców jednej inwestycji może być bardzo wielu. Istotne jest więc, aby kontrolować informacje dotyczące m.in. odpowiedzialności poszczególnych kontrahentów, osób kontaktowych oraz ich uprawnień. W takich realiach niezbędne staje się posiadanie zintegrowanego rozwiązania, które pozwoli zgromadzić, na bieżąco aktualizować i łatwo wykorzystywać wszystkie niezbędne informacje” – dodaje Tomasz Filipowicz.
– zarządzanie relacjami z klientami,
– zarządzanie relacjami z podwykonawcami, tworzenie baz uprawnień oraz osób kontaktowych,
– gromadzenie dokumentacji projektowej, technicznej, protokołów odbioru i umów,
– działania marketingowe, w tym śledzenie zapytań ofertowych i targów mieszkaniowych, organizacja dni otwartych,
– działania sprzedażowe, począwszy na obsłudze rezerwacji i umów przedwstępnych, obsługa zmian lokatorskich,
– procesy finansowo-księgowe, rozliczanie powierzchni, kontrola płatności, rozliczenia z rachunków powierniczych, kontrola płynności,
– odbiory techniczne, zarządzanie terminami, usterkami i komunikacją z generalnym wykonawcą.
Warto dodać, że specyfika działalności deweloperskiej wymaga też koordynacji złożonych procesów związanych z pozyskaniem finansowania, marketingiem, sprzedażą oraz obsługą klientów. Przykładowo, w kontekście napraw usterek niezmiernie ważna staje się kontrola zapisów umów zawartych z poszczególnymi klientami. Pozwala ona utrzymać w ryzach relacje pomiędzy inwestorem, generalnym wykonawcą oraz podwykonawcami, z którymi współpracuje. Jest to istotne, ponieważ od zapisanych w umowie terminów zależy m.in. odpowiedzialność za usuwanie ewentualnych usterek lub wad budowalnych.
Z kolei w kontekście procesów finansowo-księgowych ogromnego znaczenia nabiera kontrola terminowości płatności faktur, a także bieżącej kontroli terminowości realizacji prac budowalnych. Warunkuje ona możliwość uzyskania kolejnych transz środków wpłaconych uprzednio przez klientów na rachunki powiernicze. „Ogromnego znaczenia nabiera tu kontrola harmonogramów płatności i budowy. Ważna jest zarówno bieżąca kontrola zaawansowania prac budowlanych, jak również stanu sprzedaży i kwot możliwych do otrzymania z rachunków powierniczych. W przypadku inwestycji liczącej kilkaset mieszkań, bez stosownego systemu IT takich danych nie można sprawnie kontrolować” – twierdzi Tomasz Filipowicz. Nie mniej ważne staje się też usystematyzowanie wiedzy na temat odbiorów technicznych nieruchomości oraz poszczególnych lokali.
Efektywne współdziałanie sprzedaży, finansów i księgowości
Funkcjonalność oprogramowania firmy oneDynamics umożliwia także efektywne współdziałanie zespołów odpowiedzialnych za sprzedaż, finanse i księgowość. Oferowane rozwiązanie pozwala bowiem m.in. na łatwą korelację danych dotyczących postępów prac budowlanych z danymi sprzedażowymi, w tym ustalonymi planami płatności. Za sprawą modułu importu wyciągów bankowych możliwe jest też bieżące śledzenie terminowości wpłat dokonywanych przez klientów. Dzięki temu oprogramowanie Inwestor 365 daje możliwość uproszczenia i przyspieszenia współpracy z bankami odpowiedzialnymi za utrzymanie rachunków powierniczych. Pozwala to zwiększyć płynność finansową firmy.
Co ważne, rozwiązanie Inwestor 365 firmy oneDynamics wspiera również cały proces związany z odbiorami lokali i innych składników nieruchomości. Optymalizacja tego obszaru działalności firm inwestycyjnych opiera się m.in. na możliwości sprawnej integracji wielu wzajemnie powiązanych działań niezbędnych do przekazania nabywcom zakupionych nieruchomości. Znaczne rozbieżności pomiędzy terminami obowiązywania rękojmi inwestorskiej i konsumenckiej mogą narazić firmę deweloperską na straty finansowe. „Dla inwestora istotne jest, aby po uzyskaniu prawa do użytkowania jak najszybciej rozpocząć odbiory lokali. Sprawne – i zgodne z prawem – przeprowadzenie tego procesu wymaga jednak zebrania wielu informacji i skoordynowania kalendarzy wielu osób. Presja czasu wynika przede wszystkim z kwestii rozliczeń rękojmi lub gwarancji pomiędzy inwestorem, a generalnym wykonawcą” – dodaje Tomasz Filipowicz. Wsparciem dla koordynacji działań realizowanych przez różne osoby jest m.in. możliwość automatycznego rezerwowania czasu w kalendarzach wymaganych uczestników odbiorów lokali, gromadzenia potrzebnej na tym etapie dokumentacji, a także – uruchomienia rozliczeń czynszów po skutecznym odbiorze technicznym poszczególnych lokali. „Brak centralizacji takich informacji może przekładać się na problemy widoczne dla klientów. Sprawia to, że argumentem przemawiającym za posiadaniem zintegrowanego rozwiązania IT staje się chęć poprawy jakości obsługi klienta. Jest to dziś aspekt bardzo istotny na rynku budowlanym, zwłaszcza jeśli wziąć pod uwagę wysoką konkurencję” – uważa Tomasz Filipowicz.
System Inwestor 365 oferowany w formie usługi
Oprogramowanie Inwestor 365 zostało zbudowane w oparciu o platformę Microsoft Dynamics 365. Wykorzystanie mechanizmów zaszytych w najnowszym rozwiązaniu z rodziny systemów Microsoft Dynamics przekłada się m.in. na rozbudowaną funkcjonalność i możliwość łatwego zintegrowania oprogramowania z innymi aplikacjami Microsoft. Dotyczy to m.in. oprogramowania pakietu Microsoft Office 365, w tym Outlook i Excel. Oprogramowanie rozwijane przez oneDynamics może być także zintegrowane z innymi rozwiązaniami, także systemami klasy ERP i narzędziami analitycznymi konkurencyjnymi względem oprogramowania Microsoft Dynamics. „Dzięki temu, że oparliśmy nasze rozwiązanie na platformie Microsoft Dynamics 365 mamy do dyspozycji wiele dodatkowych funkcjonalności stosunkowo małym kosztem” – podkreśla Łukasz Bratko, prezes firmy oneDynamics.
Rozwiązanie Inwestor 365 jest oferowane w formie usługi i działa w oparciu o bezpieczną infrastrukturę chmury obliczeniowej, który dobrze wpisuje się w specyfikę funkcjonowania i rozproszone struktury organizacyjne przedsiębiorstw z sektora budowlanego. „Aby korzystać z naszego rozwiązania nie są potrzebne żadne inwestycje w infrastrukturę IT. Wystarczy dostęp do Internetu. Bez dodatkowych kosztów można korzystać także z aplikacji mobilnych i za ich pośrednictwem wystawiać np. protokoły odbioru” – zapewnia Łukasz Bratko. W praktyce, dużą wartością dla użytkowników okazuje się też spójny z innymi rozwiązaniami Microsoft interfejs obsługi rozwiązania firmy oneDynamics, który sprawia, że praca z oprogramowaniem jest intuicyjna i nie wymaga dodatkowych szkoleń.
Dodatkowe korzyści związane z wykorzystaniem platformy Microsoft Dynamics 365 dotyczą możliwości łatwego powiązania oprogramowania biznesowego z innymi usługami opartymi na środowisku chmury Microsoft Azure. Możliwe jest np. stworzenie portali, które zapewnią klientom dostęp do harmonogramów płatności, faktur czy danych dotyczących przebiegu budowy lub usuwania usterek. „Dzięki tego typu narzędziom pracownicy mogą zająć bardziej newralgicznymi działaniami, w tym sprzedażą czy promocją niesprzedanych jeszcze lokali. Firmy zdają sobie sprawę z konieczności bardziej aktywnego i szybszego konkurowania o względy klientów, stąd coraz większe zainteresowanie cyfrową transformacją, której elementem są rozwiązania oferowane w chmurze” – mówi Tomasz Filipowicz. „Jakość i szybkość obsługi to najistotniejsze czynniki rywalizacji o świadomych klientów. W przypadku małych inwestycji ich zapewnienie być może nie jest problematyczne, ale jeśli projekt jest duży, a zespół mocno ograniczony, to szybkość przepływu informacji nabiera ogromnego znaczenia biznesowego” – dodaje.
