Jak wdrożyć IT Governance w zwinnym środowisku

Allegro zbudowane jest z ponad 830 mikroserwisów, które tworzy blisko 900 inżynierów. Pracujemy w około 90, samowystarczalnych i samoorganizujących się zespołach. Każdego dnia wdrażamy blisko 100 zmian na produkcji. W takim środowisku utrzymanie dynamiki i jednocześnie zachowanie kontroli oparliśmy na odpowiedzialności ludzi, budowanej poprzez silne poczucie właścicielstwa. To IT Governance w ALLEstylu.

W Allegro pracują najlepsi specjaliści w swoich dziedzinach, którzy dostają wiele swobody w tym, jak wykorzystują swój potencjał i realizują zadania. Tym, co nas łączy jest „duch Allegro”, czyli silna kultura organizacyjna. To nie tylko slogan wykorzystywany w procesie rekrutacji, ale przede wszystkim ważny składnik naszej tożsamości. Identyfikujemy się z nią i wykorzystujemy codziennie podejmując decyzje. W praktyce to oznacza m.in.:

• silne poczucie równości wszystkich pracowników – powoduje to, że struktura organizacyjna istnieje, ale nie jest elementem krytycznym dla skutecznego działania całej organizacji;
• budowanie wzajemnego zrozumienia i ustalanie priorytetów – poprzez zadanie bardzo prostego pytania „Co jest najważniejsze dla naszych klientów?”;
• luźna i nieformalna atmosfera oraz czysty “fun” z pracy, którą wykonujemy;
• oddychamy agile.

Dzięki tak silnej i żywej kulturze oraz bardzo wysokiemu stopniowi identyfikacja pracowników z firmą, nasza organizacja jest wyczulona na rewolucyjne zmiany. Planując budowę struktur IT Governance, które zwykle są stosunkowo sformalizowane, stanęliśmy przed nie lada wyzwaniem. Jak zrealizować to zadanie wzmacniając przy okazji kulturę organizacyjną? Zacznijmy więc od początku…

Zmiana, zmiany, zmiany…

Allegro kilka lat temu przeszło równocześnie dwie duże rewolucje. Po pierwsze zmieniliśmy architekturę naszej platformy przechodzą z monolitu na budowę mikroserwisową. Po drugie zaczęliśmy wykorzystywać metodyki zwinne w naszych zespołach. Były to bardzo duże i potrzebne zmiany, które pomogły nam uzyskać aktualną dynamikę działania. Dzisiaj ich efekty są dla nas czymś naturalnym.

Jednak po pewnym czasie, gdy liczba mikroserwisów znacznie wzrosła, podobnie liczba osób w technologii, również liczba samoorganizujących się zespołów zaczęła przekraczać liczbę krytyczną. Zaczęliśmy identyfikować trudności związane z zależnościami między mikroserwisami – z odpowiedzialnością za dany obszar w zmieniającym się środowisku – oraz z trzymaniem się przez zespoły zasad, które między sobą ustaliły. Wiele relacji i współzależności pozostawało bez dokumentacji.

IT Governance w Allegro, czyli ALLEGovernance

Na wyzwanie, z którym się mierzyliśmy świat IT już dawno znalazł rozwiązanie. Jest nim właśnie wprowadzenie struktur IT Governance w celu sformalizowania pionów decyzyjnych, procesów eskalacyjnych i zasad związanych z dokumentacją i obsługą procesów. Jednak zrobienie tego w firmie działającej jak start-up, opierającej się na współpracy w zespołach oraz relacjach między ludźmi, wymagało znacznej modyfikacji typowego podejścia i dopasowania go do naszego stylu pracy. Wiedzieliśmy, że w efekcie chcemy mieć lepszą kontrolę na przebiegiem procesów po to, żeby nasza praca była łatwiejsza, a realizacja celów jeszcze sprawniejsza. Budowę struktur IT Governance zrealizowaliśmy w kilku krokach.

1. W pierwszej kolejności zbudowaliśmy wewnętrzny katalog usług. Wykorzystaliśmy do tego ekosystem technologiczny, do którego byliśmy przyzwyczajeni. Uniknęliśmy dzięki temu oporu w korzystaniu z niego.
2. Następnie dokonaliśmy inwentaryzacji wszystkich mikroserwisów, usług technicznych oraz usług biznesowych.
3. Aktywa takie jak licencje, sprzęt, umowy czy usługi wsparcia przypisaliśmy do konkretnych usług technicznych.
4. Ważnym krokiem było powiązanie usług i aktywów z modelami finansowymi. W efekcie uzyskaliśmy transparentny obraz tego, jakie usługi świadczymy, kto z nich korzysta i ile one nas kosztują.
5. Zautomatyzowaliśmy cykl życia usług tak, aby nowe pojawiały się automatycznie, a te niewykorzystywane były usuwane.
6. Narzędzie wyposażyliśmy w system okresowej weryfikacji aktualności danych, a każdy element w katalogu usług uzupełniliśmy danymi o zasobach, wykorzystywanych przez daną usługę. Dzięki temu mogliśmy sprawnie uzyskiwać informację zarządczą opartą o dowolny zestaw kryteriów. Mamy np. możliwość sprawdzenia w dowolnej chwili zmian kosztów świadczenia usług i wskazania ich źródła.
7. Tak przygotowane dane przekazaliśmy w zarządzanie do właścicieli, dla których określiliśmy dwie role – Business Ownera oraz Technical Ownera. Chociaż brzmi niewinnie, to zadanie było jednym z trudniejszych w całym procesie. Początkowo ponad 50% usług nie miała właściciela. Dzisiaj żadna nowa usługa nie może powstać bez przypisania obu tych ról.
8. Ostatnim elementem było dokumentowanie zasad i procedur funkcjonujących w technologii. Wiedzieliśmy, że stworzenie stosów papierowych dokumentów nie będzie w naszym stylu. Dlatego stworzyliśmy nasz własny system do zarządzania procesami, a nie dokumentacją.

Wszystkie procesy zmapowaliśmy w postaci graficznej tak, aby ich przebieg był jasny i zrozumiały, a informacja o wymaganiach łatwo dostępna. Co ważnie nie tworzyliśmy nowych procesów. Każdy proces ma właściciela i system okresowej weryfikacji aktualności, wersjonowanie oraz auditlog. Całość jest skonstruowana tak, iż z jednej strony utrzymanie aktualności procesów jest bardzo proste, ponieważ narzędzie dba o to za nas, a po drugie i dla nas kluczowa dokumentacja, w takiej formie jest bardzo przyjazna dla odbiorcy.

Co osiągnęliśmy i jakie identyfikujemy czynniki sukcesu?

Obecnie mamy pełną, aktualną wiedzę techniczną, organizacyjną i finansową na temat usług i zasobów. Bardzo istotne jest jasne wskazanie osób odpowiedzialnych za daną usługę i procesy oraz nadanie im odpowiednich ról. To istotnie wzmacnia naturalne poczucie odpowiedzialności, a przy okazji eliminuje problemy komunikacyjne. Całość działała sprawnie dzięki odpowiedniemu wsparciu systemowemu. Fakt, że stworzyliśmy system wewnętrznie, kładąc nacisk na łatwość użytkowania, sprawiło, że ludziom nie przybyło pracy. Ważnym elementem, który wpłynął na szybkie wdrożenie, było dostarczenie dla użytkownika danych początkowych dzięki czemu nie musiał on pokonywać “progu wejścia”.

Wdrażając IT Goveranace w ALLEStylu osiągnęliśmy korzyści organizacyjne i kulturowe. Dysponujemy aktualną informacją zarządczą o tym, ile usług mamy, ile każda z nich kosztuje i z jakich zasobów sprzętowych i oprogramowania korzysta oraz kto za nią odpowiada. Nie przepłacamy za nadmiarowe licencje i wsparcie, a stocki magazynowe są ograniczone do minimum. Łatwo identyfikujemy kosztowne usługi i wiemy co w największym stopniu ma wpływ na koszty. Wiemy, które elementy infrastruktury są powiązane z jakimi usługami i dzięki temu dużo łatwiej jest nam przekładać ostrzeżenia z infrastruktury na ryzyko zatrzymania usług biznesowych.

Zbudowanie całego ekosystemu rozwojowego w oparciu o katalog usług pozwala na wdrożenie nowego pracownika do pracy w ciągu kilku dni. Przypisanie właścicielstwa technicznego i biznesowego pozytywnie wpływa na morale pracowników, ponieważ czują się odpowiedzialni za swoją pracę i mają realny wpływ na to jak działa platforma. Osoby zarządzające zespołami wiedzą, kto za co odpowiada  dzięki czemu unikamy szumu informacyjnego. To poprawia komfort i przyspiesza pracę.

• Dysponujemy aktualną informacją zarządczą o tym, ile usług mamy, ile każda z nich kosztuje i z jakich zasobów sprzętowych i oprogramowania korzysta oraz kto za nią odpowiada.
• Nie przepłacamy za nadmiarowe licencje i wsparcie, a stocki magazynowe są ograniczone do minimum.
• Łatwo identyfikujemy kosztowne usługi i wiemy co w największym stopniu ma wpływ na koszty.
• Wiemy, które elementy infrastruktury są powiązane z jakimi usługami i dzięki temu dużo łatwiej jest nam przekładać ostrzeżenia z infrastruktury na ryzyko zatrzymania usług biznesowych.
• Zbudowanie całego ekosystemu rozwojowego w oparciu o katalog usług pozwala na wdrożenie nowego pracownika do pracy w ciągu kilku dni.
• Przypisanie właścicielstwa technicznego i biznesowego pozytywnie wpływa na morale pracowników, ponieważ czują się odpowiedzialni za swoją pracę i mają realny wpływ na to jak działa platforma.
• Osoby zarządzające zespołami wiedzą, kto za co odpowiada  dzięki czemu unikamy szumu informacyjnego. To poprawia komfort i przyspiesza pracę.

Robert Radziejewski, Team Leader, IT Governance, Software Asset Management, Allegro