W jaki sposób Raben Group dostosował się do pracy w czasie epidemii

Ze Sławomirem Pawlakiem, dyrektorem ds. informatyki i telekomunikacji, CIO Grupy Raben w Europie Środkowo-Wschodniej rozmawiamy o tym, jak na stan epidemii w Polsce reaguje sektor transportu i logistyki; czy można było się przygotować na taką sytuację; czym różni się ona od innych sytuacji kryzysowych; czy wymagała zrealizowania nowych projektów; z jakimi, największymi problemami musiała sobie poradzić Grupa Raben i w jaki sposób tego dokonano oraz jakie cele stawia dziś biznes przed IT.

Czy da się przygotować na sytuację taką, z jaką mamy dziś do czynienia?

Jeśli ktoś mi powie, że był na to wszystko przygotowany, to mu nie uwierzę. Skala zmian jest tak ogromna, że nie dało się tego przewidzieć. Musimy jednak pamiętać, że ciągłość biznesu w obecnych czasach zapewnia właśnie sektor logistyki. Transport stał się dziś bowiem krwioobiegiem całej gospodarki. To stawia przed firmami takimi jak Raben ogromne wymagania.

Jak wyglądały pierwsze dni funkcjonowania Grupy Raben po ogłoszeniu stanu epidemii?

Na początku mieliśmy ogromny wzrost zamówień spowodowanych faktem, że końcowi odbiorcy robili zapasy różnego typu produktów, głównie higienicznych i żywnościowych. To powodowało, że znacząco zwiększyły się wolumeny tych kategorii w transportowanych przez nas produktach. W kolejnym jednak tygodniu nastąpił spadek obrotów na produktach nieżywnościowych. W Europie zamknięto bowiem większość sklepów i fabryk. Do tego dochodzą wyzwania w transporcie międzynarodowym. Pamiętajmy, że Grupa Raben działa w 13 krajach w Europie. Największe obostrzenia w przepływie ludności i towarów obserwujemy we Włoszech, Polsce i Niemczech. Znacznie mniejsze są w Rumunii i Bułgarii – tam jest zdecydowanie mnie infekcji COVID – 19

Czy standardowe plany Business Continuity wystarczają? Zwykle dotyczą one problemów z funkcjonowaniem infrastruktury IT, a nie brakiem pracowników wysłanych na kwarantannę…

Można przewidzieć problemy z łącznością czy infrastrukturą IT, które wynikają np. z pożaru lub innej katastrofy. Sytuacji pandemii raczej nikt w Planach Ciągłości Działania do tej pory nie przewidywał. Myślę jednak, że sprawnie sobie z całą sytuacją poradziliśmy, pomimo faktu zwiększonych w początkowym okresie wolumenów przewożonych przez nas towarów oraz wysłaniu kilku tysięcy pracowników na home office. Tylko w Polsce jest to ok. 1500 pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że pracownicy Raben podzieleni są na dwie grupy. Część osób nie ma możliwości pracy zdalnej i niezmiennie stawia się na swoich stanowiskach pracy, bo towar trzeba przygotować, załadować i dostarczyć. Druga zaś grupa pracowników – biurowych – nie musi pojawiać się w firmie. Obecnie znaczna ich część, aż 80%, pracuje w home office.

Jakie działania podjęto w pierwszej kolejności po ogłoszeniu stanu epidemii?

Najważniejsze oczywiście było zapewnienie bezpieczeństwa naszym pracownikom stąd wprowadziliśmy wiele środków ochronnych – fizycznych i organizacyjnych – tak, aby wyeliminować lub zredukować do minimum możliwość zarażenia się. Z punktu widzenia operacji biznesowych po pierwsze zabezpieczyliśmy ciągłość działania – oferowanych przez nas – usług logistycznych. Musieliśmy więc przygotować infrastrukturę IT tak, aby nasi pracownicy mogli wykonywać swoje obowiązki pracując zdalnie. Po drugie zaś musieliśmy do sytuacji epidemii dostosować sposób funkcjonowania naszych magazynów. Oczywiście ich pracownicy podzieleni są na zmiany, ale od połowy marca przerwa w pracy między zmianami wynosi 30 minut. Ograniczamy w ten sposób ryzyko wzajemnego zakażenia się. Zabezpieczyliśmy też dla nich środki ochrony tak, aby dodatkowo zminimalizować to ryzyko.

Kolejny krok to opracowanie strategii komunikacji z naszymi dostawcami i partnerami. W Europie całe segmenty klientów, których obsługiwaliśmy, niemalże „przestały istnieć”. Dotyczy to np. sklepów na lotniskach, czy całego sektora automotive. Większość fabryk w Europie tymczasowo wstrzymało swoją produkcję. Na bieżąco też monitorujemy obostrzenia wprowadzane w poszczególnych krajach i ewentualne ich zmiany tak, aby np. nie przyjmować zleceń do krajów czy regionów, których granice są zamknięte.

Jak poradzić sobie z zarządzaniem zespołami, gdy ludziom doradza się zostanie w domach? Czy wdrożono jakieś narzędzia usprawniające tę pracę, czy też korzystali już z nich Państwo?

Dziś jest jeszcze za wcześnie, aby ocenić skuteczność zarządzania rozproszonymi, pracującymi zdalnie zespołami. Nie potrafimy jeszcze powiedzieć z jaką skutecznością pracują osoby przebywające tak długo na home office. Nasi pracownicy mają co prawda narzędzia do pracy zdalnej, ale jednocześnie muszą nauczyć się pracować zarówno w domu, jak i w wirtualnych zespołach. Są jednak także plusy tej sytuacji. Mamy np. w dziale IT mniej spotkań. Więcej więc czasu możemy poświęcić na realizację projektów, analizę przyszłych działań czy pracę z zespołem.

Czy konieczne było – w obecnej sytuacji – zabezpieczenie dodatkowych zasobów w centrach danych na potrzeby, działających w nich, systemów IT?

W tym zakresie nie dokonaliśmy żadnych zmian. Nie było konieczności ani zwiększenia, ani zmniejszenia dostępnych zasobów infrastruktury IT. Dodatkowo nasze krytyczne systemy IT znajdują się w zewnętrznym centrum danych. Posiadamy także własne data center, ale korzystamy z niego w znacznie mniejszym zakresie.

Czy w związku z tym, że rośnie zapotrzebowanie na zdalny dostęp do zasobów zwiększają Państwo w jakiś sposób przepustowość łączy?

Nie musieliśmy tego robić, choć przez pierwsze 3-4 dni dostosowywaliśmy się do zwiększenia o ok. 1000 osób liczby jednoczesnych użytkowników korzystających ze zdalnego dostępu. Na szczęście niedawno wymieniliśmy nasz główny firewall, więc nie miał on żadnych problemów z wydajnością. Dodatkowo posiadamy odpowiednią liczbę licencji VPN.

Czy przeprowadzono – lub planowane są – jakieś nowe projekty związane z obecną sytuacją? Niektórzy mówią, że przyspieszy ona tzw. cyfrową transformację?

Testujemy nowe rozwiązania, które pozwolą nam zminimalizować kontakty. Jednym z nich jest dostawa bez konieczności podpisywania papierowych dokumentów. Od strony technicznej jesteśmy na to gotowi, choć prawo nie do końca jeszcze nadąża za technologią. Dotyczy to zwłaszcza procedur związanych z ewentualnymi reklamacjami. Brak podpisu klienta na dokumencie odbioru może – w obecnych warunkach – grozić reklamacjami, przed którymi musimy się zabezpieczyć.

Jakie są dziś najważniejsze cele, które przed IT stawia dziś biznes?

Wspólnie z zarządem podjęliśmy decyzję o wstrzymaniu części inwestycji, choć nie dotyczy to niektórych projektów IT, które są obecnie przez nas realizowane. Działamy w segmencie rynku, który – jak wspomniałem na początku – jest krwioobiegiem gospodarki, musi więc sprawnie funkcjonować i zapewniać ciągłość działania, także innym podmiotom. Nie jesteśmy hotelem, restauracją, barem, kinem, a nawet linią lotniczą, których działanie można – na czas epidemii – zawiesić.