W jaki sposób Volkswagen Poznań dostosował się i zmienia w wyniku epidemii

Z Edwardem Lachowiczem, CIO, dyrektorem Działu IT Solutions & Infrastructure w Volkswagen Poznań, rozmawiamy o tym, jak na stan epidemii w Polsce reaguje sektor automotive, z jakimi, największymi problemami musiał sobie poradzić Volkswagen Poznań i w jaki sposób tego dokonano oraz czy obecna sytuacja wygenerowała nowe potrzeby i projekty IT, a także jakie cele stawia dziś biznes przed IT.

Jakie działania podjęto w pierwszej kolejności po ogłoszeniu stanu epidemii i zamknięciu szkół w Polsce?

Naszym absolutnym priorytetem jest zdrowie naszych pracowników. Dlatego jak tylko pojawiły się pierwsze sygnały o zwiększonym ryzyku zachorowania zaczęliśmy wprowadzać stopniowo środki prewencyjne tak, aby możliwie maksymalnie zabezpieczyć pracowników. Wachlarz tych rozwiązań jest bardzo szeroki – od środków ochrony osobistej, wstrzymania podroży służbowych, po pracę zdalną i ostatecznie wstrzymanie produkcji na 5 tygodni. Dzisiaj zakłady Volkswagen Poznań wznowiły już pracę, lecz w niepełnym wymiarze. Ze względu na bezpieczeństwo pracowników tempo pracy linii produkcyjnych zostało spowolnione i dostosowane do nowych warunków. Każdy pracownik został także wyposażony w niezbędne środki ochrony osobistej. Bardzo restrykcyjnie podchodzimy do konieczności zachowania minimalnych odstępów, tak w obszarach produkcyjnych jak i w biurach, choć większość osób pracujących w administracji w dalszym ciągu pracuje jeszcze w trybie zdalnym.

Czy standardowe plany Business Continuity wystarczają w sytuacji z jaką mamy dziś do czynienia?

Wielopoziomowa koordynacja procesów w tak dużym przedsiębiorstwie jest nie lada wyzwaniem. Nasze plany Business Continuity Management – BCM i IT BCM bardzo nam pomogły. Decyzje zapadały sprawnie, ale najważniejsi byli ludzie. Wszyscy byliśmy w pełni zmobilizowani, aby osiągnąć wspólny cel – utrzymać najważniejsze elementy w firmie, mimo niecodziennych warunków. Dzisiaj – po kilku tygodniach – możemy śmiało przyznać, że sprostaliśmy temu wyzwaniu.

Jakie były największe problemy związane z obecną sytuacją, z którymi musiał poradzić sobie Volkswagen Poznań? W jaki sposób je rozwiązano? Czy związane to było z jakimiś dodatkowymi projektami?

Wyzwaniem było wygaszenie produkcji i skierowanie pracowników do domów oraz lawinowe przejście na pracę w trybie Home Office. W krótkim czasie musieliśmy wzmocnić serwery wspierające zdalną pracę grupową, wyposażyć pracowników w sprzęt mobilny oraz poszerzyć kanały komunikacji sieciowej z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa. Wraz z firmami współpracującymi dbaliśmy o funkcjonowanie kluczowych dla przedsiębiorstwa systemów informatycznych i infrastruktury IT.

11 tysięcy pracowników przebywało w domach, w niepewnej sytuacji, dlatego ważna była komunikacja. Wprowadziliśmy aplikację mobilną na prywatne smartfony, poprzez którą wysyłaliśmy tzw. telegramy do załogi. Aplikacja została bardzo dobrzy oceniana przez pracowników. Równolegle wymienialiśmy się informacjami z firmami współpracującymi i dostawcami logistycznymi.

Bardzo ważnym wyzwaniem było przygotowanie fabryki i pracowników do wznowienia produkcji. Tutaj sprawdziły się systemy wspierające Facility Management i zarządzanie środowiskiem pracy. Zespół managerów i pracowników dopasował stanowiska pracy do wymogów bezpieczeństwa, tak żeby pracownicy mogli bezpiecznie wrócić do fabryk.

Niektórzy mówią, że obecna sytuacja przyspieszy digitalizację, cyfrową transformację? Zgadzają się Państwo z takim stwierdzeniem?

Tak, ten czas to dla nas jako IT wyjątkowa motywacja do tego, aby tworzyć kolejne usprawnienia i przyspieszyć cyfrową transformację, aby z sukcesem wejść w nową rzeczywistość. Z drugiej strony musimy pamiętać o rentowności tych rozwiązać i skoncentrować się na projektach, które poprawią naszą płynność finansową przynosząc szybki zwrot z inwestycji.

O jakich nowych projektach w związku z tym Państwo myślą? Przyglądają się Państwo może jakimś staru-up’om?

Jako firma produkcyjna dbamy przede wszystkim o naszą podstawową działalność. Inwestycje IT skoncentrowane są na nowych produktach i projektach automatyzujących linie produkcyjne i optymalizujących łańcuchy dostaw. Podnosimy efektywność produkcji i logistki oraz wzmacniamy naszą doskonałość operacyjną. W ramach programu Industrie 4.0 wdrażamy rozwiązania oparte na nowych technologiach: IoT, AR/VR, ePapier, Smart Watch, Big Data z elementami Sztucznej Inteligencji wykorzystując potencjał naszych danych. W ramach programu Business 4.0 usprawniamy i automatyzujemy procesy administracyjne m. in. poprzez wykorzystywanie rozwiązań RPA, ePortalu, czy właśnie rozwiązań opartych na podpisie elektronicznym.

Współpracujemy z wieloma partnerami, w tym również ze start-upami. Ostatnio powołaliśmy nasz wewnętrzny zespół zbliżony w funkcjonowaniu do start-upu. Sprawdził się znakomicie w tym trudnym czasie. Zaangażował pracowników będących w domu w Online Hackathon, którego celem było wypracowanie rozwiązań cyfrowych, aby ułatwić powrót do pracy naszym pracownikom po przerwie spowodowanej pandemią.

Jakie rozwiązania mają szansę nie tylko zyskać chwilowo na popularności, ale zapewne pozostaną na stałe, gdy wszystko wróci do normy?

Już teraz możemy zaobserwować większą gotowość i otwartość na pracę w formie zdalnej, która okazuje się bardziej efektywna niż spotkania face-to-face. Na stałe zostaną z nami rozwiązania mobilne, jak wspomniana wcześniej aplikacja komunikacyjna, ale również inne rozwiązania, które właśnie przygotowujemy. Po raz kolejny przekonaliśmy się, że jesteśmy zespołem, który mobilizuje siły i skutecznie współpracuje w obliczu wyzwań i trudności.

Jakie są dziś najważniejsze cele, które przed IT stawia dziś biznes?

Mamy początek maja, pierwsi pracownicy wrócili do pracy na liniach produkcyjnych, obecnie w znacznie zredukowanym zakresie. W tej chwili ważne jest zapewnienie powrotu do pełnej mocy produkcyjnej oraz zabezpieczenie płynności finansowej. Dlatego wdrożyliśmy odpowiednią klasyfikację projektów IT, aby w pierwszej kolejności skoncentrować się na pracach, które muszą być pilnie zrealizowane dla zapewnienia tego celu. Jednak sprawą ważniejszą od ilości wyprodukowanych aut jest dla nas zdrowie naszej załogi. W tym zakresie byliśmy i pozostaniemy bezkompromisowi.

Jak poradzić sobie z zarządzaniem rozproszonymi zespołami, gdy większość pracowników biurowych zostaje w domach? Czy wdrożono jakieś narzędzia usprawniające pracę zdalną?

Pomagają nam krótkie zdalne spotkania z zespołami tzw. stand-up’y. Wspólnie wybieramy zadania do realizacji i zapewniamy odpowiednią obsadę. Zespoły używają elektronicznych form tablicy Kanban lub Pulse Board. Jesteśmy w trakcie wdrażania pakietu Office 365, który pozwoli nam podnieść efektywność pracy zdalnej.

Jak monitorować pracę zdalną pracowników i mierzyć jej efektywność?

W obecnej sytuacji istotne jest zaufanie. Nie wprowadzamy dodatkowych wskaźników efektywności. Pracownicy raportują realizację zadań na wspomnianych już stand-up’ach. Na spotkaniach statusowo-sterujących omawiamy prace projektorowe. Postęp prac projektowych dostępny jest online w systemie zarządzania portfelem projektów, dzięki temu kierownictwo ma aktualne informacje na jakim etapie są prace.

Czy musieli Państwo w jakiś sposób dodatkowo zabezpieczyć funkcjonowanie centrów danych i działających w nich systemów IT? Czy może myślą Państwo – częściej niż wcześniej – o migracji do chmury?

Dwukrotnie zwiększyliśmy pulę równoległych połączeń do naszych centrów danych, co od razu wyeliminowało trudności ze zdalnym dostępem do danych i systemów. Wyciągamy lekcje z obecnej sytuacji, ale nawet przed pandemią Volkswagen Poznań przykładał dużą wagę do bezpieczeństwa informacji.

Jeśli chodzi o migrację do chmury, to prace trwają. Jednak ze względu na wielkość naszego przedsiębiorstwa, a także wymogi bezpieczeństwa będzie to proces dość długotrwały. Cała ta sytuacja jest cenną lekcją zarówno dla naszego biznesu, jak i dla nas samych jako społeczności Volkswagen Poznań.