Od 2023 roku e-faktura obowiązywać będzie w Polsce jako dokument sprzedaży potwierdzający transakcję gospodarczą, w postaci ustrukturyzowanej wg wymogów MF. Przetwarzanie ich przejmie platforma Krajowego Systemu eFaktur (KSeF).
W wywiadzie dla ITwiz, Maciej Wardaszko, dyrektor spółki Aplikacje Krytyczne, mówił, że po pełnym uruchomieniu, w KSeF pojawiać się będzie dziennie ok. 100 mln faktur. To daje szacunkowo 2,1 mld faktur miesięcznie. W jego ocenie, masowa implementacja systemu oznaczać będzie zmianę kulturowe o charakterze rewolucji dla działów księgowych, podobną do przejścia na elektroniczne sprawozdania finansowe.
Czy KSeF będzie rewolucją dla działów IT?
PwC ocenia, że wyzwania w przejściu na e-Faktury w średnich i dużych organizacjach dotyczą przede wszystkim przebudowy architektury systemów IT (dostosowanie i integracja z KSeF, ale także potencjalne integracje pomiędzy systemami biznesowymi i księgowymi), dostosowania procesów biznesowych, takich jak obieg dokumentów, administracja, obsługa faktur, załączników i dodatkowych dokumentów, a wreszcie zaangażowania zasobów ludzkich, ponieważ projekt wdrożenia e-Faktur ma charakter interdyscyplinarny, wymaga zaangażowania osób zarówno technicznych, finansowych, jak i biznesowych.
W tej sytuacji zapytaliśmy o przygotowania i ocenę wyzwań CIO. Dla wielu naszych rozmówców, wdrożenie e-Faktury i integracja z KSeF to jeszcze kwestie rozpoznane bardzo wstępnie, których nie chcieli komentować. Sytuację na wstępnym etapie przystosowania skomentowało nam jednak kilku szefów IT. Pytaliśmy o to, na jakim etapie jest dziś implementacja e-faktur / KSEF? Od czego zaczyna się praca? jakie w ich ocenie niesie wyzwania? jakie aspekty wymagają szczególnej uwagi?
Chłodna analiza przed dużym wyzwaniem
Jak mówi Krzysztof Jarosz, CEO w PGE Systemy, spółce technologicznej Grupy Kapitałowej PGE, dostosowanie do zmian wprowadzanych przez KSeF rozpoczęło się od dostrajania systemu SAP i równolegle prowadzonych analiz zakresu zmian w pozostałych systemach, w tym w pierwszej kolejności rozwiązaniu do obsługi billingu.
„Implementacja zmian w SAP obejmuje dwa strumienie: faktury wychodzące – sprzedaż oraz przychodzące – zakupy rejestrowane w ramach Obiegu Faktur Zakupowych” – mówi Krzysztof Jarosz. Jak dodaje, ze strony dostawcy w ramach opieki serwisowej nie ma dotychczas żadnych rekomendacji dotyczących sposobu przeprowadzenia tych prac. W obszarze rozwiązań billingowych prowadzone są prace nad określeniem zakresu zmian, jakie przyniesie połączenie z systemem KSeF. „Dużym wyzwaniem, do którego podchodzimy z uwagą, jest określenie zmian w architekturze systemów zintegrowanych z obszarem billingowym” – mówi Krzysztof Jarosz.
Z kolei w przypadku Inter Cars dostosowanie się do KSeF to najważniejszy projekt w tym roku i jeden z największych realizowanych w ciągu ostatnich lat. Firma ta bowiem wystawia dziesiątki tysięcy faktur dziennie. Na razie trwa analiza biznesowa i funkcjonalna projektu m.in. dotycząca tego w ilu systemach trzeba dokonać zmian, ile procesów trzeba zmienić. Nie tylko zmienia się sposób wystawiania faktur zakupowych po stronie klientów, ale i dostawcy Inter Cars to robią. Wg wstępnych szacunków zmiany mogą objąć nawet 75% systemów i procesów. Analizy trwały cały marzec i zaangażowano do nich – oddelegowanych z innych projektów – kilkadziesiąt osób, które zajmowały się tylko tym tematem. Ten projekt jest tak rozbudowany, że ostatecznie będą to 3 projekty synchronizowane na poziomie zarządczym.
Piotr Słomianny, CIO w MPWiK Wrocław, podkreśla, że implementacja KSeF nie jest obszarem, w którym jego organizacja chciałaby wybiegać w procesie implementacji przed innych. „Nie chcemy być w tym wypadku pionierami i podchodzimy do tematu bardzo metodologicznie. Zaczęliśmy od chłodnej analizy korzyści i zagrożeń oraz rozmów z dostawcami naszych systemów klasy billing oraz ERP” – mówi Piotr Słomianny.
Nie oznacza to, że wdrożenie współpracy z platformą KSeF nie plasuje się w tegorocznej agendzie MPWiK Wrocław. „Podczas tegorocznej kalibracji strategii Spółki zidentyfikowaliśmy ten obszar jako jedno z ważnych wyzwań z obszaru compliance i utworzyliśmy dla niego dedykowany zespół projektowy, w skład którego wchodzą przedstawiciele zespołów: rozliczeń i windykacji, księgowości oraz IT” – mówi Piotr Słomianny. W jego ocenie kluczową rolę do odegrania mają dostawcy systemów dziedzinowych.
Czy dostawcy są gotowi?
W ocenie Piotra Słomiannego gotowość dostawcy definiuje najważniejsze wyzwania dostosowania się do KSeF. Przystosowanie po stronie organizacji, która jest dojrzała pod względem zarządzania, procesów i technologii nie powinno bowiem stanowić w jego ocenie problemu. „Dostawcy systemów dziedzinowych nadal nie są przygotowani do zmiany. Natomiast jako MPWiK Wrocław jesteśmy dobrze przygotowani od strony procesów i integracji, więc nie widzimy tutaj większych zagrożeń” – mówi Piotr Słomianny.
Piotr Słomianny zauważa, że wiele jest jeszcze do zrobienia po stronie budowniczych platformy KSeF. W styczniu 2022 roku ruszył pilotaż platformy i szef IT MPWiK pozostaje w kontakcie z jego uczestnikami. „Mamy z tych źródeł niepokojący feedback, że prototyp zawiera bardzo dużo błędów. To, czego obawiamy się najbardziej, to sytuacja, kiedy mimo dostosowania naszych systemów, przygotowania odpowiednich procesów i integracji będziemy napotykać problemy po stronie platformy. Na początku także można spodziewać się wielu zmian, które najczęściej muszą być wprowadzane bardzo szybko i jak w przypadku wdrażania plików JPK nierzadko wymagały korygowania już raz wprowadzonych danych” – podsumowuje.
Interdyscyplinarnie, ale IT nie jest właścicielem zmiany
Kruk SA to jedna z czołowych polskich firm windykacyjnych, która jest dominującą spółką międzynarodowej grupy, w skład której wchodzi 25 podmiotów. Podobnie jak w innych firmach, także w przypadku Kruk SA zespół IT nie jest głównym właścicielem przystosowania do KSeF. Jak podkreśla Alicja Kudła, Head of IT w Kruk SA, IT nie jest bezpośrednio zaangażowane jeszcze w prace koncepcyjne, które toczą się w obszarze księgowości. Z tego powodu nie jest jeszcze określona skala i zakres dostosowań, za które odpowiadać będzie IT.
„Księgowość w tej chwili pracuje koncepcyjnie nad tematem implementacji KSeF. Docelowo zamówimy odpowiednią funkcjonalność od firmy, która utrzymuje nasz system księgowy. Pewnie trzeba będzie dostosować rozwiązanie do pozostałych procesów i to już będzie po naszej stronie. Na dzisiaj trudno jeszcze powiedzieć czy to będzie duże wyzwanie” – mówi Alicja Kudła.
O roli dostawców wspomina także Damian Michalczuk, CTO w Mokyok IT, firmy technologicznej specjalizującej się m.in. obsłudze wielkich call centers. „Obserwujemy sytuację i analizujemy potencjalne ryzyka i wymogi. Firma zaczęła od zbierania danych, spotkania z doradcą i rozmów z partnerem Comarch, w jakim zakresie dostawca oprogramowania księgowego wesprze nas w procesie wdrażania KSeF” – mówi Damian Michalczuk.
W jego ocenie, największym wyzwaniem będzie architektura – integracja, dostosowanie oprogramowania do współpracy z KSeF. „Celem jest to, aby korzystanie z KSeF nie zwiększyło czasochłonności wystawiania i wprowadzania do systemy faktur, ani nie wiązało się z nadmiernymi kosztami” – zauważa Damian Michalczuk. Kolejnym wyzwaniem będzie dostosowanie procesów do nowych wymogów i przeszkolenie ludzi. W ocenie CTO Mokyok IT, o powodzeniu implementacji KSeF będzie decydowała także pilna obserwacja poczynań i doświadczeń innych firm na rynku. „Projekt wymaga śledzenia informacji o implementacji wprowadzonych przepisów w firmach, które zdecydowały się na dobrowolne wdrożenie KSeF” – podsumowuje.
