Jak ustalono, ze względu na wyznaczony krótki czas na rozbudowę systemów IT, Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie przygotował się dobrze do przeprowadzenia zamówień publicznych. Systemy miały umożliwić weryfikację uprawnień i wypłatę nowych świadczeń. Chodziło o Polski Bon Turystyczny oraz wypłaty obywatelom Polski i Ukrainy m.in. takich świadczeń jak 500+. W okresie objętym audytem Najwyższej Izby Kontroli, na rozbudowę systemów IT zawarto umowy o wartości ponad 248 mln zł. W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości m.in. w wypłatach świadczeń 500+ obywatelom Ukrainy.
Inspiracją do podjęcia kontroli doraźnej stały się informacje medialne o nieprawidłowościach w wydatkowaniu środków na rozbudowę systemów IT ZUS do wypłaty nowych świadczeń oraz informacje o potencjalnych nieprawidłowościach w wypłacie świadczenia 500+ cudzoziemcom.
Jak informują przedstawiciele NIK, nie bez znaczenia były również wstępne ustalenia dokonane podczas kontroli wykonania budżetu państwa w 2021 roku przeprowadzonej w Centrali ZUS. Zebrany materiał dowodowy wskazywał na możliwość wystąpienia potencjalnych nieprawidłowości w udzielaniu zamówień publicznych. Jednocześnie do NIK wpłynęło pismo złożone przez parlamentarzystów.
Przedmiot, zakres i wynik kontroli
Kontrolą objęto pięć zamówień publicznych z zakresu IT, których łączna wartość po zawarciu aneksów do umów – według stanu na 30 czerwca 2022 roku – wyniosła 248 mln 700 tys. zł. Dotyczyły one dostosowania systemów informatycznych ZUS do wypłaty nowych świadczeń. Do czterech z nich ustawodawca wyłączył obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, a jedno zamówienie ZUS udzielił w trybie niekonkurencyjnym tj. z wolnej ręki. Ponadto zgodnie z wolą prawodawcy ZUS miał niewiele czasu na udzielenie zamówień w zakresie rozbudowy systemów IT oraz uruchomienie wypłaty nowych świadczeń.
NIK ustaliła, że ZUS nie w pełni prawidłowo przygotował się do realizacji zamówień dotyczących rozbudowy systemów informatycznych do obsługi zadań związanych z wypłatą nowych świadczeń.
Obowiązujące w ZUS regulacje, dotyczące zamówień publicznych wyłączonych spod ustawy Prawo zamówień publicznych nie ustanawiały konieczności i zasad sporządzania szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia oraz sposobu udzielania zamówień publicznych. Przyczyniło się to do niedokumentowania czynności szacowania wartości przedmiotu zamówienia – czytamy w komunikacie NIK.
Jak ustalono, weryfikacja prawa do pobierania świadczenia 500+ przez obywateli Ukrainy, którzy przybyli na teren Polski po 23 lutego 2022 roku była nieskuteczna. Spośród ponad 82 tys. uchodźców, którzy w okresie między 1 a 15 czerwca przebywali powyżej miesiąca poza Polską, NIK wybrała do badania 100 obywateli Ukrainy. Okazało się, że jednej piątej wypłacano świadczenia 500+ na łączną kwotę ponad 30 tys. zł, mimo że przebywali ponad miesiąc poza Polską. W trakcie kontroli ZUS wstrzymał wypłaty świadczeń tym osobom.
W wyniku wspomnianej kontroli NIK sformułowała dwa wnioski pokontrolne dotyczące konieczności dokumentowania czynności szacowania wartości przedmiotu zamówienia niezależnie od tego, czy do zamówienia ma zastosowanie ustawa Pzp oraz zidentyfikowania przypadków nienależnie wypłacanych świadczeń 500+, a także podjęcia działań na rzecz odzyskania nienależnie wypłaconych środków.
W odpowiedzi na wnioski pokontrolne NIK, prezes ZUS poinformowała, że w przygotowywanych zarządzeniach dotyczących udzielania zamówień publicznych wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp, każdorazowo wskazywana jest konieczność dokumentowania szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia. Ponadto wskazała, że od zakończenia kontroli NIK zmianie uległy przepisy w zakresie weryfikacji wypłaty świadczeń obywatelom Ukrainy. W ich konsekwencji w ZUS wprowadzono systemowe zmiany w wyniku których prawo do wypłaty świadczeń weryfikowane jest automatycznie także w oparciu o dane od Straży Granicznej.
Aktualizacja 12.01.2024
Otrzymaliśmy oświadczenie ZUS odnoszące się do wyników kontroli NIK. Prezentujemy je w całości poniżej:
Przejęcie przez ZUS programów dla rodzin od samorządów daje ogromne oszczędności dla Państwa. Szacujemy, że jest to już 0,6 mld złotych. Oznacza to, że po 1,5 roku obsługi świadczeń rodzinnych Zakład wygenerował oszczędności, które są dwa razy wyższe niż koszt zakupu systemów IT. Należy pamiętać, że system jest już ukończony nie wymaga inwestycji i każdy kolejny rok zwielokrotni te oszczędności. Nasze wyliczenia wskazują, że dzięki tym systemom w ciągu dziesięciu lat oszczędzimy dla budżetu państwa ponad 3 mld zł. Jest to bezprecedensowy przykład gospodarności i efektywności funkcjonowania w sferze finansów publicznych
Szacujemy, że dzięki przejęciu przez ZUS programów dla rodzin roczny koszt obsługi jednego wniosku o 500 plus spadł z ok. 51 zł w samorządach do 6 zł w ZUS. Daje to oszczędność na poziomie 3,1 mld zł w 11 lat z tytułu obsługi administracyjnej. Podobnie jest w przypadku programu “Dobry start”. Koszt obsługi wniosku spadł z 10 zł do 30 gr.
Dzięki nowoczesnemu podejściu i elektronizacji pewnych procesów w ZUS udało się zaoszczędzić ogromne sumy pieniędzy. W ten sposób możliwe było uruchomienie kolejnych programów dla rodzin. Mam na myśli Rodzinny Kapitał Opiekuńczy i Świadczenie żłobkowe. Te zadania również realizuje ZUS w pełni elektronicznie.
Wnioski o świadczenie wychowawcze, Dobry start, RKO oraz świadczenie żłobkowe można składać tylko drogą elektroniczną m.in. przez PUE ZUS, aplikację mobilną mZUS, portal Empatia lub w bankowość elektroniczną. Nie można składać tradycyjnych – papierowych dokumentów. Dzięki elektronicznej formie wniosku można szybciej przyznać świadczenie i uniknąć wielu błędów. Co do zasady ZUS wypłaca świadczenia w formie bezgotówkowej, czyli przelewem na podany we wniosku numer rachunku bankowego.
Przejmując nowe zadania do realizacji ZUS zadbał o to, aby wszystko odbyło się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oczywiście informatyzacja urzędu również generuje koszty, zwłaszcza w pierwszym okresie wdrożenia. Dlatego tak ważne było odpowiednie przygotowanie do zakupów biznesowych. Na każdym etapie pracownicy ZUS dbali o każdy szczegół. Każda złotówka przed wydaniem była obejrzana bardzo dokładnie. Chodzi przecież o publiczne środki, z których ZUS jest rozliczany.
Już na wczesnym etapie przygotowania się do realizacji nowych zadań przez ZUS (np. przejęcia 500 plus) ceny były weryfikowane (szacowane) przez Dyrektora Departamentu Rozwoju Usług IT ZUS, który posiada pełną wiedzę o poziomie cen na usługi związane z rozwojem, systemów oferowane w poprzednich latach.
Pomimo tego, że w niektórych przypadkach ZUS miał niewiele czasu na wdrożenie nowych zadań dochowano wszelkich standardów przy zakupach związanych z rozwojem systemu informatycznego. Podjęte działania udokumentowano zgodnie z rzeczywistości. W przypadku wątpliwości ZUS prosił o opinię zewnętrznych ekspertów. Wobec powyższego, nie sposób zarzucić ZUS postępowania nierzetelnego.
ZUS nie jest jedynym urzędem w Europie, który wykorzystuje swój potencjał i przejmuje inne zadania jak choćby obsługa programów dla rodzin. Widzimy, że taką decyzje podejmuje coraz więcej podmiotów, które wcześniej działały jedynie na polu ubezpieczeń społecznych. Głównymi argumentami za rozszerzeniem kompetencji urzędów takich jak ZUS są stosunkowo niskie koszty obsługi nowego zadania i gwarancja, że to zadanie zostanie profesjonalnie obsłużone.
