Nowe przepisy w Kodeksie pracy regulujące pracę zdalną

Prace nad długo oczekiwanym projektem ustawy zmieniającej Kodeks pracy i wprowadzającej pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy nabrały tempa. Projektowane przepisy o pracy zdalnej mają zastąpić telepracę.

Senat na posiedzeniu przed świętami Bożego Narodzenia wprowadził do projektu jedynie kilka poprawek. Możemy się więc spodziewać, że praca zdalna zagości na stałe w Kodeksie pracy w nadchodzących miesiącach. Nie należy jednak zapominać, że obecnie mamy już w nim rozwiązanie pozwalające na pracę „poza zakładem pracy”, czyli telepracę.

Wraz z wprowadzeniem pracy zdalnej, pracodawcy będą zobowiązani do podjęcia kroków przewidzianych w ustawie. Konieczne będzie przeprowadzenie konsultacji z organizacjami związkowymi działającymi u danego pracodawcy, celem ustalenia treści porozumienia lub też regulaminu. Jeżeli natomiast nie działają organizacje związkowe, pracodawca ustali treść regulaminu z przedstawicielami pracowników. Brak porozumienia lub regulaminu nie wykluczy możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Zasady będą mogły zostać ustalone w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Zasady dotyczące pracy zdalnej

Pracę zdalną pracownik będzie mógł wykonywać „całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.

Powierzenie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło nastąpić na 2 sposoby: poprzez zawarcie porozumienia z pracownikiem lub za pomocą polecenia pracodawcy. Porozumienie pracownika oraz pracodawcy będzie polegało na uzgodnieniu pomiędzy stronami, że od danej chwili praca świadczona przez pracownika będzie pracą zdalną.

Zgodnie z art. 6719 § 1 KP, takie uzgodnienie będzie możliwe:

• przy zawieraniu umowy (od chwili nawiązania stosunku pracy pracownik świadczy pracę zdalnie),
• w trakcie zatrudnienia – z propozycją przejścia na pracę zdalną może wystąpić zarówno pracownik jak i pracodawca, jednak propozycja pracodawcy nie będzie miała charakteru wiążącego.

Pracodawca będzie natomiast zobowiązany uwzględnić wniosek pracownicy w ciąży, pracownika sprawującego opiekę nad dzieckiem do lat 4 lub niepełnosprawnym dzieckiem lub członkiem rodziny. W tym przypadku, co do zasady, wniosek pracownika będzie wiążący jednak pracodawca może nie wyrazić zgody na pracę zdalną jeżeli praca wykonywana przez pracownika nie może być wykonywana zdalnie (ze względu na rodzaj pracy lub organizację pracy).

Senat uchwałą z dnia 15 grudnia 2022 r. wprowadził poprawki obejmujące:

• zwiększenie wieku dziecka do 10 roku życia, uzasadniając, że granica 4 roku życia jest zbyt niska (dziecko, które nie ukończyło 10. roku, a nie może uczęszczać do szkoły np. z powodu choroby, wymaga stałej opieki rodzica),
• dodanie do katalogu osób, których wniosek o pracę zdalną pracodawca jest zobowiązany uwzględnić, pracownika posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł powierzyć pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej na podstawie polecenia pracodawcy, w wyjątkowych okolicznościach (zgodnie z art. 6719 § 3 KP):

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• jeżeli z powodu siły wyższej pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy – konieczne jest przy tym uzyskanie informacji, czy pracownik ma możliwości lokalowe i techniczne aby wykonywać pracę zdalną.

Polecenie może być cofnięte w każdym czasie. Jeżeli w trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownikowi zmienią się warunki lokalowe i techniczne, które nie będą umożliwiały mu świadczenia pracy zdalnej, pracodawca powinien przywrócić pracownika do wykonywania pracy w zwyczajnym trybie.

Obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną

Na pracodawcę zostaną nałożone następujące obowiązki, w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej (zgodnie z art. 6724 KP):

1. zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej;
3. pokrycie innych kosztów niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu, stanowiących podstawę wykonywania pracy zdalnej;
4. zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy.

Wydaje się, że to właśnie kwestia dotycząca rozliczenia kosztów wymienionych powyżej będzie stanowiła największą trudność. Zapewne, większość pracodawców ustali ryczałt przysługujący każdemu pracownikowi, jednak przy jego ustalaniu pracodawca będzie zobowiązany wziąć pod uwagę indywidualną sytuację pracownika.

Ustawodawca w art. 6733 Kodeksu pracy wprowadza możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika. Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się art. 6719 – 6724 KP, czyli nie mają zastosowania m.in. konieczność ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu/regulaminie czy obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy lub pokrycia kosztów związanych z ich instalacją i serwisem.

Senat, poprawką nr 3, zwiększył wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie, z 24 do 30 dni w roku kalendarzowym. Uzasadnieniem było wskazanie, iż „jest to bardzo elastyczna forma wykonywania pracy w formie zdalnej, tak więc wydłużenie jej wymiaru będzie ułatwieniem dla pracownika, a w pewnych sytuacjach – także dla pracodawcy”.

Pomimo, że proces legislacyjny jest nadal w toku, warto rozważyć podjęcie pierwszych kroków w ramach struktur pracodawcy. Wielu pracodawców rozpoczęło już weryfikację postanowień umów o pracę czy przeprowadzanie ankiet z pracownikami.

Po dwóch latach pandemicznej rzeczywistości, większość pracodawców wypracowała już wstępne zasady hybrydowej pracy zdalnej, po wejściu w życie ustawy nowelizującej Kodeks pracy konieczne będzie natomiast oficjalne ustalenie zasad i ram prawnych związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Katarzyna Sakowska, Prawnik, LegalHut