Podejście rozwiązań w chmurze do modernizacji obszaru HR na podstawie Workday HCM 

Od czasu rozpoczęcia się pandemii COVID-19, wiele firm zdało sobie sprawę, że o ich szansach na przetrwanie będzie w głównej mierze decydowała digitalizacja. Ze względu na pracę zdalną czy modele pracy hybrydowej, konieczna jest ona również w obszarze zasobów ludzkich (Human Resources), gdzie procesy związane z kwestiami pracowniczymi zostaną niebawem w pełni zautomatyzowane  i zoptymalizowane. Co więcej, dostęp do danych pracowniczych będzie umożliwiony w każdym miejscu, czasie i z różnych urządzeń mobilnych. Tego typu usprawnienia proponuje rozwiązanie chmurowe Workday HCM.  

Workday Human Capital Management to flagowy produkt w chmurze amerykańskiej firmy Workday, dedykowany zarządzaniu zasobami ludzkimi. Rozwiązanie to skupia się na dużych i średnich przedsiębiorstwach, gdzie kluczowym celem jest standaryzacja, optymalizacja procesów, zintegrowany widok na dane i procesy pracowników, niezależnie od działu HR (np. rekrutacja, szkolenia, ocena roczna, analityka  HR itp.) oraz self-service.

Czym jest Workday HCM?

Workday HCM proponuje klientom moduł Core HCM, w którym mają oni do czynienia z procesami od zatrudnienia do rozstania z pracownikiem. Obejmuje on procesy związane z czasem i absencjami, oceny pracownika i zarządzanie talentami, cele i kompetencje, jak moduł rekrutacji, szkoleń, raporty i moduł Prism do rozszerzania raportowania o dane spoza Workday i benchmarki. Poza tym, niektóre kraje mogą wykupić dedykowany moduł płacowy lub zintegrować się z lokalnymi dostawcami usług płacowych.

Klienci Workday mogą też skorzystać z nakładki Workday Today, która pomaga zarządzać doświadczeniami pracowników (Employee Experience), w celu podwyższenia zaangażowania i odbierania firmy przez pracownika, oraz wdrożyć narzędzie do mierzenia poziomu zaangażowania pracownika (Employee Engagement) dzięki akwizycji firmy Peakon, która specjalizuje się w słuchaniu pracowników (Employee Listening).

Workday ma również w ofercie funkcjonalności oparte na algorytmach sztucznej inteligencji i Machine Learning, mogących usprawnić pracę działów HR (m.in. Digital Assistant, który odpowie na podstawowe pytania użytkownika, np. jak poruszać się po systemie), rozwiązania Skills Cloud i Market Place, które na podstawie algorytmów pomagają w łączeniu umiejętności z dostępnymi rolami i szansami na dalszy rozwój w firmie.

Wsparcie Workday w podstawowej digitalizacji HR

Workday pozwala też na zwiększenie digitalizacji i dostosowanie się do rzeczywistości pracy zdalnej i hybrydowej dla klientów o różnym stopniu dojrzałości HR. Klientom – na początku drogi do pełnej digitalizacji – zapewnia możliwość dostępu do procesów HR i danych w chmurze, zamiast stacjonarnie utrzymywanej infrastruktury. Umożliwia to digitalizację dokumentów pracowniczych, gdzie np. list ofertowy może zostać wysłany do kandydata poprzez system, a kandydat może go zaakceptować online, bez potrzeby wydruku czy dostarczenia fizycznego egzemplarza do biura przyszłego pracodawcy.

Digitalizuje się również proces, gdzie przełożony czy pracownik mogą przeprowadzić ocenę roczną z wykorzystaniem systemu, jeśli nie jest to możliwe poprzez spotkanie twarzą w twarz czy bez konieczności wypełniania wydrukowanych formularzy.

Co istotne – jako że rozwiązanie Workday dostępne jest w modelu cloud computing – dostęp do niego dla przełożonego, specjalisty HR czy pracownika może być możliwy nie tylko z komputera stacjonarnego, lecz także laptopa, telefonu komórkowego czy tabletu. Potrzebny jest tylko dostęp do internetu. Przykładowo, pracownik pracując zdalnie, może złożyć wniosek o urlop, a przełożony w innej lokalizacji i strefie czasowej może go zaakceptować w tym samym momencie.

Wsparcie Workday w rozszerzonej digitalizacji HR

Dla firm, które już korzystają z rozwiązań chmurowych do zarządzania procesami HR, Workday proponuje komplementarne rozwiązania, które ułatwiają zarządzanie zasobami ludzkimi w epoce postpandemicznej. Wspomniany już Asystent odpowie pracownikowi lub kierownikowi na typowe pytania, które w starej rzeczywistości byłyby kierowane do działów HR czy operacji HR, dzięki technologii NLP (Natural Language Processing). Przykładowo, asystent pomoże wziąć wolne w pracy, udzielić oceny na temat kolegi z pracy, czy zmienić zaszeregowanie pracownika z jednego zespołu do drugiego.

Workday pozwala na współpracę ze Slack i Teams, czołowymi komunikatorami używanymi przez klientów i głównymi narzędziami komunikacji w pracy zdalnej i hybrydowej. Za pośrednictwem tych komunikatorów pracownicy również mogą korzystać z Workday, aby np. wyszukać informacje o pracowniku czy dokonać natychmiastowej oceny (Anytime Feedback).

Innym rozwiązaniem, przydatnym do zwiększania zaangażowania pracowników i zarządzania ich doświadczeniami w pandemicznych czasach, jest Workday Today. Jedną z licznych funkcjonalności WT jest możliwość konfiguracji tzw. Journeys, które pozwalają – za pomocą algorytmów sztucznej inteligencji – proponować pracownikowi wsparcie i rozwój, patrząc na kluczowe momenty życia pracownika. Przykładowo, dla osób powracających z długich nieobecności, system może wyświetlić kluczowe osoby, z którymi powinny się skontaktować, lub listę szkoleń, które pomogą pracownikowi na nowo wdrożyć się w życie firmy, bez potrzeby angażowania działu HR i wychodząc naprzeciw potrzebom pracownika w najważniejszych momentach określonych zgodnie z koncepcją Moments that Matter.

Wiele firm zmaga się także z utrzymaniem zaangażowania pracowników przy pracy zdalnej i hybrydowej, gdyż mniejszy kontakt fizyczny zespołów może mieć konsekwencje dla mniejszego zidentyfikowania z firmą i decyzji o odejściu. W takim aspekcie Workday proponuje skorzystanie z rozwiązania oferowanego przez firmę Peakon, które pozwala na badanie i monitorowanie stopnia zaangażowania pracowników poprzez regularne ankiety i możliwość oceny zwrotnej pracowników. Funkcjonalność Employee Listening – z pomocą algorytmów Machine Learning – umożliwia zrozumienie sentymentu pracownika i jego nastawienie do konkretnych tematów związanych z funkcjonowaniem w firmie. Pozwala to na podjęcie działań, które mają na celu podniesienie satysfakcji z miejsca pracy i dobrostanu pracownika.

Nowa rzeczywistość związana z pracą zdalną i hybrydową niesie dla firm i działów HR wiele wyzwań, a Digital Transformation wydaje się również w tym obszarze nowym tematem. Na przykładzie rozwiązań proponowanych przez Workday HCM – wdrażanych przez Deloitte – jesteśmy w stanie, zależnie od stopnia zaawansowania, zaproponować zmianę. Zmiana ta może mieć nie tylko efekt w standaryzacji i optymalizacji procesów HR w chmurze, dzięki czemu będą one bardziej klarowne i szybsze, lecz także sprawi, że nie będą potrzebowały takiego kontaktu czy wymogu pracy z biura. Może też pomóc w zwiększonej efektywności i dostosowaniu do pracy zdalnej i hybrydowej. Dzieje się tak poprzez zautomatyzowane funkcjonalności, bazujące na algorytmach sztucznej inteligencji, dostęp do rozwiązań z wielu urządzeń mobilnych i różnych komunikatorów. Zmiana ta pozwoli zarówno na zarządzanie doświadczeniami pracowników i wiedzę o punktach zapalnych, jak i reagowanie na nie.

Magdalena Zasztowt, lider praktyki Workday HCM, Deloitte